Als uw baas u zou vragen een plan op te stellen voor de komende kapitaalcampagne van uw organisatie, zou u dan weten wat u daarin moet opnemen?

Waarschijnlijk niet. Waarom niet?

Al tientallen jaren vertrouwen organisaties op campagneadviseurs om hun campagneplannen te schrijven, zodat ze een beetje mysterieus lijken.

Quick Links – In dit bericht krijgt u de skinny over het ontwikkelen van uw campagneplan aan de hand van de volgende punten:

• Wat is een Capital Campaign Plan?
• Hoe uw kapitaalcampagneplan te ontwikkelen
• Top 3 Tips voor uw kapitaalcampagneplan

Bent u klaar om een winnend kapitaalcampagneplan te maken om uw team te versterken?

Laten we beginnen!

Wat is een kapitaalcampagneplan?

Een kapitaalcampagneplan is een verzameling van essentiële informatie over uw campagne. Het is vaak georganiseerd in één document en beschrijft hoe u uw campagne zult uitvoeren.

Een duidelijk, goed geschreven campagneplan dient als een essentiële referentie voor alle beslissingen die u in de loop van uw campagne neemt.

Met dit plan zult u zich zekerder voelen. Uw uitvoerend directeur zal opgelucht ademhalen en uw bestuursleden zullen blij zijn. Al uw high-level campagne vrijwilligers zullen u vertrouwen met hun inspanningen, wetende dat je niet vliegen door de zetel van je broek.

Het schrijven van uw campagne plan kan lijken ontmoedigend, maar het is echt niet zo ingewikkeld hoeft te zijn! Of het nu gaat om een eenvoudig of meer uitgebreid format, het gaat erom dat het aansluit bij de stijl van uw organisatie.

Dus of het nu gaat om een prachtig georganiseerd, spiraalgebonden notitieboekje van 30 pagina’s, een drieringenmap of een eenvoudig Word-document met navigatie – het doel is om een gids voor uw campagne te maken waar uw team profijt van zal hebben.

Overzicht tijdlijn van de kapitaalcampagne: 7 hoofdfasen

Voordat we ingaan op het opstellen van uw kapitaalcampagneplan, geven we een kort overzicht van de zeven hoofdfasen van een kapitaalcampagne:

1. Pre-Campaign Planning
2. Feasibility Study
3. Campaign Planning
4. Quiet Phase
5. Kick-Off
6. Public Phase
7. Post-Campaign

Verken deze fasen in meer detail in de onderstaande grafiek:

Uw campagneplan wordt opgesteld tijdens de eerste drie fasen van uw campagne – de pre-campagneplanningsfase, de haalbaarheidsstudiefase, en de campagneplanningsfase.

Als we de 11 essentiële elementen bespreken die in dit plan moeten worden opgenomen, is het belangrijk om te onthouden dat deze elementen niet op de eerste dag worden samengesteld. De ontwikkeling van uw campagneplan zal waarschijnlijk vele maanden in beslag nemen.

Hoe u uw kapitaalcampagneplan ontwikkelt

De onderdelen van uw campagneplan worden tijdens de eerste fasen van uw campagne gemaakt. U zult veel van deze elementen testen in een haalbaarheidsstudie.

Als uw haalbaarheidsstudie is voltooid en u een duidelijker beeld hebt van de campagne, zult u deze elementen afronden en alle stukken van het plan samenvoegen.

Het samenvoegen van deze verschillende elementen in één goed geformatteerd document is wat uw campagne in een duidelijke focus brengt. Laten we eens kijken naar een overzicht op hoog niveau van wat je doet als je uitvoerend directeur je vraagt een campagneplan te ontwikkelen:

1. Je maakt een lijst van de punten die in het plan moeten staan.
2. Je verzamelt de elementen van je campagneplan die direct beschikbaar zijn en begint met het ontwikkelen van de elementen die nog ontbreken.
3. U weeft deze elementen samen in een eenvoudig document met een nette inhoudsopgave.
4. U maakt een voorblad, getiteld “ONTWERP van .”

Dan laat u dit plan rondgaan in uw team om het verder te verfijnen. Laten we nu dieper ingaan op stap één!

11 elementen die u in uw kapitaalcampagneplan moet opnemen

1. Doelstellingen

Waarvoor gaat u geld inzamelen met uw campagne? Dat hangt waarschijnlijk af van uw kerntaak, maar veel voorkomende antwoorden zijn nieuwe faciliteiten, het verbeteren van technologie, of misschien zelfs het opbouwen van uw endowment fund.

