Czy wiesz, że firma wykorzystuje dokumenty do komunikacji, prowadzenia interesów i oceny swojej wydajności? Dokumenty te różnią się od krótkich wiadomości e-mail do skomplikowanych umów prawnych. Poniżej znajdują się proste kroki, aby skutecznie sporządzić dokument. Oto jak!

Identify Your Audience

Pierwsze rzeczy po pierwsze, znać swoją publiczność i skierować je do pisania. Zastanów się, czy ton Twojego dokumentu odpowiada Twojemu rynkowi docelowemu. W tym celu pomocni będą profesjonalni eksperci od pisania. Jeśli nie jesteś pewien, kim dokładnie jest Twoja publiczność, zadaj sobie pytanie, dla kogo piszesz i kto najprawdopodobniej skorzysta z Twojego pisma.

Know the Needs of Your Readers

Dokładnie rozważ informacje, których czytelnik będzie chciał lub potrzebował. Rozpoznaj i uwzględnij te dane w swoim dokumencie po rozpoznaniu swojej publiczności. Spróbuj zająć się wszelkimi potencjalnymi argumentami lub kwestiami, które czytelnicy mogą mieć i spróbuj się do nich odnieść.

Organizuj swoje pisanie

Postaw się w pozycji czytelnika i zadaj sobie następujące pytania: Co jest takiego w tym artykule? Dlaczego muszę go przeczytać? Co powinienem zrobić po jego przeczytaniu? Musisz również sprawdzić, czy Twój artykuł biznesowy jest spójnie napisany i czy proces jest ekscytujący, jasny i pouczający. Postępuj zgodnie z tradycyjną strukturą typu dokumentu, czy to list, poczta, e-mail, raport podsumowujący, CV, reklama, przegląd projektu lub inna komunikacja.

Unikaj używania żargonów

Używanie wszelkiego rodzaju żargonu technicznego i łabędzich akronimów, aby wypełnić swój dokument może być może sprawić, że poczujesz się przeszkolony i dobrze wykształcony. Ale to tylko zagraca twój dokument. Nawet jeśli jesteś pewien, że Twój dokument będzie używany wewnętrznie w Twoim biurze, trzymanie się z dala od zbyt dużej ilości żargonu jest nadal inteligentne. Na dłuższą metę, zawsze bezpieczniej jest powiedzieć, co masz na myśli w sposób konkretny i prosty.

Keep it Short

Zgodnie z analizą, długość uwagi przeciętnego człowieka wynosi tylko osiem sekund. Czy w ciągu ośmiu sekund lub mniej masz jakąkolwiek możliwość, aby uczynić swój dokument w pełni strawnym? Być może nie. Ale mimo to musisz postawić sobie za cel, aby przy dostarczaniu wszystkich potrzebnych danych, wszystko było tak krótkie, jak to tylko możliwe. Pamiętaj, aby starać się, aby Twój dokument był łatwy do przeglądania. Jeśli to możliwe, używaj krótkich akapitów, nagłówków i punktów kulminacyjnych. Im bardziej uporządkowany i łatwy do oglądania, tym łatwiej jest przyciągnąć uwagę ludzi.

Zapewnij, że twój dokument wygląda profesjonalnie

Niezależnie od tego, jak dobra jest jakość twojego dokumentu, być może, jeśli nie wygląda profesjonalnie, łatwo będzie go przeoczyć. Pamiętaj, że Twoi odbiorcy będą najpierw obserwować, jak jest on ułożony na papierze. Pierwsze wrażenie jest naprawdę ważne.

Proofread Everything

Po użyciu sprawdzacza pisowni i gramatyki, poświęć chwilę na sprawdzenie i korektę swojego pliku. Szukaj pominiętych fraz, nieprawidłowych nazw i nieprawidłowej interpunkcji. Sprawdź, czy nie ma potknięć gramatycznych. Upewnij się, że dokument jest jasny, zwięzły i wolny od błędów. Przed produkcją to może być przydatne, aby mieć kolegę, kolega z pracy, a nawet wykwalifikowanego pisarza lub redaktora do przeglądu pracy.

Co to są różne rodzaje form zwykle zatrudnionych w firmie?

Organizacja pracy wykorzystuje szereg różnych dokumentów, aby służyć do różnych celów. Kategoryzacja może być wykonane w oparciu o czytelników, intencji, powagi, nadawcy, itp. Aby wymienić kilka dokumentów, które są wspólne w każdym profesjonalnym tle są:

• Meeting minutes
• Business plans
• Operating agreements
• Online terms of use
• Non-disclosure agreements(NDA)
• Company bylaws for corporations
• Employment agreement
• Online privacy policy
• Memorandum of Understanding(MOU)

Apart from these, istnieje milion innych rodzajów dokumentów, które firma wykorzystuje na co dzień. Te pasują do ich wymagań i ich procesu mechanizmu. Aby poznać dokumenty używane przez firmę, musisz dokładnie monitorować, jak działają i idą o swojej pracy. Powyższa lista jest tylko po to, aby wymienić kilka z nich. Na template.net, przygotowaliśmy wszystkie wymienione wzory dokumentów i formularzy, i wiele więcej dla Twojej zawodowej łatwości.