Intuit QuickBooks Online

Sage 50cloud

Wave

>

Xero

Zoho Books

>

GoDaddy Boekhouding

Sunrise

Kashoo

>

Intuit QuickBooks Self-Employed

Hoe beïnvloedt deze verandering de manier waarop u FreshBooks gebruikt? Voor het grootste deel niet. U voert nog steeds activiteiten uit zoals het maken van facturen, het bijhouden van uren en het ontvangen van betalingen zoals u dat altijd hebt gedaan. Maar uw boekhouding heeft een nieuw, solide kader gekregen dat zorgt voor een meer gestructureerde administratie en een beter inzicht in uw financiën. FreshBooks heeft nu een rekeningschema en een grootboek; twee nieuwe rekeningen, Overige inkomsten en Kostprijs van de omzet (COGS); bankafstemming; en twee extra financiële standaardrapporten (Proefbalans en Balans).

FreshBooks heeft nog steeds niet alle tools uit FreshBooks Classic, maar heeft dit jaar wel een belangrijke toegevoegd: het bijhouden van voorraden. Er is ook een nieuwe gebruikersrol toegevoegd (manager), automatische kilometerregistratie in de iOS-app en kassakoppelingen (klanten kunnen betalen zonder te worden gefactureerd). Aannemers kunnen hun eigen tijd bijhouden, en managers hebben meer controle over rapporten. Er zijn twee nieuwe tabbladen in Projecten: Facturen en Uitgaven. FreshBooks heeft ook tal van verbeteringen toegevoegd aan facturen en de algehele workflow. Er is bijvoorbeeld een nieuw tabblad Voorbeeld. Facturen tonen nu niet gefactureerde tijd en onkosten. Het klantbericht is aanpasbaar en klanten kunnen nu ook deelbetalingen doen. FreshBooks heeft meer verbeteringen (zowel grote als kleine) aangebracht in zijn service dan enige andere site die ik heb beoordeeld.

Een effectieve UI

FreshBooks heeft ook zijn onboardingproces verbeterd. Het stelt eerst een paar basisvragen over uw bedrijf (zoals wat u doet en hoe u factureert). U geeft contactgegevens op en wordt aangemoedigd om uw teamleden uit te nodigen om accounts op te zetten. Daarna dompelt Freshbooks u onder in de hoofdsite, waar u een kader tegenkomt met drie instellingsstappen. Een daarvan is het aanpassen van uw facturen (opties zijn beperkt tot twee sjablonen, logo, achtergrondkleur, en twee lettertypen). Ik had wat problemen met het toevoegen van mijn logo. De meeste sites vragen gewoon om een grafisch bestand en plaatsen het logo op het verkoopformulier. FreshBooks neemt uw bestand en gebruikt het om een langwerpig vak te vullen. Ik kon dus maar een deel van mijn logo invoegen.

Als je het setup-venster sluit, kom je op het Dashboard van de site, zonder verdere aanwijzingen over hoe je aan de slag kunt. Wave en Xero bieden veel betere onboarding-tools die je door talloze setup-stappen leiden.

Het Dashboard geeft je een snel overzicht van de financiële status van je bedrijf. Er zijn vijf grafieken. Outstanding Revenue vertelt u wie u geld schuldig is en wie achterloopt met betalingen. Totale Winst, natuurlijk, geeft u een real-time nummer voor uw huidige winst of verlies. U kunt het datumbereik voor deze grafiek wijzigen. Uitgaven toont uw uitgaven per categorie. FreshBooks heeft er vorig jaar nog twee toegevoegd: Inkomstenstromen en Niet gefactureerde tijd.

Links naar ondersteuning en naar een pagina met een beschrijving van wat er nieuw is in FreshBooks verschijnen rechtsonder. Links in de rechterbovenhoek brengen u naar pagina’s waar u teamleden kunt uitnodigen (inclusief een accountant) op verschillende toestemmingsniveaus en nieuwe records en transacties kunt maken. Helaas moet je veel scrollen om de grafieken te zien, en er is geen takenlijst, zoals in GoDaddy Bookkeeping.

Een verticaal deelvenster aan de linkerkant van het dashboard toont navigatielinks naar de kerngebieden van de tool: Dashboard, Klanten, Facturen, Betalingen, Uitgaven, Schattingen, Tijdregistratie, Projecten, Mijn Team, Integraties, Rapporten, Boekhouding, en Add-ons. Klik op de link boven deze lijst, naast uw bedrijfsnaam, en een lijst met de instellingen van de site wordt geopend. Hier kunt u bijvoorbeeld extra bedrijven toevoegen, contact opnemen met ondersteuning, item- en servicerecords maken en apps van derden integreren (er zijn er nu 100+).

