Clear, beknopt, overtuigend, en aandachttrekkend – dat is hoe je een executive summary schrijft. Het is het enige deel van uw hele verslag dat iedereen zal lezen, en voor de meeste mensen is het misschien wel het enige dat ze lezen.

Wat is een executive summary?

Een executive summary is van nature een samenvatting van informatie, die dient als een inleiding op een voorstel, de executive summary bevat vaak korte verklaringen die beschrijven wat er verder zal worden uitgewerkt in het komende voorstel.

In een gemiddeld voorstel biedt de executive summary slechts korte informatie op een routineuze manier. Maar een uitstekende samenvatting geeft een samenvatting van het hele voorstel op een manier die de klant aanspreekt en die werkt om te VERKOPEN.

Waar moet een samenvatting komen?

Typisch is dat u de samenvatting aan het begin van uw zakelijke document wilt opnemen. Het enige doel van de samenvatting is namelijk om een overzicht te geven van het volgende document – vergelijkbaar met een samenvatting in een academische paper.

Wat moet er in een samenvatting staan?

Hier zijn enkele do’s en don’ts om in gedachten te houden bij het schrijven van een effectieve samenvatting + ons gratis sjabloon om u te helpen!

Do’s

Schrijf een glanzende introparagraaf

Volgens een veelheid aan internetbronnen is er een specifieke lengte waaraan een executive summary moet voldoen. Dit is niet het geval. Terwijl een executive summary niet overdreven lang moet zijn, moet het een uitgebreide verklaring zijn van het totale voorstel.

De executive summary moet een briljante inleidende paragraaf hebben. Als potentiële klanten uw voorstel slechts vluchtig doornemen, wilt u ervoor zorgen dat het eerste wat ze waarschijnlijk zullen lezen het sterkste deel van uw hele voorstel is.

Deze introparagraaf moet vanaf het begin de aandacht trekken. Het is verstandig om indrukwekkende eigenschappen van uw bedrijf naar voren te brengen, maar wees specifiek in plaats van algemeen. Potentiële klanten zullen echt bewijs willen zien van aangetoonde vaardigheden en unieke bekwaamheden. Gebruik dit gedeelte om de lofbetuigingen van uw bedrijf of werknemer te benadrukken.

Het doel van elk voorstel, en bij uitbreiding de samenvatting, is om te verkopen. Geef een snelle punch, het maken van een zelfverzekerde verkoop aan de klant. Dit wordt gedaan door het verstrekken van een unieke benadering van het probleem / probleem / behoefte bij de hand.

Bied een doordachte doel om uw publiek

Als u wow uw lezer met een spannende verkoop en dramatische intro, zult u willen nadenken over het afstemmen van het voorstel en de executive summary specifiek voor uw publiek. Zelfs wanneer u een sjabloon gebruikt, moet een voorstel worden afgestemd op de unieke behoeften en problemen van elke klant.

De uitvoerende samenvatting is een ideale plek om te beginnen met het doordacht richten op uw belangrijkste doelgroep. Hier kunt u het probleem waarmee de klant wordt geconfronteerd verder identificeren – zoals een behoefte aan een nieuwe marketingstrategie, verlies van omzet, het belang van een opnieuw ontworpen website, enz.

Zodra dit probleem is geïdentificeerd, biedt u goed onderzochte, onderbouwde informatie over dit probleem. Feiten, cijfers en relevante details zijn belangrijk voor de klant en helpen u op te stellen als een expert die veel weet over de specifieke problemen van hun bedrijf.

Nadat het probleem is benoemd, zet u het bedrijfsgerichte doel voort door te laten zien hoe uw voorgestelde oplossing een succes zal zijn. Een uitstekende methode is om feiten over problemen te presenteren, snel gevolgd door praktische maar unieke oplossingen die speciaal voor de klant zijn ontworpen.

3. Bied een aanwijsbaar doel

Een potentiële klant moet kunnen zien wat het is dat u en uw bedrijf voor hen kunnen doen. Hoewel oplossingen en methoden een belangrijk onderdeel vormen van uw samenvatting en het voorstel in het algemeen, is het voor klanten het belangrijkst wat de resultaten van deze oplossingen zullen zijn.

Demonstreer uw klant welke geweldige opbrengsten hij van uw voorstel zal krijgen. Nogmaals, het aanhalen van cijfers die zijn gegenereerd uit sterk, klantspecifiek onderzoek is hier de sleutel tot succes.

