Inkoopaanvraag:

Er zijn verschillende afdelingen in een organisatie. Afdelingen kunnen bepaalde materialen of diensten nodig hebben. Een medewerker van de afdeling moet een inkoopverzoek of inkoopaanvraag indienen. Deze inkoopaanvraag moet informatie bevatten zoals de naam van het materiaal of de dienst, de hoeveelheid, de verwachte leveringsdatum en de verwachte prijs. Het kan ook zijn dat de inkoopaanvraag moet worden goedgekeurd door het hoofd van de afdeling voordat de financiële afdeling haar goedkeuring geeft. Zodra de inkoopaanvraag door de financiële afdeling is goedgekeurd, maakt de inkoopgroep de inkooporder aan, zodat de inkoopafdeling actie kan ondernemen.

Inkooporder:

Als de inkooporder eenmaal is aangemaakt, start de inkoopafdeling het inkoopproces. De inkoopafdeling geeft de inkooporder aan de leverancier; de leverancier levert de goederen of diensten aan het bedrijf en factureert het bedrijf dienovereenkomstig.

Een inkooporder bevat informatie zoals: Type order, leverancier, materiaal/diensten, hoeveelheid, inkoopprijs, leverdatum, betalingsvoorwaarden enz.

Goederenontvangst (GR):

Wanneer organisatie de goederen ontvangt, wordt Goederenontvangst (GR) in sap geboekt met behulp van T-code: MIGO

De volgende boekingspost wordt in sap

DR geboekt. Voorraadrekening

CR. GR/IR-rekening

Factuurontvangst (IR):

Wanneer de organisatie de factuur van de leverancier ontvangt, wordt de factuurontvangst (IR) in sap geboekt met behulp van de T-code: MIRO

Boekhoudkundig document voor factuur van leverancier wordt in sap geboekt zoals hieronder

CR. Vendor

DR. GR/IR

Liability (crediteurenadministratie) wordt aangemaakt om leverancier te betalen.

Vendor Payment:

Vendor needs to be paid on time. (Organisatie kan hebben groot aantal leverancier met enorm aantal facturen verschuldigd voor betaling. Daarom biedt het de functionaliteit om het betalingsproces te automatiseren.)

Automatisch betalingsprogramma (APP) wordt uitgevoerd. Het programma verzamelt de facturen die betaald moeten worden en verwerkt ze.

De volgende boekingen worden als resultaat van APP geboekt:

DR. Verkoper

CR. Bankrekening

Als de organisatie de bankafschriften online ontvangt, worden de bankafschriften in sap geladen en vindt er een automatische bankreconciliatie plaats die resulteert in het volgende boekhoudkundige document:

DR. Rekening voor bankverrekening

CR. Hoofdbankrekening