Nie pracowałem w biurze – prawdziwym biurze – od 2008 roku. Wtedy miałem kabinę pokrytą karteczkami samoprzylepnymi i krzesło przy biurku o wątpliwej ergonomii. Spotkania odbywały się w sali konferencyjnej, a lunch jadłem przy biurku. Miałem kolegów w pobliskich boksach, którzy służyli mi radą i plotkami. Miałem myszy, które zostawiały drobne dowody swoich nocnych wizyt w szufladach mojego biurka.

Teraz moje biurko stoi przed ścianą pokrytą karteczkami samoprzylepnymi, a moje krzesło nadal ma wątpliwą wartość ergonomiczną – ale to biurko jest w moim domu. Moje spotkania odbywają się przez telefon lub Skype, a większość wymiany informacji odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tekstu. Jest cicho. Nie marnuję czasu na dojazdy, a nawet mogę wrzucić ładunek prania, kiedy dostaję szansę.

Więcej ludzi, nie tylko freelancerów takich jak ja, decyduje się na pracę zdalną. Badanie z 2018 roku przeprowadzone przez alternatywnego dostawcę przestrzeni biurowej radośnie donosi, że 70 procent pracowników na całym świecie pracuje zdalnie co najmniej raz w tygodniu. Niektórzy ludzie sugerują, że startupy nie powinny w ogóle zawracać sobie głowy zdobywaniem przestrzeni biurowej. Niedawno przeprowadziłem wywiad z dwoma założycielami firmy tworzącej aplikacje, z których jeden mieszkał w Nowym Jorku, a drugi w Georgii. Oni rzadko spotykali się twarzą w twarz.

Więc jeśli nie potrzebuję biura, a jeśli 5 procent Amerykanów, którzy tylko pracują zdalnie nie potrzebują biura, a jeśli 70 procent ludzi już pracujących zdalnie niektóre z czasu nie potrzebują jednego, a jeśli startupy nie, to kto? Do czego właściwie służy biuro?

Projektowanie pod kątem produktywności

Biuro korporacyjne, jakie znamy, jest stosunkowo nowym wynalazkiem. We wczesnej części XX wieku biura były fabrykami papierkowej roboty – rzędy biurek wypełnione rzędami urzędników; wyżsi rangą mieli prywatne biura, często otaczające halę fabryczną. W połowie ubiegłego stulecia wprowadzono do mieszanki wskaźniki efektywności, ale nikt nie był w stanie naprawdę określić produktywności. Otwarty plan, potomek fabryki papieru, był promowany przez architektów takich jak Frank Lloyd Wright w celu promowania współpracy i przełamywania murów, zarówno w sensie dosłownym, jak i społecznym. W późnych latach 60-tych XX wieku wynaleziono boksy jako futurystyczną próbę połączenia tego, jak ludzie faktycznie pracowali, z wydajnością, która miała wynikać z otwartego planu.

Jakkolwiek wydaje nam się, że biura zmieniły się od początku XX wieku, tak naprawdę nie zmieniły się. Sprawdzony plan otwarty jest obecnie najbardziej rozpowszechnionym projektem biurowym w Stanach Zjednoczonych, ale jest również najbardziej znienawidzony – jest głośny, brakuje mu prywatności i wysyła niewłaściwe sygnały dotyczące zaufania. I zawodzi dokładnie w tym, co miało robić: inspirować do współpracy. Badanie z 2018 roku śledzące interakcje pracowników w dwóch nowo zaprojektowanych biurach korporacyjnych na planie otwartym wykazało, że interakcja twarzą w twarz spadła o około 70 procent w obu, a poczta elektroniczna i inne formy komunikacji cyfrowej również spadły. „Otwarta architektura wydawała się wyzwalać naturalną ludzką reakcję, aby społecznie wycofać się z kolegów z biura” – podsumowali autorzy.

Usprawiedliwienie dojazdów

Przez lepszą część życia biura pracownicy musieli z nich korzystać. Teraz tego nie robią, a to wywiera duży nacisk na kadrę zarządzającą, aby uzasadnić biura. „Jedną z idei było to, że zapewniały interakcję, której nie można było mieć poza nimi” – Nikil Saval, autor wydanej w 2014 roku książki Cubed: A Secret History of the Workplace, powiedział mi. W 2013 roku, kiedy Saval pracował nad swoją książką, buzzwordem w projektowaniu biur była serendipity: Bycie w biurze oznaczało, że będziesz miał nieplanowane spotkania, które prowadzą do kreatywności, innowacji i współpracy.

