Las funciones de gestión en las empresas e industrias pueden clasificarse en cuatro categorías principales: planificar, organizar, dirigir y controlar. También se pueden entender como las cuatro funciones básicas que deben cumplir los directivos. Tradicionalmente, la dirección y el control han sido los aspectos más visibles de las funciones directivas. Sin embargo, las dos primeras funciones de un directivo son igualmente importantes. Aunque el marco POLC no describa con exactitud todas las dimensiones de la función del directivo, sigue siendo suficiente para comprender el papel de los directivos dentro de las organizaciones empresariales. El marco es útil para entender el papel de los directivos y las actividades diarias que realizan para alcanzar las metas y objetivos de la organización.
Marco POLC: Las cuatro funciones de la dirección
Planificación:
Dentro de las organizaciones se lleva a cabo diariamente mucha planificación. La planificación se considera un paso previo importante antes de iniciar un nuevo proyecto o establecer un nuevo objetivo. La planificación implica principalmente el establecimiento de objetivos y la posterior determinación del rumbo para alcanzarlos. Los directivos deben ser conscientes del entorno de su sector y hacer previsiones basadas en los datos e información disponibles sobre el futuro de su empresa. Sin embargo, la planificación no es tan sencilla como parece porque los directivos deben ser buenos tomadores de decisiones para planificar con éxito. Aunque la planificación incluye múltiples pasos, comienza con la exploración del entorno. Los directivos deben escanear primero su entorno para conocer el entorno de su industria, el entorno económico general, el nivel de competencia y las necesidades y preferencias de los clientes.
Después de recopilar información sobre todos estos factores y haber completado un análisis, los directivos deben intentar hacer previsiones basadas en los resultados. Las previsiones realizadas por los directivos son la base de la planificación. Los objetivos son declaraciones que describen los resultados que deben alcanzarse y el plazo para conseguirlos. Los directivos deben establecer objetivos como parte del proceso de planificación. Además de fijar el rumbo para lograr esos objetivos, los planificadores también deben establecer cursos alternativos para lograr los objetivos trazados. Antes de decidir el curso de acción final, los directivos deben considerar los distintos cursos de acción y seleccionar el mejor curso de acción. Después de haber seleccionado el mejor curso de acción, los gestores deben formular los pasos necesarios para la ejecución del plan y también asegurarse de que el plan se ejecuta eficazmente. Como hay varios tipos de planes, también hay varios tipos de planificación. En la gestión empresarial, hay principalmente tres tipos de planificación (basados en el término del plan) que incluyen la planificación estratégica, táctica y operativa.
La planificación estratégica es el proceso de analizar los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de una empresa y, a continuación, planificar el posicionamiento competitivo y un crecimiento más rápido sobre la base del análisis. La mayoría de las veces, la alta dirección participa en la planificación estratégica y los planes estratégicos tienen un plazo largo, de tres a cinco años. La base principal de la planificación estratégica en la mayoría de los casos es la declaración de la misión de la empresa, que explica la razón fundamental de su existencia.
La planificación táctica a nivel organizativo apoya la planificación estratégica y se lleva a cabo principalmente para implementar el plan estratégico con éxito. Es una planificación de alcance intermedio y a corto plazo en comparación con la planificación estratégica.
La planificación operativa es una planificación a corto plazo y apoya los dos primeros tipos de planes dentro de la organización. Se centra principalmente en el desarrollo de pasos y acciones que pueden ayudar a la implementación exitosa de los planes estratégicos y tácticos. La planificación estratégica y la planificación táctica tienen en cuenta los objetivos a largo plazo, pero la planificación operativa se centra en el éxito de los dos primeros tipos de planes a corto plazo. El plazo de la planificación operativa suele ser inferior a un año, como la planificación mensual o la planificación semestral.
Organización:
Una empresa puede utilizar plenamente sus recursos, ya sean financieros, operativos o humanos, sólo si están debidamente organizados. La organización es la función de la gestión que se considera con el desarrollo de una estructura organizativa y luego la asignación de los recursos humanos de manera eficiente con el fin de lograr los objetivos de la organización. La estructura organizativa, que generalmente se representa a través de un organigrama, proporciona en la mayoría de los casos el marco para coordinar los esfuerzos de toda la organización.
