Intuit QuickBooks Online

.

Sage 50cloud

.

Wave

.

Xero

Zoho Books

.

GoDaddy Bookkeeping

.

Sunrise

.

Kashoo

Intuit QuickBooks Self-Employed

Jak ta zmiana wpływa na sposób korzystania z FreshBooks? W większości przypadków nie. Nadal wykonujesz takie czynności, jak tworzenie faktur, śledzenie czasu pracy i otrzymywanie płatności w taki sam sposób, jak dotychczas. Ale Twoje zapisy księgowe mają nowe, solidne ramy, które zapewniają bardziej uporządkowane prowadzenie dokumentacji i lepszy wgląd w Twoje finanse. W szczególności FreshBooks ma teraz Plan kont i Księgę główną; dwa nowe konta, Inne przychody i Koszt sprzedanych towarów (COGS); uzgadnianie rachunków bankowych; oraz dwa dodatkowe standardowe raporty finansowe (Bilans próbny i Bilans).

FreshBooks wciąż nie ma wszystkich narzędzi, które można znaleźć we FreshBooks Classic, ale w tym roku wprowadził jedno z nich: śledzenie zapasów. Dodano również nową rolę użytkownika (menedżera), automatyczne śledzenie przebiegu w aplikacji na iOS oraz linki do kasy (klienci mogą dokonywać płatności bez wystawiania faktury). Kontrahenci mogą śledzić swój czas pracy, a menedżerowie mają większą kontrolę nad raportami. W Projekcie pojawiły się dwie nowe zakładki: Faktury i Wydatki. FreshBooks dodał także liczne usprawnienia w zakresie faktur i ogólnego przepływu pracy. Na przykład, pojawiła się nowa zakładka Podgląd. Na fakturach jest teraz wyświetlany niefakturowany czas i wydatki. Wiadomość dla klienta jest konfigurowalna, a klienci mogą również dokonywać częściowych płatności. FreshBooks wprowadził więcej ulepszeń (zarówno dużych, jak i małych) do swojej usługi niż jakakolwiek inna witryna, którą przejrzałem.

An Effective UI

FreshBooks ulepszył również swój proces obsługi klienta. Najpierw zadaje kilka podstawowych pytań dotyczących Twojej firmy (np. czym się zajmujesz i jak wystawiasz rachunki). Użytkownik podaje dane kontaktowe i jest zachęcany do zapraszania członków swojego zespołu do zakładania kont. Następnie Freshbooks przenosi użytkownika na stronę główną, gdzie znajduje się okienko z trzema krokami konfiguracji. Jednym z nich jest dostosowanie faktur (opcje są ograniczone do dwóch szablonów, logo, koloru tła i dwóch czcionek). Miałam trochę problemów z dodaniem mojego logo. Większość stron po prostu prosi o plik graficzny i umieszcza logo na formularzu sprzedaży. FreshBooks pobiera Twój plik i wykorzystuje go do wypełnienia podłużnego pola. Tak więc, byłem w stanie dołączyć tylko część mojego logo.

Gdy zamkniesz okno konfiguracji, jesteś na pulpicie nawigacyjnym witryny, bez dalszych wskazówek, jak zacząć. Wave i Xero oferują znacznie lepsze narzędzia onboarding, które przeprowadzą Cię przez wiele kroków konfiguracji.

Przeglądarka daje szybki przegląd stanu finansowego firmy. Znajduje się tam pięć wykresów. Zaległe Przychody mówi ci, kto jest winien ci pieniądze i kto jest w tyle na płatności. Całkowity zysk, oczywiście, daje ci liczbę w czasie rzeczywistym dla bieżącego zysku lub straty. Możesz zmienić zakres dat dla tego wykresu. Wydatki wyświetlają Twoje wydatki według kategorii. W zeszłym roku FreshBooks dodał jeszcze dwa inne: Strumienie przychodów i Nierozliczony czas.

