Jeśli pracujesz w przyjęciu, zapisy, lub komunikację w prywatnej lub niezależnej szkole K-12, to wiesz więcej niż ktokolwiek inny, jak destrukcyjne pandemia była.

Nie tylko twoja szkoła musiała się szybko przestawić na nauczanie na odległość tej wiosny i zbudować mnóstwo planów awaryjnych na jesień, ale typowe wydarzenia, które normalnie organizujesz, aby przyciągnąć nowych rodziców i rodziny zostały odwołane ze względu na ryzyko infekcji wirusowej.

Otwarte domy, w szczególności, prawdopodobnie stanowiły centralny element twojej strategii zapisów. To ma sens: Otwarty dom daje możliwość wprowadzenia rodziców i studentów do szkoły i na terenie kampusu, gdzie można rozpocząć budowanie zaufania i pielęgnowanie ich w kierunku składania wniosku. Z tym kluczowym elementem układanki teraz brakuje, to łatwo czuć się niepewnie i martwić się o to, jak będzie wypełnić wolne miejsca w szkole.

Nasza odpowiedź: Organizowanie wirtualnego domu otwartego.

Przez ponowne przemyślenie tego, co oznacza organizowanie domu otwartego dla Twojej szkoły, możesz przyciągnąć rodziny o odpowiednich predyspozycjach i misji oraz wypełnić wszelkie luki, które nadal istnieją na jesieni.

Co to jest wirtualny dom otwarty?

Wirtualny dom otwarty jest dokładnie tym, na co wygląda: Otwarty dom, który szkoła organizuje zdalnie, wirtualnie, za pośrednictwem pewnego rodzaju oprogramowania do wideokonferencji.

Termin ten może również odnosić się do innych rodzajów wydarzeń związanych z zapisami do szkoły, takich jak sesje pytań i odpowiedzi, drop-ins, walk-ins i więcej.

W miejsce osobistego otwartego domu, wirtualny otwarty dom daje pracownikom rekrutacyjnym i przyjmującym w szkole możliwość połączenia się z rodzinami, które aktywnie rozważają szkołę. Nawiązanie takiego kontaktu pozwala rodzinie poznać szkołę z imienia, twarzy i głosu, co ułatwia szkole zbudowanie relacji opartej na zaufaniu, którą można wykorzystać w całym procesie rekrutacji.

Wirtualne domy otwarte okazały się niezbędne podczas pandemii koronawirusów, ale prawdopodobnie będą potrzebne nawet po tym, jak minie ryzyko przeniesienia wirusa. Rodziny, które nie mogą uczestniczyć w spotkaniu osobiście ze względu na obowiązki zawodowe, jak również osoby, które przenoszą się do nowego okręgu szkolnego, ale nie są jeszcze miejscowe, mogą znaleźć wirtualne wydarzenia szczególnie pomocne.

Co będzie potrzebne do zorganizowania wirtualnego domu otwartego

Czy jesteś zainteresowany zorganizowaniem wirtualnego domu otwartego dla swojej szkoły? Zanim zaczniesz pracować poprzez kroki, które przedstawiamy poniżej, musisz się upewnić, że masz dostęp do kilku rzeczy:

• Platforma do wirtualnej komunikacji: Jest to platforma, za pośrednictwem której odbędzie się wirtualny open house. Polecamy Zoom, ponieważ platforma ta jest wyjątkowo łatwa w obsłudze, integruje się z wieloma innymi narzędziami i pozwala na dostosowanie wirtualnego doświadczenia tak, aby pasowało do brandingu Twojej szkoły. Polecamy również inne rozwiązania, takie jak Skype czy GoToMeeting.
• Platforma do tworzenia stron i formularzy rejestracyjnych: Cały sens organizowania wirtualnego domu otwartego polega na zbieraniu informacji kontaktowych dla rodzin, które rozważają Twoją szkołę. Aby to zrobić, potrzebujesz platformy, która pozwoli Ci zbudować markową stronę docelową promującą wydarzenie i zachęcającą do rejestracji, która będzie zawierała wbudowany formularz rejestracyjny. Polecamy do tego celu HubSpot (i wyjaśniamy dlaczego poniżej).
• Platforma do komunikacji mailowej: Po przechwyceniu danych kontaktowych zainteresowanych rodzin, możesz rozpocząć marketing do nich za pośrednictwem poczty elektronicznej. Ponownie, polecamy HubSpot dla tej funkcjonalności.
• A Facebook Business Profile: Pozwoli Ci to na uruchomienie reklam na Facebooku i Instagramie, co okaże się ważną częścią uzyskania zainteresowanych rodzin, aby zapisać się na swój otwarty dom.