Sin embargo, la función organizativa de la dirección no se limita a desarrollar el organigrama, sino que también implica el diseño de los puestos de trabajo individuales. También implica decidir los deberes y responsabilidades relacionados con los puestos individuales, así como la forma en que
se llevan a cabo esos deberes. A nivel organizativo, la organización implica dividir las operaciones de la organización en funciones separadas. Las organizaciones dirigen sus operaciones comerciales sobre diversas bases. Por ejemplo, a veces, además de dividirse en funciones, las operaciones empresariales pueden llevarse a cabo sobre una base geográfica, o sobre la base de segmentos de productos. Las organizaciones internacionales suelen utilizar múltiples bases para segmentar sus operaciones. Muchas organizaciones también utilizan la segmentación de clientes para organizar sus operaciones de forma eficaz. A nivel de unidad o de puesto de trabajo, la organización implica cómo diseñar los puestos de trabajo para asignar los recursos humanos de forma eficaz.
Liderazgo:
En el entorno industrial actual, los directivos también necesitan ser líderes eficaces para inspirar a sus seguidores a realizar sus tareas con éxito. Si los gerentes pueden liderar eficazmente, esto motiva a sus subordinados a esforzarse para lograr los objetivos de la organización. Aunque los líderes son diferentes de los directivos, el trabajo de un directivo siempre conlleva algo de liderazgo. Esto significa que algunos rasgos de liderazgo de los directivos les ayudan a ser más eficaces en su trabajo. Según Kotter, las habilidades de liderazgo pueden adquirirse y perfeccionarse al igual que las habilidades de gestión.
La organización empresarial de hoy en día se caracteriza por una gran complejidad y cambio en el que los gerentes de negocios no pueden tener éxito sin habilidades de liderazgo. El trabajo de un directivo también implica motivar a sus subordinados para que se esfuercen y puedan realizar las tareas en el tiempo requerido. Debido al alto nivel de ambigüedad e incertidumbre del entorno actual, los directivos de empresas deben pensar y actuar como líderes. Tienen que comunicar las prioridades de manera que su organización pueda responder con mayor rapidez. Se ha acumulado una gran cantidad de investigaciones que demuestran que para tener éxito los directivos necesitan pensar como líderes.
Controlar:
El control es también una función de gestión crucial que asegura que el rendimiento de la organización está en línea con las normas establecidas y que los objetivos se están cumpliendo. El control consta de tres pasos que incluyen el establecimiento de normas, la comparación del rendimiento con estas normas y la adopción de medidas correctivas cuando sea necesario. A nivel organizativo, las normas de rendimiento suelen establecerse en términos financieros u operativos. Los estándares de rendimiento pueden ser financieros, como los ingresos netos, los ingresos netos y los costes operativos totales, o no financieros, como las unidades netas producidas, el nivel de calidad del producto y el nivel de servicio al cliente. Los directivos utilizan diversas escalas para medir el rendimiento, como los estados financieros, los informes de ventas, las evaluaciones de rendimiento o los resultados de las encuestas de satisfacción de los clientes. En cierta medida, los directivos de todos los niveles de una organización participan en la función de control.
Sin embargo, muchas veces el control se confunde con el control personal de los directivos sobre sus subordinados. Controlar no significa manipular el comportamiento o la personalidad de los empleados. Por el contrario, controlar implica que los gerentes tomen las acciones necesarias para asegurar que los esfuerzos de sus subordinados sean consistentes con los objetivos organizacionales y departamentales.
Sin embargo, para que el control sea eficaz, se requiere una planificación efectiva. Aparte de eso, los directivos también necesitan comprender dónde se encuentra la causa de la desviación de las normas. Las auditorías presupuestarias y las auditorías de rendimiento son dos mecanismos de control tradicionales. Una auditoría presupuestaria permite conocer dónde y cómo se gasta el presupuesto previsto. Del mismo modo, una auditoría de rendimiento permite comprender si las cifras comunicadas reflejan el rendimiento real o no. Aunque el control se concibe principalmente en términos financieros, los directivos deben aplicarlo también a la producción, a otras áreas operativas y a las políticas de la empresa.
Aunque el marco POLC ha sido criticado por no describir las responsabilidades de los gerentes de forma completa y precisa, es ampliamente considerado como el mejor marco para describir los trabajos que los gerentes realizan dentro de las organizaciones. Aunque las funciones de los directivos han cambiado mucho con la evolución de los tiempos, todavía se espera que los directivos de todo el mundo desempeñen estas cuatro funciones básicas. El papel de los directivos se ha vuelto mucho más complejo a medida que la ambigüedad y la incertidumbre en el entorno de la industria han ido aumentando, pero las responsabilidades del trabajo de los directivos siguen incluyendo estas cuatro funciones básicas. También existen otros marcos para entender las funciones de la gestión, como el de Henry Fayol.