Wees echter niet te algemeen bij het aanbieden van oplossingen en resultaten. Simpelweg uw klant vertellen dat uw methoden “de verkoop zullen verhogen” is niet goed genoeg.

Gebruik onderzoekspapers en projecties op basis van realistisch marktpotentieel, evenals voorbeelden van succes in het verleden, en geef beschrijvende en aantrekkelijke waarschijnlijke uitkomsten. Klanten houden ervan om te zien welke voordelen uw werk hen zal brengen, en grondig onderzoek is zo belangrijk bij het verkennen en bepalen wat deze voordelen zullen zijn.

4. Besteed veel aandacht aan details

Nauw aansluitend op dat laatste element, is aandacht voor detail van het grootste belang in de hele executive summary. Niets verpest het harde werk aan een voorstel meer dan slordige aandacht voor detail. Domme fouten kunnen en moeten worden vermeden.

Jouw doel is om het meest succesvolle bedrijf te zijn dat een voorstel indient bij je potentiële klant. Maak het speelveld gelijk door te controleren en te hercontroleren op eventuele fouten. Het helpt om een verse set ogen te hebben om uw document voor u te proeflezen. Dit is een basiselement voor succes. Zodra dit op zijn plaats is, kunt u de bovenstaande elementen toevoegen om verder te gaan, en hopelijk die volgende zakelijke deal binnenhalen.

Gebruik een sjabloon om het sneller voor elkaar te krijgen

PandaDoc biedt u vele, vele gratis zakelijke sjablonen die zijn gemaakt door ons vertrouwde team van succesvolle accountants, advocaten en eigenaren van kleine bedrijven die deze documenten elke dag gebruiken.

Welke sjablonen kunnen u helpen bij het schrijven van een samenvatting?

• Een voorbeeld van een Business Plan sjabloon of een van onze industrie-specifieke Business Plan sjablonen.
• Een voorbeeldsjabloon voor een verkoopvoorstel of een van onze industriespecifieke sjablonen voor een zakelijk voorstel.

Of u kunt uw eigen sjablonen maken om te hergebruiken, online te verzenden en gemakkelijk bij te houden.

Don’ts

1.

Een gemakkelijke val om in te trappen bij het maken van een samenvatting, of een ander deel van een voorstel, is om te spreken met generalisaties of clichématige uitspraken. Dit moet worden vermeden omdat deze herhaalde en vaak gehoorde ideeën het effect hebben dat u naast uw sub-par concurrenten wordt geplaatst.

Uitblinken betekent dat u uw klant unieke en waardevolle informatie biedt. Eerlijke beoordelingen en waarheidsgetrouwe beloften zijn wat verkoopt, niet te veel gebruikte, gerecyclede ideeën en holle beweringen.

Het is belangrijk om uw samenvatting – en uw volledige zakelijke voorstel – herhaaldelijk te herzien, te herschrijven en op te poetsen om te komen tot een creatief, professioneel stuk werk dat u trots en enthousiast zult zijn om te delen met potentiële klanten.

Don’t get technical

Er is een tijd en plaats voor alles. Je elevator pitch, wat in wezen je samenvatting is, is niet de plek om het te doen. Als vuistregel geldt dat technische, diepgaande uitleg thuishoort in het hoofdgedeelte van je rapport. De samenvatting van uw ondernemingsplan, voorstel of rapport is bedoeld om de aandacht van uw lezer te trekken en hen enthousiast te maken over wat er in het grotere document komt.

Uw pitch, ongeacht hoe technisch het langere rapport is, moet worden geschreven om een leek te laten begrijpen wat u op het punt staat aan te bieden. Als je toch bezig bent, gooi het jargon weg. Duidelijke, beknopte en ondubbelzinnige taal is waar u voor moet gaan.

Don’t get carried away

Zo enthousiast als u misschien bent over het vooruitzicht van het verkrijgen van extra financiering of startkapitaal voor uw bedrijf, onthoud – ga rustig met de lengte. Het idee is om uw lezer nieuwsgierig te maken naar de rest van uw businessplan, rapport of voorstel.

Een uitvoerende samenvatting van één pagina, waarin de belangrijke punten uit het langere document zijn samengevat, is voldoende voor een rapport van 20 pagina’s. Als regel geldt dat een samenvatting niet meer dan vijf procent van het totale document mag uitmaken.

