Als u werkt in een toelatings, inschrijving, of communicatie capaciteit op een particuliere of onafhankelijke K-12 school, dan weet je meer dan wie ook hoe ontwrichtend de pandemie is geweest.

Niet alleen moest uw school dit voorjaar snel overschakelen op afstandsonderwijs en een groot aantal noodplannen maken voor het najaar, maar de typische evenementen die u normaal zou organiseren om nieuwe ouders en gezinnen aan te trekken, zijn geannuleerd vanwege het risico op virusinfectie.

In-person open huizen, in het bijzonder, vormden waarschijnlijk een centraal onderdeel van uw inschrijvingsstrategie. Het is alleen maar logisch: Een open huis geeft u de kans om ouders en studenten in uw school en op uw campus te brengen, waar u kunt beginnen met het opbouwen van vertrouwen en het voeden van hen in de richting van het indienen van een aanvraag. Nu dit belangrijke stukje van de puzzel ontbreekt, is het gemakkelijk om je onzeker en bezorgd te voelen over hoe je open plaatsen in je school zult vullen.

Ons antwoord: Door te heroverwegen wat het betekent om een open huis voor uw school te organiseren, kunt u geschikte gezinnen aantrekken en eventuele hiaten opvullen die nog steeds bestaan voor het najaar.

Wat is een virtueel open huis?

Een virtueel open huis is precies wat het klinkt: Een open huis dat een school op afstand organiseert, virtueel, via een soort videoconferentiesoftware.

De term kan ook van toepassing zijn op andere soorten inschrijvingsevenementen voor scholen, zoals vraag- en antwoordsessies, drop-ins, walk-ins en meer.

In plaats van een persoonlijk open huis, geeft een virtueel open huis inschrijvings- en toelatingsprofessionals van een school de kans om contact te leggen met gezinnen die de school actief overwegen. Het maken van deze verbinding stelt het gezin in staat om een naam, gezicht en stem aan de school te geven, waardoor het voor de school gemakkelijker wordt om een vertrouwensrelatie op te bouwen die ze gedurende het toelatingsproces kunnen benutten.

Hoewel virtuele open huizen hebben bewezen essentieel te zijn tijdens de coronavirus pandemie, is er waarschijnlijk een zaak voor hen, zelfs nadat het risico op virale overdracht is geweken. Gezinnen die vanwege werkverplichtingen geen persoonlijk evenement kunnen bijwonen, maar ook mensen die naar een nieuw schooldistrict verhuizen maar nog niet in de buurt zijn, kunnen virtuele evenementen bijzonder nuttig vinden.

Wat hebt u nodig om een virtueel open huis te organiseren

Bent u geïnteresseerd in het opzetten van een virtueel open huis voor uw school? Voordat u aan de slag gaat met de stappen die we hieronder beschrijven, moet u ervoor zorgen dat u toegang hebt tot een paar dingen:

• Een platform voor virtuele communicatie: Dit is het platform waarover het virtuele open huis zal plaatsvinden. Wij raden Zoom aan, omdat het platform uitzonderlijk eenvoudig te gebruiken is, integreert met vele andere tools, en u de mogelijkheid biedt om de virtuele ervaring aan te passen zodat deze past bij uw school branding. Dat gezegd hebbende, andere oplossingen zoals Skype of GoToMeeting kunnen ook goed werken.
• Een platform voor het maken van registratiepagina’s en formulieren: Het hele punt van het hosten van een virtuele open huis is om de contactgegevens te verzamelen voor gezinnen die uw school overwegen. Om dit te doen, hebt u een platform nodig waarmee u een gemerkte landingspagina kunt bouwen die is ontworpen om het evenement te promoten en registratie aan te moedigen, die een ingesloten registratieformulier zou bevatten. Wij raden HubSpot aan voor dit doel (en leggen hieronder uit waarom).
• Een platform voor e-mailcommunicatie: Zodra u de contactgegevens van geïnteresseerde gezinnen hebt vastgelegd, kunt u beginnen met marketing naar hen via e-mail. Nogmaals, we raden HubSpot voor deze functionaliteit.
• Een Facebook Business Profile: Hiermee kunt u advertenties op Facebook en Instagram uitvoeren, wat een belangrijk onderdeel zal blijken te zijn om geïnteresseerde gezinnen zich te laten aanmelden voor uw open huis.

De Tactische, stap-voor-stap Gids voor het Hosten van een Virtueel Open Huis voor uw school

Bepaal het formaat voor uw evenement.

Een virtueel open huis kan verschillende vormen aannemen, die elk waarschijnlijk geschikt zijn voor ouders in verschillende stadia van hun schoolkeuzeproces. Uw eerste stap is het bepalen van het formaat dat uw evenement zal volgen, zodat u kunt craft taal spreken voor dat formaat.

