Ik heb sinds 2008 niet meer in een kantoor gewerkt – een echt kantoor. Toen had ik een met plakbriefjes beplakt hokje en een bureaustoel met een twijfelachtige ergonomische waarde. Ik had vergaderingen in de vergaderzaal, lunch aan mijn bureau. Ik had collega’s in de cubicles in de buurt voor advies en roddels. Ik had muizen die het kleine bewijs van hun nachtelijke bezoekjes in mijn bureaulades achterlieten.

Nu is mijn bureau tegen een muur bedekt met plakbriefjes en mijn stoel is nog steeds van twijfelachtige ergonomische waarde – maar dat bureau is in mijn huis. Mijn vergaderingen zijn via de telefoon of Skype, en de meeste uitwisselingen gaan via e-mail of sms. Het is rustig. Ik verspil geen tijd aan woon-werkverkeer, en ik kan zelfs een lading wasgoed in de was gooien als ik de kans krijg.

Meer mensen, niet alleen freelancers zoals ik, kiezen ervoor om op afstand te werken. Een onderzoek uit 2018 door een aanbieder van alternatieve kantoorruimte meldde vrolijk dat 70 procent van de werknemers wereldwijd ten minste eenmaal per week op afstand werkt. Sommige mensen suggereren dat startups helemaal geen kantoorruimte zouden moeten nemen. Onlangs interviewde ik de twee oprichters van een app-makend bedrijf, van wie de een in New York woonde en de ander in Georgia. Ze ontmoetten elkaar zelden.

Als ik dus geen kantoor nodig heb, en als de 5 procent van de Amerikanen die alleen op afstand werken geen kantoor nodig hebben, en als de 70 procent van de mensen die nu al af en toe op afstand werken er geen nodig hebben, en als startups dat niet doen, wie dan wel? Waar dient een kantoor eigenlijk voor?

Ontwerpen voor productiviteit

Het bedrijfskantoor zoals wij dat kennen, is een relatief nieuwe uitvinding. In het begin van de 20e eeuw waren kantoren fabrieken voor papierwerk – rijen bureaus, gevuld met rijen klerken; hoger geplaatsten hadden privékantoren, vaak rond de fabrieksvloer. Halverwege de vorige eeuw werden efficiencycriteria ingevoerd, maar niemand was in staat om de productiviteit echt te kwantificeren. De open plattegrond, een afstammeling van de papierwerkfabriek, werd bepleit door architecten als Frank Lloyd Wright om samenwerking te bevorderen en muren af te breken, zowel letterlijk als sociaal. Aan het eind van de jaren zestig werd de cubicle uitgevonden als een futuristische poging om de manier waarop mensen feitelijk werkten te verenigen met de efficiëntie die van een open plan werd verwacht.

Hoezeer we ook denken dat kantoren sinds het begin van de 20e eeuw zijn veranderd, dat is in werkelijkheid niet zo. De vertrouwde open plattegrond is nu het meest voorkomende kantoorontwerp in de VS, maar het is ook het meest gehate – het is luidruchtig, mist privacy, en zendt de verkeerde signalen uit over vertrouwen. En het faalt precies in wat het had moeten doen: inspireren tot samenwerking. Uit een onderzoek uit 2018 waarin de interactie tussen werknemers in twee nieuw ontworpen open kantoren werd gevolgd, bleek dat de face-to-face-interactie in beide kantoren met ongeveer 70 procent afnam, en dat e-mail en andere vormen van digitale communicatie ook afnamen. “Open architectuur leek een natuurlijke menselijke reactie te triggeren om zich sociaal terug te trekken van kantoorgenoten,” concludeerden de auteurs.

Justifying the commute

Voor het betere deel van het leven van het kantoor moesten werknemers ze gebruiken. Nu doen ze dat niet, en dat zet veel druk op leidinggevenden om kantoren te rechtvaardigen. “Een idee was dat het interactie bood die je buiten hen niet kon hebben,” Nikil Saval, auteur van 2014’s Cubed: A Secret History of the Workplace uit 2014, vertelde me. In 2013, toen Saval aan zijn boek werkte, was het modewoord in kantoorontwerp serendipiteit: in een kantoor zijn betekende dat je de ongeplande vergaderingen zou hebben die leiden tot creativiteit, innovatie en samenwerking.

