Hoe je thuis en op het werk georganiseerd raakt

Organiseren is een belangrijke stap in de richting van het bereiken van je doelen. Dat is geen geheim. Waarom hebben we dan te maken met chronische wanorde thuis, op het werk en in ons privéleven?

Judith Kolberg suggereert dat het een kwestie van perfectionisme is: We zijn niet in staat om te doen wat nodig is om zelfs een beetje meer georganiseerd, omdat we bang zijn dat we niet perfect georganiseerd zal worden. En zoals Kolberg, auteur van Conquering Chronic Disorganization, aangeeft, bestaat er niet zoiets als een perfecte organisatie – vooral niet voor mensen met een aandachtstekortstoornis (ADHD of ADD). Het leven is grillig, en get-it-done strategieën die vandaag goed werken, kunnen morgen nutteloos blijken.

Het goede nieuws, zegt Kolberg, voorzitter van FileHeads Professional Organizers, is dat schijnbaar kleine veranderingen grote verbeteringen in je leven kunnen brengen – minder rommel, minder gedoe, en meer rust – en we kunnen allemaal leren hoe we georganiseerd kunnen worden.

Getting Organized in 33 Easy Steps

1. Stel tijdslimieten voor de besluitvorming.

Individuen met ADHD kunnen dagenlang piekeren over beslissingen die anderen in enkele minuten nemen. Versnel het proces door een tijdsbestek of een budgetlimiet vast te stellen. Als je bijvoorbeeld een zomerkamp voor je kind moet kiezen, stel dan een deadline en maak voor die datum de beste keuze die je kunt maken. Als u beslist welke nieuwe mobiele telefoon u gaat kopen, stel dan een maximum prijs vast en laat duurdere telefoons links liggen.

Stel altijd vast wat de belangrijkste factor is bij het nemen van een beslissing, of het nu gaat om de prijs, het gemak, de esthetiek, het praktische aspect of iets anders. Concentreer u uitsluitend op die factor wanneer u uw beslissing overweegt.

2. Bestrijd de neiging om u te veel vast te leggen.

Voor elke nieuwe verplichting die u aangaat, geeft u een oude op. Als je bijvoorbeeld lid wordt van het schoolcomité voor fondsenwerving, geef dan het buurtcomité op. Volwassenen met ADHD hebben de neiging om zichzelf te veel te belasten.

3. Hou je to-do lijstjes kort.

Gebruik grote, vette letters, maak een to-do lijst van niet meer dan vijf taken op een index kaart. (Vermeld eventuele extra items op de achterkant van de kaart.) Zodra u die vijf dingen hebt gedaan, verwijst u naar de achterkant van de kaart om een nieuwe takenlijst te maken – en gooi de oude weg. U zult meer bereiken, zich minder gefrustreerd voelen, en uw tijd beter beheren.

4. Bestrijd hyperfocus.

Stel een wekker, keukentimer of computerwaarschuwing in – of spreek af dat iemand betrouwbaar is om u op een bepaald tijdstip of bepaalde tijdstippen te bellen. Als je de neiging hebt om jezelf urenlang te verliezen op eBay, heb je dit soort hulp nodig.

5. Gebruik een “body double.”

Dit is een vriend of familielid dat bij u zit terwijl u alledaagse klusjes aanpakt, zoals het in evenwicht brengen van een chequeboek, het invullen van een sollicitatie, of het bekijken van financiële overzichten. Uw dubbelganger creëert een productieve sfeer door rustig te zitten en een onopvallende taak uit te voeren, zoals postzegels op enveloppen plakken of recepten uit een tijdschrift knippen.

6. Houd extra medicijnen bij de hand.

Lke keer dat u een recept invult, schrijft u in uw planner de datum waarop u het moet vernieuwen (of stel uw computer in om op die datum een waarschuwing te geven of een e-mailherinnering te genereren). Vraag uw apotheker of hij u kan bellen om u eraan te herinneren wanneer het tijd is om het recept te vernieuwen. Uw “vernieuwingsdatum” moet ten minste een week voor de datum liggen waarop uw medicatie opraakt.

