Jesteś właścicielem firmy? Prawdopodobnie musisz też radzić sobie z dużą ilością poczty. Usprawnij zarządzanie pocztą poprzez posiadanie wszystkich pakietów & poczty ślimakowej przekazanych i zarządzanych online.

Prowadzenie małej firmy nigdy nie jest łatwym zadaniem; w zależności od tego, jaki przemysł i klienci są catering do, masz do czynienia z kompleksowych operacji, HR, przepisów państwowych (i lista idzie dalej.) Co więcej, jest to, że istnieje kilka zadań administracyjnych, które wymagają uwagi już bardzo zajęty właściciel.

W czasie pisania tego bloga, Covid-19 ustawił w jako nowej rzeczywistości. Zdalne miejsca pracy, społeczne oddalanie i pobyt w domu zamówień, zakłóciły dosłownie każdy biznes. Te, które były w stanie przejść do trybu online, były w stanie przejść przez burzę i działać w nowych okolicznościach. Lokalne firmy, takie jak restauracje, które nie były mocno zainwestowane w cyfrowe alternatywy, nie miał innego wyjścia, jak tylko zamknąć.

Być w stanie odebrać pocztę, stał się krytyczny, z każdym pracuje w domu, kto ma zamiar odwiedzić biuro tylko po to, aby odebrać pocztę? Bardzo niewygodne i wielki zabójca czasu.

Co to jest przekazywanie poczty?

Gdy normalnie odbierasz pocztę w swojej lokalizacji biznesowej, z przekazywaniem poczty, powiadamiasz USPS, aby przekierować dostawę poczty i zamiast wysyłać do swojej poprzedniej lokalizacji, przekazuje całą pocztę do nowej. Najlepiej pomyśleć o tym, jeśli firma zmienia lokalizację: co dzieje się z wszystkimi kontaktami, które znają tylko Twój poprzedni adres? Musiałbyś przejść przez listę wszystkich przyjaciół, współpracowników biznesowych & klientów, aby poinformować ich o adresie (coś, co nie jest praktyczne w ogóle.)

Z przekazaniem poczty, cała twoja poczta zostaje przekierowana z poprzedniej lokalizacji do nowej lokalizacji. Wszystko, co musisz zrobić, aby rozpocząć ten proces, to wypełnić formularz zmiany adresu w USPS. I w ciągu kilku dni, wszystko jest gotowe do działania.

Jak przekazać pocztę biznesową

Teraz, zanim przejdziemy do najlepszego sposobu, aby rozpocząć przekazywanie poczty biznesowej (tj. zapisując się z usługą wirtualnej skrzynki pocztowej), rzućmy okiem na to, jak po prostu użyć United States Postal Service, aby zmienić swój adres biznesowy forwarding.

Pierwszą opcją, którą oferuje USPS jest otwarcie skrytki pocztowej. Tak więc, bez dalszych ceregieli, mamy zamiar przejść do szczegółów.

USPS PO Boxes for Business

PO boxy są oferowane w wielu lokalnych urzędach pocztowych i mogą być używane zarówno do użytku osobistego jak i biznesowego. Są one bezpieczne, dostępne i łatwe do otwarcia online. Ale warto zauważyć, że nadal trzeba odwiedzić pocztę raz lub dwa razy w tygodniu, aby odebrać wszystko, co przyszło; dla niektórych jest to wystarczające, aby odłożyć je na bok.

Zanim podejmiesz decyzję, przyjrzymy się zaletom i wadom korzystania z PO box jako usługi przekazywania poczty dla biznesu.

