Eigenaar van een bedrijf? Dan heeft u waarschijnlijk ook te maken met veel post. Stroomlijn uw postbeheer door alle pakketten & slakkenpost door te laten sturen en online te laten beheren.

Het runnen van een klein bedrijf is nooit een gemakkelijke taak; afhankelijk van de branche en de klanten die u bedient, hebt u te maken met complexe bedrijfsvoering, HR, overheidsvoorschriften (en de lijst gaat maar door.) Wat meer is, is dat er verschillende administratieve taken zijn die de aandacht vragen van een toch al zeer drukke eigenaar.

Op het moment dat deze blog wordt geschreven, is Covid-19 een nieuwe realiteit geworden. Werken op afstand, sociale distantiëring en thuisblijven orders, hebben verstoord letterlijk elk bedrijf. De bedrijven die online konden gaan, konden de storm doorstaan en onder nieuwe omstandigheden werken. Lokale bedrijven zoals restaurants die niet zwaar geïnvesteerd waren in digitale alternatieven, hadden geen andere optie dan te sluiten.

Het was van cruciaal belang om de post op te kunnen halen; nu iedereen thuis werkt, wie gaat er dan nog naar kantoor om de post op te halen? Erg onhandig en een grote tijdkiller.

Wat is post doorsturen?

Wanneer u normaal post ontvangt op uw bedrijfslocatie, geeft u met mail forwarding de USPS te kennen dat de postbezorging moet worden omgeleid en dat in plaats van verzending naar uw oude locatie, alle post wordt doorgestuurd naar de nieuwe locatie. De beste manier om dit te bedenken is als een bedrijf verhuist: wat gebeurt er dan met alle contactpersonen die alleen uw oude adres kennen? U zou de lijst van alle vrienden, zakenrelaties & klanten, moeten doornemen om hen van het adres op de hoogte te brengen (iets wat helemaal niet praktisch is.)

Met mail forwarding wordt al uw post van uw vorige locatie naar uw nieuwe locatie doorgestuurd. Het enige wat u hoeft te doen om dit proces in gang te zetten, is een adreswijziging in te vullen bij de USPS. En binnen een paar dagen, bent u helemaal klaar om te gaan.

Hoe zakelijke post doorsturen

Nu, voordat we overgaan tot de beste manier om te beginnen met het doorsturen van zakelijke post (d.w.z. door u aan te melden bij een virtuele brievenbus service), laten we eens kijken hoe u gewoon de United States Postal Service kunt gebruiken om uw zakelijke doorstuuradres te wijzigen.

De eerste optie die de USPS biedt, is het openen van een postbus. Dus, zonder verder oponthoud, gaan we meteen in de details.

USPS PO Boxes for Business

PO boxen worden aangeboden op veel lokale postkantoren en kunnen worden gebruikt voor zowel persoonlijk als zakelijk gebruik. Ze zijn veilig, toegankelijk en gemakkelijk online te openen. Maar, het is vermeldenswaard dat je nog steeds een of twee keer per week naar het postkantoor moet om alles op te halen wat binnenkwam; voor sommigen is dit genoeg om ze af te schrikken.

Voordat u een beslissing neemt, zullen we eens kijken naar de voors en tegens van het gebruik van een postbus als uw post doorsturen voor zakelijke service.

De voordelen van postbussen

• Het is een veilige manier om post te ontvangen terwijl u niet op kantoor bent.
• U hoeft zich geen zorgen te maken over pakketten die op uw deurmat liggen.
• Het is gemakkelijk om vertrouwelijke documenten veilig en privé te bewaren.
• U kunt naar uw postbus reizen wanneer het u uitkomt.
• Sommige zijn 24 uur per dag, 7 dagen per week geopend.

De nadelen van postbussen

• U hebt geen andere keus dan één, twee of drie keer per week naar de fysieke postbus te gaan.
• Het is niet zo veilig als een virtuele postbus, omdat deze direct naast de postbus van iedereen staat.
• Als uw kantoor ver weg verhuist, moet u uw postbus wijzigen, omdat deze niet met u meeverhuist.

USPS Business Mail Pickup

Deze optie is voor degenen onder u die veel post ontvangen (of talrijke pakketten en pakketten die te groot zijn voor de grootste postbus).

Hoe werkt het?

Het postkantoor ontvangt alle doorzendingen van uw zakelijke adres zodra uw kantoor is verhuisd of u fulltime vanuit huis bent gaan werken. Vervolgens spreekt u een tijd af om al uw brieven, pakketten en pakketten op te halen, u komt opdagen, verzamelt ze en u bent er klaar voor!

Hoe begin ik?

