Compliance beschrijft het vermogen van een persoon, bedrijf of organisatie om zich te houden aan normen, voorschriften, regels, beleidslijnen, bevelen of verzoeken. Als je je aan een stel regels houdt, voldoe je aan die regels. Vandaar de twee termen: compliance en adherence.
Alle bedrijven of organisaties in het grootste deel van de wereld moeten zich houden aan diverse regels en voorschriften. Als u een bedrijf leidt of bezit, is het van cruciaal belang dat u ervoor zorgt dat elke werknemer zich houdt aan de regels en voorschriften van de relevante toezichthoudende instanties. U moet er ook voor zorgen dat zij zich aan uw interne regels en beleid houden.
Power DMS, dat organisaties helpt hun middelen en reputatie te beschermen, zegt het volgende over de twee soorten compliance:
“Regulatory Compliance: de stappen die een organisatie neemt om te voldoen aan relevante externe wetten, regels en richtlijnen. Corporate Compliance: de acties en programma’s die een organisatie opzet om de naleving van intern beleid, procedures en geaccepteerd gedrag, alsmede externe regelgeving te waarborgen.”
Compliance is belangrijk in het bedrijfsleven
Totale transparantie
Als een bedrijf kan beweren dat het in strategische compliance is, betekent dit dat er sprake is van totale transparantie en een competent en verantwoordelijk management. Bovendien vertelt het de wereld dat degenen die het bedrijf leiden, controle hebben over de procedures en processen.
Slecht geleid en riskant bedrijf
Als een bedrijf zich niet aan regels, voorschriften en normen houdt, zal het worden gezien als een bedrijf met een hoog risico. Dit betekent dat mensen zullen denken dat het waarschijnlijker is dan bijvoorbeeld zijn concurrenten dat het markt- en aandelenverliezen en andere problemen zal ondervinden.
Consumenten, prospects, concurrenten, leveranciers en kredietverstrekkers zullen het zien als een slecht geleide organisatie. Een prospect is een persoon of bedrijf waarvan u denkt dat het een betalende klant zou kunnen worden.
Siteware, een management-, engagement- en technologiebedrijf dat in 2000 werd opgericht, zegt het volgende over de term in de bedrijfswereld:
“In staat zijn om te zeggen dat een bedrijf in strategische compliance is, is op zichzelf een fundamentele bedrijfsstrategie. Het betekent dat er transparantie is en een toenemende mate van managementvolwassenheid.”
“In compliance zijn laat zien dat managers en teams de processen en procedures onder controle hebben, geïmplementeerd en uitgevoerd worden met effectieve politieke, commerciële, arbeids-, contractuele en gedragscompliance.”
Compliance officers
Deze functionarissen zorgen ervoor dat hun bedrijf en werknemers zich houden aan externe en interne regelgeving, statuten, beleid, enz. In grote bedrijven hebben zij de leiding over de afdeling Compliance.
Zij werken samen met de werknemers van het bedrijf en het hoger management om risico’s op het gebied van regelgeving en compliance op te sporen en te beheren. Ze zorgen ervoor dat er interne controles zijn die de risico’s waarmee het mogelijk te maken krijgt, kunnen beheren en meten.
Investopedia, een website die zich richt op financiële en beleggingseducatie, schrijft het volgende op haar website:
“Compliance officers bieden een interne dienst die bedrijfsgebieden effectief ondersteunt in hun plicht om te voldoen aan relevante wet- en regelgeving en interne procedures. De compliance officer is meestal de general counsel van het bedrijf, maar niet altijd.”
Brand image
Er komt veel meer kijken bij compliance dan het naleven van externe regels en voorschriften. Het omvat ook het naleven van het waarden- en beleidssysteem van de onderneming. Het naleven van nationale of lokale regels is verplicht in de zakenwereld, terwijl de regels die bedrijven zichzelf opleggen dat niet zijn.
Gedragscode
Interne normen, waarden, beleidslijnen, enz. maken deel uit van een gedragscode die een krachtige impact kan hebben op het merk van het bedrijf. Als u wilt dat consumenten, concurrenten, leveranciers en andere belanghebbenden op de markt uw bedrijf zien als professioneel, betrouwbaar, eerlijk en goed geleid, is het van cruciaal belang dat u zich houdt aan een reeks waarden en hoge normen die u zelf hebt vastgesteld.
Een belofte
Het merk van een bedrijf is zijn imago en persoonlijkheid. Het brengt een belofte aan consumenten over dat de producten of diensten die ze kopen zullen voldoen aan de hoge normen die u nastreeft. Een positief merkimago helpt bij het stimuleren van klantenbinding, merkentrouw, verkoop en uiteindelijk winst.
Idox Compliance, een van Europa’s topaanbieders van compliance-oplossingen, maakt de volgende opmerking:
“Niet-compliance kan ernstige gevolgen hebben voor zowel individuen als voor de hele organisatie in het algemeen. Compliance is een essentiële voorwaarde voor duurzaam succes op lange termijn. Betrouwbaarheid, continuïteit en vertrouwen kunnen alleen bestaan in een organisatie als deze zich duidelijk inzet voor naleving.”
Etymologie van het werkwoord ‘naleven’
Etymologie is de studie van woorden, zinsdelen en uitdrukkingen en waar ze vandaan komen, d.w.z. hun oorsprong. Het omvat ook het bestuderen van hun betekenissen en hoe ze in de loop der tijd zijn geëvolueerd.
Volgens het Online Etymologie Woordenboek, ontstond het werkwoord to comply in de Engelse taal in het begin van de 14e eeuw, met de betekenis “vervullen, uitvoeren”. Het kwam van het Oudfranse woord Compli, het voltooid deelwoord van Complir, wat betekent “uitvoeren, vervullen, volbrengen.”
Het Oudfranse woord kwam van het Vulgair Latijnse woord Complire. De Vulgair Latijnse term kwam van het Latijnse woord Complere, dat “vervullen, voltooien (van een taak), aanvullen” betekent.”
In ca. 1600 kreeg het ook de betekenis “handelen in overeenstemming met de wens of de wil van een ander, instemmen.”
Het zelfstandig naamwoord Compliance verscheen in de jaren 1640, met de betekenis “aanleg om aan anderen toe te geven, daad van inschikken.”