Zalety skrytek pocztowych

• Jest to bezpieczny sposób odbierania poczty, gdy nie ma Cię w biurze.
• Nie musisz się martwić, że paczki będą czekały na Twoim progu.
• Łatwo jest zachować poufne dokumenty bezpieczne i prywatne.
• Możesz podróżować do swojej skrytki pocztowej kiedy jest to dla ciebie wygodne.
• Niektóre są otwarte 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Wady skrzynek pocztowych

• Nie masz wyboru, ale musisz iść do fizycznej skrzynki raz, dwa lub trzy razy w tygodniu.
• Nie jest ona tak bezpieczna jak wirtualna skrzynka pocztowa, ponieważ znajduje się tuż obok skrzynek wszystkich innych osób.
• Jeśli Twoje biuro przeniesie się daleko, będziesz musiał zmienić swoją skrzynkę pocztową, ponieważ nie przeniesie się ona razem z Tobą.

USPS Business Mail Pickup

Ta opcja jest dla tych z was, którzy otrzymują dużo poczty (lub liczne paczki i pakiety, które są zbyt duże dla największej skrytki pocztowej).

Jak to działa?

Poczta odbierze wszystkie twoje przesyłki na adres służbowy, gdy twoje biuro zostanie przeniesione lub gdy zaczniesz pracować w domu na pełny etat. Następnie, ustalasz czas odbioru wszystkich swoich listów, paczek i pakietów, pojawiasz się, zbierasz je i jesteś gotowy!

Jak zacząć?

Jeśli jesteś zainteresowany (chociaż radzimy sprawdzić plusy i minusy poniżej, zanim się zdecydujesz), oto jak skonfigurować odbiór poczty biznesowej. Nie zajmie to dużo czasu, będziesz musiał tylko dostarczyć dwa formularze tożsamości i wypełnić formularz.

1. Znajdź formularz PS Form 1093-C online.
2. Drukuj go.
3. Wypełnij sekcję „Application for Post Office Caller Service”.
4. Zabierz wypełniony formularz i dwa rodzaje zatwierdzonych przez rząd amerykańskich dokumentów tożsamości. W przypadku formularza podstawowego można użyć jednego z poniższych dokumentów (upewniając się, że są one wydane przez władze federalne, stanowe lub plemienne):
   1. Stanowe prawo jazdy
   2. Non-Karta identyfikacyjna służby mundurowej
   3. Karta identyfikacyjna sił zbrojnych USA
   4. Karta identyfikacyjna firmy
   5. Paszport USA
   6. Karta paszportowa USA
   7. Karta paszportowa USA
   8. Karta identyfikacyjna uniwersytetu USA
   9. Karta stałego pobytu USA karta
   10. każdy dokument tożsamości wydany przez United States Citizenship and Immigration Services
   11. zaświadczenie o naturalizacji lub obywatelstwie USA
   12. Tribal identification card

Jako dodatkowy dokument tożsamości, możesz przynieść jeden z następujących dokumentów:

1. Umowa leasingu
2. Umowa hipoteczna
3. Deed of trust
4. Karta rejestracyjna wyborcy
5. Polisa ubezpieczeniowa domu
6. Karta rejestracyjna pojazdu
7. Faktury za media
8. Formularz I-.94
9. Polisa ubezpieczeniowa pojazdu
10. Zdecyduj, którą opcję usługi chcesz. Może to być 1 rok lub 6 miesięcy.
11. Wpłać opłatę. Upewnij się, że zrobisz to w urzędzie pocztowym, w którym będziesz korzystać z tej usługi. Możesz zapłacić kartą kredytową lub debetową, gotówką, czekiem lub przekazem pieniężnym.
12. Odbierz swoją pocztę biznesową kiedy tylko potrzebujesz.

Zalety odbioru poczty biznesowej

• Możesz odbierać duże przedmioty bez martwienia się czy zmieszczą się w twojej skrytce pocztowej.
• Jeśli nie ma dostępnych skrytek pocztowych, jest to szansa na uzyskanie jeszcze lepszej usługi.
• Możesz odbierać pocztę kiedy tylko jest to wygodne.
• Twoja firma może łatwo się rozwijać bez obawy, że nie będzie w stanie poradzić sobie z napływem poczty.

