Als u W-2-formulieren moet indienen voor jaarlijkse loonaangiften voor werknemers, is de eenvoudigste manier om ze online in te dienen. Hier is wat u moet weten.
De deadline voor W-2-formulieren
U dient W-2-formulieren in bij de Social Security Administration (SSA), niet bij de IRS.
De deadline voor het indienen van W-2-formulieren bij de SSA is 31 januari van het volgende jaar. Voor 2020 is de uiterste datum 31 januari 2021. Deze wijziging is in 2015 doorgevoerd om belastingfraude te helpen voorkomen, en de datum geldt voor zowel papieren als online indiening. Uw indieningen worden als op tijd beschouwd als ze voor deze datum zijn ingediend.
U moet uiterlijk 31 januari van het jaar volgend op het belastingjaar kopieën van W-2-formulieren aan werknemers geven. Het is een goed idee om ingevulde W-2-formulieren vroeg in januari aan uw werknemers te geven, zodat zij ze kunnen bekijken en u zo nodig correcties kunt aanbrengen vóór de uiterste datum.
Het verschil tussen W-2-formulieren en W-3-formulieren
W-2-formulieren worden gebruikt om de lonen van werknemers op te geven aan de Social Security Administration. De SSA deelt de informatie met de IRS voor de inkomstenbelasting.
U moet een W-2-formulier uitgeven aan elke werknemer op wie u FICA-belastingen (Federal Insurance Contribution Act) hebt ingehouden, dit zijn socialezekerheids- en Medicare-belastingen, evenals federale en staatsinkomstenbelastingen. U moet ook een W-2-formulier uitreiken aan iedereen bij wie inkomstenbelasting had moeten worden ingehouden, maar dat om de een of andere reden niet heeft gedaan.
W-3’s zijn doorzendformulieren die bij W-2’s moeten worden gevoegd. Zij vatten de informatie samen op alle W-2 formulieren die u naar de SSA stuurt. Als u uw W-2-formulieren online indient bij de SSA met behulp van het BSO-portaal (Business Services Online), wordt uw W-3-formulier automatisch gegenereerd, zodat u het formulier niet hoeft in te dienen.
Wanneer online indienen verplicht is
Als u in een kalenderjaar 250 of meer W-2-formulieren indient, moet u deze elektronisch indienen, tenzij de IRS u een vrijstelling verleent. U kunt een boete krijgen als u de formulieren niet elektronisch indient wanneer dat verplicht is.
Er worden boetes opgelegd voor elk formulier dat niet of onjuist is ingediend. De boetes zijn afhankelijk van hoe laat het formulier bij de SSA wordt ingediend of aan de werknemers wordt verstrekt, en variëren naargelang de grootte van uw bedrijf. U kunt overwegen een verlengingsaanvraag in te dienen en de formulieren vervolgens zo snel mogelijk in te dienen om de boetes tot een minimum te beperken.
De Taxpayer First Act wijzigde de eis voor het online indienen van bepaalde jaarlijkse informatieaangiften (waaronder W-2-formulieren voor werknemers en 1099-MISC-formulieren voor niet-werknemers).
- Vanaf het belastingjaar 2021 moet u online aangifte doen als uw bedrijf 100 W-2’s heeft in te dienen
- Voor belastingjaren na 2021 moet u online aangifte doen als uw bedrijf 10 of meer W-2’s heeft in te dienen
Er zijn ook speciale regels voor partnerschappen die W-2’s online moeten indienen:
- Voor 2019 moet een partnerschap W-2’s online indienen als ze 150 of meer leden hebben
- Voor 2020 moet een partnerschap W-2’s online indienen als ze 100 of meer leden hebben
- Voor 2021 moet een partnerschap W-2’s online indienen als ze 50 of meer leden hebben
U kunt op elk moment beginnen met het online indienen van alle W-2’s om ervoor te zorgen dat u aan de eis voldoet.
Hoe online in te dienen
U kunt W-2-formulieren online elektronisch indienen op de website Business Services Online van de SSA. Het is gratis en veilig, en het is de methode die de voorkeur van de SSA boven het indienen van papieren records.
De BSO biedt twee opties. U kunt maximaal 50 van deze formulieren maken en kopieën afdrukken om aan uw werknemers te geven. Of, als u payroll software gebruikt, kunt u een loonrapport uploaden om te gebruiken bij het genereren van de formulieren.
De voordelen van E-Filing W-2 Formulieren
E-filing bespaart tijd en moeite en helpt de nauwkeurigheid te waarborgen. U hoeft geen W-3-verzendformulier te berekenen en in te dienen omdat de Social Security Administration automatisch een W-3 genereert wanneer u uw W-2’s indient.
U kunt ook W-2c-formulieren (gecorrigeerde W-2) indienen op de BSO-site om een fout te corrigeren als u een fout maakt in een of meer W-2-formulieren nadat u deze hebt ingediend.
U kunt de BSO-site ook gebruiken om sofi-nummers te verifiëren voor loonaangiftedoeleinden. De site biedt een handleiding, handleidingen, een checklist en andere nuttige informatie om u te helpen deze formulieren elektronisch in te dienen.
Voordat u de formulieren elektronisch indient
U moet zich eerst registreren op de BSO-website van de Social Security Administration voordat u uw W-2-formulieren online kunt indienen. Zodra u zich hebt geregistreerd, kunt u uw W-2-formulieren maken en opslaan met behulp van een speciaal bestandsformaat en deze via de website indienen.
U kunt de geüploade bestanden bekijken en foutrapporten zien nadat de bestanden zijn ingediend, waaronder verkeerde namen en sofi-nummers. Dit stelt u in staat om eventuele noodzakelijke correcties aan te brengen.
U kunt ook de status van uw indiening bekijken om te zien of het bestand is geaccepteerd.