Laat uw bedrijfsgeschiedenis in het verleden

Ze noemen het niet voor niets “geschiedenis”. De samenvatting is niet de plaats om het verhaal te vertellen van de reis die uw bedrijf heeft afgelegd van een bescheiden begin tot de stralende ster die het vandaag de dag is. De bedrijfsgeschiedenis mag nergens in het document voorkomen, tenzij het expliciet vereist is. De lezer is daar niet in geïnteresseerd.

Definieer het probleem, definieer het doel, pak de problemen aan, en stel een oplossing voor. Al het andere buiten dat gebied is gewoon tijdverspilling voor zowel u als uw publiek.

Laat het niet tot het laatst

Nou, dit gaat waarschijnlijk in tegen alles wat u tot nu toe hebt geleerd over het schrijven van rapporten, maar er is een goede reden voor.

Hoe verleidelijk het ook is om de samenvatting als allerlaatste aan uw rapport toe te voegen, doe dat niet. Er bestaat altijd het risico dat u alles moet herwerken als u van mening verandert over bepaalde aspecten van de inhoud ervan.

U moet van meet af aan heel duidelijk zijn over de actie die u wilt dat uw lezers ondernemen. Als u met de samenvatting begint, wordt in uw eigen geest duidelijk wat u met het document wilt bereiken. Als u weet waar u naartoe wilt, kunt u het hele document gemakkelijker en sneller samenstellen.

Hoe schrijf je een samenvatting

Nieuwsgierig naar hoe u een samenvatting voor uw specifieke document opstelt? Hier zijn enkele veelvoorkomende use-cases en hoe ze te benaderen.

Hoe schrijf je een samenvatting voor een businessplan

Wanneer u een businessplan ontwikkelt, zullen potentiële investeerders of andere belanghebbenden vaak aan het begin een samenvatting willen zien om het 30.000 voet-overzicht van het plan te krijgen.

U zult het hele plan willen distilleren tot een paar alinea’s van concrete samenvatting met de belangrijkste punten, ondersteund door contextuele informatie die belangrijk is om het voorgestelde idee te begrijpen.

Uitvoerende samenvatting voor een startend bedrijf

Voor startende bedrijven is het doel om kapitaal te verwerven. Dit kan in de vorm van aandelenfinanciering, overheidssubsidies, of bedrijfsleningen van banken, de Small Business Administration (SBA), en andere kredietinstellingen. Ongeacht de financieringsbron die u kiest, moet u een solide argument voor uw bedrijf maken. Hier is hoe je een executive summary voor startups schrijft.

1. Beschrijf de zakelijke kans – In de eerste alinea geef je een kort overzicht van het gat dat je hebt geïdentificeerd in de markt.
2. Leg uit hoe je startup profiteert van de kans – Je zult willen uitleggen hoe je bedrijf de markt bedient.
3. Beschrijf uw doelmarkt – Geef een overzicht van uw doelgroep.
4. Bespreek uw bedrijfsmodel – Schets uw producten/diensten, en leg uit waarom ze uw doelmarkt aanspreken.
5. Schets uw verkoop- en marketingstrategie – Beschrijf in het kort de marketingplannen die u hebt voor uw producten/diensten.
6. Beschrijf uw concurrentie – Definieer uw strategie voor het krijgen van een stuk van de marktaandeel taart en het concurrentievoordeel dat u biedt.
7. Financiële analyse – Geef een samenvatting van uw financiële plan en voeg enkele prognoses als je toch bezig bent.
8. Beschrijf het management team – Geef een kort overzicht van hun unieke vaardigheden en de waarde die ze brengen aan uw onderneming.
9. Geef een implementatieplan – Benadruk enkele belangrijke punten over wat er nodig is om uw bedrijf van de huidige planningsfase naar het punt te brengen waarop klanten de deur binnenwandelen.

Executieve samenvatting voor een gevestigd bedrijf

De executieve samenvatting voor gevestigde bedrijven heeft een iets andere aanpak. Zij is gericht op het verstrekken van informatie over de groeiplannen van de onderneming, de resultaten, de vooruitzichten, enz.

1. Vermeld de missie van de onderneming – Wat is het doel van de onderneming?
2. Strek wat bedrijfsinformatie uit – Beschrijf de producten/diensten die het bedrijf aanbiedt, de bedrijfslocaties en de belangrijkste statistieken in de vorm van opsommingstekens
3. Benadruk de verwezenlijkingen – Schets de evolutie en groei van het bedrijf door de jaren heen in termen van klantenbestand, marktaandeel, winstgevendheid, taxatie, en omzet
4. Neem een financieel overzicht op – Dit deel is vooral belangrijk als het doel van het volledige ondernemingsplan is om financiering te zoeken
5. Beschrijf de toekomstige doelen van het bedrijf – Geef een overzicht van de vooruitzichten voor het bedrijf

Hoe schrijf je een samenvatting voor een marketingvoorstel

Het doel van een marketingvoorstel is om de potentiële klant te helpen begrijpen, niet alleen welke marketingtactieken u zult gebruiken en hoeveel uw diensten zullen kosten, maar hoe het grotere plaatje zal werken.

