De functies van management in bedrijven en industrieën kunnen worden ingedeeld in vier hoofdcategorieën: plannen, organiseren, leiden en controleren. Je kunt ze ook opvatten als de vier basisfuncties die managers moeten vervullen. Van oudsher zijn leidinggeven en controleren de meer zichtbare aspecten van managementtaken. De eerste twee taken van een manager zijn echter even belangrijk. Hoewel het POLC-raamwerk misschien niet alle dimensies van de rol van een manager nauwkeurig weergeeft, is het toch voldoende om de rol van managers binnen bedrijfsorganisaties te begrijpen. Het raamwerk is nuttig voor het begrijpen van de rol van managers en de dagelijkse activiteiten die zij uitvoeren om organisatorische doelen en doelstellingen te bereiken.
POLC raamwerk: Four Functions of Management
Planning:
Er wordt dagelijks veel gepland binnen organisaties. Planning wordt beschouwd als een belangrijke voorbereidende stap voordat je een nieuw project start of een nieuw doel stelt. Planning behelst vooral het vaststellen van doelstellingen en vervolgens het bepalen van de koers om die doelstellingen te bereiken. Managers moeten zich bewust blijven van de omgeving van hun bedrijfstak en prognoses maken op basis van de beschikbare gegevens en informatie over de toekomst van hun bedrijf. Planning is echter niet zo eenvoudig als het lijkt, want managers moeten goede besluitvormers zijn om met succes te kunnen plannen. Hoewel planning meerdere stappen omvat, begint het met het scannen van de omgeving. Managers moeten eerst hun omgeving scannen om hun industrieomgeving, de algemene economische omgeving, het concurrentieniveau en de behoeften en voorkeuren van klanten te kennen.
Nadat zij informatie over al deze factoren hebben verzameld en een analyse hebben voltooid, moeten managers proberen prognoses te maken op basis van de resultaten. De prognoses van de managers vormen de basis voor de planning. Doelstellingen zijn verklaringen waarin wordt aangegeven welke resultaten moeten worden bereikt en binnen welk tijdsbestek dat moet gebeuren. Managers moeten doelstellingen vaststellen als onderdeel van het planningsproces. Naast het bepalen van de koers om die doelstellingen te bereiken, moeten planners ook alternatieve koersen bepalen om de geschetste doelstellingen te bereiken. Alvorens te beslissen over de uiteindelijke gedragslijn, moeten managers de verschillende gedragslijnen overwegen en de beste gedragslijn kiezen. Nadat zij de beste handelwijze hebben gekozen, moeten de managers de nodige stappen formuleren voor de uitvoering van het plan en er ook voor zorgen dat het plan doeltreffend wordt uitgevoerd. Aangezien er verschillende soorten plannen zijn, zijn er ook verschillende soorten planning. In het bedrijfsmanagement zijn er hoofdzakelijk drie soorten planning (gebaseerd op de term van het plan), waaronder strategische, tactische en operationele planning.
Strategische planning is het proces van het analyseren van de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van een bedrijf en vervolgens het plannen van de concurrentiepositie en snellere groei op basis van de analyse. Meestal is het topmanagement betrokken bij de strategische planning en strategische plannen hebben een lange looptijd, zoals drie tot vijf jaar. De belangrijkste basis van de strategische planning is in de meeste gevallen de missieverklaring van de onderneming, waarin de fundamentele reden van haar bestaan wordt uitgelegd.
Tactische planning op organisatieniveau ondersteunt de strategische planning en wordt vooral uitgevoerd om het strategisch plan succesvol uit te voeren. Het is een planning op middellange en korte termijn in vergelijking met strategische planning.
Operationele planning is kortetermijnplanning en ondersteunt de eerste twee soorten plannen binnen de organisatie. Het richt zich vooral op het ontwikkelen van stappen en acties die kunnen helpen bij de succesvolle uitvoering van de strategische en tactische plannen. Strategische planning en tactische planning houden rekening met de doelstellingen op langere termijn, maar operationele planning richt zich op het succes van de eerste twee soorten plannen op kortere termijn. De termijn voor operationele planning is over het algemeen korter dan een jaar, zoals maandelijkse planning of halfjaarlijkse planning.
Organiseren:
Een onderneming kan haar middelen, of het nu gaat om financiële, operationele of personele middelen, alleen volledig benutten als ze goed georganiseerd zijn. Organisatie is de functie van het management die zich bezighoudt met het ontwikkelen van een organisatiestructuur en vervolgens het efficiënt toewijzen van menselijke hulpbronnen om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. De organisatiestructuur, die over het algemeen wordt weergegeven door middel van een organigram, biedt meestal het kader voor de coördinatie van inspanningen in de gehele organisatie.