Het is belangrijk om niet alleen uw hoofddoelstelling te bepalen (d.w.z. “een nieuwe faciliteit bouwen”), maar ook om de belangrijkste specifieke kenmerken rond die taak te identificeren. Bijvoorbeeld, wanneer het gaat om nieuwe faciliteiten:

• Waarvoor zal het gebouw worden gebruikt?
• Hoe zal de nieuwe constructie eruit zien?
• Wat zijn de voordelen van de nieuwe constructie als het gaat om het bevorderen van uw zaak?

Het is belangrijk om deze details duidelijk te formuleren, omdat uw meest invloedrijke donateurs deze antwoorden zullen willen.

2. Doelen

Wat zijn de financiële doelen van uw campagne? Heeft uw campagne ook niet-financiële doelen? U hebt zeker een totaalbedrag voor de fondsenwerving (het bedrag dat nodig is om uw bovenstaande doelstelling te verwezenlijken), maar u hebt misschien ook andere, niet-financiële ideeën in gedachten.

U kunt bijvoorbeeld als niet-financieel doel hebben om uw donateursbestand uit te breiden of meer grote schenkingsvooruitzichten te identificeren en aan te trekken. Het is belangrijk om deze niet-financiële doelen ook te formuleren, zodat ze niet worden vergeten in het proces.

3. Patroon van benodigde giften

Dit is waar uw giftenbereik in het spel komt.

Uw giftenbereikdiagram moet de bedragen van de giften vermelden en het aantal giften op elk niveau dat u nodig hebt om uw doel te bereiken. Bekijk het onderstaande voorbeeld:

Een dieptekaart met een lijst van donoren op basis van de bedragen op de tabel met de minimum- en maximumbedragen vormt een belangrijke aanvulling op de tabel met de minimum- en maximumbedragen.

Op uw dieptekaart vermeldt u alle gekwalificeerde prospects die u hebt voor de hoofd- en grote giften van uw campagne. Deze moeten stichtingen, bedrijven en individuen omvatten.

Identificeer de belangrijkste prospects, rangschik ze op vraagbedragen en zet ze in een eenvoudige dieptetabel. Dit proces helpt u de belangrijkste prospects te identificeren en geeft uw team een betere kans op succes in de toekomst.

4. Donorherkenning

Uw campagneplan moet een plan voor het erkennen van donoren bevatten. Gebruik de niveaus in de grafiek met geschenken om het plan voor donorherkenning voor uw campagne te structureren.

Hoe worden donoren erkend voor hun giften aan uw campagne?

Sommige organisaties bieden mogelijkheden om namen te geven – als dat bij u het geval is, is het tijd om precies aan te geven wat die mogelijkheden zullen zijn.

U kunt donoren die uw grotere giften bijdragen bijvoorbeeld de mogelijkheid bieden om specifieke ruimten en kamers ter ere van hen te benoemen. U kunt ook hun namen en de namen van donoren op lagere niveaus in een groepsplaquette opnemen.

Bedenk echter ook hoe u donoren op de verschillende schenkingsniveaus zult erkennen – niet alleen de paar op de hoogste en middelste niveaus van uw schenkingsbereikgrafiek. Ga je ze bedanken met schriftelijk materiaal, ga je telefoontjes houden om ze te bedanken, of ga je misschien zelfs een waarderingsevenement organiseren op het hoogtepunt van je campagne? Spijker deze details van tevoren vast.

5. Structuur

Wat structuur betreft, hebben we het vooral over uw team. Overweeg het volgende:

• Welke leiderschapsstructuur zal uw campagne hebben? Overweeg of u medevoorzitters of erevoorzitters wilt hebben en hoe zij naast de bestaande structuur van uw non-profit zullen werken.
• Wat zijn de commissies en taakgroepen die u in uw campagne denkt te gaan gebruiken? Gaat u een meer traditionele structuur volgen, met een officiële planning- en stuurgroep? Gaat u hier dieper op in en splitst u uw commissies op per taak (bijvoorbeeld: grote giften, evenementenplanning, enz.)?

Naast het schetsen van deze structuur, kunt u overwegen om nog een stap verder te gaan. Beschrijf welke rol elk van deze groepen speelt en wanneer zij in de campagne actief zullen zijn.

6. Personeel

In uw campagneplan moet worden vastgelegd welke verantwoordelijkheden de medewerkers in uw campagne zullen hebben.