W prawym dolnym rogu pojawiają się łącza do pomocy technicznej i do strony opisującej, co nowego we FreshBooks. Łącza w prawym górnym rogu prowadzą do stron, na których można zapraszać członków zespołu (w tym księgowego) z różnymi poziomami uprawnień oraz tworzyć nowe rekordy i transakcje. Niestety, trzeba dużo przewijać, aby zobaczyć wykresy, i nie ma listy rzeczy do zrobienia, jak w GoDaddy Bookkeeping.

Pionowy panel po lewej stronie pulpitu nawigacyjnego wyświetla linki nawigacyjne do głównych obszarów narzędzia: Dashboard, Clients, Invoices, Payments, Expenses, Estimates, Time Tracking, Projects, My Team, Integrations, Reports, Accounting, and Add-ons. Kliknij link powyżej tej listy, obok nazwy Twojej firmy, a otworzy się lista ustawień witryny. Możesz tu na przykład dodawać dodatkowe firmy, kontaktować się z obsługą techniczną, tworzyć rekordy pozycji i usług oraz integrować aplikacje innych firm (obecnie jest ich ponad 100).

Możesz także skonfigurować dwa połączenia, które są kluczowe dla działania FreshBooks. Jeśli podasz swoje dane logowania do instytucji finansowych, w których masz konta, FreshBooks połączy się z ich stronami internetowymi i zaimportuje transakcje na Twoim koncie. Natomiast rejestrując się w usłudze FreshBooks Payments lub Stripe, możesz zacząć akceptować karty kredytowe. Wreszcie, mała ikona dzwonka w lewym górnym rogu ekranu przenosi Cię do aktualizacji dotyczących Twoich klientów, członków zespołu i innych kwestii biznesowych.

Ogólnie rzecz biorąc, FreshBooks ma najprostsze, najbardziej intuicyjne i najatrakcyjniejsze wyświetlacze ekranowe spośród wszystkich usług, które ostatnio recenzowałem. Jest łatwiejszy do odczytania na pierwszy rzut oka niż Kashoo, na przykład. Użytkownikowi starego interfejsu FreshBooks może jednak zająć chwilę, aby się w nim zorientować. Na szczęście FreshBooks oferuje wiele wskazówek, w tym przeszukiwalną bazę pomocy oraz wsparcie e-mailowe i telefoniczne.

Tworzenie faktur we FreshBooks

Kliknij kartę Faktury na pasku narzędzi, aby otworzyć ekran, który mówi wszystko, co trzeba wiedzieć o stanie należności (choć witryna nie używa tego terminu księgowego). Po zaznaczeniu zakładki „ode mnie” („do mnie” otwiera stronę z fakturami otrzymanymi od innych użytkowników FreshBooks), zobaczysz sumy w dolarach dla faktur, które są zaległe, nierozliczone i w fazie projektu. Poniżej znajdują się łącza do Twoich ostatnio zaktualizowanych faktur. Na dole znajduje się lista wszystkich faktur i szablonów powtarzających się.

Strona Faktury wreshBooks zawiera wiele informacji o Twoich ostatnich i historycznych fakturach.

FreshBooks obsługuje dwa dodatkowe typy transakcji: szacunki i propozycje, z których obie można przekształcić w faktury. Propozycja to znacznie bardziej szczegółowa wersja kosztorysu, która może zostać podpisana przez klienta w momencie akceptacji (FreshBooks umożliwia podpisy elektroniczne). Może ona zawierać tekst opisowy i tabele oraz zajmować kilka stron. Żadne z konkurencyjnych narzędzi nie oferuje tak zaawansowanej opcji. Nowością od czasu naszej ostatniej recenzji jest możliwość tworzenia rezerw, z której można korzystać podczas nawiązywania stałej relacji biznesowej z klientem, który może wymagać bardziej złożonego fakturowania.

Aby rozpocząć, kliknij przycisk Nowa faktura. Zostanie otwarty szablon faktury z wypełnionymi danymi kontaktowymi i logo, bieżącą datą i terminem płatności oraz numerem faktury. Resztę wypełniasz, wybierając pozycje lub usługi i wprowadzając ilości. Jeśli już utworzyłeś stawki podatku od sprzedaży, to powinny zostać przypisane właściwe. Możesz dodać rabat, na co pozwala wiele stron. Ale możesz również zażądać wpłaty i ustawić harmonogram płatności. Ta ostatnia funkcja jest unikalna dla FreshBooks. Po zakończeniu możesz go zapisać lub wysłać.

