Jeśli masz W-2 formularzy do złożenia do rocznych raportów płacowych dla pracowników, najprostszym sposobem, aby je złożyć jest online. Oto co musisz wiedzieć.
Termin składania formularzy W-2
Formularze W-2 należy składać w Social Security Administration (SSA), a nie w IRS.
Termin składania formularzy W-2 w SSA to 31 stycznia następnego roku. W przypadku formularzy W-2 za rok 2020, termin upływa 31 stycznia 2021 r. Zmiana została wprowadzona w 2015 r., aby zapobiec oszustwom podatkowym, a data ta dotyczy zarówno zgłoszeń papierowych, jak i internetowych. Twoje zgłoszenia zostaną uznane za terminowe, jeśli zostaną złożone w tym terminie.
Musisz przekazać kopie formularzy W-2 pracownikom nie później niż 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Dobrym pomysłem jest przekazanie wypełnionych formularzy W-2 pracownikom na początku stycznia, aby mogli je przejrzeć i abyś mógł dokonać ewentualnych poprawek przed upływem terminu.
Różnica pomiędzy formularzami W-2 a W-3
Formularze W-2 są używane do zgłaszania wynagrodzeń pracowników do Social Security Administration. SSA dzieli się tymi informacjami z IRS dla celów podatku dochodowego.
W-3 to formularze przekazu, które muszą być dołączone do W-2. Podsumowują one informacje zawarte na wszystkich formularzach W-2 wysłanych do SSA. Jeżeli złożysz swoje formularze W-2 do SSA online używając portalu Business Services Online (BSO), automatycznie wygeneruje on formularz W-3, więc nie musisz go składać.
Kiedy złożenie formularza online jest wymagane
Jeżeli złożysz 250 lub więcej formularzy W-2 w ciągu roku kalendarzowego, musisz złożyć je elektronicznie, chyba że IRS przyzna ci zwolnienie. Możesz zostać obciążony karą, jeśli nie złożysz formularza elektronicznie, gdy jest to wymagane.
Kary są naliczane za każdy formularz niezłożony lub złożony niepoprawnie. Kary zależą od tego, jak późno formularz został złożony w SSA lub przekazany pracownikom i różnią się w zależności od wielkości firmy. Można rozważyć złożenie wniosku o przedłużenie, a następnie złożenie formularzy tak szybko, jak to możliwe, aby zminimalizować kary.
Ustawa Taxpayer First Act zmieniła wymóg składania niektórych rocznych zeznań informacyjnych online (w tym formularzy W-2 dla pracowników i formularzy 1099-MISC dla osób niebędących pracownikami).
- Począwszy od roku podatkowego 2021, musisz złożyć online jeśli twoja firma ma 100 formularzy W-2 do złożenia
- W latach podatkowych po 2021, musisz złożyć online jeśli twoja firma ma 10 lub więcej formularzy W-2 do złożenia
Istnieją również specjalne zasady dla spółek osobowych składających W-2 online:
- Na rok 2019, partnerstwo musi złożyć W-2 online, jeśli mają 150 lub więcej członków
- Na rok 2020, partnerstwo musi złożyć W-2 online, jeśli mają 100 lub więcej członków
- Na rok 2021, partnerstwo musi złożyć W-2 online, jeśli mają 50 lub więcej członków
Możesz rozpocząć składanie wszystkich W-2 online w dowolnym momencie, aby upewnić się, że spełniasz wymóg.
Jak złożyć online
Możesz złożyć formularze W-2 online na stronie SSA’s Business Services Online. Jest to metoda bezpłatna i bezpieczna, preferowana przez SSA w stosunku do składania dokumentów papierowych.
BSO oferuje dwie opcje. Możesz stworzyć do 50 takich formularzy i wydrukować kopie, aby rozdać je swoim pracownikom. Lub, jeśli używasz oprogramowania płacowego, można przesłać raport płacowy do wykorzystania w generowaniu formularzy.
Zalety składania formularzy W-2 przez Internet
Składanie formularzy przez Internet oszczędza czas i wysiłek oraz pomaga zapewnić dokładność. Nie musisz obliczać i składać formularza W-3, ponieważ Social Security Administration wygeneruje formularz W-3 automatycznie, gdy złożysz swoje formularze W-2.
Możesz również złożyć formularze W-2c (poprawione W-2) na stronie BSO, aby poprawić błąd, jeśli popełnisz błąd w jednym lub więcej formularzach W-2 po ich złożeniu.
Możesz również skorzystać ze strony BSO, aby zweryfikować numery Social Security dla celów raportowania płac. Strona oferuje samouczek, poradniki, listę kontrolną i inne przydatne informacje, które pomogą w złożeniu tych formularzy drogą elektroniczną.
Przed złożeniem formularzy drogą elektroniczną
Przed złożeniem formularzy W-2 drogą elektroniczną należy najpierw zarejestrować się na stronie BSO Administracji Social Security. Po zarejestrowaniu się, można utworzyć i zapisać formularze W-2 przy użyciu specjalnego formatu pliku i przesłać je na stronie internetowej.
Można przeglądać przesłane pliki i zobaczyć raporty o błędach po przesłaniu plików, w tym niezgodności nazwisk i numerów ubezpieczenia społecznego. Dzięki temu możesz dokonać niezbędnych poprawek.
Możesz również przejrzeć status swojego zgłoszenia, aby sprawdzić, czy plik został zaakceptowany.
.