Wat is een Boekhoudsysteem?

Het bijhouden en bijhouden van uw inkomsten is van essentieel belang voor elk bedrijf. Hoewel er verschillende boekhoudsystemen kunnen zijn, afhankelijk van de structuur van een bedrijf, spreekt het vanzelf dat het bijhouden van een bijgewerkte boekhouding de belangrijkste activiteit in een bedrijf is. Alle boekhoudsystemen hebben met elkaar gemeen dat zij de financiële activiteiten van een onderneming beheren, zoals de inkomsten, uitgaven en passiva. In dit digitale tijdperk maken de meeste boekhouders gebruik van geavanceerde systemen met betalingsherinneringen, geavanceerde rapportagemogelijkheden, geautomatiseerde gegevensback-ups en nog veel meer.

Voordat boekhoudsystemen werden geautomatiseerd, werd de boekhouding met de hand gevoerd, wat niet alleen een omslachtige taak was, maar ook vatbaar voor onnauwkeurigheden en tijdrovend. Geautomatiseerde boekhoudsystemen hebben ondernemers en accountants extra werk uit handen genomen, waardoor de boekhouding eenvoudig en betrouwbaar is geworden. Boekhoudsystemen helpen bij het berekenen van de uitbetaalde en te betalen lonen aan werknemers, het registreren van transacties, het controleren van kredietomloopverhoudingen en het verwerken van gegevens met betrekking tot verkoop, loonlijst, inventaris en andere belangrijke aspecten van uw bedrijf.

Types van boekhoudsoftware

Het kiezen van een boekhoudsysteem hangt af van uw budget, voorkeuren en bedrijfsgrootte. De vier belangrijkste soorten financiële softwaresystemen zijn:

• Single-entry systemen
• Double-entry systemen
• Handmatige boekhoudsystemen
• Geautomatiseerde boekhoudsystemen

Deze kunnen verder worden onderverdeeld in verschillende andere categorieën, zoals; aangepaste boekhoudsoftware, enterprise resource planning-software, commerciële off-the-shelf software en nog veel meer. Moderne software-oplossingen zoals Tally bieden gevarieerde mogelijkheden die uw dagelijkse boekhoudkundige taken een fluitje van een cent maken.

Single-entry systemen zijn de meest elementaire optie. Zoals hun naam al doet vermoeden, registreren zij elke transactie met een enkele boeking in het boekhoudjournaal. Deze methode is gemakkelijk te gebruiken en vereist geen technische kennis van boekhouding. Het is aantrekkelijk voor kleine bedrijven met een laag transactievolume. Het nadeel is echter dat ze foutgevoelig is en geen debiteuren, crediteuren, passiva en meer bijhoudt. Daarom maken de meeste financiële softwaresystemen, ook die voor kleine ondernemingen, tegenwoordig gebruik van dubbele boekhouding. Dit betekent dat bij elke transactie ten minste twee rekeningen betrokken zijn, wat een nauwkeurigere rapportage en tijdige foutenopsporing mogelijk maakt.

Voorbeeld

Laten we eens kijken naar een eenvoudig voorbeeld om het dubbele boekhoudsysteem uit te leggen om u te helpen dit boekhoudsysteem beter te begrijpen! Voorbeeld: Een fabrikant van handelsgoederen koopt vrachtwagens op krediet. De totale aankoop op krediet bedraagt INR 50.00.000. Alle nieuwe vrachtwagens zullen worden gebruikt in de dagelijkse bedrijfsvoering en zullen de komende 10 jaar niet worden verkocht. De geschatte levensduur van de vrachtwagens is 10 jaar. Hier is hoe het dubbele boekhoudsysteem om deze transactie te registreren zal werken.

Sinds, dit is een kredietaankoop van vrachtwagens, voor deze transactie, zullen er twee activiteiten zijn, een is kredietaankoop van de vrachtwagens en een ander is een toevoeging aan de nieuwe inventaris. De boekingen worden eerst in hun respectievelijke grootboeken geboekt. Aangezien de onderneming de activa heeft geaccumuleerd, zal een debetboeking worden gemaakt in de inventaris met INR 50.00.000. Aangezien dit een aankoop op krediet is, moet aan de creditzijde van de crediteurenadministratie een boeking voor eenzelfde bedrag worden gemaakt. We zien dat de debetboeking het actiefsaldo van de inventaris verhoogt en de creditboeking het passiefsaldo van de crediteuren met hetzelfde bedrag.

Dubbele boekingen kunnen ook invloed hebben op dezelfde klasse van rekeningen. Indien de fabrikant van de handelswaar de vrachtwagens contant zou hebben gekocht, dan moet een creditpost op de kasrekening worden geboekt en een debetpost op de inventarisrekening. Hoe dan ook, het resultaat in balans zal hetzelfde zijn.