Hoe beïnvloeden veranderingen in de belastingwet de rij-uitgaven?

Dit artikel is bijgewerkt met informatie over de nieuwste wijzigingen in de belastingwetgeving – de 2017 Tax Cuts and Jobs Act.

De belangrijkste verandering die van invloed is op werknemers die voor zakelijke doeleinden rijden, is de afschaffing van de aftrek voor niet-vergoede zakelijke uitgaven van werknemers. In het verleden kon u alle rijkosten die niet door uw werkgever werden betaald, aftrekken op uw persoonlijke belastingaangifte. Vanaf het belastingjaar 2018, tot en met het belastingjaar 2025, kunnen werknemers deze kosten niet aftrekken op schema A.

Zijn woon-werkverkeer kilometers aftrekbaar?

Q: Ik was vorig jaar een onafhankelijke aannemer. Ik reisde om mijn zoon op te halen, die bij mij op het werk werkte. Kan ik de kilometers om hem op te halen en af te zetten declareren als kilometerkosten?

A: Nee, u kunt geen kilometers declareren om uw zoon op te halen die voor u werkt. De afstand tussen huis en werk wordt beschouwd als woon-werkverkeer. Iedereen moet naar zijn werk, dus de IRS beschouwt deze uitgaven niet als zakelijke uitgaven. Als u besluit elke dag een lange afstand te willen afleggen om te pendelen, of als u een collega wilt ophalen, is dat nog steeds woon-werkverkeer, zolang u maar elke avond thuis bent.

Kan ik reiskilometers aftrekken als reclame?

Vraag: Als ik het logo van mijn bedrijf op mijn auto zet, kan ik dan mijn reiskilometers als reclame aftrekken?

A: Nee, een bedrijfslogo op je auto maakt er nog geen dienstauto van.

De reclamekosten in dit voorbeeld zijn de kosten voor het aanbrengen van het logo op de auto. Met de auto rondrijden is geen reclame; het is gewoon rijden. De belastingdienst zegt: “Het aanbrengen van reclamemateriaal op uw auto verandert het gebruik van uw auto niet van privégebruik in zakelijk gebruik.”

Zijn kilometers van een bedrijf aan huis aftrekbaar?

Q: Als ik als zelfstandige thuis werk, kan ik dan kilometers naar mijn werk en terug declareren? Kan ik reizen naar de bank en het postkantoor aftrekken? Wat als ik zakelijke ritten maak vanuit mijn kantoor aan huis en ook stop om persoonlijke boodschappen te doen?

A: Als uw huis uw fiscale woning is (zoals gedefinieerd door de IRS), kunt u de kosten van het rijden van uw huis naar zakelijke locaties (zoals het kantoor van een klant of de kantoorboekhandel) aftrekken als een zakelijke uitgave. Uw fiscale woonplaats is de plaats waar u regelmatig zaken doet. Dat kan uw gezinswoning zijn als u zaken doet in een specifieke ruimte van uw huis.

Ja, je kilometers naar werklocaties en terug zijn zakelijke kilometers die moeten worden ondersteund door schriftelijke documentatie van waar je naartoe ging en hoeveel zakelijke kilometers je hebt gereisd. Uitstapjes naar de bank en het postkantoor komen ook in aanmerking als zakelijke kilometers indien gedocumenteerd.

Het zakelijke doel moet de reden voor de reis zijn en u moet een uitstekende administratie hebben over het doel om de aftrek te documenteren. U moet het privé-rijden scheiden van het zakelijk rijden, door een contemporaine registratie bij te houden (op het moment van de gebeurtenis). Voor elke zakenreis moet u zakelijke doeleinden aantonen.

Het eindresultaat van uw administratie moet zakelijke kilometers voor het jaar zijn (met een back-up geschreven logboek) en het totale aantal kilometers dat u reed voor het jaar. Om het totaal aantal afgelegde kilometers te documenteren, moet u de kilometerstand aan het begin en aan het eind van het jaar opnemen. De belastingdienst kijkt vaak naar de kilometerstand op rekeningen voor autoreparaties om te zien of uw totale aantal kilometers redelijk is.

Wat moet ik gebruiken – de standaardaftrek of de werkelijke uitgaven?

Q: Hoe weet ik of ik de standaardaftrek moet gebruiken of de werkelijke uitgaven?

A: U moet zowel de standaardmijlenaftrek als de werkelijke uitgavenmethode uitproberen om te zien welke methode u de grootste aftrek oplevert. Hoe groter de aftrek waar u recht op hebt, hoe meer u bespaart aan belastingen.

Voor de werkelijke kostenmethode bepaalt u het zakelijke gebruikspercentage op basis van de gedocumenteerde zakelijke kilometers gedeeld door het totale aantal zakelijke kilometers dat u in het jaar hebt gereden. Pas dat percentage toe op de werkelijke kosten van het bezit en gebruik van het voertuig; inclusief benzine, olie, banden, onderhoud en reparaties, verzekeringen, registratierechten en licenties, autowassen, leasebetalingen of afschrijvingen als u eigenaar bent van de auto.