Als u geïnteresseerd bent (hoewel we u aanraden eerst de voors en tegens hieronder te bekijken voordat u zich vestigt), leest u hier hoe u het ophalen van zakelijke post instelt. Het duurt niet lang, je hoeft alleen maar twee vormen van ID te leveren en een formulier in te vullen.

1. Vind het PS-formulier 1093-C online.
2. Print het uit.
3. Vul het gedeelte “Application for Post Office Caller Service” in.
4. Neem uw ingevulde formulier en twee soorten door de overheid goedgekeurde Amerikaanse identificatie mee. Voor uw primaire formulier kunt u een van de volgende documenten gebruiken (waarbij u erop moet letten dat deze door de federale overheid, een deelstaat of een stam zijn afgegeven):
   1. State driver’s license
   2. Non-identiteitskaart
   3. Uniformed Service ID card
   4. US Armed Forces card
   5. Corporate identification
   6. US passport
   7. US passport card
   8. US university identification
   9. US permanent resident card
   10. Any ID card issued by the United States Citizenship and Immigration Services
   11. US certificate of naturalization or citizenship
   12. Tribal identification card

Voor uw tweede identiteitsbewijs, kunt u een van de volgende meenemen:

1. Huurovereenkomst
2. Hypotheekovereenkomst
3. Trustakte
4. Kiespas
5. Verzekeringspolis
6. Kentekenbewijs
7. Rekening nutsbedrijf
8. Formulier I-94
9. Voertuigverzekeringspolis
10. Beslis welke service-optie u wilt. Dit kan 1 jaar of 6 maanden zijn.
11. Betaal de vergoeding. Zorg ervoor dat u dit doet bij het postkantoor waar u deze dienst gaat gebruiken. U kunt betalen met een credit- of debitcard, contant, cheque of postwissel.
12. Haal uw zakelijke post op wanneer dat nodig is.

De voordelen van Business Mail Pick Up

• U kunt grote poststukken ontvangen zonder u zorgen te hoeven maken of ze in uw postbus zullen passen.
• Als er geen postbussen beschikbaar zijn, is dit uw kans om een nog betere service te krijgen.
• U kunt uw post ophalen wanneer het u uitkomt.
• U kunt uw bedrijf gemakkelijk uitbreiden zonder bang te hoeven zijn dat het de toevloed van post niet aankan.

De nadelen van Business Mail Pick Up

• U wilt misschien niet betalen voor een postdienst die een jaar of 6 maanden duurt, vooral als u een start-up bent, omdat het u beperkt tot één locatie.
• U moet nog steeds naar een specifieke locatie reizen om uw post te ontvangen.
• Kan behoorlijk tijdrovend zijn, afhankelijk van de reistijd.

Oké, nu u bekend bent met de zakelijke post doorstuur adres diensten die de USPS biedt, is het tijd om u te laten zien waar u echt uw geld in moet steken!

Waarom heeft uw kleine bedrijf post doorsturen nodig?

Er zijn tal van redenen waarom uw kleine bedrijf post doorsturen nodig heeft! We zullen ze nu stuk voor stuk de revue laten passeren, maar als u niet veel tijd hebt, kunt u naar het einde van dit hoofdstuk scrollen, waar u een beknopte lijst vindt.

Dus, als u nog steeds bij ons bent, laten we meteen beginnen met alle voordelen die u zult genieten zodra u een virtuele postdoorstuurservice hebt opgezet.

Gemak

Wanneer een pakket naar u wordt verzonden en u in de buurt moet zijn om het op te halen, kan het problematisch zijn als u toevallig niet op kantoor bent, een werkbezoek aflegt of het gewoon te druk hebt om uw pakket in ontvangst te nemen. Wat ondernemers uiteindelijk doen, is zich inschrijven voor een postbus om alle pakketten en post te ontvangen. Dat leidt tot een nieuw probleem: u moet een bepaalde dag van de week uittrekken om naar uw postkantoor te rijden, in de rij te gaan staan en uw post op te halen. Maar wat als u iemand zou laten tekenen voor uw pakje, alleen met uw toestemming, en tegen een fractie van de kosten van uw secretaresse? Wat als u zou kunnen vragen dat het pakket op verzoek wordt verzonden naar uw locatie, voor maximaal 80% korting op de gebruikelijke verzendkosten? Het voordeel hiervan qua tijdsbesparing en verzendkosten ligt voor de hand.