FreshBooks daje Ci pewną kontrolę nad wyglądem Twoich faktur.

Jedno zastrzeżenie: Opłaty za FreshBooks są oparte na liczbie klientów, których wyznaczysz jako aktywnych. Jeśli podczas procesu fakturowania dodasz nowego klienta, a wcześniej miałeś pięciu aktywnych klientów (co stanowi górną granicę początkowego poziomu cenowego), FreshBooks wystawi Ci rachunek po wyższych kosztach, począwszy od następnej daty płatności.

Twoi klienci mogą dokonywać płatności za pośrednictwem własnej funkcji płatniczej FreshBooks (która w rzeczywistości została przemianowana z usługi przetwarzania płatności WePay). Kosztuje to 2,9% plus 30 centów za transakcję, co jest standardem w branży. Możesz również przyjmować płatności za pośrednictwem Stripe.

FreshBooks udostępnia najczęściej używane ustawienia faktur podczas pracy nad fakturą.

Możesz również skonfigurować podatki od sprzedaży bezpośrednio na fakturach. Bezpośrednio pod stawką każdej pozycji znajduje się link Dodaj podatki. Kliknij go, a otworzy się małe okno, w którym można zdefiniować wiele podatków od sprzedaży. Możesz albo zaznaczyć pole wyboru, aby zastosować te podatki do wszystkich pozycji na fakturze, albo przypisać je indywidualnie. FreshBooks nie integruje się bezpośrednio z usługą podatku od sprzedaży, taką jak złoty standard Avalara, ale nawet bez tego obsługuje podatki od sprzedaży tak, jak większość konkurentów. Raport podsumowujący podatek od sprzedaży pomoże Ci wypełnić wszelkie niezbędne raporty powiązane.

Ustawienia kontekstowe

Podczas pracy nad fakturami FreshBooks wyświetla łącza do ustawień kontekstowych. Jest to unikalna cecha programu FreshBooks. Inne narzędzia mają jedną gigantyczną sekcję strony, w której definiuje się wszystkie jej ustawienia. Ta wrażliwość kontekstowa to świetna funkcja, która oszczędza czas i stale przypomina o dostępnych opcjach. Możesz na przykład przełączyć się tutaj na inny styl faktury. Możesz także sprawić, by faktura powtarzała się w określonych odstępach czasu, automatycznie lub ręcznie, a także skonfigurować płatności online. Dodatkowe ustawienia kontekstowe pojawiają się po zapisaniu faktury.

Jeśli korzystasz z dowolnej wersji programu FreshBooks z wyjątkiem wersji Lite, możesz wysyłać przypomnienia w wyznaczonych odstępach czasu i naliczać opłaty za zwłokę, co jest nietypowe w tej grupie narzędzi. Możesz także ponownie otworzyć każdą zapisaną fakturę i ją edytować lub kliknąć przycisk Więcej działań, aby wykonać dodatkowe zadania, takie jak wysłanie formularza pocztą elektroniczną, zastosowanie płatności lub utworzenie pliku PDF. Możesz także przejrzeć historię faktury.

Kontakty i wydatki we FreshBooks

Gdy tworzysz nowy rekord klienta we FreshBooks, podajesz w zasadzie tylko informacje kontaktowe. Jednak strona główna Twojego klienta w końcu zostanie wypełniona informacjami. Rekordy klientów wyświetlają ich kontakty jako swego rodzaju cyfrowe wizytówki. Zawierają one pola na imię i nazwisko każdego klienta, adresy pocztowe i e-mailowe oraz numery telefonów. Wykres obok karty klienta pokazuje, jak wiele zaległych przychodów jest związanych z tym klientem i dzieli je na projekty faktur, dostępny kredyt, niezaliczony czas i niezaliczone wydatki. Poniżej znajduje się tabela, która wyświetla listę faktur, zaliczek, kredytów, wydatków, szacunków, śledzenia czasu pracy, projektów i raportów dla tego klienta. Możesz przełączać się pomiędzy nimi klikając na zakładki.

