No he trabajado en una oficina -una oficina de verdad- desde 2008. Por aquel entonces, tenía un cubículo plagado de notas adhesivas y una silla de escritorio de dudosa ergonomía. Tenía reuniones en la sala de conferencias y comía en mi mesa. Tenía colegas en los cubículos cercanos para que me aconsejaran y cotillearan. Tenía ratones que dejaban la pequeña evidencia de sus visitas nocturnas en los cajones de mi escritorio.

Ahora mi escritorio da a una pared cubierta de notas adhesivas y mi silla sigue teniendo un valor ergonómico cuestionable – pero ese escritorio está en mi casa. Mis reuniones son por teléfono o Skype, y la mayoría de los intercambios son por correo electrónico o texto. Es un lugar tranquilo. No pierdo tiempo en desplazamientos, e incluso puedo echar una carga de ropa cuando tengo la oportunidad.

Más personas, no solo los autónomos como yo, están eligiendo trabajar a distancia. Una encuesta de 2018 realizada por un proveedor de espacios de oficina alternativos informó alegremente que el 70% de los trabajadores de todo el mundo trabajan a distancia al menos una vez a la semana. Algunas personas están sugiriendo que las startups no deberían molestarse en conseguir espacio de oficina en absoluto. Hace poco entrevisté a los dos fundadores de una empresa de creación de aplicaciones, uno de los cuales vivía en Nueva York y el otro en Georgia. Rara vez se veían cara a cara.

Entonces, si yo no necesito una oficina, y si el 5% de los estadounidenses que sólo trabajan a distancia no necesitan una oficina, y si el 70% de las personas que ya trabajan a distancia parte del tiempo no necesitan una, y si las startups no la necesitan, entonces ¿quién la necesita? ¿Para qué sirve una oficina?

Diseño para la productividad

La oficina corporativa tal y como la conocemos es un invento relativamente nuevo. A principios del siglo XX, las oficinas eran fábricas de papeleo: hileras de escritorios, llenas de filas de oficinistas; los altos cargos tenían despachos privados, a menudo rodeando la planta de la fábrica. Los esfuerzos de mediados de siglo introdujeron métricas de eficiencia en la mezcla, pero nadie fue capaz de cuantificar realmente la productividad. La planta abierta, descendiente de la fábrica de papel, fue defendida por arquitectos como Frank Lloyd Wright para fomentar la colaboración y derribar muros, tanto literal como socialmente. A finales de la década de 1960, se inventó el cubículo como un intento futurista de conciliar la forma en que la gente trabajaba realmente con la eficiencia que se suponía que debía tener una planta abierta.

Por mucho que creamos que las oficinas han cambiado desde principios del siglo XX, en realidad no lo han hecho. La fiel planta abierta es ahora el diseño de oficina más común en Estados Unidos, pero también es el más odiado: es ruidoso, carece de privacidad y envía señales erróneas sobre la confianza. Y falla precisamente en lo que se supone que debe hacer: inspirar la colaboración. Un estudio de 2018 que rastreó la interacción de los empleados en dos oficinas corporativas de planta abierta recién diseñadas descubrió que la interacción cara a cara disminuyó en aproximadamente un 70% en ambas, y el correo electrónico y otras formas de comunicación digital también disminuyeron. «La arquitectura abierta parecía desencadenar una respuesta humana natural para retirarse socialmente de los compañeros de oficina», concluyeron los autores.

Justificar el desplazamiento

Durante la mayor parte de la vida de la oficina, los empleados tenían que usarlos. Ahora no lo hacen, y eso pone mucha presión en los ejecutivos para justificar las oficinas. «Una de las ideas era que proporcionaban una interacción que no se podía tener fuera de ellas», explica Nikil Saval, autor del libro de 2014 Cubed: Una historia secreta del lugar de trabajo, me dijo. En 2013, cuando Saval estaba trabajando en su libro, la palabra de moda en el diseño de oficinas era serendipia: estar en una oficina significaba que tendrías las reuniones no planificadas que conducen a la creatividad, la innovación y la colaboración.