7. Bouw socialiseren in uw schema in.

Op die manier wordt er automatisch voor uw verlangens gezorgd om nieuwe mensen te ontmoeten, interessante gesprekken te voeren en bij te blijven met vrienden. Neem een cursus, sluit je aan bij een boekenclub of een lezingenreeks, of begin een eetclub.

8. Word lid van een ADHD steungroep.

Steungroepen bieden meer dan emotionele steun. De leden kunnen bijvoorbeeld online samenkomen wanneer het tijd is om saaie taken aan te pakken, zoals het invullen van belastingaangiften of het indienen van dossiers: Een voor een verlaat iedereen de computer, wijdt 15 minuten aan de taak en keert dan terug naar instant messaging – om grappen te maken, te klagen en elkaar te feliciteren.

9. Draag een kleurrijke portemonnee.

Het is moeilijker om een rode portemonnee te misplaatsen dan een gewone zwarte of bruine. Hetzelfde geldt voor uw chequeboek.

10. Koop ervaringen, geen objecten.

Er is niets mis met een beetje “retail therapy” om jezelf te belonen voor je prestaties. Maar denk twee keer na voordat je een of ander nieuw object koopt (dat misschien gewoon weer een beetje rommel in je huis wordt). Gebruik uw geld in plaats daarvan om een aangename ervaring te kopen, zoals een massage of een avondje uit met vrienden.

11. Stop met je te ergeren aan onbelangrijke items.

Wat te doen met wenskaarten die je hebt ontvangen, batterijen van dubieuze kracht, niet-geïdentificeerde snoeren, verweesde schroeven, enzovoort? Gooi ze in een “rijpingslade”. Als de lade vol is, sorteer ze dan snel. Gebruik wat je kunt gebruiken, en gooi de rest weg. Begin dan het proces opnieuw.

12. Neem een “rommel metgezel.”

Dit is een (niet-oordelende) vriend of familielid die u zal helpen zich te ontdoen van alle spullen die je huis rommelig maken. Een paar keer per jaar, moeten u en uw metgezel uw rommel sorteren in vier stapels: “Houden’, ‘Weggooien’, ‘Doneren’ en ‘Verouderen’. Gooi de weggooispullen in één keer weg – voordat u de kans hebt om van gedachten te veranderen. Doe ‘weggooien’ in stevige vuilniszakken en breng ze naar de dichtstbijzijnde afvalbak. Doe ‘verouderde’ spullen in een kartonnen doos met een datum over drie maanden. Markeer diezelfde datum in uw agenda als de datum waarop u “oude spullen gaat bekijken”. Als die datum is aangebroken, kijk dan nog eens goed naar die spullen. Als u zich goed voelt om ze weg te gooien, doe dat dan. Zo niet, vernieuw de datum dan met nog eens drie maanden.

13. Bestrijd overbelasting met financiële overzichten.

Moet u echt maandelijkse rekeningoverzichten bijhouden? Vraag uw accountant of u kunt volstaan met kwartaal- of jaaroverzichten en gooi de rest weg.

14. Laat ongelezen tijdschriften zich niet opstapelen.

Als het volgende nummer arriveert voordat u het laatste hebt gelezen, legt u het laatste nummer in een kleine mand (van niet meer dan zes centimeter hoog en twee tijdschriftbreedtes breed). Zodra het mandje vol is, bladert u door de tijdschriften. Lees wat je kunt lezen, en gooi de rest weg of recycle het. (U kunt de beste tijdschriften inleveren bij een ziekenhuis of een opvanghuis voor vrouwen.)

Als u de uitgaven van een bepaald tijdschrift gewoonlijk niet kunt bijhouden, zeg het abonnement dan op.

15. Maak gebruik van “verspilde” minuten.

Wacht niet om lange blokken ononderbroken tijd te vinden om organisatorische klusjes aan te pakken. In één minuut kunt u post sorteren, pluizen uit de droger verwijderen, of de planten water geven. In vijf minuten kunt u de vaatwasser uitruimen of een e-mail schrijven. Terwijl u wacht tot de was droogt, kunt u sokken in een maatje doen en kleren verzamelen voor de stomerij.