Het concept bestaat al tientallen jaren. De enorme productie van Bell Labs werd toegeschreven aan de lange gangen op de campus, waardoor de ingenieurs, scheikundigen en onderzoekers gedwongen werden tot toevallige botsingen in de gangen. Zelfs toen werken op afstand in opmars was, verbood Marissa Mayer, toenmalig hoofd van Yahoo, het in 2013. “Sommige van de beste beslissingen en inzichten komen uit gang- en cafetariadiscussies, het ontmoeten van nieuwe mensen en spontane teamvergaderingen,” luidde de memo aan Yahoo’s ongeveer 11.500 werknemers.

Deze serendipiteit was de reden die voor het bestaan van kantoren werd gegeven. Kristen Conry, een managing director bij het in San Francisco gevestigde architectuur- en ontwerpbureau Gensler, legde in een e-mail uit dat ontwerpers serendipiteit nog steeds proberen te produceren met “zorgvuldig overwogen circulatiepaden.”

Volgens Lisa Reed, projectmanager bij HOK, een in St. Louis gevestigd architecten-, ingenieurs- en stedenbouwkundig bureau, kan serendipiteit worden bevorderd door omgevingen die mensen een veilig en geborgen gevoel geven. “Ik zie een verlangen naar ‘resimmerical’ omgevingen, waar we residentiële kwaliteiten naar de werkplek brengen – of het nu een vergaderruimte in huiskamerstijl is of een pauzeruimte die aanvoelt als een gezellige thuiskeuken, je bent eerder op je hoede, staat open voor een gesprek en neemt een paar momenten om te verkennen waar de discussie heen zal gaan in dit soort omgevingen,” zei Reed.

Kwantificering van de resultaten

Maar werkt het? Bedrijven die investeren in het optimaliseren van hun werkplekken voor serendipiteit en welzijn kunnen nu gegevens verzamelen om hun keuzes te rechtvaardigen, hoewel dit een aantal verontrustende implicaties heeft. Het in Boston gevestigde adviesbureau Humanyze maakt gebruik van sociometrische ID-badges, die microfoons bevatten om vast te stellen of mensen praten en versnellingsmeters die hun fysieke beweging in de gaten houden. Taemie Kim, medeoprichter en hoofdwetenschapper van Humanyze, zei dat de gegevens verrassend kunnen zijn. Een bedrijf dat klant was van Humanyze had bijvoorbeeld verschillende kleine pauzeruimtes, elk met een “waardeloos” koffiezetapparaat. “Niemand was echt tevreden met de koffie,” zei Kim, en erger nog, er waren te veel machines, waardoor “mensen niet de kans kregen om elkaar tegen het lijf te lopen bij het halen van koffie.” Humanyze raadde aan om te investeren in één machine van hogere kwaliteit, geplaatst op een centrale locatie. Niet alleen waren de mensen gelukkiger, maar de verhuizing “zorgde ook voor een enorme toename van het aantal ongeplande botsingen met andere mensen in andere teams”, aldus Kim. Er was ook een stijging in het aantal verstuurde interoffice e-mails en geplande agenda-evenementen.

Er is weinig empirisch bewijs dat meer vergaderingen leiden tot meer creativiteit, maar een studie uit 2012 die sociometrische badges gebruikte, ontdekte dat mensen in zowel academische als industriële omgevingen, volgens een gestandaardiseerde creatieve beoordelingsschaal, creatiever waren wanneer ze elkaar persoonlijk ontmoetten.

Oplossing van de productiviteitspuzzel

Dus is het kantoor van de toekomst slechts een berekening tussen de kosten van onroerend goed en de voordelen van flexibiliteit? Sommige grote bedrijven, zoals Bank of America en IBM, hebben hun mogelijkheden om op afstand te werken teruggeschroefd of afgeschaft; IBM deed dit zelfs nadat het in 2009 had gemeld dat 40 procent van zijn wereldwijde werknemers op afstand werkte, waardoor het bijna 2 miljard dollar aan onroerend goed van de hand kon doen. Dit geeft aan dat grote bedrijven opnieuw investeren in kleinere ruimtes en verwachten dat face-to-face relaties winstgevend zijn voor een teruggeschaald personeelsbestand.

Ontwerpen voor innovatie en serendipiteit is slechts een deel van het oplossen van de productiviteitspuzzel; ontwerpen voor mensen is het allemaal. Sommige mensen zullen die “resimmerical” omgeving willen; anderen willen een geweldige koffiemachine, of een deur om het lawaai buiten te sluiten. Ik zal eerlijk toegeven dat ik, ondanks mijn huidige productiviteit, het kantoor mis: de mensen vooral, en ook de mogelijkheid om iemand gewoon persoonlijk een vraag te stellen. Na een decennium thuis, zou ik waarschijnlijk zelfs de muizen niet erg vinden.