Konsekwencje odbioru poczty biznesowej

• Możesz nie chcieć płacić za usługę pocztową, która trwa rok lub 6 miesięcy, szczególnie jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, ponieważ ogranicza cię to do jednej lokalizacji.
• Wciąż musisz podróżować do określonej lokalizacji, aby odebrać swoją pocztę.
• Może to być dość czasochłonne w zależności od czasu podróży.

Okay, teraz, gdy jesteś zaznajomiony z usługami biznesowymi adresów pocztowych, które oferuje USPS, nadszedł czas, aby pokazać ci, gdzie naprawdę powinieneś umieścić swoje pieniądze!

Dlaczego Twoja mała firma potrzebuje spedycji poczty?

Jest wiele powodów, dla których Twoja mała firma potrzebuje spedycji poczty! Mamy zamiar przejść przez każdy z nich po kolei, ale jeśli nie masz zbyt wiele czasu, po prostu zjedź na koniec tej sekcji, gdzie znajdziesz skróconą listę.

Więc, jeśli nadal jesteś z nami, przejdźmy od razu do wszystkich korzyści, które będziesz czerpać po skonfigurowaniu wirtualnej usługi spedycji poczty.

Wygoda

Gdy paczka jest wysyłana do Ciebie, i wymaga, abyś był w pobliżu, aby ją odebrać, może to być problematyczne, jeśli zdarzy Ci się być poza biurem, odwiedzając miejsce pracy lub po prostu zbyt zajęty, aby otrzymać swoją paczkę. Co właściciele firm skończyć się robi, jest podpisanie się na PO pola do odbioru wszystkich pakietów i poczty. To rodzi nowy problem; trzeba przeznaczyć określony dzień w tygodniu, aby jechać na lokalną pocztę, stanąć w kolejce i odebrać pocztę. Ale co by się stało, gdybyś miał kogoś, kto podpisze się pod Twoją paczką tylko za Twoją zgodą i za ułamek kosztów, które ponosiłaby Twoja sekretarka? Co jeśli można zażądać, że pakiet jest wysyłany na żądanie do Twojej lokalizacji, do 80% off typowych stawek wysyłki? Oszczędność czasu i kosztów wysyłki jest tu dość oczywista.

Bezpieczeństwo poczty

Gdy dostajesz pocztę w swojej lokalizacji, zazwyczaj może być ona dostępna dla każdego, kto chce położyć na niej rękę. Od kradzieży tożsamości, do kradzieży poczty i wszystkiego pomiędzy, posiadanie poczty siedzieć w miejscu bez nadzoru lub gdy jesteś daleko, nie jest prawdopodobnie najlepszym pomysłem. Kiedy masz pocztę na zewnątrz, wszystkie pakiety są przechowywane w magazynie z 24/7 systemów nadzoru i pracowników ochrony na miejscu. Nie ma bezpieczniejszego miejsca do przechowywania poczty, niż w placówce spedycyjnej.

Wyglądaj ostro

Jako firma, nie ma nic gorszego niż wyglądanie nieprofesjonalnie, prawda? Cóż, jeśli jesteś firmą online, lub po prostu postanowił zarejestrować go pod skrytką pocztową lub adres domowy, że pochodzi z wielu problemów.

Nie tylko są dodatkowe obawy o bezpieczeństwo, które należy rozważyć (zły klienci znają swoje miejsce zamieszkania itp.), ale Twoja firma nie wygląda profesjonalnie w ogóle. Biznes zarejestrowany ze skrytką pocztową, na pewno nie wygląda tak dobrze, jak biznes zarejestrowany pod prawdziwym adresem fizycznym.

Prywatność domowa

Już dotknęliśmy tego trochę, ale kiedy zdecydujesz, że chcesz użyć swojego adresu domowego do poczty służbowej, narażasz ten adres dosłownie każdej złej intencji osoby online. Wściekli klienci, pracownicy lub inwestorzy, mogą dowiedzieć się o miejscu pobytu Twojego i Twojej rodziny za pomocą prostego wyszukiwania w Google. Rejestracja firmy z prawdziwym adresem fizycznym, który nie jest adresem domowym, chroni Twoją prywatność i rodzinę.

