Funkcje zarządzania w przedsiębiorstwach i branżach można podzielić na cztery główne kategorie – planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie. Można je również rozumieć jako cztery podstawowe funkcje, które menedżerowie są zobowiązani realizować. Tradycyjnie, przewodzenie i kontrolowanie są bardziej widocznymi aspektami obowiązków kierowniczych. Jednak dwa pierwsze zadania menedżera są równie ważne. Chociaż ramy POLC mogą nie odzwierciedlać dokładnie wszystkich wymiarów roli menedżera, to jednak są wystarczające do zrozumienia roli menedżerów w organizacjach biznesowych. Ramy są użyteczne w kontekście zrozumienia roli menedżerów i codziennych działań, które wykonują, aby osiągnąć cele i zadania organizacji.
Ramy POLC: Four Functions of Management
Planning:
Dużo planowania odbywa się codziennie wewnątrz organizacji. Planowanie jest uważane za ważny krok wstępny przed rozpoczęciem nowego projektu lub wyznaczeniem nowego celu. Planowanie obejmuje głównie ustalanie celów, a następnie określanie kursu, aby osiągnąć te cele. Menedżerowie powinni znać otoczenie swojej branży i na podstawie dostępnych danych i informacji sporządzać prognozy dotyczące przyszłości swojej działalności. Jednak planowanie nie jest tak proste, jak się wydaje, ponieważ menedżerowie muszą być dobrymi decydentami, aby planować z sukcesem. Planowanie obejmuje wiele etapów, ale zaczyna się od skanowania środowiska. Menedżerowie muszą najpierw przeskanować swoje otoczenie, aby poznać środowisko branżowe, ogólne środowisko ekonomiczne, poziom konkurencji oraz potrzeby i preferencje klientów.
Po zebraniu informacji na temat wszystkich tych czynników i przeprowadzeniu analizy, menedżerowie muszą spróbować dokonać prognoz na podstawie wyników. Prognozy sporządzone przez menedżerów są podstawą planowania. Cele to stwierdzenia, które nakreślają wyniki, które mają być osiągnięte oraz ramy czasowe dla osiągnięcia tych wyników. Menedżerowie muszą wyznaczać cele jako część procesu planowania. Oprócz wyznaczenia kursu do osiągnięcia tych celów, planiści powinni również wyznaczyć alternatywne kursy dla osiągnięcia nakreślonych celów. Przed podjęciem decyzji o ostatecznym kierunku działania, menedżerowie muszą rozważyć różne kierunki działania i wybrać najlepszy z nich. Po wybraniu najlepszego kierunku działania, menedżerowie muszą sformułować niezbędne kroki dla realizacji planu, a także zapewnić, że plan jest realizowany skutecznie. Tak jak istnieją różne rodzaje planów, istnieje również kilka rodzajów planowania. W zarządzaniu przedsiębiorstwem, istnieją głównie trzy rodzaje planowania (na podstawie terminu planu), które obejmują strategiczne, taktyczne i operacyjne planowanie.
Strategiczne planowanie jest procesem analizy mocnych i słabych stron, możliwości i zagrożeń firmy, a następnie planowanie dla pozycji konkurencyjnej i szybszy wzrost na podstawie analizy. Najczęściej w planowanie strategiczne zaangażowane jest najwyższe kierownictwo, a plany strategiczne mają długie ramy czasowe, np. od trzech do pięciu lat. Główną podstawą planowania strategicznego w większości przypadków jest deklaracja misji firmy, która wyjaśnia podstawowy powód jej istnienia.
Planowanie taktyczne na poziomie organizacyjnym wspiera planowanie strategiczne i jest prowadzone głównie w celu pomyślnego wdrożenia planu strategicznego. Jest to planowanie pośredniego zasięgu i krótkoterminowe w porównaniu z planowaniem strategicznym.
Planowanie operacyjne jest planowaniem krótkoterminowym i wspiera dwa pierwsze rodzaje planów wewnątrz organizacji. Skupia się głównie na opracowaniu kroków i działań, które mogą pomóc w pomyślnym wdrożeniu planów strategicznych i taktycznych. Planowanie strategiczne i taktyczne uwzględnia cele długoterminowe, natomiast planowanie operacyjne koncentruje się na sukcesie dwóch pierwszych rodzajów planów w krótszym okresie. Termin planowania operacyjnego jest zazwyczaj mniej niż rok, jak miesięczne planowanie lub półroczne planowanie.
Organizing:
Firma może w pełni wykorzystać swoje zasoby, czy finansowe, operacyjne lub zasoby ludzkie tylko wtedy, gdy są one odpowiednio zorganizowane. Organizacja jest funkcją zarządzania, która jest uważana z rozwojem struktury organizacyjnej, a następnie alokacji zasobów ludzkich skutecznie w celu osiągnięcia celów organizacyjnych. Struktura organizacyjna, która jest zazwyczaj reprezentowana przez schemat organizacyjny, zapewnia ramy dla koordynacji wysiłków w całej organizacji.