Koncepcja ta istnieje od dziesięcioleci. Niezwykłą wydajność Bell Labs przypisywano długim korytarzom w kampusie, które zmuszały inżynierów, chemików i badaczy do przypadkowych kolizji na korytarzu. Nawet gdy praca zdalna była na fali wznoszącej, Marissa Mayer, ówczesna szefowa Yahoo, zakazała jej w 2013 roku. „Niektóre z najlepszych decyzji i spostrzeżeń pochodzą z dyskusji na korytarzu i w kawiarni, poznawania nowych ludzi i improwizowanych spotkań zespołu” – czytamy w notatce do około 11 500 pracowników Yahoo.

Ta serendipity była powodem, dla którego podano, że biura istnieją. Kristen Conry, dyrektor zarządzający w firmie architektonicznej i projektowej Gensler z siedzibą w San Francisco, wyjaśniła w e-mailu, że projektanci nadal próbują wytwarzać serendipity za pomocą „starannie przemyślanych ścieżek cyrkulacji.”

Według Lisy Reed, kierownika projektu w HOK, firmie architektonicznej, inżynieryjnej i urbanistycznej z siedzibą w St. Louis, serendipity może być wspierana przez środowiska, które sprawiają, że ludzie czują się bezpiecznie i pewnie. „Zauważam chęć tworzenia środowisk 'resimmerical’, w których wprowadzamy cechy mieszkalne do miejsca pracy – niezależnie od tego, czy jest to sala konferencyjna w stylu salonu, czy pokój przerw, który przypomina przytulną domową kuchnię, jest bardziej prawdopodobne, że opuścimy gardę, będziemy otwarci na rozmowę i poświęcimy kilka chwil na zbadanie, w jakim kierunku potoczy się dyskusja w tego typu środowiskach” – powiedziała Reed.

Podsumowanie wyników

Ale czy to działa? Firmy inwestujące w optymalizację miejsc pracy pod kątem serendipity i dobrego samopoczucia mogą teraz zbierać dane, aby uzasadnić swoje wybory, choć ma to pewne niepokojące implikacje. Bostońska agencja konsultingowa Humanyze wykorzystuje socjometryczne identyfikatory, które zawierają mikrofony pozwalające określić, czy ludzie rozmawiają oraz akcelerometry monitorujące ich ruch. Taemie Kim, współzałożyciel i główny naukowiec w Humanyze, powiedział, że dane mogą być zaskakujące. Na przykład, jedna z firm, która była klientem Humanyze, miała kilka małych pokoi, z których każdy był domem dla „kiepskiego” ekspresu do kawy. „Nikt nie był naprawdę zadowolony z kawy,” Kim powiedział, a co gorsza, było zbyt wiele maszyn, które „nie daje ludziom szansę wpadać na siebie nawzajem coraz kawę.” Humanyze zalecił zainwestowanie w jeden wysokiej jakości ekspres, umieszczony w centralnym miejscu. Ludzie nie tylko byli szczęśliwsi, ale także dzięki temu posunięciu „ogromnie wzrosła ilość nieplanowanych spotkań z ludźmi z innych zespołów”, powiedział Kim. Odnotowano również wzrost liczby wysyłanych maili i zaplanowanych wydarzeń w kalendarzu.

Niewiele jest empirycznych dowodów na to, że większa liczba spotkań prowadzi do większej kreatywności, ale jedno z badań z 2012 roku, w którym wykorzystano plakietki socjometryczne, wykazało, że ludzie zarówno w środowisku akademickim, jak i przemysłowym byli, zgodnie ze standardową skalą oceny kreatywności, bardziej kreatywni, gdy spotykali się osobiście.

Rozwiązanie zagadki produktywności

Czy zatem biuro przyszłości to tylko kalkulacja pomiędzy kosztami nieruchomości a korzyściami płynącymi z elastyczności? Niektóre duże firmy, takie jak Bank of America i IBM, ograniczyły lub wyeliminowały opcje pracy zdalnej; IBM zrobił to nawet po tym, jak w 2009 r. poinformował, że 40 proc. jego pracowników na świecie pracuje zdalnie, co pozwoliło mu sprzedać nieruchomości o wartości prawie 2 mld USD. Wskazuje to na to, że wielki biznes ponownie inwestuje w mniejsze przestrzenie i oczekuje, że relacje twarzą w twarz będą opłacalne dla zmniejszonej siły roboczej.

Projektowanie dla innowacji i serendipity jest tylko częścią rozwiązywania zagadki produktywności; projektowanie dla ludzi jest wszystkim. Niektórzy ludzie będą chcieli tego „rezimmerycznego” środowiska; inni chcą wspaniałego ekspresu do kawy lub drzwi, aby odciąć się od hałasu. Przyznam szczerze, że przy całej mojej obecnej produktywności brakuje mi biura: przede wszystkim ludzi, a także możliwości zadania komuś pytania osobiście. Po dekadzie spędzonej w domu, prawdopodobnie nie miałbym nawet nic przeciwko myszom.