Een aantal voorbeelden van formats die je zou kunnen overwegen zijn:

• Een eenvoudige Q&A sessie waar aanwezigen vragen kunnen stellen aan de toelatingsadviseur, studenten, of faculteit
• Een slide-deck gebaseerde discussie of presentatie
• Een virtuele tour van uw school en campus

U zou zelfs kunnen besluiten dat u meerdere soorten van deze evenementen wilt opnemen, zodat u er zeker van bent dat u alle mogelijke vragen hebt beantwoord die prospectieve gezinnen zouden kunnen hebben.

Daarnaast moet u beslissen wie van uw team bij het open huis betrokken zal zijn. Zullen het toelatingsadviseurs zijn? Leden van het communicatieteam? De directeur of het hoofd van de school? Leraren? U zult deze details nodig hebben voordat u aan de slag gaat.

Bepaal uw schema.

Om uw evenement effectief te promoten en alle back-end activa op te bouwen die u nodig zult hebben, moet u uw schema regelen. Kies de data en tijden voor de virtuele open huizen die u wilt organiseren en plan ze in met de tool die u gebruikt voor het organiseren van het evenement (bijvoorbeeld Zoom).

Benoem de merkstem van uw school door ons gratis werkblad te downloaden!

Weet u niet zeker wanneer u uw evenementen organiseert? Wij raden u aan verschillende tijden en dagen van de week aan te bieden, zodat ouders meerdere mogelijkheden hebben die in hun agenda passen.

U kunt bijvoorbeeld één evenement overdag aanbieden, zodat ouders die ’s avonds werken het kunnen bijwonen, en één evenement ’s avonds, zodat ouders die overdag werken het kunnen bijwonen. Je zou ook een evenement doordeweeks kunnen aanbieden en een tweede in het weekend, opnieuw om ervoor te zorgen dat iedereen die wil deelnemen de kans krijgt.

Bouw de conversietrechter.

De conversietrechter is de volledige lijst met activa waarmee een potentiële ouder of familie zal omgaan als ze besluiten zich aan te melden voor uw virtuele open huis. De belangrijkste onderdelen zijn uw formulier, uw landingspagina, uw dank u pagina, en uw calls-to-action (CTA’s).

Building the Form

Formulieren zijn hoe u de contactgegevens van alle aanwezigen vastlegt, die u nodig hebt als u van plan bent om follow-up te geven aan of de markt te sturen naar deze personen. Op zijn minst moet uw formulier vragen om de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de deelnemers, maar het kan ook zinvol zijn om te vragen om andere relevante informatie, zoals:

• De naam van hun kind
• De huidige klas van hun kind
• De naam van de huidige school van hun kind
• Enige vragen die de genodigde heeft

Als u meerdere evenementen aanbiedt, moet uw formulier de genodigde ook vragen om het evenement te selecteren dat hij of zij wil bijwonen. Zo kunt u één formulier en één landingspagina voor meerdere evenementen gebruiken, en wie houdt er niet van efficiëntie?

Welk hulpmiddel u ook gebruikt, wij raden u aan een formulier te gebruiken waarmee u a.) een automatisch verzonden bevestigingse-mail naar de inschrijver kunt activeren en b.) de inschrijver kunt doorverwijzen naar een bevestigingspagina waarop deze wordt bedankt voor zijn belangstelling en wordt doorverwezen naar aanvullende bronnen die hij kan verkennen. Als uw huidige CMS-platform niet over deze mogelijkheid beschikt, kan het toevoegen van een oplossing zoals HubSpot’s gratis Form Builder veel zin hebben.

Het ontwerpen van uw landingspagina

Uw landingspagina moet worden ontworpen met een enkel doel in gedachten: Om uw lezer te overtuigen om de gewenste volgende stap te nemen. In dit geval wilt u dat ze het formulier invullen en zich aanmelden om uw virtuele open huis bij te wonen.

Om dat te doen, moet uw landingspagina heel snel het open huis introduceren en de waarde uitleggen die de persoon zal ontvangen door het bijwonen. U kunt ook besteden een klein beetje tijd het opleiden van hen over uw school en gemeenschap. Vervolgens moet je alle relevante details en het formulier invullen. Bonuspunten voor het opnemen van inspirerende beelden van uw gelukkige leerlingen leren, die kan gaan een lange weg in het helpen van de lezer op te bouwen een emotionele verbinding met uw school.

Key componenten:

• Een waarde propositie
• Details over uw evenement
• Details over uw school en gemeenschap
• Het formulier

Het is belangrijk op te merken dat uw landing page moet zeer gericht zijn. Het moet slechts één call-to-action hebben: Om in te schrijven voor uw virtuele open huis. Het opnemen van meerdere CTA’s zal alleen verwateren uw messaging.