Jednakże funkcja organizacyjna zarządzania nie ogranicza się tylko do opracowania schematu organizacyjnego, ale również obejmuje projekt poszczególnych miejsc pracy. Obejmuje ona również decydowanie o obowiązkach i odpowiedzialności związanej z poszczególnymi stanowiskami, a także o tym, jak
te obowiązki są wykonywane. Na poziomie organizacyjnym organizowanie polega na dzieleniu działalności organizacyjnej na odrębne funkcje. Organizacje prowadzą swoją działalność gospodarczą na różnych podstawach. Na przykład, czasami, oprócz podziału na funkcje, operacje biznesowe mogą być prowadzone na podstawie geograficznej lub na podstawie segmentów produktów. Organizacje międzynarodowe zazwyczaj wykorzystują wiele podstaw do segmentacji swojej działalności. Wiele organizacji wykorzystuje również segmentację klientów w celu efektywnego organizowania swoich działań. Na poziomie jednostki lub poziom pracy, organizowanie obejmuje jak zaprojektować pracę do alokacji zasobów ludzkich skutecznie.
Leading:
W dzisiejszym środowisku przemysłowym, menedżerowie również muszą być skutecznymi liderami w celu inspirowania swoich zwolenników do wykonywania swoich zadań z powodzeniem. Jeśli menedżerowie potrafią skutecznie przewodzić, motywuje to ich podwładnych do podejmowania wysiłków w celu osiągnięcia celów organizacyjnych. Choć liderzy różnią się od menedżerów, to jednak pewne cechy przywódcze są zawsze związane z pracą menedżera. Oznacza to, że pewne cechy przywódcze u menedżerów pomagają im być bardziej efektywnymi w ich pracy. Według Kottera, umiejętności przywódcze można nabyć i doskonalić tak samo, jak umiejętności zarządzania.
Dzisiejsza organizacja biznesowa charakteryzuje się dużą złożonością i zmianami, w których menedżerowie biznesowi nie mogą odnieść sukcesu bez umiejętności przywódczych. Praca menedżera obejmuje również motywowanie swoich podwładnych do wysiłku, tak aby zadania mogły być wykonane w wymaganym czasie. Ze względu na wysoki poziom niejednoznaczności i niepewności w obecnym środowisku, menedżerowie biznesowi muszą myśleć i działać jak liderzy. Muszą komunikować priorytety w taki sposób, aby ich organizacja mogła reagować szybciej. Zgromadzono dużą ilość badań, które pokazują, że aby odnieść sukces, menedżerowie muszą myśleć jak liderzy.
Controlling:
Kontroling jest również kluczową funkcją zarządzania, która zapewnia, że wydajność organizacyjna jest zgodna z ustalonymi standardami, a cele są osiągane. Kontrola obejmuje trzy etapy: ustanowienie standardów, porównanie wyników z tymi standardami, a następnie podjęcie działań korygujących w razie potrzeby. Na poziomie organizacyjnym standardy wydajności są zazwyczaj ustalane w kategoriach finansowych lub operacyjnych. Standardy wydajności mogą być finansowe, jak przychody netto, dochód netto i całkowite koszty operacyjne lub niefinansowe, jak wyprodukowane jednostki netto, poziom jakości produktu i poziom obsługi klienta. Menedżerowie używają różnych skal do pomiaru wydajności, w tym sprawozdań finansowych, raportów sprzedaży, ocen wydajności, wyników badań satysfakcji klientów. Do pewnego stopnia menedżerowie ze wszystkich poziomów wewnątrz organizacji są zaangażowane w funkcji kontrolnej.
Jednakże, wiele razy controlling jest mylony z osobistej kontroli menedżerów nad ich podwładnymi. Kontrolowanie nie oznacza manipulowania zachowaniem pracownika lub jego osobowością. Zamiast tego, controlling zakłada, że menedżerowie podejmują niezbędne działania, aby zapewnić, że wysiłki ich podwładnych są zgodne z celami organizacyjnymi i wydziałowymi.
Jednakże dla efektywnego kontrolowania wymagane jest efektywne planowanie. Oprócz tego menedżerowie muszą również uzyskać zrozumienie, gdzie leży podstawowa przyczyna odchyleń od standardów. Audyty budżetowe i audyty wydajności to dwa tradycyjne mechanizmy kontrolne. Audyt budżetowy pozwala na zrozumienie, gdzie i jak wydawany jest zaplanowany budżet. Podobnie, kontrola wykonania zadań pozwala zrozumieć, czy raportowane liczby odzwierciedlają rzeczywiste wyniki, czy też nie. Chociaż o controllingu myśli się głównie w kategoriach finansowych, menedżerowie powinni stosować go również w odniesieniu do produkcji, innych obszarów operacyjnych i polityki firmy.
Nawet jeśli ramy POLC były krytykowane za to, że nie opisują odpowiedzialności menedżerów w sposób kompletny i dokładny, są one powszechnie uważane za najlepsze ramy opisujące pracę, jaką menedżerowie wykonują w organizacjach. Chociaż role menedżerów bardzo się zmieniły wraz ze zmieniającymi się czasami, od menedżerów na całym świecie nadal oczekuje się wykonywania tych czterech podstawowych funkcji. Rola menedżerów stała się o wiele bardziej złożona, ponieważ niejednoznaczność i niepewność w środowisku przemysłowym stale rośnie, ale obowiązki zawodowe menedżerów nadal obejmują te cztery podstawowe funkcje. Istnieją inne ramy również dla zrozumienia funkcji zarządzania, w tym jeden podany przez Henry Fayol.