The Tactical, Step-by-Step Guide to Hosting a Virtual Open House for Your School

Determine the format for your event.

Wirtualny dom otwarty może przybierać różne formy, z których każda jest odpowiednia dla rodziców na różnych etapach procesu wyboru szkoły. Pierwszym krokiem jest określenie formatu, w jakim będzie odbywało się wydarzenie, tak abyś mógł stworzyć język przemawiający do tego formatu.

Kilka przykładów formatów, które możesz rozważyć, to:

• Proste Q&Sesja, w której uczestnicy mogą zadawać pytania doradcy ds. przyjęć, studentom lub wykładowcom
• Dyskusja lub prezentacja oparta na slajdach
• Wirtualna wycieczka po waszej szkole i kampusie

Możecie nawet zdecydować, że chcecie uwzględnić wiele typów tych wydarzeń, abyście byli pewni, że odpowiedzieliście na wszystkie możliwe pytania, jakie mogą mieć potencjalne rodziny.

Dodatkowo, będziesz musiał zdecydować, kto z twojego zespołu będzie zaangażowany w otwarty dom. Czy będą to doradcy ds. przyjęć? Członkowie zespołu ds. komunikacji? Dyrektor lub szef szkoły? Nauczyciele? Będziesz potrzebował tych szczegółów przed rozpoczęciem.

Determine your schedule.

Aby skutecznie promować swoje wydarzenie i budować wszystkie back-end aktywów, które trzeba będzie zbudować, trzeba będzie rozstrzygnąć swój harmonogram. Wybierz daty i godziny dla każdego z wirtualnych domów otwartych, które zamierzasz zorganizować, a następnie przejdź do przodu i zaplanuj je w dowolnym narzędziu, którego użyjesz do zorganizowania wydarzenia (na przykład Zoom).

Identyfikuj i dostrój głos marki swojej szkoły, pobierając nasz darmowy arkusz roboczy!

Nie jesteś pewien, kiedy organizować swoje wydarzenia? Zalecamy, abyś oferował różne pory i dni tygodnia, tak aby rodzice mieli wiele możliwości dopasowania się do swojego planu dnia.

Możesz, na przykład, zaoferować jedno wydarzenie w ciągu dnia, aby rodzice, którzy pracują w nocy mogli wziąć w nim udział, i jedno wydarzenie w nocy, aby rodzice, którzy pracują w ciągu dnia mogli wziąć w nim udział. Możesz również zaoferować wydarzenie w ciągu tygodnia i drugi w weekend, ponownie, aby zapewnić, że każdy, kto chce uczestniczyć ma okazję.

Buduj lejek konwersji.

Lejek konwersji jest pełna lista aktywów, że potencjalny rodzic lub rodzina będzie wchodzić w interakcje z jak zdecydują się zapisać się do wirtualnego otwartego domu. Najważniejszymi jego elementami są formularz, strona docelowa, strona z podziękowaniem i wezwania do działania (CTA).

Budując formularz

Formularze są sposobem przechwytywania informacji kontaktowych wszystkich uczestników, które trzeba będzie mieć, jeśli planujesz śledzić lub rynku do tych osób. W absolutnym minimum, formularz powinien poprosić o imię i nazwisko uczestnika, adres e-mail i numer telefonu, ale może to również mieć sens, aby poprosić o inne istotne informacje, takie jak:

• Nazwa ich dziecka
• Obecna klasa ich dziecka
• Nazwa obecnej szkoły ich dziecka
• Wszelkie pytania, które uczestnik może mieć

Jeśli będziesz oferował wiele wydarzeń, Twój formularz powinien również zachęcić uczestnika do wybrania wydarzenia, w którym chce wziąć udział. Pozwoli Ci to na posiadanie jednego formularza i jednej strony docelowej dla wielu wydarzeń – a kto nie kocha efektywności?

