Ziekenhuizen en gezondheidssystemen ontdekken dat de gezondheidszorg steeds concurrerender en complexer wordt en dat ze, om succesvol te kunnen zijn, constant hoogwaardige zorg moeten leveren aan patiënten en tegelijkertijd de kosten moeten beheersen. De Spoedeisendehulp Afdeling (SEH), die vaak de belangrijkste toegangspoort is voor patiënten die het ziekenhuis binnenkomen, staat centraal bij dat succes. Aangezien de spoedgevallendienst de reputatie van een ziekenhuis beïnvloedt en een aanzienlijk deel van de inkomsten uit opnames vertegenwoordigt, is het van cruciaal belang om een volledig geoptimaliseerde spoedgevallendienst te hebben. Bovendien is het verbeteren van de doorstroming op de spoedeisende hulp vastgesteld als een belangrijk kwaliteitsinitiatief door veel leiders in de sector, waaronder The Joint Commission, The Advisory Board en het Institute for Healthcare Improvement.

Waar het vele jaren geleden voldoende was voor spoedeisendehulpafdelingen om papieren kaarten en een whiteboard te gebruiken voor het bijhouden van patiënten, zijn de tijden veranderd – en zo ook de technologie. Emergency Department Information Systems (EDIS), ook wel Emergency Department EHR’s genoemd, werden in de jaren negentig ontwikkeld ter vervanging van op papier gebaseerde en handmatige systemen.

Wat is EDIS of een Emergency Department Information System?

Volgens het American College of Emergency Physician’s (ACEP) Policy on Health Information Technology is een Emergency Department Information System een uitgebreid EHR-systeem dat speciaal is ontworpen om gegevens te beheren en processen te vereenvoudigen ter ondersteuning van de patiëntenzorg en -operaties op de Spoedeisende Hulp.

De omgeving van de Spoedeisende Hulp verschilt enorm van die van ambulante en intramurale omgevingen. Terwijl ambulante en intramurale omgevingen zich richten op longitudinale zorg, zijn spoedeisende zorgomgevingen episodisch en over het algemeen complexer. Patiënten arriveren op de spoedeisende hulp onder onvoorspelbare omstandigheden, en hebben meestal onmiddellijke en dringende medische zorg nodig. Zowel snelheid als nauwkeurigheid zijn van cruciaal belang tijdens het hele proces op de spoedeisende hulp – van het inchecken en triage, tot documentatie en orderverwerking, tot communicatie met ander ziekenhuispersoneel, helemaal tot aan ontslag. Talloze operationele stappen moeten worden genomen onder grote tijdsdruk en soms overvolle omstandigheden.

Door deze verschillen wordt het gebruik van dezelfde EHR-technologie als ambulant en klinisch niet geadviseerd en is het alsof je probeert een vierkante pin in een rond gat te passen. Velen hebben bijvoorbeeld gemerkt dat hun ziekenhuisbrede HIS of enterprise EHR-systeem niet de geavanceerde functies, functionaliteit of aanpassingen biedt die nodig zijn voor Spoedeisendehulp Afdelingen. En omdat het aantal patiënten op de spoedeisende hulp jaar na jaar blijft toenemen, hebben veel ziekenhuizen de groeiende noodzaak ingezien om betere zorg te verlenen door processen, workflow en doorvoer te stroomlijnen via het gebruik van een informatiesysteem voor de spoedeisende hulp (of een ED-specifiek EHR).

Fundamentele kenmerken van het informatiesysteem voor de spoedeisende hulp

Enkele van de belangrijkste kenmerken van informatiesystemen voor de spoedeisende hulp zijn:

• Het volgen van patiënten is een must-have voor het automatiseren van de workflow binnen de spoedeisende hulp door het coördineren en versnellen van de patiëntenstroom. Het bord voor het traceren van patiënten heeft meestal een kleurcodering en moet in één oogopslag goed leesbaar zijn, zodat artsen relevante patiëntinformatie beter kunnen traceren, waaronder de status en locatie van de patiënt tijdens de gehele behandeling. Idealiter zou de informatie dynamisch en in real-time moeten zijn (gebruikers zouden het scherm niet moeten hoeven te vernieuwen voor bijgewerkte informatie). Het moet ook op maat worden gemaakt door de leverancier om het goed te integreren in de ED workflow door gebruik te maken van best practices. Sommige EDIS-leveranciers bieden ook unieke schermen zoals triage of fast-track weergave die kunnen worden geconfigureerd om alleen de gegevens weer te geven die u wilt zien.

• Klinische documentatie is een grotere uitdaging in een snelle omgeving van een spoedeisende hulpafdeling waar dit sneller en nauwkeuriger moet gebeuren. Dit betekent dat artsen en verpleegkundigen behoefte hebben aan een intuïtief, gemakkelijk te leren, bliksemsnel en nauwkeurig systeem voor het bijhouden van grafieken waarbij zo min mogelijk geklikt hoeft te worden. Grafieken van vorige bezoeken die automatisch beschikbaar zijn om beslissingen over patiëntenzorg te ondersteunen, de mogelijkheid voor meerdere mensen om tegelijkertijd te documenteren, onmiddellijke herkenning van toetsaanslagen met automatische opslag, de mogelijkheid om verschillende sjablonen en mechanismen te gebruiken (stem, touchscreen, handschrift) en de mogelijkheid om op elk moment vrije tekst te gebruiken zijn slechts enkele van de functies die beschikbaar zijn om het gebruik te maximaliseren en EHR-moeheid en -burn-out te minimaliseren.

