Dit is een belangrijke post. Dat weet je omdat er onnodige hoofdletters in voorkomen.

Dit is de vloek van willekeurig hoofdlettergebruik, het misbruik van hoofdletters om dingen belangrijker te laten lijken dan ze zijn.

Sommige dingen zijn bedoeld om willekeurig te zijn, zoals daden van vriendelijkheid en de winnende lotnummers. Hoofdlettergebruik mag nooit willekeurig zijn. Willekeurig hoofdlettergebruik dwingt lezers een micromoment te pauzeren om te raden waarom een bepaald woord met een hoofdletter wordt geschreven en vervolgens, wanneer ze beseffen dat dat niet zou moeten, hun mening over de schrijver en wat hij of zij probeert te zeggen, naar beneden bij te stellen.

Grammatica kent strikte regels over wanneer en wat met een hoofdletter moet worden geschreven, maar deze regels worden vaak genegeerd in slechte zakelijke teksten. Het resultaat is een tekst die lijkt op de Onafhankelijkheidsverklaring (“. . . dat zij door hun Schepper zijn begiftigd met bepaalde onvervreemdbare rechten, waaronder Leven, Vrijheid en het nastreven van Geluk.”) of een Winnie-de-Poeh-boek (“‘Als ik ergens iets van weet, betekent dat gat Konijn,’ zei hij, ‘en Konijn betekent Gezelschap,’ zei hij, ‘en Gezelschap betekent Voedsel en Luisteren-naar-Mij-Hummen en dergelijke.”)

Geen van beide stijlen past goed in het kwartaalverslag.

Waarom doen mensen het? Omdat ze denken dat hoofdletters gelijk staan aan importantie. Anderen, in twijfel en onzeker over de regels, kiezen standaard voor hoofdletters. Eigenlijk zouden ze vaker correct zijn als ze standaard een kleine letter zouden gebruiken.

Dus, een snelle samenvatting van de basisprincipes van wanneer en wat je met hoofdletters moet schrijven (met het gebruikelijke voorbehoud dat er uitzonderingen op elke regel zijn en dat ik niet elke situatie behandel, maar alleen de situaties die het vaakst voorkomen in zakelijk schrijven.):

1. Eigennamen – In het algemeen moet u de eigennamen van mensen, plaatsen en dingen met een hoofdletter schrijven.

Onjuist: Groucho Marx was een komiek die films maakte in Hollywood, waaronder “Duck Soup”. Hij was een pionier van de nihilistische humor.

Correct: Groucho Marx was een komiek die films maakte in Hollywood, waaronder “Duck Soup.” Hij was een pionier van de nihilistische humor.

Groucho Marx, Hollywood en “Duck Soup” worden altijd met een hoofdletter geschreven omdat het eigennamen zijn van respectievelijk een persoon, plaats en ding. De woorden “komiek”, “pionier” en “nihilistische humor” worden met een kleine letter geschreven, omdat het oneigenlijke of gewone zelfstandige naamwoorden zijn, die algemene dingen beschrijven.

Incorrect: De nieuwe campagne moet resulteren in een groter marktaandeel.

Correct: De nieuwe campagne moet resulteren in een groter marktaandeel.

Campagne en marktaandeel zijn gewone zelfstandige naamwoorden en vereisen geen hoofdlettergebruik.

Ook bijvoeglijke naamwoorden die van eigennamen zijn afgeleid, zoals “een Shakespeareaanse tragedie” en “een Freudiaanse verspreking”, moeten een hoofdletter krijgen.

2. Titels – Geef titels een hoofdletter als ze voor een naam staan, maar niet erna: Afdelingsdirecteur Rufus T. Firefly, niet Rufus T. Firefly, afdelingsdirecteur. En beroepen zijn geen titels, dus die moet je geen hoofdletter geven. Schrijf niet software-ontwikkelaar Margaret Dumont; schrijf software-ontwikkelaar Margaret Dumont.

Gebruik geen hoofdletters voor een titel als die niet samen met de naam van de titelhouder wordt gebruikt, zoals voorzitter, president of professor. De meeste biografieën van leidinggevenden staan vol met slechte voorbeelden: Van 2008 tot 2011 was Otis B. Driftwood directeur van R&D bij Acme Corp. Hij verliet het bedrijf om hoogleraar biologie te worden aan de Huxley University.

Lastige uitzondering I – Geef een titel geen hoofdletter vóór een naam als er een komma tussen staat, d.w.z. de verkoper van de maand december, Jeffrey Spaulding, weigert zijn gereserveerde parkeerplaats af te staan aan de winnaar van deze maand.

Lastige uitzondering II – Geef titels die iemands voornaam vervangen een hoofdletter: Generaal Grant, Professor Wagstaff.

3. Afdelingen etc. – Het is OK om een hoofdletter te gebruiken wanneer verwezen wordt naar een specifieke afdeling of officiële entiteit, d.w.z. Personeelszaken heeft Verkoop opgedragen te stoppen met het aanzetten tot waterpistoolgevechten met andere afdelingen. De hoofdletters geven aan dat de schrijver verwijst naar specifieke afdelingen. Geef verkoop geen hoofdletter als het om iets algemeens gaat, bijv. Als de verkoop dit jaar weer aantrekt, kunnen we ons nieuwe Super Soakers veroorloven. Citaten – Geef het eerste woord van een citaat een hoofdletter als het een volledige zin begint, maar niet als de geciteerde woorden slechts een deel van een zin vormen.

Correct: Vice President Lionel Q. Deveraux zei: “Nog één Super Soaker aanval en ik breng de hamer naar beneden op Sales.”

Ook correct: Vice President Lionel Q. Deveraux zei nog één Super Soaker aanval en hij zal “de hamer neerhalen” op Sales.

Bedenk, dat het prima is om een zin te schrijven met één hoofdletter aan het begin. Er is geen prijs voor extra hoofdletters en een mededeling wint niet aan belang evenredig aan het aantal hoofdletters.

Houd dit in gedachten, want het is zeer belangrijk.