Podczas rejestrowania poszczególnych wydatków w programie FreshBooks możesz zmieniać niektóre ustawienia w locie i dołączać paragony.

Kliknij kartę Relacje u góry ekranu, aby zobaczyć historię transakcji. Jest to wspaniały, wszechstronny zestaw ekranów, niespotykany w tej grupie serwisów.

Jeśli podłączyłeś jedno lub więcej kont bankowych do FreshBooks, po kliknięciu zakładki Wydatki w lewym pionowym panelu zobaczysz listę ostatnich transakcji. FreshBooks stara się je automatycznie kategoryzować (z takimi wyborami, jak Usługi profesjonalne, Zaopatrzenie, Posiłki & Rozrywka, Osobiste i tak dalej), gdy je wprowadza, ale nie zawsze trafia w sedno. Musisz szkolić go na początku, korygując niedokładne kategorie, co zdecydowanie powinieneś zrobić, ponieważ te informacje są bardzo ważne dla raportów i podatków.

Czy wprowadzasz wydatki ręcznie lub edytujesz jeden z importowanych, możesz dodać lub zmodyfikować wiele szczegółów. Pięć ostatnio zaktualizowanych wydatków pojawia się w górnej części ekranu Wydatki; wyglądają one jak paski taśmy z kasy fiskalnej. Poszczególne rekordy wydatków na liście poniżej zawierają pola sprzedawcy, kategorii, daty, źródła, klienta/projektu/opisu oraz kwoty/podatku/statusu. Możesz załączyć plik, przeciągnąć i upuścić obraz paragonu, oznaczyć wydatek jako podlegający rozliczeniu z konkretnym klientem, zmienić walutę i oznaczyć go jako koszt własny sprzedaży (COGS). Żaden z konkurentów w tej grupie nie oferuje tak kompleksowej ewidencji wydatków. FreshBooks nie szacuje jednak kwartalnych płatności podatku dochodowego, jak robią to Intuit QuickBooks Self-Employed i GoDaddy Bookkeeping.

Narzędzia do prostego zarządzania projektami

FreshBooks oferuje bogatszą funkcjonalność zarządzania projektami niż konkurencja. Aby rozpocząć, nadaj swojemu projektowi nazwę i przypisz do niego członków zespołu jako administratorów, menedżerów, pracowników lub wykonawców (każda rola ma swoje własne ograniczenia dostępu). Możesz przypisać go do klienta zewnętrznego, jeśli wykonujesz projekt dla kogoś innego, aby mógł on współpracować i być rozliczany, a także wprowadzić budżet godzinowy i datę zakończenia. Masz dwie opcje rozliczania: godzinowa lub ryczałtowa stawka za projekt. Jeśli wybierzesz stawkę godzinową, możesz wybrać jedną stawkę godzinową lub stawki według członków zespołu lub usług.

FreshBooks umożliwia dokładne dokumentowanie godzin i wydatków związanych z projektem. Zapewnia on szczegółowy przegląd projektu.

Aby określić usługi dla projektu, kliknij przycisk Dodaj usługę i wpisz opisową nazwę. FreshBooks dodaje każdą z nich do listy wszystkich dodanych przez Ciebie usług, którą wyświetla za każdym razem, gdy tworzysz nowy projekt. Gdy nadejdzie czas, aby rozpocząć dodawanie wpisów dotyczących czasu pracy w projekcie, masz dwie opcje: uruchomić i zatrzymać zegar lub wprowadzić godziny ręcznie, wypełniając pola w małym okienku. W tym miejscu możesz również dodawać wydatki i oznaczać je jako rozliczalne zarówno dla nich, jak i dla wpisów czasu pracy.

Każdy projekt ma własną stronę główną, na której możesz przeglądać swoje wpisy i dodawać kolejne, a także wymieniać wiadomości z członkami zespołu.