U kunt ook twee verbindingen instellen die van cruciaal belang zijn voor de werking van FreshBooks. Als u uw inloggegevens invoert voor financiële instellingen waar u rekeningen hebt, maakt FreshBooks verbinding met hun websites en importeert het uw rekeningtransacties. En door u aan te melden voor FreshBooks Payments of Stripe, kunt u beginnen met het accepteren van creditcards. Tot slot brengt het kleine belpictogram linksboven u naar updates over uw klanten, teamleden en andere zakelijke aangelegenheden.

Over het geheel genomen heeft FreshBooks de eenvoudigste, meest intuïtieve en meest aantrekkelijke schermdisplays van alle diensten die ik onlangs heb beoordeeld. Het is in één oogopslag gemakkelijker te lezen dan bijvoorbeeld Kashoo. Het kan echter even duren voordat een gebruiker van de oude FreshBooks-interface zich heeft georiënteerd. Gelukkig biedt FreshBooks veel begeleiding, waaronder een doorzoekbare helpdatabase en ondersteuning via e-mail en telefoon.

Facturen maken in FreshBooks

Klik op het tabblad Facturen in de werkbalk om een scherm te openen dat u alles vertelt wat u moet weten over uw debiteurenstatus (hoewel de site die boekhoudkundige term niet gebruikt). Met het tabblad “van mij” gemarkeerd (“aan mij” opent een pagina voor facturen die u van andere FreshBooks-gebruikers hebt ontvangen), ziet u de totalen in dollars voor facturen die te laat, openstaand of in de ontwerpfase zijn. Hieronder vindt u koppelingen naar uw meest recent bijgewerkte facturen. Onderaan ziet u een lijst met alle facturen en terugkerende sjablonen.

FreshBooks’ Factuurpagina biedt veel informatie over uw recente en historische facturen.

FreshBooks ondersteunt twee extra soorten transacties: schattingen en voorstellen, die beide kunnen worden omgezet in facturen. Een voorstel is een veel gedetailleerdere versie van een schatting die bij aanvaarding door de klant kan worden ondertekend (FreshBooks staat elektronische handtekeningen toe). Het kan beschrijvende tekst en tabellen bevatten en kan meerdere pagina’s beslaan. Geen enkel concurrerend programma biedt zo’n geavanceerde optie. Nieuw sinds onze vorige beoordeling is de mogelijkheid om voorschotten te maken, die u kunt gebruiken wanneer u een lopende zakenrelatie opzet met een klant die mogelijk een complexere facturering vereist.

Om hier te beginnen, klikt u op Nieuwe factuur. Er wordt een factuursjabloon geopend met uw contactgegevens en logo, de huidige datum en vervaldatum, en een factuurnummer ingevuld. U vult de rest in door artikelen of diensten te selecteren en hoeveelheden in te voeren. Als u al omzetbelastingtarieven hebt aangemaakt, dan zou het juiste tarief moeten worden toegewezen. U kunt een korting toevoegen, wat veel sites toestaan. Maar u kunt ook een aanbetaling aanvragen en een betalingsschema instellen. Dat laatste is uniek voor FreshBooks. Zodra het is voltooid, kunt u het opslaan of verzenden.

FreshBooks geeft u enige controle over het uiterlijk van uw facturen.

Een voorbehoud hier: De kosten voor FreshBooks zijn gebaseerd op het aantal klanten dat u als actief aanwijst. Als u tijdens het factureringsproces een nieuwe klant toevoegt en u eerder vijf actieve klanten had (wat de bovengrens is van de initiële prijsklasse), factureert FreshBooks u tegen de hogere kosten vanaf uw volgende betaaldatum.

Uw klanten kunnen betalingen aan u doen met behulp van de eigen betaalfunctie van FreshBooks (die in feite een rebranded is van betalingsverwerkingsservice WePay). Het kost 2,9 procent plus 30 cent per transactie, wat in feite de industriestandaard is. U kunt ook betalingen accepteren via Stripe.

FreshBooks maakt uw meest gebruikte factuurinstellingen beschikbaar voor u wanneer u aan een factuur werkt.

U kunt ook direct vanuit uw facturen omzetbelastingen instellen. Direct onder het tarief van elk artikel staat een link Belasting toevoegen. Klik erop en er wordt een klein venster geopend waarin u meerdere omzetbelastingen kunt definiëren. U kunt een selectievakje inschakelen om die belastingen op alle artikelen op de factuur toe te passen of ze afzonderlijk toewijzen. FreshBooks integreert niet rechtstreeks met een verkoopbelastingservice zoals de gouden standaard Avalara, maar zelfs zonder dit, behandelt het verkoopbelastingen zoals de meeste concurrenten dat doen. Het rapport Overzicht omzetbelasting helpt u bij het invullen van de benodigde gerelateerde rapporten.