Któregokolwiek narzędzia używasz, zalecamy użycie formularza, który umożliwi Ci a.) uruchomienie automatycznie wysłanej wiadomości e-mail z potwierdzeniem do rejestrującego się i b.) przekierowanie rejestrującego się na stronę z potwierdzeniem, która dziękuje mu za zainteresowanie i kieruje go do dodatkowych zasobów do zbadania. Jeśli Twoja obecna platforma CMS nie zawiera tej możliwości, dodanie rozwiązania takiego jak HubSpot’s free Form Builder może mieć wiele sensu.

Designing Your Landing Page

Twoja strona docelowa powinna być zaprojektowana z jednym celem w umyśle: Aby przekonać swojego czytelnika do podjęcia pożądanego następnego kroku. W tym przypadku, chcesz, aby wypełnić formularz i zapisać się do udziału w wirtualnym domu otwartym.

Aby to zrobić, strona docelowa powinna bardzo szybko wprowadzić otwarty dom i wyjaśnić wartość, że osoba otrzyma poprzez uczestnictwo. Możesz również spędzić trochę czasu na edukowaniu ich o swojej szkole i społeczności. Następnie należy zamieścić wszystkie istotne szczegóły i formularz. Bonusowe punkty za włączenie aspiracyjnych obrazów Twoich szczęśliwych studentów uczących się, które mogą przejść długą drogę w pomaganiu czytelnikowi budować emocjonalne połączenie z Twoją szkołą.

Kluczowe komponenty:

• Propozycja wartości
• Szczegóły o Twoim wydarzeniu
• Szczegóły o Twojej szkole i społeczności
• Formularz

Ważne jest, aby zauważyć, że Twoja strona docelowa powinna być bardzo skoncentrowana. Powinna mieć tylko jedno wezwanie do działania: Aby zapisać się na swój wirtualny dom otwarty. Włączenie wielu CTA tylko rozcieńczy twoje przesłanie.

Adding Value With a Thank You Page

Po przesłaniu formularza, czytelnik albo otrzyma wiadomość z podziękowaniem inline (jak w, widzą wiadomość na ekranie potwierdzającą, że złożyli formularz) lub zostaną przekierowani na stronę z podziękowaniem. Chociaż nie jest to konieczne per se, zawsze zalecamy, abyś wybrał trasę strony z podziękowaniem.

Dlaczego? Ponieważ strona z podziękowaniem dodaje natychmiastową wartość dla użytkownika i daje Ci możliwość pielęgnowania go dalej wzdłuż podróży.

W przypadku wirtualnego otwartego domu, strona z podziękowaniem powinna zawierać co najmniej szczegóły na temat tego, kiedy wydarzenie będzie miało miejsce i jak użytkownik może się zalogować. Możesz jednak dodać więcej wartości poprzez zamieszczenie linku do pobrania broszury o Twojej szkole, lub strony o pomocy finansowej, lub innych zasobów, które mogą być cenne. Jeśli prowadzisz aktywny blog, możesz zamieścić linki do jego zawartości. I, oczywiście, można włączyć wezwanie do działania, aby zastosować, tak, że każdy, kto jest gotowy, aby to zrobić, może podjąć ten następny krok.

Budując CTA

Gdy masz wszystko inne zbudowane, należy również zaprojektować i zbudować serię wezwań do działania, które można wykorzystać w całej witrynie. Te CTA powinny prowadzić każdego, kto kliknie na nich do strony docelowej, gdzie mogą zapisać się na wydarzenie.

Pisz lead nurturing e-maile prowadzące do wydarzenia.

Czy kiedykolwiek ktoś umówił się na rozmowę, tylko dla nich, aby nie pokazać się? Czy to dlatego, że zapomniał, bo stracił zainteresowanie, bo nagle dostał zajęty, lub z wielu innych powodów, to się zdarza częściej niż mogłoby się wydawać.