Ontdek eerst welke medewerkers de verschillende rollen in uw campagne zullen vervullen – zoals is beschreven in de stap “structuur”. Zijn er bepaalde medewerkers die geschikt zijn om een plannings- of sturingsrol te vervullen? Verdeel de taken dienovereenkomstig.

Naar aanleiding hiervan kunt u overwegen welke taken u van uw medewerkers vraagt. Er kunnen stappen in uw campagne zijn die niet door uw campagnecommissies alleen kunnen worden uitgevoerd – bijvoorbeeld grootschalige waarderingsinspanningen. Kunt u andere personeelsleden of vrijwilligers inschakelen voor extra hulp op die momenten?

Bedenk dat kapitaalcampagnes enorme inspanningen zijn, en dat ze een sterke personeelsstrategie vereisen om succesvol te zijn. Dit kan betekenen dat u moet investeren in het inhuren van nieuwe medewerkers om ervoor te zorgen dat u klaar bent voor de uitdaging.

7. Communicatie

Er zijn twee cruciale overwegingen als het gaat om campagnecommunicatie.

Ten eerste en belangrijkste, hoe zal uw personeel communiceren tussen campagneteams?
Stel procedures op voor het communiceren van updates, uitdagingen en overwinningen binnen uw campagneteam om ervoor te zorgen dat niets door de mazen van het net valt naarmate de inspanning voortduurt en onvermijdelijk ingewikkelder wordt.

Tweede, wat zullen uw strategieën zijn om het woord over uw campagne naar buiten te brengen?
U zult waarschijnlijk een multikanaalstrategie willen gebruiken, inclusief gedrukt en digitaal materiaal, gesproken gesprekken, en misschien zelfs evenementen. Het is belangrijk dat wanneer u meerdere kanalen en materialen gebruikt voor communicatie, deze kanalen met elkaar geïntegreerd zijn. Dit betekent dat ze op elkaar voortbouwen, in plaats van een overweldigende echokamer te creëren.

Raadpleeg het onderstaande sjabloon ter inspiratie wanneer u begint met het schetsen van de communicatie voor uw kapitaalcampagne:

8. Budget

Dit is een belangrijk punt: Hoeveel gaat uw campagne kosten?

Bedenk dat kapitaalcampagnes vaak jaren in beslag nemen. Zorg er dus in de eerste plaats voor dat u een budget opstelt voor de volledige duur van uw campagne, niet alleen voor het eerste jaar.

Daarna moet u uw budget bekijken in het kader van uw algemene fondsenwervingsdoelstelling zelf. U moet streven naar een totaal bedrag aan bijdragen van uw fondsenwervingsdoel plus uw campagnebudget, om ervoor te zorgen dat uw campagne echt zijn doel bereikt.

En tot slot, wees realistisch! Als uw non-profit een meer elegante stijl heeft, zorg er dan voor dat u dienovereenkomstig begroot. Beknibbel nu niet op uw campagnebudget om het er aan de voorkant beter uit te laten zien. Het is beter om onder budget te zijn en over-voorbereid dan over budget en onvoorbereid.

9. Timetable

Met timetable bedoelen we letterlijk een kalender waarin alle belangrijke data voor uw campagne worden geschetst. Begin met het vaststellen van algemene data voor de uitrol van elke fase van uw campagne – bijvoorbeeld, wanneer denkt u de publieke fase van uw campagne te starten?

Daarna gaat u dieper door data vast te stellen voor specifieke inspanningen binnen elke fase, zoals donateurstewardship-inspanningen, waarderingsinspanningen en zelfs benchmarks om het succes onderweg te meten.

Ten slotte stelt u een datum vast voor wanneer u denkt uw doel te hebben bereikt. Onthoud echter dat deze data kunnen veranderen – en hoewel u op schema wilt blijven, is het begrijpelijk als deze aanvankelijke tijdlijn gaandeweg verschuift.

10. Wanneer u een enorme hoeveelheid giften inzamelt (voor veel non-profitorganisaties zijn kapitaalcampagnes de grootste fondsenwervingsinspanningen), is het van cruciaal belang om een beleid uit te stippelen dat de fondsenwerving voor uw campagne begeleidt.

Uw campagnebeleid moet antwoord geven op belangrijke vragen over uw campagne. Denk aan de volgende vragen:

• Wat wordt de duur van uw campagne?
• Wat wordt de toezeggingsperiode van uw campagne?
• Telt uw campagne jaarlijkse giften mee voor uw algemene doel?
• Welke soorten giften telt u mee voor uw doel, en hoe beoordeelt u hun waarde?
• Hoe vraagt u om giften?
• Hoe beheert u de ontvangen giften?