Beveiliging post

Wanneer u post op uw locatie ontvangt, is deze meestal toegankelijk voor vrijwel iedereen die er maar zijn hand op wil leggen. Van diefstal van identiteitspapieren tot postdiefstal en alles daartussenin: post zonder toezicht op een locatie of tijdens uw afwezigheid is waarschijnlijk niet het beste idee. Als u uw post laat uitbesteden, worden alle pakketten opgeslagen in een magazijn met 24/7 bewakingssystemen en beveiligingspersoneel ter plaatse. Er is geen veiliger plaats om uw slakkenpost op te slaan dan bij een postdoorzenddienst.

Look Sharp

Als bedrijf is er niets erger dan er onprofessioneel uitzien, toch? Nou, als u een online bedrijf bent, of gewoon hebt besloten om het te registreren onder een postbus of uw huisadres, dan brengt dat een aantal problemen met zich mee.

Niet alleen zijn er extra veiligheidszorgen waar u rekening mee moet houden (boze klanten die weten waar u woont, enzovoort), maar uw bedrijf ziet er helemaal niet professioneel uit. Een bedrijf met een postbus ziet er zeker niet zo goed uit als een bedrijf met een echt fysiek adres.

privacy thuis

We hebben het hier al een beetje over gehad, maar als u besluit uw thuisadres te gebruiken voor zakelijke post, geeft u dat adres bloot aan letterlijk elke kwaadwillende online persoon. Boze klanten, werknemers of investeerders, kunnen met een eenvoudige Google-zoekopdracht weten waar u en uw familie zich bevinden. Door uw bedrijf te registreren met een echt fysiek adres dat niet uw thuisadres is, blijven uw privacy en gezin beschermd.

Permanent adres

Wat gebeurt er als u besluit de locatie van uw bedrijf te verplaatsen? U moet al uw contactgegevens blijven bijwerken, klanten op de hoogte brengen van een verhuizing en adreswijzigingsformulieren invullen bij de USPS. Wanneer u zich registreert voor een virtueel adres, is dit adres levenslang van u, ongeacht waar u zich fysiek bevindt. Denkt u zich eens in; verandert u uw telefoonnummer telkens wanneer u verhuist? Waarom zou u dan ook uw postadres moeten veranderen wanneer u dat doet?

Gestroomlijnd postbeheer

Wanneer u zich aanmeldt voor een virtueel bedrijfsadres, kunnen alle medewerkers de inkomende post digitaal beheren. Er is geen vereiste dat iemand ter plaatse is, en virtueel, vanuit het comfort van hun eigen kantoor of huis, kunnen ze een paar klikken maken en de post online afhandelen.

De snelle blik Voors en Tegens

Voor al jullie drukke konijntjes die nu geen tijd hebben voor ons volwaardige gesprek, is hier een snelle samenvatting van alles waar we het hierboven over hebben gehad.

Klaar?

De voordelen

• Gemak – u hoeft niet in de buurt te zijn om uw belangrijke document of pakket op te halen, een deskundige postbehandelaar doet dat voor u.
• Beveiliging van de post – al uw post wordt bewaard in een beveiligde faciliteit, compleet met 24-uurs videobewaking en meer. Veiliger dan dit vindt u het nergens!
• Look sharp – Uw huisadres als zakelijk adres ziet er niet erg professioneel uit. Met een virtuele brievenbus is dit probleem opgelost.
• Privacy thuis – het gebruik van uw huisadres als zakenadres kan een rommelige aangelegenheid worden. Boze klanten, ontevreden investeerders en woedende werknemers kunnen u en uw dierbaren ongelooflijk goed vinden.
• Permanent – u hoeft nooit meer uw postadres te wijzigen wanneer u van kantoor verandert.
• Gestroomlijnd postbeheer – al uw medewerkers hebben toegang tot de post van uw kantoor vanaf een smartphone-app of hun computer. Niemand hoeft op locatie te zijn.

Okay, wat zijn dan de nadelen? Alles heeft een keerzijde, nietwaar?

Wel, ja, maar de voordelen van het aanmelden voor een virtuele postdoorstuurservice wegen drastisch op tegen de mogelijke nadelen. Hoe dan ook, we zullen het kort hebben over de dingen die niet zo goed zijn aan een virtueel postbussysteem. (Hint: toen we “dingen” zeiden, bedoelden we “ding”, want er is maar één potentieel nadeel)!

De snelle blik Con

• Extra kosten – dit geldt vooral voor startende bedrijven. Wij hebben gemerkt dat veel nieuwe bedrijven niet de extra kosten willen maken die het doorsturen van zakelijke adressen met zich meebrengt. Het is echter belangrijk te onthouden dat een virtuele postbus u een enorm rendement op uw investering zal opleveren (als u naar de bovenstaande voordelen kijkt, zult u dat zien!).

The Bottom Line