Dit is waar u het in uw samenvatting voor een marketingvoorstel over moet hebben: welke resultaten mag de klant verwachten en hoe zal het zijn om met u te werken?

Hier leest u hoe u een uitvoerende samenvatting voor een marketingvoorstel schrijft, samen met de subkoppen die u in uw document kunt gebruiken.

1. Inleiding – Leg het project en het doel van het marketingplan uit
2. Bedrijfsinformatie – Geef een korte achtergrond over uw bedrijf, de structuur en het klantenbestand
3. Projectmanagementteam – Geef een lijst van de belangrijkste spelers in het managementteam, samen met hun vaardigheden en respectieve rollen bij het bereiken van de marketingdoelen
4. Marktanalyse – Geef een overzicht van de markt voor uw producten/diensten, een lijst met opsommingstekens waarin de trends worden beschreven die van invloed zijn, en de belangrijkste drijfveren
5. Producten en diensten – Schets de USP’s voor uw producten/diensten en hun concurrentievoordeel op de markt
6. Marketingstrategie – Beschrijf de doelgroep en de methoden die zullen worden gebruikt om hen te bereiken
7. Financiële planning en prognoses – Geef informatie met betrekking tot de marketingactiviteiten op korte en lange termijn, budget, verwachte ROI en gerelateerde metrics
8. Doelen – Vat de doelstellingen van de marketingcampagne samen en de strategieën die daarvoor zullen worden ingezet

Hoe schrijf je een samenvatting voor een rapport

Een ander veelvoorkomend gebruik van de samenvatting is om deze op te nemen als voorwoord bij een rapportdocument. Het biedt de lezer perspectief op hoe het volgende rapport en de volgende informatie van invloed zijn op de grotere business case.

Wapen de lezer dus met een samenvatting van de doelstelling van het rapport, de methodologie en de belangrijkste bevindingen, zodat ze de punten niet hoeft te verbinden terwijl ze het volledige rapport leest. Hier leest u hoe u een samenvatting voor een rapport schrijft.

1. Schrijf een openingsverklaring – Geef een korte achtergrond over de reikwijdte van het rapport
2. Leg het doel van het onderzoek uit – Dit heeft te maken met het doel van de studie
3. Benadruk de methodologie – Beschrijf de fact-vondstmethoden die zijn gebruikt voor het verkrijgen van informatie en de toegepaste analysetechnieken
4. Schets de belangrijkste bevindingen – Leg uit wat het resultaat van het onderzoek was en wat u uw lezers wilt laten weten
5. Beschrijf uw aanbevelingen – U kunt op dit punt ook een motivering opnemen

Dat zou alles moeten zijn wat u ooit moest weten over executive summaries. Als u meer wilt weten over hoe PandaDoc u kan helpen uw volledige documentworkflow te vereenvoudigen, stroomlijnen en superchargen, bekijk dan hier onze functies.

Vraag

Hoe lang moet een samenvatting zijn?

Een samenvatting moet een volledige samenvatting van het hele document zijn. Het idee is dat iedereen die het leest, er zinvolle informatie uit kan halen, zonder noodzakelijkerwijs het hele document te hoeven lezen.

Als vuistregel geldt dat een effectieve samenvatting 5-8% van het hele document moet beslaan. Als het volledige rapport bijvoorbeeld 50 pagina’s telt, streef dan naar een samenvatting van 3-4 pagina’s.

Wat is het verschil tussen de samenvatting en de inleiding?

De samenvatting is het eerste deel van het rapport, plan of voorstel. Zij komt vóór de inleiding en na de inhoudsopgave. Een samenvatting is in wezen een gecomprimeerde variant van het gehele verslag, dat meer dan 20 bladzijden kan tellen.

Een inleiding daarentegen is gewoon een korte uitleg van wat u in het grotere document kunt verwachten en de reden daarvoor. Een samenvatting geeft u de essentie van het hele document; een inleiding niet.

Oorspronkelijk gepubliceerd op 20 juni 2013, bijgewerkt op 10 februari 2021