Op een gegeven moment kan een van uw werknemers nodig hebben om vrij te nemen voor en na de bevalling. U moet een zwangerschapsverlofbeleid opstellen en uitvoeren voordat dat gebeurt.

Maar voordat u uw beleid kunt vaststellen, moet u zich vertrouwd maken met en voldoen aan de wetten inzake zwangerschapsverlof.

Wat is zwangerschapsverlof?

Moederschapsverlof is verlof dat nieuwe moeders kunnen gebruiken om voor hun pasgeborenen te zorgen. De meeste bedrijven noemen het zwangerschapsverlof ouderschapsverlof. Ouderschapsverlof staat zowel moeders als vaders toe om vrij te nemen na de geboorte of adoptie van een kind.

Moederschapsverlof kan betaald of onbetaald zijn, afhankelijk van de staatswetgeving en het beleid van uw bedrijf.

Moet u werknemers zwangerschapsverlof geven? Voor veel werkgevers is het antwoord ja. Als zwangerschapsverlofwetten op uw bedrijf van toepassing zijn, moet u verlof aanbieden.

Wat zijn zwangerschapsverlofwetten?

Er zijn zowel federale als staatswetten voor zwangerschapsrechten op het werk. Hier zijn drie wetten waarvan u op de hoogte moet zijn:

1. Pregnancy Discrimination Act of 1978: Federaal
2. Family and Medical Leave Act (FMLA): Federaal
3. Betaald gezins- en medisch verlofprogramma: State

Pregnancy Discrimination Act

Zoals de naam al doet vermoeden, beschermt de Pregnancy Discrimination Act van 1978 werknemers die zwanger zijn.

Op grond van de Pregnancy Discrimination Act mogen werkgevers werknemers niet discrimineren op grond van zwangerschap, bevalling of daarmee verband houdende medische aandoeningen.

Om aan de wet op zwangerschapsdiscriminatie te voldoen, volgt u deze richtlijnen van het ministerie van Arbeid:

• Sluit kandidaten die zwanger zijn of onlangs zijn bevallen niet uit van uw aanwervingsproces
• Laat een zwangere werkneemster toe om haar werk te blijven uitvoeren zolang zij daartoe in staat is
• Maak geen einde aan of ontzeg geen promoties aan een werkneemster wegens zwangerschap, bevalling, of een verwante medische aandoening
• Houd de baan van uw werknemer open wanneer zij met verlof gaan
• Stel geen regel die een werknemer verbiedt om na zwangerschapsverlof gedurende een bepaalde tijd weer aan het werk te gaan

De wet op zwangerschapsdiscriminatie beschermt alle werknemers tegen discriminatie voor en na de bevalling.

Federale zwangerschapsrechten op het werk: Onbetaald

De Family and Medical Leave Act (FMLA) vereist dat werkgevers werknemers tot 12 weken onbetaald verlof per jaar aanbieden voor ouderschapsverlof en medisch gerelateerd verlof.

Hoewel FMLA een federale wet is, is deze niet van toepassing op alle bedrijven. Bedrijven met meer dan 50 werknemers zijn verplicht om de FMLA te volgen. Sommige bedrijven met minder dan 50 werknemers moeten mogelijk ook FMLA-verlof aanbieden (bijv. gezamenlijke werkgevers).

Niet alle werknemers komen in aanmerking voor FMLA-dekking. Werknemers moeten ten minste 12 maanden voor FMLA-gedekte werkgevers werken en 1.250 uur werken in de 12 maanden onmiddellijk voorafgaand aan het verlof.

Werkgevers die onder de FMLA vallen, moeten in aanmerking komende werknemers toestaan zwangerschapsverlof op te nemen.

State wetten op betaald zwangerschapsverlof

Recently, meer en meer staten zijn begonnen met het implementeren van Paid Family and Medical Leave (PFML) programma’s.

Net als de FMLA, staten met Paid Family Leave vereisen werkgevers om werknemers vrije tijd aan te bieden voor ouderschapsverlof en medisch gerelateerd verlof. In tegenstelling tot de FMLA kunnen werknemers betaald verlof opnemen via PFML-programma’s.

De volgende staten hebben momenteel verlofwetten:

• California
• Colorado (komt binnenkort)
• Connecticut
• D.C.
• Massachusetts
• New Jersey
• New York
• Oregon (verschijnt binnenkort)
• Rhode Island
• Washington

Werknemers kunnen betaald zwangerschapsverlof opnemen als zij of hun werkgever meebetalen aan het programma. Er zijn ook bepaalde vereisten waaraan werknemers moeten voldoen, zoals het werken van een bepaald aantal uren, om in aanmerking te komen voor PFML.

Elke staat stelt zijn eigen bijdragepercentages en uitkeringsbedragen vast. Neem contact op met uw staat voor meer informatie.

Werkgevers die onder PFML-programma’s van de staat vallen, moeten bijdragen of geld inhouden op het loon van werknemers, zodat werknemers betaald zwangerschapsverlof kunnen opnemen.

Andere staten, zoals Maryland, staan werknemers toe door de staat verplicht betaald ziekteverlof te gebruiken voor zwangerschapsverlof.

Vragen die uw zwangerschapsverlofbeleid moet beantwoorden

Nu u bekend bent met de wetten inzake zwangerschapsverlof, kunt u uw zwangerschapsverlofbeleid op papier zetten.