16. Maak een “lanceerplatform” in de buurt van de voordeur.

Dit is de plek om dingen op te bergen die gezinsleden nodig hebben elke keer dat ze het huis verlaten – paraplu’s, schoolrugzakken, aktetassen, zakboeken, sleutels, sjaals, enzovoort. Het lanceerplatform kan kastjes, knijpers, haken, containers hebben – alles wat het gemakkelijk maakt om dingen te vinden en te pakken als je de deur uitgaat.

17. Ditch die bonnen.

Elke avond, leeg uw zakken, portemonnee, tas, en aktetas van alle ATM-slips en ontvangsten. Leg ze bij uw stapel te betalen rekeningen en financiële overzichten om door te nemen.

Te veel los kleingeld? Als munten zich opstapelen op uw dressoir, haal dan een pot om ze in te doen. Aan het einde van de maand hebt u ongeveer 15 dollar extra om uit te geven – een beloning voor het vrijhouden van uw zakken van rommel.

18. Vereenvoudig uw garderobe.

Hoe meer kleren je hebt, hoe moeilijker het is om te beslissen wat je elke ochtend zult aantrekken. Verwijder dus voortdurend de extra kleding. Als u bijvoorbeeld een nieuw overhemd aanschaft, kunt u overwegen een oud overhemd weg te doen. In de lente en de zomer kunt u uw kleding het beste op twee kleuren plus wit afstemmen. In de herfst en winter, coördineer je al je kleding rond twee andere kleuren, plus zwart. U zult zich bevrijd voelen doordat u minder outfits hebt om uit te kiezen – en u zult geld besparen op kleding.

19. Stel uw kleding vooraf samen tot complete outfits.

Hang ze op stevige hangers in uw kast. U zult elke ochtend sneller aangekleed zijn, met minder verwarring en twijfels. Deze strategie werkt voor zowel mannen als vrouwen, en is vooral handig voor het organiseren van zakelijke kleding. Vrouwen kunnen een zakje met bijpassende sieraden aan de hanger hangen. Voor het ordenen van kinderkleding en -speelgoed kunt u deze kastindeling voor dagen van de week bekijken.

20. Neem het een project tegelijk.

Hoeven om meerdere grote projecten tegelijk aan te pakken is stressvol voor mensen met ADHD. Stel één prioriteit, en krijg het gedaan, het opruimen van alle losse eindjes voordat u verder gaat met een nieuw project. Bijvoorbeeld, krijg een nieuwe bril voordat het schoonmaken van uw dakgoten. Of breng je auto voor onderhoud voordat je je cv laat nakijken.

21. Gebruik plakbriefjes om op koers te blijven.

Als je vaak op een zijspoor wordt gezet door onderbrekingen – zoals velen met ADD zijn – maak het dan gemakkelijk om terug te keren naar de taak bij de hand zodra de onderbreking voorbij is. Hoe? Houd een voorraad plakbriefjes bij je, en noteer waar je weer verder moet gaan. Als je bijvoorbeeld tijdens het lezen een telefoontje moet aannemen, plak dan een briefje op de tekst met de tekst “lees hier verder”. Als het gesprek voorbij is, weet u precies wat u moet doen.

22. Double up on tasks.

Als je er een gewoonte van kunt maken om twee kleine dingen tegelijk te doen, krijg je meer gedaan. U zou bijvoorbeeld uw klokken opnieuw kunnen instellen en de batterijen in uw rookmelders kunnen vervangen aan het einde van de zomertijd elke herfst. U zou op dezelfde dag uw olie kunnen verversen en uw beleggingen op orde kunnen brengen. Of reorganiseer uw portemonnee elke keer dat u de planten water geeft.

23. Organiseer uw garage als een professional.

Dat betekent het scheiden van uw spullen in “zones” van het soort dat je ziet bij huis-verbeteringswinkels: “gereedschap”, “verfbenodigdheden”, “tuinbenodigdheden”, “sportuitrusting”, “auto’s”, enzovoort. Als deze klus te groot is om alleen te klaren, aarzel dan niet om hulp te vragen.

24. Heroverweeg uw archiveringssysteem.

Volwassenen met ADHD hebben vaak moeite met archiveren omdat ze te veel categorieën maken. Het is beter om je categorieën breed te houden, en submappen te gebruiken waar nodig. Bijvoorbeeld, zou je een map label “verzekering,” en vul het met subcategorie mappen voor levensverzekeringen, autoverzekeringen, en ziektekostenverzekering.