Contextgevoelige instellingen

Terwijl u aan facturen werkt, geeft FreshBooks links weer naar contextgevoelige instellingen. Dit is uniek voor FreshBooks. Andere tools hebben één gigantisch gedeelte waarin u alle instellingen vastlegt. Deze contextgevoeligheid is een geweldige functie, een die tijd bespaart en u voortdurend herinnert aan beschikbare opties. U kunt hier bijvoorbeeld overschakelen op een andere factuurstijl. U kunt de factuur ook op gezette tijden laten herhalen, automatisch of handmatig, en online betalingen instellen. Aanvullende contextgevoelige instellingen verschijnen zodra u een factuur opslaat.

Als u een andere versie van FreshBooks gebruikt dan Lite, kunt u op gezette tijden herinneringen sturen en kosten in rekening brengen voor te late betaling, wat ongebruikelijk is in deze groep tools. U kunt ook opgeslagen facturen opnieuw openen en bewerken, of op de knop Meer acties klikken voor extra taken, zoals het e-mailen van het formulier, het toepassen van een betaling, of het maken van een PDF-bestand. U kunt ook de geschiedenis van de factuur bekijken.

Contacten en onkosten in FreshBooks

Wanneer u een nieuw klantrecord in FreshBooks aanmaakt, levert u in principe alleen contactgegevens in. Maar de startpagina van uw klant zal uiteindelijk gevuld worden met informatie. Klantrecords tonen hun contactpersoon als een soort digitale visitekaartjes. Ze bevatten velden voor de naam, het post- en e-mailadres en het telefoonnummer van elke klant. Een grafiek naast de klantenkaart laat zien hoeveel uitstaande inkomsten er zijn voor die klant, en splitst dit op in conceptfacturen, beschikbaar krediet, niet gefactureerde tijd, en niet gefactureerde uitgaven. Daaronder staat een tabel met lijsten van facturen, voorschotten, krediet, uitgaven, ramingen, tijdregistratie, projecten en rapporten voor die cliënt. U kunt hiertussen schakelen door op de tabs te klikken.

Terwijl u individuele uitgaven in FreshBooks vastlegt, kunt u een aantal instellingen direct wijzigen en een ontvangstbewijs bijvoegen.

Klik op het tabblad Relaties boven aan het scherm om een transactiegeschiedenis te bekijken. Dit is een geweldige, uitgebreide set schermen die ongeëvenaard is in deze groep websites.

Als u een of meer bankrekeningen aan FreshBooks hebt gekoppeld, ziet u een lijst met recente transacties wanneer u op het tabblad Uitgaven in het verticale deelvenster aan de linkerkant klikt. FreshBooks probeert deze automatisch te categoriseren (met keuzes als Professionele diensten, Benodigdheden, Maaltijden & Entertainment, Persoonlijk, enzovoort) wanneer het ze binnenhaalt, maar het raakt niet altijd het doel. Je moet het in het begin trainen door onjuiste categorieën te corrigeren, wat je zeker moet doen, omdat deze informatie zeer belangrijk is voor gebruik in rapporten en belastingen.

Wanneer u een uitgave handmatig invoert of een die u hebt geïmporteerd bewerkt, kunt u veel details toevoegen of wijzigen. De vijf meest recentelijk bijgewerkte uitgaven verschijnen bovenaan in het onkostenscherm; ze zien eruit als stroken kassatape. Afzonderlijke onkostendossiers in de lijst eronder bevatten velden voor de leverancier, categorie, datum, bron, klant/project/omschrijving, en bedrag/belasting/status. U kunt een bestand bijvoegen, een afbeelding van een ontvangstbewijs slepen en neerzetten, de uitgave markeren als factureerbaar aan een specifieke klant, de valuta wijzigen en de uitgave aanmerken als Cost of Goods Sold (COGS). Geen enkele concurrent in deze groep biedt zo’n uitgebreide onkostenadministratie. Maar FreshBooks maakt geen schatting van de kwartaalinkomstenbelasting, zoals Intuit QuickBooks Self-Employed en GoDaddy Bookkeeping doen.

Eenvoudige projectbeheertools

FreshBooks biedt een rijkere projectbeheerfunctionaliteit dan zijn concurrenten. Om te beginnen geeft u uw project een naam en wijst u er teamleden aan toe als beheerder, manager, werknemer of aannemer (elke rol heeft zijn eigen toegangsbeperkingen). U kunt het toewijzen aan een externe klant als u het project voor iemand anders doet, zodat ze kunnen meewerken en gefactureerd worden, en een uurbudget en einddatum invoeren. U hebt twee factureringsopties: per uur of een vast projecttarief. Als u kiest voor uurtarief, kunt u kiezen uit een enkel uurtarief of tarieven per teamlid of dienst.