Szablony faktur nie zawierają pola Projekt, ale możesz oczywiście wystawiać klientom rachunki za przepracowane godziny i poniesione wydatki. Gdy wybierzesz klienta na fakturze, który posiada któryś z tych elementów, zobaczysz je na rozwijanej liście. Kliknij przycisk Dodaj, aby uwzględnić je na fakturze, a otworzy się nowe okno wyświetlające niezafakturowany czas pracy i wydatki. Możesz wybrać wszystkie, które chcesz uwzględnić i pojawią się one jako pozycje na fakturze po powrocie do niej. Zarówno wpisy czasu pracy, jak i projekty mogą być automatycznie przekształcane w faktury.

Aplikacje mobilne FreshBooks

FreshBooks oferuje aplikacje na Androida i iOS, które są do siebie w dużej mierze podobne. Aplikacje są wystarczająco łatwe w użyciu, ale nie oferują tak wyjątkowego doświadczenia użytkownika, jakie można uzyskać na stronie głównej. Są raczej zwyczajne. Aplikacja FreshBooks otwiera się na pulpicie nawigacyjnym, który zawiera trzy najważniejsze wykresy: Zaległe przychody, Całkowity zysk i Całkowite wydatki. Ikony na dole ekranu przenoszą Cię do obszarów roboczych narzędzia, gdzie możesz przeglądać, dodawać i edytować dane zawarte w fakturach, wydatkach, rejestracji czasu pracy, kosztorysach i rekordach klientów. Jest wiele rzeczy, których nie można zrobić na aplikacjach mobilnych, takich jak praca z projektami i raportami, ale można uzyskać dostęp do głównych funkcji witryny, które najprawdopodobniej będą używane z dala od biura.

W aplikacjach mobilnych FreshBooks nie można zrobić wszystkiego, co można zrobić w przeglądarce, ale można dodawać, przeglądać i edytować najważniejsze dane.

Aplikacja dla systemu iOS ma nową funkcję, którą widziałem tylko w aplikacjach QuickBooks Online i QuickBooks Self-Employed: automatyczne śledzenie przebiegu. Wystarczy uruchomić aplikację z włączonymi usługami lokalizacyjnymi, a FreshBooks śledzi przebieg podczas jazdy. Możesz rejestrować podróże jako osobiste lub służbowe oraz wracać i dodawać podróże, jeśli jakąś przeoczyłeś.

Odzyskiwanie nagrody

Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z aplikacji FreshBooks, nie powinieneś mieć większych problemów z nauczeniem się, jak działa jej obecna wersja. Projekt FreshBooks jest wyjątkowy, a jego narzędzia nawigacyjne są intuicyjne. Zalecamy jednak sprawdzenie firmy przed przejściem z FreshBooks Classic, aby upewnić się, że niezbędne funkcje są dostępne.

Freelancerzy mający nadzieję na sprawne zarządzanie swoimi pieniędzmi potrzebują najlepszych narzędzi do fakturowania i śledzenia czasu, zarządzania wydatkami i rejestrów klientów oraz raportowania. Muszą szybko wchodzić i wychodzić z witryny, aby wykonywać swoją pracę, i nie szkodzi, jeśli interfejs użytkownika i narzędzia nawigacyjne witryny są również najlepsze w swojej klasie. FreshBooks oferuje to wszystko, a nawet więcej. Jest to nasz zwycięzca Editors’ Choice dla księgowości dla jednoosobowych działalności gospodarczych, freelancerów i bardzo małych firm ponownie.

Chociaż FreshBooks jest wyjątkowym wyborem dla freelancerów i niezależnych wykonawców, brakuje mu wielu funkcji, których potrzebują większe, bardziej złożone firmy. Intuit QuickBooks Online wygrywa nasz Wybór Redaktora dla księgowości online dla małych firm.

Podczas gdy zastanawiasz się nad swoją sytuacją finansową, możesz również chcieć rzucić okiem na nasze historie o najlepszych usługach finansów osobistych i najlepszym oprogramowaniu do przygotowywania podatków.