El concepto existe desde hace décadas. La prodigiosa producción de los Laboratorios Bell se atribuyó a los largos pasillos del campus, que obligaban a los ingenieros, químicos e investigadores a chocar por casualidad en los pasillos. Incluso cuando el trabajo a distancia estaba en auge, Marissa Mayer, entonces jefa de Yahoo, lo prohibió en 2013. «Algunas de las mejores decisiones y conocimientos provienen de las discusiones en los pasillos y en la cafetería, de conocer a gente nueva y de las reuniones de equipo improvisadas», decía el memorándum dirigido a los cerca de 11.500 empleados de Yahoo.

Esta serendipia era la razón de ser de las oficinas. Kristen Conry, directora general del estudio de arquitectura y diseño Gensler, con sede en San Francisco, explicó en un correo electrónico que los diseñadores siguen intentando fabricar la serendipia con «recorridos de circulación cuidadosamente estudiados».

Según Lisa Reed, directora de proyectos de HOK, un estudio de arquitectura, ingeniería y planificación urbana con sede en San Luis, la serendipia puede fomentarse con entornos que hagan que la gente se sienta segura y protegida. «Veo un deseo de entornos ‘resimétricos’, en los que estamos llevando cualidades residenciales al lugar de trabajo: ya sea una sala de reuniones al estilo de una sala de estar o pasar por una sala de descanso que parece una acogedora cocina casera, es más probable que se baje la guardia, se esté abierto a la conversación y se dediquen unos momentos a explorar hacia dónde va a ir la discusión en este tipo de entornos», dijo Reed.

Cuantificando los resultados

¿Pero funciona? Las empresas que invierten en la optimización de sus espacios de trabajo para la serendipia y el bienestar pueden ahora recopilar datos para justificar sus elecciones, aunque esto tiene algunas implicaciones desconcertantes. La agencia de consultoría Humanyze, con sede en Boston, utiliza tarjetas de identificación sociométricas, que contienen micrófonos para determinar si la gente está hablando y acelerómetros que controlan su movimiento físico. Taemie Kim, cofundadora y jefa científica de Humanyze, dijo que los datos pueden ser sorprendentes. Por ejemplo, una empresa que era cliente de Humanyze tenía varias salas de descanso pequeñas, cada una de las cuales albergaba una cafetera «cutre». «Nadie estaba realmente contento con el café», dijo Kim, y lo que es peor, había demasiadas máquinas, lo que «no daba a la gente la oportunidad de chocar entre sí tomando café». Humanyze recomendó invertir en una máquina de mayor calidad, colocada en un lugar central. No sólo la gente estaba más contenta, sino que el cambio «aumentó enormemente la cantidad de encuentros no programados con otras personas de otros equipos», dijo Kim. También hubo un aumento en el número de correos electrónicos enviados entre oficinas y eventos programados en el calendario.

Hay pocas pruebas empíricas de que más reuniones conduzcan a una mayor creatividad, pero un estudio de 2012 que utilizó insignias sociométricas descubrió que las personas en entornos académicos e industriales eran, según una escala de evaluación creativa estandarizada, más creativas cuando se reunían en persona.

Resolviendo el rompecabezas de la productividad

¿Así que la oficina del futuro es solo un cálculo entre el coste inmobiliario y los beneficios de la flexibilidad? Algunas grandes empresas como Bank of America e IBM han reducido o eliminado sus opciones de trabajo a distancia; IBM lo hizo incluso después de informar en 2009 de que el 40% de sus empleados globales trabajaban a distancia, lo que le permitió vender casi 2.000 millones de dólares en inmuebles. Esto indica que las grandes empresas están reinvirtiendo en espacios más pequeños y esperan que las relaciones cara a cara sean rentables para una plantilla reducida.

Diseñar para la innovación y la serendipia es sólo una parte de la solución del rompecabezas de la productividad; diseñar para los seres humanos lo es todo. Algunas personas querrán ese entorno «resimétrico»; otras querrán una gran máquina de café, o una puerta que impida el paso del ruido. Admitiré libremente que, a pesar de toda mi productividad actual, echo de menos la oficina: la gente, sobre todo, así como la posibilidad de hacer simplemente una pregunta a alguien en persona. Después de una década en casa, probablemente ni siquiera me importen los ratones.