Dobrą wiadomością jest to, że można użyć poczty elektronicznej, aby zmniejszyć ryzyko kogoś, kto zapisuje się do wirtualnego domu otwartego, a następnie nie uczestnicząc. Prosta seria e-maili może być niezwykle skutecznym sposobem na a.) przypomnienie danej osobie o wydarzeniu i b.) wzbudzenie w niej podekscytowania Twoją szkołą i społecznością.

Jako minimum, powinieneś wysłać uczestnikowi dwa e-maile:

• Jeden e-mail zaraz po tym, jak się zapiszą, potwierdzający szczegóły otwartego domu i dostarczający informacji o wybieraniu numeru
• Jeden e-mail dzień przed (lub rano) wydarzeniem przypominający im o nim

Między tymi dwoma e-mailami możesz jednak rozważyć jedną lub dwie wiadomości mówiące o twoich uczniach i społeczności szkolnej lub odpowiadające na wspólne pytania, które rodzice często mają.

Przyciągnij rodziny do swojego lejka.

Po tym, jak wydarzenie jest zaplanowane i lejek jest zbudowany, trzeba będzie wypełnić ten lejek, przyciągając rodziny prawo-fit, aby zapisać się na wydarzenie. Wezwania do działania wspomniane powyżej są jednym z ważnych sposobów, że można uchwycić ludzi, którzy są już na swojej stronie internetowej. Ale co z tymi, którzy mogą nie być aktywnie rozważa swoją szkołę, lub tych, którzy mogą nawet nie myślał o zmianie szkoły?

Tak długo, jak szkoła ma Facebook Business Profile, masz możliwość uruchomienia reklam na Facebooku i Instagramie. To może być bardzo skuteczny sposób na wypełnienie lejka, zwłaszcza jeśli jesteś ostrożny w projektowaniu docelowych odbiorców.

Jeśli przeszedłeś przez proces budowania szczegółowych rodzica lub studenta personas, to prawdopodobnie masz dobre wyczucie tego, co twoja idealna rodzina wygląda jak. Uzbrojony w te informacje, możesz, na przykład, kierować do osób, które są w określonym wieku i które mieszkają w określonym kodzie pocztowym. Te osoby są tymi, którzy następnie zobaczyć swoje reklamy.

Możesz nawet być w stanie przesłać listę kontaktów z bazy danych do kierowania tych osób, w pewnych okolicznościach.

Możesz również rozważyć uruchomienie płatnych reklam wyszukiwania w Google, aby przyciągnąć rodziny aktywnie zaangażowane w search.

Host a test-run for your event.

To prawdopodobnie rozumie się samo przez się, ale nadal będziemy to mówić: Zanim spróbujesz zorganizować swój pierwszy wirtualny dom otwarty, powinieneś przeprowadzić test-run z udziałem wydziału i pracowników, abyś mógł zidentyfikować wszelkie problemy i rozwiązać je przed faktycznym wydarzeniem.

Zalecana lektura: 10 Common Mistakes to Avoid for First-Time Webinar Hosts

Poproś członka swojego zespołu, aby przeszedł przez proces od początku do końca, zaczynając od strony docelowej i wysyłania formularza. Następnie, faktycznie zorganizuj wydarzenie tak, jak zamierzasz to zrobić w dniu meczu. To pomoże Ci zrozumieć kontrole oprogramowania, które mogą być potrzebne do majstrowania, a nawet może dać Ci czas, aby naprawić wszelkie problemy audio lub wideo, które mogą nie brać pod uwagę.

Host rzeczywiste wydarzenie.

And mieć dobry czas podczas robienia tego! Twój wirtualny dom otwarty naprawdę nie różni się od osobistego wydarzenia – jest po prostu prowadzony za pośrednictwem wideo. Jeśli jesteś gospodarzem wielu wydarzeń, spróbuj uczyć się od każdego z nich, że robisz tak, że można być stale rozwija.

Nie zapomnij o followup.

Po zakończeniu wirtualnego domu otwartego, łatwo jest myśleć, że Twoja praca jest wykonana. W końcu zainteresowane rodziny zrobią kolejny krok i same złożą wniosek, prawda?