Voor het standaardkilometertarief vermenigvuldigt u de totale zakelijke kilometers met het standaardkilometertarief voor het jaar.

Er zijn enkele beperkingen op het gebruik van deze twee methoden. Om de standaardaftrek te gebruiken, moet u deze in het eerste jaar gebruiken, daarna kunt u in latere jaren een van beide methoden kiezen. Als u de auto leaset en u het eerste jaar de standaardaftrek gebruikt, moet u deze gedurende de gehele leaseperiode gebruiken.

Om het standaardkilometertarief te gebruiken, moet u de auto bezitten of leasen en:

• U kunt hem niet gebruiken voor wagenparkactiviteiten (vijf of meer auto’s tegelijk)
• U moet de lineaire afschrijvingsmethode gebruiken als u de auto wilt afschrijven
• U kunt de speciale afschrijvingsaftrek of een Sectie 179-aftrek claimen, en
• u kunt na 1997 geen werkelijke kosten claimen voor een auto die u least.

Zijn schattingen aanvaardbaar?

Q: Ik heb vorig jaar voor mijn bedrijf aan huis ongeveer 8000 kilometer gereden. Ik heb wat bonnetjes, maar ik heb niet alle kilometers genoteerd. Is een schatting OK? Kan ik de aftrek nog steeds toepassen als ik niet alle gegevens heb?

A: Nee, geschatte zakelijke kilometers zijn niet toegestaan om uw kilometeraftrek te ondersteunen.

Hier volgt een voorbeeld van wat er kan gebeuren als je schat:

De belastingrechter wees de autokosten in 2009 af voor de eigenaar van een makelaarskantoor en haar werknemer in Engle v. Commissioner. De belastingbetaler gaf toe dat hun gerapporteerde kilometerbedragen schattingen waren. In een beknopt advies oordeelde het Hof dat de belastingbetalers wegens gebrek aan bewijs geen recht hadden op de auto-aftrek.

Als, zoals in dit geval, uw aftrek wordt afgewezen, kan uw bedrijf worden onderworpen aan boetes en sancties voor het te weinig betalen van belastingen.

Kan ik kilometers aftrekken voor een auto die niet van de zaak is?

Vraag: Ik gebruik de auto van mijn moeder voor mijn zakelijke ritten. Ik betaal gas, onderhoud en verzekering. Kan ik het gebruik van de auto als zakelijke kosten aftrekken?

A: U kunt de werkelijke kosten die u betaalt aftrekken, zolang u maar een contemporaine (op dat moment) administratie van deze kosten bijhoudt. Je moet bewijs hebben dat je de benzine, onderhoud en verzekering betaalt en je hebt een substantiële administratie nodig om je zakelijk gebruik te ondersteunen. Zorg ervoor dat u uw persoonlijk gebruik en het persoonlijk gebruik van uw moeder eruit haalt; alleen uw zakelijk gebruik is aftrekbaar.

Hoewel u kilometeraftrek kunt claimen voor een auto die u niet bezit, kunt u het voertuig niet afschrijven als een zakelijke uitgave.

Wat als ik mijn auto niet veel zakelijk gebruik?

Q: Ik gebruik mijn privé-auto voor mijn bedrijf, maar ik werk vanuit huis en gebruik hem niet veel. Kan ik nog steeds kilometerkosten aftrekken en de auto afschrijven?

A: Als u uw auto 50% of minder voor zakelijke doeleinden gebruikt, kunt u nog steeds standaardkilometrage of werkelijke kosten aftrekken, op basis van uw procentuele gebruik van de auto voor zakelijke doeleinden.

Voor afschrijvingsdoeleinden gelden speciale regels als u uw auto niet 50% of minder voor zakelijke doeleinden gebruikt:

• U kunt geen gebruikmaken van sectie 179-aftrek of speciale afschrijvingsaftrek
• U moet de afschrijving berekenen volgens de lineaire methode over vijf jaar.

Wat als ik een auto lease voor mijn bedrijf?

Vraag: Ik heb besloten voor mijn bedrijf een auto te leasen. Kan ik nog steeds het aantal gereden kilometers aftrekken en de auto afschrijven?

A: Als u een lease-auto hebt, kunt u nog steeds standaardkilometrage of de werkelijke methode gebruiken om uw aftrekbare rijkosten te berekenen. Als u de werkelijke methode gebruikt, kunt u het deel van de leasebetalingen aftrekken dat bestemd is voor het gebruik van de auto in uw bedrijf.

Er zijn enkele speciale ingewikkelde regels voor het berekenen van de afschrijving en de waarde van het geleasede voertuig (“inclusional amounts”). Zie IRS-publicatie 463 en praat met uw belastingprofessional voordat u probeert de kosten voor dit voertuig in uw bedrijfsbelastingaangifte op te nemen.

Disclaimer: De hier verstrekte informatie is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden; het is niet bedoeld als fiscaal of juridisch advies. Elke bedrijfssituatie is specifiek; praat met uw belastingprofessional voordat u uw bedrijfsbelastingaangifte opstelt.