FreshBooks stelt u in staat om uw projecturen en uitgaven grondig te documenteren. Het geeft een gedetailleerd overzicht van het project.

Om de services voor een project te specificeren, klikt u op de knop Add Service (Service toevoegen) en typt u een beschrijvende naam. FreshBooks voegt ze elk toe aan een lijst van alle diensten die u hebt toegevoegd, die het telkens weergeeft wanneer u een nieuw project maakt. Wanneer het tijd is om de uren voor uw project toe te voegen, hebt u twee opties: een timer starten en stoppen of de uren handmatig invoeren door de velden in een klein venster in te vullen. U kunt hier ook onkosten toevoegen, en zowel de onkosten als de uren als declarabel bestempelen.

Elk project heeft zijn eigen startpagina, waar u uw invoer kunt bekijken en meer kunt toevoegen, en berichten kunt uitwisselen met uw teamleden.

Factuursjablonen bevatten geen veld voor Project, maar u kunt klanten natuurlijk wel factureren voor de gewerkte uren en gemaakte onkosten. Wanneer u een klant selecteert in een factuur die een van deze items heeft, ziet u ze in de lijst die naar beneden valt. Klik op Toevoegen om ze op de factuur te zetten en er wordt een nieuw venster geopend met de niet gefactureerde uren en onkosten. Je kunt selecteren welke je wilt opnemen en ze verschijnen als regelitems wanneer je terugkeert naar de factuur. Zowel Time Entries als Projecten kunnen automatisch worden omgezet naar facturen.

FreshBooks’ Mobile Apps

FreshBooks biedt Android-apps en iOS-apps die grotendeels op elkaar lijken. De apps zijn eenvoudig genoeg om te gebruiken, maar ze bieden niet de uitzonderlijke gebruikerservaring die u op de hoofdsite krijgt. Ze zijn nogal eenvoudig. De FreshBooks app opent naar een dashboard dat drie cruciale grafieken bevat: Outstanding Revenue, Total Profit, en Total Spending. Via pictogrammen onder aan het scherm gaat u naar de werkgebieden van de tool, waar u gegevens kunt bekijken, toevoegen en bewerken die zijn opgenomen in facturen, uitgaven, tijdregistratie, schattingen en klantrecords. Er is veel dat je niet kunt doen op de mobiele apps, zoals werken met projecten en rapporten, maar je hebt toegang tot de kernfuncties van de site die je het meest waarschijnlijk zou gebruiken buiten het kantoor.

Je kunt op de mobiele apps van FreshBooks niet alles doen wat je in je browser kunt doen, maar je kunt cruciale gegevens toevoegen, bekijken en bewerken.

De iOS-app heeft een nieuwe functie die ik alleen heb gezien op de QuickBooks Online- en QuickBooks Self-Employed-apps: automatische kilometerregistratie. Als je de app gebruikt met Locatieservices ingeschakeld, houdt FreshBooks bij hoeveel kilometer je rijdt. U kunt ritten registreren als persoonlijk of zakelijk en teruggaan en ritten toevoegen als u er een hebt gemist.

De prijs terugwinnen

Als u FreshBooks nog nooit hebt gebruikt, moet het u niet veel moeite kosten om te leren hoe de huidige versie werkt. Het ontwerp van FreshBooks is uitzonderlijk en de navigatiehulpmiddelen zijn intuïtief. We raden u echter aan contact op te nemen met het bedrijf voordat u overschakelt van FreshBooks Classic om er zeker van te zijn dat uw must-have functies aanwezig zijn.

Freelancers die hun geld capabel hopen te beheren, hebben de beste facturerings- en tijdregistratietools nodig; onkostenbeheer en klantenadministratie; en rapportage die beschikbaar is. Ze moeten snel in en uit de site kunnen om hun werk te doen, en het kan geen kwaad als de gebruikersinterface en navigatiehulpmiddelen van de site ook de beste in hun klasse zijn. FreshBooks biedt dat allemaal en nog veel meer. Het is opnieuw onze winnaar van de Editors’ Choice voor boekhouding voor eenmanszaken, freelancers en zeer kleine bedrijven.

Hoewel FreshBooks een uitzonderlijke keuze is voor freelancers en onafhankelijke contractanten, mist het veel functionaliteit die grotere, complexere bedrijven nodig hebben. Intuit QuickBooks Online wint onze Editor’s Choice voor online boekhouding voor kleine bedrijven.

Terwijl u nadenkt over uw geldsituatie, wilt u misschien ook een kijkje nemen bij onze verhalen over de beste persoonlijke financiële diensten en de beste belastingvoorbereidingssoftware.