De organiserende functie van het management is echter niet beperkt tot het ontwikkelen van het organigram alleen, maar omvat ook het ontwerpen van de individuele banen. Het omvat ook het bepalen van de taken en verantwoordelijkheden die verband houden met individuele posities, alsmede de wijze waarop
die taken worden uitgevoerd. Op organisatorisch niveau houdt organiseren in dat de organisatorische activiteiten in afzonderlijke functies worden verdeeld. Organisaties voeren hun bedrijfsvoering op verschillende grondslagen. Zo kan de bedrijfsvoering soms niet alleen in functies zijn verdeeld, maar ook op geografische basis of op basis van productsegmenten. Internationale organisaties gebruiken over het algemeen meerdere grondslagen voor het segmenteren van hun activiteiten. Veel organisaties maken ook gebruik van klantsegmentatie om hun activiteiten doeltreffend te organiseren. Op eenheids- of functieniveau houdt organiseren in hoe banen moeten worden ontworpen om menselijke hulpbronnen effectief toe te wijzen.
Leidinggeven:
In de huidige industriële omgeving moeten managers ook effectieve leiders zijn om hun volgelingen te inspireren om hun taken met succes uit te voeren. Als managers effectief kunnen leiden, motiveert dat hun ondergeschikten om zich in te spannen om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Hoewel leiders verschillen van managers, is leiderschap altijd een onderdeel van het werk van een manager. Dit betekent dat sommige leiderschapstrekken van managers hen helpen effectiever te zijn in hun werk. Volgens Kotter kunnen leiderschapsvaardigheden net als managementvaardigheden worden verworven en aangescherpt.
De hedendaagse bedrijfsorganisatie wordt gekenmerkt door veel complexiteit en verandering, waarbij bedrijfsmanagers niet succesvol kunnen zijn zonder leiderschapsvaardigheden. De taak van een manager omvat ook het motiveren van zijn ondergeschikten om zich in te spannen, zodat taken binnen de vereiste tijd kunnen worden volbracht. Door de hoge mate van dubbelzinnigheid en onzekerheid in de huidige omgeving moeten managers van bedrijven als leiders denken en handelen. Zij moeten de prioriteiten op zodanige wijze communiceren dat hun organisatie sneller kan reageren. Een grote hoeveelheid onderzoek heeft geaccumuleerd dat aantoont dat om succesvol te zijn managers moeten denken als leiders.
Controlling:
Controlling is ook een cruciale managementfunctie die ervoor zorgt dat de prestaties van de organisatie in overeenstemming zijn met de gestelde normen en dat de doelstellingen worden verwezenlijkt. Controlling omvat drie stappen: het vaststellen van de normen, het vergelijken van de prestaties met deze normen, en het nemen van corrigerende maatregelen wanneer dat nodig is. Op organisatorisch niveau worden de prestatienormen meestal vastgesteld in financiële of operationele termen. De prestatienormen kunnen van financiële aard zijn, zoals netto-inkomsten, netto-inkomsten en totale bedrijfskosten, of van niet-financiële aard, zoals netto geproduceerde eenheden, kwaliteitsniveau van de producten en niveau van de dienstverlening aan de klanten. Managers gebruiken verschillende schalen om prestaties te meten, waaronder financiële overzichten, verkooprapporten, prestatiebeoordelingen, resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken. Tot op zekere hoogte zijn managers van alle niveaus binnen een organisatie betrokken bij de controlefunctie.
Maar vaak wordt controle verward met persoonlijke controle van de managers over hun ondergeschikten. Controlling betekent niet dat het gedrag of de persoonlijkheid van werknemers wordt gemanipuleerd. In plaats daarvan houdt controlling in dat managers de nodige acties ondernemen om ervoor te zorgen dat de inspanningen van hun ondergeschikten in overeenstemming zijn met de organisatie- en afdelingsdoelstellingen.
Hoewel, voor effectieve controle is een effectieve planning vereist. Daarnaast moeten managers ook inzicht krijgen in waar de hoofdoorzaak van afwijkingen van normen ligt. Budgetaudits en prestatieaudits zijn twee traditionele controlemechanismen. Een begrotingsaudit geeft inzicht in waar en hoe het geplande budget wordt besteed. Evenzo kunt u aan de hand van een prestatie-audit nagaan of de gerapporteerde cijfers al dan niet overeenstemmen met de werkelijke prestaties. Hoewel controlling vooral in financiële termen wordt opgevat, moeten managers het ook toepassen op de productie, andere operationele gebieden en het bedrijfsbeleid.
Zelfs als het POLC raamwerk is bekritiseerd voor het niet volledig en nauwkeurig beschrijven van de verantwoordelijkheden van managers, wordt het algemeen beschouwd als het beste raamwerk voor het beschrijven van de banen die managers binnen organisaties vervullen. Hoewel de rollen van managers in de loop van de tijd sterk zijn veranderd, wordt van managers over de hele wereld nog steeds verwacht dat zij deze vier basisfuncties vervullen. De rol van managers is een stuk complexer geworden omdat de ambiguïteit en onzekerheid in de industrie omgeving is blijven toenemen, de functieverantwoordelijkheden van managers omvatten nog steeds deze vier basisfuncties. Er zijn ook andere kaders om de functies van management te begrijpen, waaronder dat van Henry Fayol.