Het toevoegen van waarde met een bedanktpagina

Na het indienen van het formulier, zal de lezer ofwel een inline dank u bericht ontvangen (als in, ze zien het bericht op het scherm bevestigen dat ze het formulier hebben ingediend) of ze zullen worden doorgestuurd naar een bedanktpagina. Hoewel het niet per se nodig is, raden wij u altijd aan om voor de bedankpagina te kiezen.

Waarom? Omdat een bedankpagina onmiddellijke waarde toevoegt aan de gebruiker, en u de mogelijkheid geeft om ze verder tijdens het traject te voeden.

In het geval van een virtueel open huis, moet de bedankpagina op zijn minst details bevatten over wanneer het evenement zal plaatsvinden en hoe de gebruiker zich kan aanmelden. Maar je kunt meer waarde toevoegen door een link op te nemen om een brochure over je school te downloaden, of een pagina over financiële hulp, of andere activa die je hebt die waardevol kunnen zijn. Als u een actieve blog hebt, kunt u links naar die inhoud opnemen. En, natuurlijk, kunt u een call-to-action om toe te passen, zodat iedereen die klaar is om dat te doen kan die volgende stap te nemen.

Building CTAs

Zodra u al het andere gebouwd, moet u ook ontwerpen en bouwen van een reeks call-to-action die u kunt benutten op uw hele website. Deze CTA’s moeten iedereen die erop klikt naar de landingspagina leiden, waar ze zich kunnen aanmelden voor uw evenement.

Schrijf lead nurturing e-mails in de aanloop naar het evenement.

Heb je ooit iemand gehad die een afspraak maakte om te praten, maar vervolgens niet kwam opdagen? Of het nu is omdat ze het zijn vergeten, omdat ze hun interesse hebben verloren, omdat ze het plotseling druk kregen, of om een reeks andere redenen, het gebeurt vaker dan je zou denken.

Het goede nieuws is dat je e-mail kunt gebruiken om het risico te verkleinen dat iemand zich aanmeldt voor je virtuele open huis en vervolgens niet komt opdagen. Een eenvoudige reeks e-mails kan een ongelooflijk effectieve manier zijn om a.) de persoon aan het evenement te herinneren en b.) hem enthousiast te maken over uw school en gemeenschap.

Op zijn minst moet u de genodigde twee e-mails sturen:

• Eén e-mail onmiddellijk nadat ze zich hebben aangemeld, waarin de details van het open huis worden bevestigd en inbelinformatie wordt verstrekt
• Eén e-mail de dag vóór (of de ochtend van) het evenement waarin ze eraan worden herinnerd

Tussen die twee e-mails kunt u echter overwegen één of twee berichten te sturen waarin over uw leerlingen en schoolgemeenschap wordt gesproken, of waarin veelvoorkomende vragen worden beantwoord die ouders vaak hebben.

Trek gezinnen in uw trechter.

Nadat het evenement is gepland en de trechter is gebouwd, moet u die trechter vullen door geschikte gezinnen aan te trekken om zich voor het evenement aan te melden. De hierboven genoemde calls-to-action zijn een belangrijke manier om mensen te vangen die al op uw website zijn. Maar hoe zit het met degenen die misschien niet actief overwegen uw school, of degenen die misschien niet eens hebben nagedacht over het veranderen van school?

Zolang uw school heeft Facebook Business Profile, heb je de mogelijkheid om advertenties op Facebook en Instagram uit te voeren. Dit kan een zeer effectieve manier zijn om uw trechter te vullen, vooral als u zorgvuldig bent bij het ontwerpen van uw doelpubliek.

Als u het proces van het bouwen van gedetailleerde ouder- of studentpersona’s hebt doorlopen, dan hebt u waarschijnlijk een goed gevoel van hoe uw ideale gezin eruitziet. Gewapend met deze informatie, kunt u zich bijvoorbeeld richten op personen die een bepaalde leeftijd hebben en in een bepaalde postcode wonen. Die individuen zijn degenen die dan zou zien uw advertenties.

U kunt zelfs in staat zijn om een lijst van contactpersonen uploaden vanuit uw database om die individuen te richten, onder bepaalde omstandigheden.

U zou ook kunnen overwegen om betaalde zoekadvertenties in Google uit te voeren om gezinnen aan te trekken die actief op zoek zijn.

Host een test-run voor uw evenement.

Dit spreekt waarschijnlijk voor zich, maar we gaan het toch nog zeggen: Voordat u uw eerste virtuele open huis organiseert, moet u een testrun houden met uw faculteit en personeel, zodat u eventuele problemen kunt identificeren en oplossen voordat het evenement daadwerkelijk plaatsvindt.

