Het betalen van loonbelasting is een van de minst leuke activiteiten van een bedrijf met werknemers. Maar belastingen zijn tegenwoordig een feit, dus het is het beste om de belastingen gewoon te betalen. Maar welke loonbelasting moet worden betaald, en wanneer?

In dit artikel zal ik enkele van uw belangrijkste verantwoordelijkheden voor loonbelasting bespreken, waaronder het inhouden van federale inkomstenbelasting en socialezekerheids-/Medicare-belastingen, het verzenden van deze belastingen naar de IRS, en het betalen van andere arbeidsbelastingen zoals werkloosheidsbelasting.

Wat zijn loonbelastingen?

Loonbelastingen (zijn die belastingen waarmee u rekening moet houden wanneer u werknemers betaalt, dus die afhangen van uw loonstrook. Sommige van deze belastingen worden ingehouden op het loon van de werknemer, en andere zijn uw verantwoordelijkheid als werkgever. De term “inhouding” betekent dat u deze betalingen inhoudt op de loonstrookjes van werknemers, op basis van wet- en regelgeving die voorschrijft dat deze betalingen moeten worden gedaan.

Deze belastingen omvatten:

• Het inhouden van federale, staats- en lokale inkomstenbelastingen op de loonstrookjes van werknemers
• Het inhouden van FICA-belastingen op de loonstrookjes van werknemers en het betalen van een gelijk bedrag als werkgever.
• Betaling van werkloosheidsbelasting op basis van het loon van de werknemer.
• Afdracht van bedragen aan staats- en federale werknemerscompensatiefondsen, op basis van het loon van de werknemer.

In het geval u het zich afvroeg, de termen “loonbelasting” en “arbeidsbelasting” zijn in wezen hetzelfde. De belastingdienst gebruikt de term “loonbelasting”.

Uw verantwoordelijkheden als ondernemer voor loonbelasting

Als ondernemer met werknemers hebt u bepaalde belangrijke verantwoordelijkheden met betrekking tot loonbelasting.

Uw verantwoordelijkheid voor het inhouden, rapporteren en betalen van deze loonbelasting is bij wet vastgelegd. Het niet betalen van deze belastingen kan leiden tot hoge boetes en straffen.

Inzicht in deze verantwoordelijkheden zal u helpen ervoor te zorgen dat u zich aan de wet houdt. Alle werkgevers moeten:

• informatie van werknemers verzamelen op een W-4-formulier wanneer de werknemer wordt aangenomen, zodat u federale inkomstenbelastingen kunt inhouden zoals de werknemer dat aangeeft. Het is niet uw verantwoordelijkheid als werkgever om ervoor te zorgen dat de werknemer het “juiste” bedrag laat inhouden.
• De juiste belastingen van werknemers inhouden (uitbetalen). Deze belastingen omvatten de federale, staats- en lokale inkomstenbelastingen die de werknemers moeten betalen, FICA-belastingen die bij de werknemers worden ingehouden en ook door u als werkgever worden betaald. U als werkgever moet de inkomstenbelastingen inhouden zoals de werknemer heeft aangegeven in een W-4-formulier; FICA-belastingen worden ingehouden als een percentage van het brutoloon.
• Zet fondsen opzij voor deze loonbelastingen, inclusief zowel werkgevers- als werknemersdeel van sociale zekerheid/Medicare, en werkgeversverplichtingen voor werkloosheidsbelastingen en werknemerscompensatie. Deze fondsen worden trustfondsbelastingen genoemd, wat betekent dat ze in vertrouwen worden gehouden totdat ze moeten worden betaald.
• Betaal de belastingen aan de juiste instantie. Dit omvat zowel werknemersbelastingen als werkgeversbelastingen. U betaalt bijvoorbeeld zowel de federale inkomstenbelastinginhouding als de bedragen voor sociale zekerheid/Medicare aan de IRS. U moet ook de FICA-belastingen betalen die u van werknemers hebt geïnd, samen met uw eigen deel van de FICA-belastingen als werkgever.
• Rapporteer verschuldigde belasting aan de juiste instanties en aan werknemers, zoals gespecificeerd door de wet. Deze rapporten omvatten Formulier 941 – Kwartaalrapportage van de werkgever over lonen en belastingen, en Formulier 940 – Rapportage over werkloosheidsbelasting.
• Verstrek andere rapporten aan federale, staats- en plaatselijke instanties zoals vereist. U moet bijvoorbeeld de arbeidsstatus van alle nieuwe werknemers melden.

Persoonlijke verantwoordelijkheid voor loonbelastingen

Het hebben van een bedrijf, zelfs een vennootschap, ontslaat werknemers, leidinggevenden of eigenaren van het bedrijf niet van persoonlijke verantwoordelijkheid als loonbelastingen niet worden betaald. Als u bijvoorbeeld een eenpersoons LLC bent, bent u de enige eigenaar van het bedrijf en bent u persoonlijk verantwoordelijk voor deze belastingen. U als eigenaar bent nog steeds verantwoordelijk.

Als uw bedrijf een vennootschap is, wordt de persoonlijke verantwoordelijkheid meestal gegeven aan een topman, die de taak heeft ervoor te zorgen dat betalingen en rapporten op tijd worden verzonden.

Boetes voor niet-betaling van loonbelasting

De IRS zegt:

Werkgevers die zich niet aan de wetten op de loonbelasting houden, kunnen strafrechtelijke en civielrechtelijke sancties opgelegd krijgen voor het opzettelijk niet betalen van loonbelasting.

De boetes en straffen voor het niet melden en indienen zijn hoog, zelfs als niet is vastgesteld dat het verzuim opzettelijk was.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat u uw verantwoordelijkheden op het gebied van de loonbelasting nakomt?

De beste manier om ervoor te zorgen dat loonheffingen worden ingehouden, verantwoord, gerapporteerd en betaald, is het opzetten van een systeem dat automatisch werkt.

Zet eerst een aparte bankrekening voor de salarisadministratie op, zodat u betalingen en inkomsten met betrekking tot de salarisadministratie gescheiden kunt houden van uw algemene bedrijfsadministratie.

Zoek vervolgens iemand om uw salarisadministratie te doen:

• Gebruik software voor salarisadministratie. De meeste boekhoudsystemen voor bedrijven hebben een add-on voor de salarisadministratie. Zoek er een die voor uw bedrijf werkt.
• Besteed de salarisadministratie uit aan een dienst. Uw accountant kan in staat zijn om deze dienst te verlenen, of u kunt een persoon of bedrijf vinden dat persoonlijk de loonlijst van uw bedrijf zal afhandelen, loonstrookjes zal maken, geld in een dedicated zal zetten. Sommige
• Gebruik een online stand-alone payroll accounting applicatie, zoals Gusto of Paychex.

Zelfs een zeer klein bedrijf met een paar werknemers kan profiteren van het feit dat iemand anders zorgt voor de loonbelasting verantwoordelijkheden. Bedenk wel dat wie de loonlijst ook verzorgt en de loonbelasting ook betaalt, de verantwoordelijkheid ligt uiteindelijk bij u als ondernemer.