Prawda jest taka, że teraz, gdy masz ich dane kontaktowe i wiesz, że są przynajmniej w pewnym stopniu zainteresowani swoją szkołą, możesz i powinieneś kontynuować marketing do nich i pielęgnować ich w kierunku stosowania i, ostatecznie, zapisania się do Twojej szkoły.

Jednym z prostych sposobów, aby to zrobić, jest wysłanie im serii markowych e-maili, które odpowiadają na wspólne pytania, które wiesz, że rodzice mają o procesie aplikacji. Możesz również wysłać im informacje o pomocy finansowej, ważnych terminach, profilach obecnych uczniów lub inne wiadomości, które podkreślają to, co czyni Twoją szkołę wyjątkową. To może być wykonane w sposób spersonalizowany, ale całkowicie zautomatyzowany sposób z platformą taką jak HubSpot, ograniczając obciążenie swojego zespołu.

Bezpośredni, spersonalizowany zasięg telefoniczny od zespołu przyjęć z pewnością nie zaszkodzi również. Rozważ możliwość zadzwonienia, aby potwierdzić, że nie mają żadnych pytań i dowiedzieć się, co sądzą o wydarzeniu. Osobisty email 1-1 może być również wysłany jako follow-up.

Making It Happen

Jasne, ściąganie skutecznego wirtualnego otwartego domu wymaga żonglowania wieloma ruchomymi elementami. Jeśli używasz wielu różnych systemów i narzędzi do zarządzania bazą danych, budować swój lejek i koordynować zasięg, to zrozumiałe, że możesz czuć się przytłoczony. Dobra wiadomość jest taka, że możesz znacznie ułatwić sobie to zadanie (i swoje życie) poprzez wdrożenie jednego, zintegrowanego narzędzia, które będzie w stanie wykonać wszystkie te kroki.

Tutaj w Pepperland, narzędziem, które polecamy jest HubSpot, którego możesz użyć do:

• Zarządzaj swoją bazą kontaktów i leadów
• Buduj formularze do przechwytywania leadów w całym swoim lejku
• Projektuj i buduj wysoko konwertujące strony docelowe, strony z podziękowaniami, i CTA
• Twórz i wysyłaj e-maile marketingowe i pielęgnacyjne
• Zarządzaj swoimi reklamami na Facebooku i Instagramie
• Przeprowadź analizę w czasie rzeczywistym wszystkich swoich działań marketingowych, aby zobaczyć, co działa
• I więcej

Ponieważ HubSpot integruje się z Zoom, narzędzie jest szczególnie pomocne dla każdego, kto rozważa wirtualne otwarte domy, webinaria lub inne zdalne wydarzenia.

Najlepsze jest to, że wykorzystując przepływy i sekwencje e-maili, można zautomatyzować znaczną część komunikacji back-end, co oznacza, że nawet jeśli jesteś jednoosobowym zespołem zajmującym się zapisami lub komunikacją, możesz czuć się pewnie w swojej zdolności do przeprowadzenia wirtualnego otwartego domu.

Przygotowanie szkoły na przyszłość zapisów

Podczas gdy wirtualny dom otwarty nigdy w pełni nie zastąpi wartości, jaką potencjalny rodzic lub student otrzymuje odwiedzając szkołę i widząc ją osobiście, korzystanie z niego i innych wirtualnych wydarzeń związanych z przyjęciem jest krytycznym elementem osiągnięcia celów rekrutacyjnych w 2020 roku i później.

Nawet po zakończeniu pandemii i wszystko wróci do „normy”, jest prawdopodobne, że niektórzy rodzice lub rodziny mogą preferować wirtualne wydarzenia, przyzwyczaiwszy się do nich. Położenie fundamentów już teraz może pomóc Ci sprostać przyszłemu zapotrzebowaniu i wyróżnić Twoją szkołę spośród innych w okolicy.

To może wydawać się przytłaczające, ale możesz to zrobić – tak długo, jak masz odwagę, aby spróbować czegoś nowego i plan, aby to zrealizować.

Czy jesteś zainteresowany rozpoczęciem organizowania swojego pierwszego wirtualnego domu otwartego? Chętnie porozmawiamy o tym, jak możemy pomóc. Zarezerwuj trochę czasu, aby dowiedzieć się więcej.

.