Permanent Address

Co się stanie, jeśli zdecydujesz się przenieść lokalizację swojej firmy? Musisz na bieżąco aktualizować wszystkie informacje kontaktowe, informować klientów o przeprowadzce i wypełniać formularze zmiany adresu w USPS. Po zarejestrowaniu się pod adresem wirtualnym, adres ten jest Twój na całe życie, niezależnie od tego, gdzie fizycznie się znajdujesz. Pomyśl o tym: czy zmieniasz numer telefonu za każdym razem, gdy się przeprowadzasz? Dlaczego więc miałbyś zmieniać swój adres pocztowy, gdy to robisz?

Streamlined Mail Management

Kiedy zarejestrujesz się na wirtualny adres firmowy, wszyscy pracownicy są w stanie cyfrowo zarządzać pocztą przychodzącą. Nie ma wymogu, aby ktoś był na miejscu, i praktycznie, z komfortu własnego biura lub domu, mogą wykonać kilka kliknięć i obsługiwać pocztę online.

Szybki rzut oka na plusy i minusy

Dla wszystkich zajętych króliczków, którzy nie mają teraz czasu na naszą pełnoprawną rozmowę, oto szybkie podsumowanie wszystkiego, o czym rozmawialiśmy powyżej.

Gotowy? Do dzieła!

Szybki rzut oka na zalety

• Wygoda – nie musisz być w pobliżu, aby odebrać swój ważny dokument lub paczkę, ekspert zajmujący się pocztą zrobi to za Ciebie.
• Bezpieczeństwo poczty – cała Twoja poczta będzie przechowywana w bezpiecznym obiekcie z 24-godzinnym monitoringiem wideo i nie tylko. Nigdzie nie znajdziesz bezpieczniejszego miejsca niż to!
• Wygląd ostry – posiadanie adresu domowego jako adresu firmowego nie wygląda zbyt profesjonalnie. Z wirtualną skrzynką pocztową, ten problem jest rozwiązany.
• Prywatność w domu – korzystanie z adresu domowego dla biznesu może być kłopotliwe. Wściekli klienci, niezadowoleni inwestorzy i wściekli pracownicy będą w stanie znaleźć Ciebie i Twoich bliskich w niewiarygodny sposób
• Stały – nigdy nie będziesz musiał przechodzić przez kłopot zmiany adresu korespondencyjnego za każdym razem, gdy zmieniasz biuro!
• Uproszczone zarządzanie pocztą – wszyscy Twoi pracownicy mogą uzyskać dostęp do poczty Twojego biura za pomocą aplikacji na smartfona lub swojego komputera. Nikt nie musi być na miejscu.

Okay, więc jakie są minusy? Wszystko ma swoje minusy, prawda?

Cóż, tak, ale zalety zapisania się do wirtualnej usługi spedycji poczty drastycznie przewyższają potencjalne wady. Niezależnie od tego, porozmawiamy krótko o rzeczach, które nie są tak dobre w systemie wirtualnej skrzynki pocztowej. (Podpowiedź: mówiąc „rzeczy” mieliśmy na myśli „rzeczy”, ponieważ jest tylko jeden potencjalny minus)!

Szybkie spojrzenie Con

• Dodatkowy koszt – dotyczy to zwłaszcza początkujących firm. Zauważyliśmy, że wiele nowych firm nie chce ponosić dodatkowych kosztów, które proponuje spedycja adresów biznesowych. Jednak ważne jest, aby pamiętać, że wirtualna skrzynka pocztowa przyniesie Ci ogromny zwrot z inwestycji (patrząc na powyższe zalety, możesz się o tym przekonać!).

The Bottom Line