Lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en las solicitudes de propuestas para la construcción
Las solicitudes de propuestas para la construcción, también conocidas como RFP, son el tipo de solicitud más formal en la industria de la construcción. Una RFP se utiliza más a menudo cuando hay un proyecto o problema específico. La empresa que solicita una propuesta esboza el alcance del trabajo que habrá que realizar, y un proveedor responde detallando cómo ejecutaría ese trabajo, y lo que costaría. Una RFP bien elaborada tiene como objetivo proporcionar una sólida comprensión del alcance de un proyecto, como los metros cuadrados y los costes, a la vez que permite flexibilidad a los contratistas para diferenciarse de la competencia.
Una RFP bien elaborada puede ayudarle a evitar confusiones y a ahorrar tiempo y dinero valiosos. Para comprender mejor los componentes de una solicitud de propuestas exitosa, repasemos lo que se debe y no se debe hacer en las solicitudes de propuestas de construcción.
Lo que se debe hacer…
Describir la organización, los requisitos y las partes interesadas
Cada solicitud de propuestas de construcción debe describir claramente la organización, los requisitos y las partes interesadas del proyecto. Si una RFP no describe estas áreas con suficiente claridad, los encuestados deben solicitar más información para poder tener una mejor visión y entender las necesidades del proyecto.
Establezca las expectativas
Las RFP vagas pueden causar malentendidos debido a la falta de claridad. Una RFP bien construida debe establecer expectativas explícitas si se quiere evitar la confusión. Si las expectativas no son claras, el encuestado debe pedir claridad. Además, las solicitudes de propuestas deben indicar cómo deben estructurar los encuestados su propuesta. Esto facilita la comparación de las propuestas entre sí.
Aclarar las calificaciones de los costes
Una buena RFP define el alcance de un proyecto cualitativa y cuantitativamente. Cuando un contratista prepara una respuesta a una RFP, es crucial que aclare las calificaciones de los costes. Esto incluye la estimación de la cantidad de reuniones que se celebrarán, los procedimientos de revisión, el número de dibujos e informes, etc. Si se calculan todos los costes duros y blandos posibles, los proyectos pueden evitar sobrepasar el presupuesto.
Establezca un calendario razonable
La RFP de construcción requiere un alto grado de colaboración. Para fomentar una buena relación de trabajo, la RFP necesita establecer fechas realistas y alcanzables para todos los involucrados en el proyecto.
Sea flexible
Mantenerse flexible durante el proceso de RFP es esencial. Los encuestados están evaluando a los solicitantes tanto como los solicitantes están evaluando a los encuestados. Si ambas partes adoptan un enfoque más flexible, es más probable que se llegue a un resultado satisfactorio. Deben establecer y definir las expectativas explícitamente.
Ignorar los comentarios
El proceso de solicitud de propuestas puede ser complicado para todas las partes implicadas. Tanto los contratistas como el propietario pueden aprender los unos de los otros y proporcionar valiosos comentarios. Si se comunican entre sí, pueden mejorar el proceso de solicitud de propuestas de ambas partes.
Establezca plazos poco realistas
Las respuestas a las solicitudes de propuestas llevan tiempo. Para permitir que los encuestados elaboren propuestas de calidad, las RFP deben permitir un tiempo de respuesta realista. Cuando los solicitantes revisan las propuestas, también deben disponer de un tiempo realista para evaluar y comparar las respuestas.
El proceso de solicitud de propuestas puede resultar complicado si ambas partes no se toman el tiempo necesario para elaborar solicitudes y respuestas de calidad. Afortunadamente, tanto los solicitantes como los encuestados pueden evitar el desorden con un poco de esfuerzo adicional. Si se centra en la flexibilidad y la claridad, estará en el buen camino para crear solicitudes y respuestas de RFP de calidad.