Probeer zoveel mogelijk van deze vragen (en eventuele andere) van tevoren te beantwoorden.

Het hebben van een duidelijk campagnebeleid waarnaar u tijdens uw campagne kunt verwijzen, vormt een belangrijke en consistente basis voor het nemen van beslissingen over uw campagne. Dit zal vertrouwen wekken bij zowel uw team als uw donateurs.

11. Case for Support

Het is gemakkelijk om te focussen op uw case for support als het alomvattende document voor uw kapitaalcampagne. Hoewel het een belangrijk hulpmiddel is, vooral wanneer u echt in het werven van giften duikt, is het ook belangrijk om te voorkomen dat het een glanzend, maar ineffectief hulpmiddel wordt.

Begin het ontwikkelen van uw case for support met de volgende vraag:

Wat is de taal die uw campagne zal gebruiken om uw campagne te beschrijven en donoren te inspireren om te geven?

Deze informatie zal evolueren naarmate u uw campagne verder plant, en idealiter zal de berichtgeving duidelijk en effectief zijn tegen de tijd dat u de publieke fase van uw campagne start.

Top 3 Tips voor uw Capital Campaign Plan

Bedenk dat uw campagneplan zal groeien en veranderen

Net als elk planningsdocument is uw campagneplan slechts een startpunt. Sommige onderdelen zullen in de loop van uw campagne worden ontwikkeld en sommige aspecten kunnen veranderen en verschuiven.

U kunt ook onderdelen toevoegen. U kunt bijvoorbeeld een vrijwilligersgids ontwikkelen als de betrokkenheid van vrijwilligers een prominenter onderdeel van uw campagne wordt. En het kan zijn dat uw communicatieplan in de loop van de tijd wordt uitgebreid en meer vorm krijgt.

Zorg ervoor dat u uw campagneplan dateert naarmate de iteraties zich ontwikkelen. Geef de wijzigingen aan door een versienummer en een datum op het plan te vermelden.

Vraag feedback van belangrijke ondersteuners tijdens de ontwikkeling van uw plan

Het kan voor u verleidelijk zijn – als een van de weinigen met een volledig overzicht van uw campagne – om dit levende document op eigen houtje op te stellen, onafhankelijk van de rest van uw team of ondersteuners. Doe dat niet!

Wij adviseren om voor een gezamenlijke aanpak te kiezen. Maak een eerste opzet van uw campagneplan en deel deze met verschillende onderdelen van uw team:

1. Uw bestuur.
2. Uw campagneplanningscomité.
3. Kernpersoneelsleden.

In het algemeen geldt dat wanneer u belanghebbenden vraagt om hun gedachten en feedback te geven over een zich ontwikkelend plan, u hun verwachtingen moet managen door hen te informeren dat u feedback vraagt van veel spelers, en dat u de informatie zoveel mogelijk zult samenvatten.

Enlist the Capital Campaign Toolkit

Onze laatste tip komt dicht bij huis, en is deze: Schakel The Capital Campaign Toolkit in voor hulp bij het maken van uw kapitaalcampagneplan.

Hoewel sommigen misschien pleiten voor het investeren in een externe kapitaalcampagneconsultant, zijn wij van mening dat wanneer non-profitprofessionals meer betrokken zijn bij het plannen van hun campagnes, de campagneplannen beter zijn dan die waarbij uitgebreid wordt vertrouwd op een externe consultant.

Met onze Toolkit, krijgt u toegang tot:

• Een zeven-fasen plan, met elke fase met een stap-voor-stap handleiding.
• Werkbladen, checklists en sjablonen die ervoor zorgen dat alle essentiële aspecten van uw campagne worden verantwoord.
• Een geleide haalbaarheidsstudie die u in staat stelt uw eigen pre-campagne onderzoek uit te voeren.
• Toegang tot een gemeenschap van non-profit professionals die campagnes uitvoeren net zoals u, om advies, wijsheid en middelen te delen.
• Deskundig advies van het Capital Campaign Toolkit-team om door de uitdagingen van uw campagne te navigeren.

Als u klaar bent om uw campagne aan te pakken, maar wel wat hulp kunt gebruiken om op gang te komen en op koers te blijven, kan de Capital Campaign Toolkit de oplossing voor u zijn.