Weet u dat een bedrijf documenten gebruikt om te communiceren, zaken te doen, en de productiviteit te evalueren? Deze documenten variëren van korte e-mailberichten tot ingewikkelde juridische contracten. Hieronder vindt u eenvoudige stappen om een document effectief te maken. Hier leest u hoe!

Identificeer uw publiek

Vooreerst: ken uw publiek en richt het op uw schrijven. Ga na of de toon van uw document past bij uw doelgroep. Professionele schrijfspecialisten kunnen u hierbij helpen. Als u niet precies weet wie uw publiek is, vraag uzelf dan af voor wie u schrijft en wie het meest waarschijnlijk baat heeft bij uw schrijven.

Ken de behoeften van uw lezers

Bedenk zorgvuldig welke informatie de lezer zal willen of nodig zal hebben. Herken die gegevens en neem ze op in uw document nadat u uw publiek hebt herkend. Probeer eventuele toekomstige argumenten of problemen van lezers aan te pakken.

Organiseer uw schrijven

Stel uzelf in de positie van de lezer en stel uzelf de volgende vragen: Wat is er met dit artikel? Waarom moet ik het lezen? Wat moet ik doen nadat ik het gelezen heb? U moet ook nagaan of uw zakelijke artikel samenhangend is geschreven en of het proces spannend, duidelijk en leerzaam is. Volg de traditionele structuur van het documenttype, of het nu een brief, post, e-mail, samenvattend verslag, cv, advertentie, projectoverzicht, of andere communicatie is.

Vermijd het gebruik van jargons

Het gebruik van allerlei technisch jargon en chique acroniemen om uw document te vullen kan u misschien het gevoel geven dat u getraind en goed opgeleid bent. Maar het maakt uw document alleen maar onoverzichtelijker. Ook al bent u ervan overtuigd dat uw document intern binnen uw kantoor zal worden gebruikt, toch is het verstandig om niet te veel jargon te gebruiken. Op de lange termijn is het altijd veiliger om specifiek en eenvoudig te zeggen wat u bedoelt.

Keep it Short

Volgens een analyse is de aandachtsspanne van een gemiddeld mens slechts acht seconden. Hebt u in acht seconden of minder de kans om uw document volledig verteerbaar te maken? Misschien niet. Maar toch moet u zich ten doel stellen het zo kort mogelijk te houden wanneer u alle gegevens verstrekt. Vergeet niet een poging te doen om uw document eenvoudig af te schuimen. Gebruik, indien mogelijk, korte alinea’s, kopjes en opsommingstekens. Hoe gestructureerder en gemakkelijker het is om naar te kijken, hoe eenvoudiger het is om de aandacht van mensen te trekken.

Zorg ervoor dat uw document er professioneel uitziet

Hoe goed de kwaliteit van uw document misschien ook is, als het er niet professioneel uitziet, zal het gemakkelijk worden gemist. Houd in gedachten dat uw publiek eerst zal zien hoe het op papier is gezet. De eerste indruk is echt belangrijk.

Proofread Everything

Nadat een spellingscontrole en grammaticacontrole zijn gebruikt, neem dan even de tijd om uw bestand te controleren en te proeflezen. Zoek naar weggelaten zinnen, onjuiste namen en onjuiste interpunctie. Controleer op grammaticale uitglijders. Zorg ervoor dat het document duidelijk, beknopt en foutloos is. Voordat u het produceert, kan het nuttig zijn om een collega, werkgenoot, of zelfs een ervaren schrijver of redacteur om uw werk te beoordelen.

Wat zijn de verschillende soorten formulieren meestal gebruikt in een bedrijf?

Een werkende organisatie maakt gebruik van een aantal verschillende documenten om een verscheidenheid van doeleinden te dienen. De categorisering kan geschieden op basis van de lezers, de bedoeling, de ernst, de afzender, enz. Om een paar documenten te noemen die in elke professionele achtergrond gebruikelijk zijn:

• Vergaderingsnotulen
• Business plannen
• Operating agreements
• Online gebruiksvoorwaarden
• Non-disclosure agreements(NDA)
• Company bylaws for corporations
• Employment agreement
• Online privacy policy
• Memorandum of Understanding(MOU)

Afgezien van deze, zijn er een miljoen andere soorten documenten die een bedrijf gebruikt op een dagelijkse basis. Deze passen bij hun behoefte en hun proces van mechanisme. Om te weten welke documenten door een bedrijf worden gebruikt, moet u nauwlettend in de gaten houden hoe zij werken en over hun werk gaan. De bovenstaande lijst is slechts om er een paar te noemen. Bij template.net, hebben we alle genoemde document monsters en formulieren, en nog veel meer voor uw professionele gemak voorbereid.