Online retailer www.addconsults.com biedt een verscheidenheid van geweldige organizing producten, waaronder een speciaal ontworpen voor het bijhouden van handleidingen van de eigenaar, product garanties, verzekeringspolissen, en dergelijke.

25. Maak een “hot spot” voor documenten.

Dit is een rode, doorzichtige map voor belangrijke, tijdgevoelige documenten. In deze map, die op uw bureau moet worden bewaard, moet u papieren plaatsen die maximaal vijf verschillende taken vertegenwoordigen die binnen de komende 24 uur moeten worden afgehandeld – een achterstallige factuur, een klantdossier, een telefoonbericht dat moet worden teruggebeld, enzovoort.

Opruim uw hot spot dagelijks. Actieve papieren die nog niet dringend zijn, moeten worden bewaard in transparante dossiermappen die verticaal in een dossierhouder zijn gerangschikt. Een hot spot is een goed hulpmiddel om het “uit het oog is uit het hart” probleem aan te pakken.

26. Zet uw naam op de “niet verzenden” lijst die wordt bijgehouden door de Direct Mail Association.

27. Verwerk de post elke dag.

Dat voorkomt dat u zich overweldigd voelt. Gooi ongewenste post onmiddellijk weg. De rest van de post moet op één plaats worden bewaard, met een prullenbak in de buurt. Rekeningen die betaald moeten worden, moeten in uw chequeboek of – als u internetbankiert – op het bureaublad naast de computer worden gelegd. Stop de post van alle anderen in nabijgelegen kastjes, gleuven of planken met hun naam erop.

28. Plan een driemaandelijkse beoordeling van investeringen – met uzelf.

Schrijf de datum en tijd om deze te herzien op uw kalender of in uw planner, en ga over uw bankrekeningen, beleggingsrekeningen en pensioenplannen.

29. Schakel over op online bankieren.

Hoeveel tijd besteedt u elke maand aan het schrijven van cheques, het adresseren van enveloppen en het aanbrengen van portokosten (om nog maar te zwijgen over het verzenden van de cheques)? Het is sneller om uw bankzaken online te doen – vooral omdat u terugkerende rekeningen kunt instellen om automatisch te worden betaald – en u hoeft niet te betalen voor portokosten.

Als u geïntimideerd bent door het computerwerk dat nodig is om een online account te openen, vraag dan een computervaardige vriend of familielid om te helpen.

30. Gebruik één betaalrekening.

Blijf uw chequeboekje in uw handtas of aktetas en breng het daar onmiddellijk na gebruik terug. Bewaar uw chequeregister en een paar noodcheques (maar niet nog een chequeboek!) op een andere plaats, voor het geval u uw chequeboek kwijtraakt.

31. Beperk plastic tot een minimum.

Hoe meer creditcards u hebt, hoe meer afschriften en kwitanties u zult moeten verwerken. Het is beter om het bij één of twee grote kaarten te houden en de winkel- en tankkaarten met hoge rente te vermijden. Overweeg nieuwe kaartaanbiedingen alleen als de voorwaarden van de kaart duidelijk beter zijn dan de voorwaarden van uw huidige kaarten.

32. Neem een debetkaart.

Blijf hem in uw portemonnee en gebruik hem waar mogelijk in plaats van een persoonlijke cheque. Telkens wanneer u de kaart gebruikt, noteert u deze in uw chequeregister alsof u een cheque hebt uitgeschreven. Op die manier blijft uw betaalrekening in evenwicht.

33. Houd wat extra geld bij de hand.

Doe enkele honderden dollars in een waterdichte plastic zak en leg die op een veilige maar gemakkelijk te vinden plaats (misschien uw vriezer). Op die manier zult u niet met lege handen komen te staan als een storm, stroomuitval of een andere natuurlijke of door de mens veroorzaakte ramp het onmogelijk maakt om geldautomaten te gebruiken. Ga voor meer informatie over de voorbereiding op een ramp naar www.redcross.org.

Geactualiseerd op 7 februari 2021