• Orderbeheer omvat CPOE (Computerized Provider Order Entry) voor procedures, tests, medicatie, infusen en consults, evenals het bekijken van de resultaten. Centrale elementen van orderbeheer zijn: de mogelijkheid om orders en ordersets te specificeren en aan te passen, geïntegreerde ondersteuning bij klinische besluitvorming, ondersteuning voor routine- en kritische waarden, automatische documentatie en tijdstempels van informatie over resultaten en beoordelingen van resultaten, evenals onmiddellijke indiening van orders bij lab- en/of radiologie voor voltooiing.

• Nauwkeurige en tijdige terugbetaling is van essentieel belang om ervoor te zorgen dat ziekenhuizen geen inkomsten mislopen voor toegestane ED-kosten. Om de inkomsten te optimaliseren, moet een systeem het volgende bieden: volledige en nauwkeurige vastlegging van kosten voor E&M-niveau van dienstverlening, CPT- en servicecodes; geïntegreerde vastlegging van kosten die automatisch start-/stoptijden en kosten voor pushes, injecties en hydratatieprocedures vastlegt; en onmiddellijke wijzigingen in de regelgeving en procedures voor de codering van faciliteiten en artsen (om coderingsgerelateerde weigeringen te elimineren).

• Risicomanagement/Clinical Decision Support (CDS) zijn herinneringen, waarschuwingen en beslissingsondersteunende tools die artsen helpen beslissen of ze mogelijke bestaande risico’s moeten accepteren of het huidige behandelplan voor de patiënt moeten wijzigen. Waarschuwingen voor medicatie en medicijnen/allergieën, waarschuwingen voor medicatieovereenstemming, waarschuwingen voor medicatiedoseringscalculatoren op basis van minimale/maximale doses, verplichte gegevensvastlegging en staatsmandaten vallen allemaal onder de paraplu van Clinical Decision Support. Idealiter zou het systeem in hoge mate configureerbaar moeten zijn (bijvoorbeeld om verschillen per locatie mogelijk te maken) en zou het een eenvoudige aan/uit-functie voor waarschuwingen moeten hebben.

• Gegevensbeheer/analyse stelt beheerders en ziekenhuizen in staat prestaties te berekenen, bij te houden en uiteindelijk te verbeteren. Het verzamelen van gegevens moet in de workflow worden ingebouwd, waarbij (gestructureerde en ongestructureerde) gegevens automatisch op de achtergrond worden vastgelegd. Het moet niet alleen gaan om klinische gegevens, maar ook om financiële en operationele gegevens.

• De ontslagplanning omvat ontslaginstructies, definitieve diagnoses, voorlichting van de patiënt, follow-upbeheer, enz. Het moet het ontslagproces versnellen en de artsen de gelegenheid bieden om alle informatie en orders te bekijken/bevestigen voordat de patiënt de SEH verlaat.

• Integratie, hoewel hier als laatste genoemd, is zeker niet het minst belangrijk. Het is van cruciaal belang om een EDIS te hebben dat is gebouwd op een schaalbare en flexibele architectuur waarmee het goed kan integreren met EHR- en HIS-platforms, HIE’s, evenals lab-, radiologie-, apotheek-, PAC-, cardiologie-, facturatie- en andere hulpsystemen. Het moet ook één enkel toegangspunt voor klinische informatie bieden.

Voordelen en verwachte resultaten

Er zijn veel voordelen verbonden aan een investering in een informatiesysteem voor de spoedeisende hulp. Enkele van de meest voorkomende zijn:

• Verbetering van de productiviteit en efficiëntie: Geautomatiseerde processen zorgen voor een efficiëntere doorvoer van patiënten en een hogere productiviteit van artsen. Door gebruik te maken van verschillende EDIS-componenten hebben veel ziekenhuizen minder wachttijden, uitwijkmogelijkheden en triagetijden, en een kortere totale verblijfsduur (LOS).

• Verbeterde kwaliteit van zorg, veiligheid van patiënten en tevredenheid: Ziekenhuizen zonder EDIS hebben over het algemeen langere wachttijden, wat kan leiden tot een lagere patiënttevredenheid en slechtere resultaten voor de patiënt. Met een EDIS, wanneer de workflow is geoptimaliseerd en de juiste informatie beschikbaar is gemaakt om artsen te helpen effectiever beslissingen te nemen, verbeteren over het algemeen de patiëntenzorg, tevredenheid en uitkomsten.

• Hogere inkomsten: Hierbij kan worden gedacht aan verbeterde kostenregistratie, het bijhouden van start- en stoptijden van infusies en/of realtime hulpmiddelen die E&M professionele coderingsmogelijkheden bieden – allemaal zaken die de inkomsten kunnen helpen verbeteren. Een daling van het aantal medische fouten en aansprakelijkheden is een bijkomend voordeel, aangezien deze een negatieve impact op de inkomsten hebben.

• Tijdsbesparing: Voor orderinvoer, documentatie, ePrescribing, ontslaginstructies, enz. Een afname van de omlooptijd van clinici aan het einde van de dienst zou zich ook kunnen vertalen in minder uitbetaling van overuren.

Top Spoedeisendehulp Afdeling Informatiesystemen

Wilt u leveranciers van Spoedeisendehulp Afdeling Informatiesystemen vergelijken? Bekijk het meest recente 2019 Best in KLAS: Software and Services Report for Emergency Departments om te zien hoe de leveranciers ervoor staan.

Als u wilt weten of een informatiesysteem voor de spoedeisende hulp geschikt is voor uw ziekenhuis, of als u een demo wilt zien van het als nummer 1 beoordeelde informatiesysteem voor de spoedeisende hulp van Wellsoft, klik dan hier.

Wist u dat? Wellsoft EDIS wordt nog steeds aangeboden als standalone-oplossing, maar is nu ook onderdeel van de grotere ziekenhuisoplossing van Medsphere.