Aanbevolen lectuur: 10 veelgemaakte fouten die u moet vermijden als u voor het eerst een webinar organiseert

Laat een lid van uw team het proces van begin tot eind doorlopen, te beginnen met de landingspagina en het indienen van het formulier. Host vervolgens het evenement zoals u dat op de wedstrijddag van plan bent. Dit helpt u de softwarebesturingselementen te begrijpen waarmee u misschien moet sleutelen, en geeft u zelfs de tijd om eventuele audio- of videoproblemen op te lossen waar u misschien geen rekening mee hebt gehouden.

Host het evenement zelf.

En heb een leuke tijd terwijl u het doet! Uw virtuele open huis is echt niet anders dan een evenement in persoon – het wordt alleen uitgevoerd via video. Als u meerdere evenementen organiseert, probeer dan te leren van elk evenement dat u doet, zodat u zich voortdurend kunt blijven ontwikkelen.

Vergeet de follow-up niet.

Nadat u uw virtuele open huis hebt voltooid, is het gemakkelijk om te denken dat uw werk klaar is. Immers, geïnteresseerde gezinnen zullen de volgende stap te nemen en toe te passen op hun eigen, toch?

De waarheid is dat, nu u hun contactgegevens hebt en weet dat ze op zijn minst enigszins geïnteresseerd zijn in uw school, u kunt en moet doorgaan met de marketing naar hen en hen op weg helpen naar aanmelding en, uiteindelijk, inschrijving op uw school.

Een eenvoudige manier om dit te doen is door hen een reeks merke-mails te sturen die antwoord geven op veelgestelde vragen waarvan u weet dat ouders die hebben over de aanmeldingsprocedure. U kunt hen ook informatie sturen over financiële hulp, belangrijke deadlines, profielen van huidige studenten, of andere berichten die benadrukken wat uw school uniek maakt. Dit kan worden gedaan op een gepersonaliseerde maar volledig geautomatiseerde manier met een platform als HubSpot, waardoor de last voor uw team wordt beperkt.

Directe, gepersonaliseerde telefonische benadering van uw toelatingsteam kan zeker ook geen kwaad. Overweeg om te bellen om te bevestigen dat ze geen vragen hadden, en om te horen wat ze van het evenement vonden. Een persoonlijke 1-1 e-mail kan ook worden verzonden als een follow-up.

Making It Happen

Het is duidelijk dat het trekken van een effectieve virtuele open huis vereist jongleren veel bewegende stukken. Als u gebruik maakt van meerdere verschillende systemen en tools om uw database te beheren, uw trechter te bouwen, en coördineren uw bereik, is het begrijpelijk dat je zou kunnen voelen overweldigd. Het goede nieuws is dat u deze taak (en uw leven) een stuk eenvoudiger kunt maken door één geïntegreerde tool te implementeren die al deze stappen kan uitvoeren.

Hier bij Pepperland bevelen we HubSpot aan, een tool die u kunt gebruiken om:

• Beheer uw database met contacten en leads
• Bouw formulieren voor lead capture in uw hele funnel
• Ontwerp en bouw zeer converterende landingspagina’s, bedankpagina’s, en CTA’s
• Maak en verstuur marketing en lead nurturing e-mails
• Beheer uw Facebook en Instagram Ads
• Voer real-time analyse uit van al uw marketinginspanningen om te zien wat werkt
• En meer

Omdat HubSpot integreert met Zoom, is de tool vooral handig voor iedereen die virtuele open huizen, webinars of andere evenementen op afstand overweegt.

Het beste van alles is dat het door het gebruik van e-mailworkflows en -sequenties mogelijk is om veel van de back-endcommunicatie te automatiseren, wat betekent dat je zelfs als je een eenpersoonsteam voor inschrijving of communicatie hebt, vertrouwen kunt hebben in je vermogen om een virtueel open huis tot een goed einde te brengen.

Uw school voorbereiden op de toekomst van inschrijvingen

Hoewel een virtueel open huis nooit volledig de waarde zal vervangen die een potentiële ouder of student krijgt door uw school daadwerkelijk te bezoeken en persoonlijk te zien, is het omarmen van deze en andere virtuele toelatingsevenementen een cruciaal onderdeel van het behalen van uw inschrijvingsdoelstellingen in 2020 en daarna.

Zelfs als de pandemie voorbij is en alles weer “normaal” wordt, is het waarschijnlijk dat sommige ouders of gezinnen de voorkeur geven aan een virtueel evenement, omdat ze eraan gewend zijn geraakt. Als u nu de basis legt, kunt u aan die toekomstige vraag voldoen en uw school onderscheiden van anderen in uw omgeving.

Het lijkt misschien overweldigend, maar u kunt het doen – als u maar de moed hebt om iets nieuws te proberen en een plan hebt om het te laten gebeuren.

Bent u geïnteresseerd in een begin met het organiseren van uw eerste virtuele open huis? We zijn blij om te chatten over hoe we kunnen helpen. Maak tijd vrij om meer te weten te komen.