Het beleid inzake zwangerschapsverlof moet antwoord geven op veelgestelde vragen van werknemers, zoals of het verlof wordt betaald, hoe lang het duurt, wie het verlof mag opnemen en welke werkaanpassingen nodig zijn.

Zorg ervoor dat uw beleid inzake zwangerschapsverlof wordt opgenomen in uw personeelshandboek.

Wordt zwangerschapsverlof betaald?

Uw beleid ten aanzien van zwangerschapsverlof moet aangeven of u betaald of onbetaald zwangerschapsverlof aanbiedt.

Als u in een land woont waar betaald verlof verplicht is, moet u betaald zwangerschapsverlof aanbieden. Vermeld hoeveel werknemers mogen verwachten te ontvangen tijdens hun verlof. Californische werknemers ontvangen bijvoorbeeld ongeveer 60-70% van hun reguliere loon terwijl ze met verlof zijn.

U kunt besluiten betaald zwangerschapsverlof aan te bieden, zelfs als u dat niet verplicht bent. Volgens een rapport biedt meer dan een op de drie werkgevers betaald zwangerschapsverlof aan buiten wat wettelijk vereist is.

Nog slechts 11% van de werknemers in bedrijven met minder dan 50 werknemers heeft echter toegang tot betaald verlof om gezinsredenen, volgens de BLS. Als u zich als werkgever wilt onderscheiden, overweeg dan vrijwillig betaald zwangerschapsverlof aan te bieden.

Hier is een snelle momentopname van wat u in dit gedeelte van uw beleid moet vermelden:

• Of zwangerschapsverlof betaald is vs. onbetaald
• Informatie over de PFML van uw staat, indien van toepassing
• Percentage van het reguliere weekloon dat werknemers zullen verdienen indien betaald

Hoe lang is het zwangerschapsverlof?

Uw zwangerschapsverlofbeleid moet ook de duur van het verlof vermelden.

Wanneer u toevoegt hoe lang werknemers vrij kunnen nemen voor zwangerschapsverlof, denk dan aan federale en staatswetten.

FMLA biedt tot 12 weken per jaar voor onbetaald verlof om gezins- en medische redenen. Staten bieden overal van 6-12 weken betaald verlof.

Als u niet onder de FMLA- of staatswetten voor PFML valt, weet u misschien niet zeker hoeveel tijd u moet geven.

Dus, wat is de gemiddelde duur van zwangerschapsverlof? Eén bron vond dat het gemiddelde zwangerschapsverlof 10 weken lang is.

Je kunt besluiten om zowel betaald als onbetaald zwangerschapsverlof aan te bieden. Neem de duur van beide op in uw beleid.

Dit gedeelte van uw beleid moet bevatten:

• Hoe lang onbetaald zwangerschapsverlof is
• Hoe lang u betaald zwangerschapsverlof aanbiedt, indien van toepassing
• De totale duur van het zwangerschapsverlof

Wie kan zwangerschapsverlof opnemen?

Ook hier geldt dat niet alle werknemers onder de wetten inzake ouderschapsverlof van de staat of de federale overheid vallen. Zorg ervoor dat u bespreekt wanneer werknemers in aanmerking komen voor betaald verlof, onbetaald verlof of beide.

Bedenk dat werknemers volgens de FMLA-regels ten minste 12 maanden en 1.250 uur moeten werken om in aanmerking te komen voor verlof.

De meeste staten vereisen dat werknemers een bepaald aantal weken of uren werken voordat ze verlof opnemen. En, sommige staten beperken welke werknemers betaald gezinsverlof kunnen opnemen op basis van inkomsten.

Als u vrijwillig betaald of beschermd onbetaald zwangerschapsverlof aanbiedt, vat dan informatie samen over wie in aanmerking komt.

Zorg ervoor dat u omvat:

• Hoeveel maanden werknemers moeten werken voordat ze verlof opnemen
• Hoeveel uren werknemers moeten werken voordat ze verlof opnemen
• Alle andere beperkingen (bijv, loonminimum)

Zal ik flexibele werkroosters aanbieden?

Voor veel werknemers is het moeilijk om na het zwangerschapsverlof weer aan het werk te gaan. Volgens SHRM staat 81% van de werkgevers ten minste enkele werknemers toe om geleidelijk weer aan het werk te gaan na de bevalling.

Als u de mogelijkheid hebt, kunt u overwegen werknemers een flexibele werkregeling aan te bieden. Dit kan onder meer de mogelijkheid inhouden om op afstand te werken of om flexibele roosters te hanteren voor of na het zwangerschapsverlof.

In dit gedeelte van uw beleid inzake zwangerschapsverlof moet het volgende worden vastgelegd:

• Werkaanpassingen die werknemers kunnen krijgen voor en na het zwangerschapsverlof

Zorg er na het opstellen van uw beleid inzake zwangerschapsverlof voor dat uw werknemers het kunnen lezen! Met de invoegtoepassing HR-software van Patriot op onze salarissoftware kunnen werknemers belangrijke bestanden gemakkelijk online inzien. Start uw gratis proefversie van beide vandaag!

Wilt u meer informatie over kleine bedrijven binnen handbereik? Like ons op Facebook en blijf op de hoogte van onze nieuwste artikelen!

Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.