Los dos últimos meses del año son lo suficientemente agitados para la mayoría de los creadores de eventos. Si se añade «sin ánimo de lucro» al título, se obtiene una capa adicional de estrés. Ahora es el momento de que su organización haga un balance de sus objetivos de recaudación de fondos y de cómo cumplirlos de la mejor manera posible si se quedan cortos.

Si tiene un último evento de recaudación de fondos en noviembre o diciembre, tiene que competir con todas las demás fiestas, recaudaciones de fondos y eventos navideños que se celebran en esta época del año. Pero puede hacerlo con un plan hermético, empezando por esta guía.

Siga leyendo para descubrir 10 mejores prácticas para recaudar dinero en eventos sin ánimo de lucro.

Encuentre un formato de evento y un tema que atraiga a los donantes

La gente está entusiasmada por apoyar una causa, pero también quiere pasarlo bien. Recuerde: «Recaudar dinero» no es un tema; «noche benéfica para solteros» sí lo es. Para atraer a los donantes, proponga una idea divertida y única a la que les entusiasme asistir (y que recapitulen en sus redes sociales).

Consejo: haga fluir su creatividad con esta lista de 100 ideas únicas para recaudar fondos.

Establezca un presupuesto realista para el evento

Necesitará recaudar fondos por encima de la cantidad que vaya a gastar. Un presupuesto te ayudará a mantener los costes en perspectiva y a obtener más por tu dinero. Asegúrese de que incluye todos los detalles, desde el lugar de celebración hasta el catering y los aparcacoches.

Deje siempre un poco de espacio en su presupuesto para los imprevistos. Es mejor superar tus objetivos que verlos mermados por gastos imprevistos.

Consejo: Echa un vistazo a los consejos tácticos de este post para dominar el presupuesto de tu evento – y gastar más dinero en la causa.

Selecciona un lugar amigable con tu cartera

Algunos lugares podrían estar dispuestos a hacer descuentos o a donar su espacio para asociarse con una buena causa. Si tienes alguna flexibilidad con tu fecha, puede ayudar a asegurar un lugar a un costo más bajo. Tenga en cuenta, sin embargo, que el lugar de celebración debe infundir su evento con estilo.

Consejo: Utilice esta lista de preguntas para investigar el lugar de celebración antes de firmar un contrato.

Busque patrocinadores para eventos benéficos

El patrocinio es una industria de mil millones de dólares. Si puede conseguir un trozo de ese pastel, una mayor parte del dinero que recauda su organización sin ánimo de lucro puede destinarse a causas benéficas en lugar de al catering.

Aunque pueda parecer despiadado, el patrocinio no es filantropía. Y ciertamente no es lo mismo que la publicidad. Los patrocinadores inteligentes esperan que usted ejerza la influencia de su evento en persona para darles una cálida presentación a la audiencia de su evento.

Si quiere construir una relación estratégica con los patrocinadores, conozca mejor a sus asistentes y cómo su evento puede ayudarles a alcanzar sus objetivos comerciales específicos. Cuanto más pueda demostrar que los asistentes a su evento son su mercado objetivo, más ingresos podrá generar de los patrocinadores.

Consejo: Echa un vistazo a este marco de tres pasos para los patrocinios sin ánimo de lucro para obtener más información.

Vende entradas e inscripciones en línea

El avance en la tecnología de los eventos ha facilitado que la gente encuentre eventos y compre una entrada o una inscripción. Lo mismo ocurre con su recaudación de fondos: sin un sitio web de eventos y un proceso de registro en línea, especialmente uno optimizado para dispositivos móviles, perderá asistentes y fondos.

Si no tiene un socio para la venta de entradas o el registro, asegúrese de elegir uno que le proporcione a usted y a su personal información valiosa sobre los asistentes y los donantes. Eventbrite, por ejemplo, ofrece herramientas para hacer un seguimiento de la venta de entradas y las donaciones en tiempo real desde cualquier dispositivo. Con esos informes y datos al alcance de su mano, podrá sacar más partido a su dinero.

Consejo: Descubra las nuevas reglas de la venta de entradas en línea en esta guía.

Promueva su recaudación de fondos a través de la web

Para un evento benéfico o una recaudación de fondos, correr la voz es crucial: afecta directamente a su capacidad para alcanzar sus objetivos. Los modelos tradicionales incluyen invitaciones por correo, bancos telefónicos y correo directo. Sin embargo, hoy en día hay muchas opciones digitales que también debe utilizar, entre ellas:

• El marketing por correo electrónico: En cada etapa de su ciclo de vida de ventas, debe aprovechar su base de datos de correo electrónico para compartir una invitación, un descuento o un adelanto de su evento, y hacer que sus asistentes actuales se sientan especiales. Lea estos consejos para enviar mejores correos electrónicos.
• Publicidad en redes sociales: Las redes sociales como Facebook y LinkedIn disponen de potentes herramientas que le permiten enviar promociones específicas al público adecuado. Pero no se extienda demasiado. Haz este rápido test para saber qué redes sociales tienen sentido para tus eventos sin ánimo de lucro.
• Sitios para descubrir eventos: La mayoría de los asistentes a eventos tienen sitios web de descubrimiento de eventos en los que confían para hacer planes. Y si utilizas Eventbrite, puedes distribuir automáticamente tus eventos en sitios de descubrimiento en toda la web. Entre ellos se encuentran Bandsintown, Goldstar, Songkick, Eventful – y, por supuesto, Facebook Events.

Consejo: Lleva tus habilidades al siguiente nivel con nuestro Curso y Certificación de Marketing de Eventos.

Aprovecha tu comunidad para recaudar fondos

¿Estás aprovechando tu comunidad de seguidores para recaudar fondos? Con CrowdRise, por ejemplo, puedes permitir que los compradores de entradas creen sus propias páginas de recaudación de fondos para apoyar tu causa. De repente, sus redes se convertirán en una nueva audiencia de recaudación de fondos para tu causa.

Consejo: Incentiva que se comparta tu causa en las redes sociales con un sorteo de entradas.

Recluta, forma y gestiona a tus voluntarios

¿Qué evento benéfico de éxito no funciona con el entusiasmo y el apoyo de sus voluntarios? El mejor lugar para buscar voluntarios es entre los asistentes, incluidas las personas de su lista de correo o que se hayan inscrito en el pasado. También puede hacer un llamamiento a su red de contactos para que busquen voluntarios.

Es importante elegir voluntarios fiables, ya sabe, los que se presenten y no den a los donantes una razón para quejarse en Twitter. Utilice estas tres tácticas para eliminar a los voluntarios poco fiables y asegúrese de que sus esfuerzos dan resultado.

• Precalifique a los voluntarios: Asegúrate de que no sólo encuentras personas que quieren ser voluntarias, sino aquellas que realmente pueden hacer el trabajo. Cuando se inscriban, pregunte a los voluntarios potenciales en qué otros eventos se han ofrecido como voluntarios, cuál fue su función y por qué quieren ser voluntarios en su evento.
• Cree un programa de orientación: Ya sea en persona o en línea, resuma lo que los voluntarios deben esperar el día del evento y lo que se espera de ellos.
• Designe a un responsable de los voluntarios: El responsable de los voluntarios se encargará de ponerlos al corriente de todo, desde la logística hasta la tecnología in situ. Dedique tiempo suficiente a formar a los voluntarios para que no haya confusión ni estrés de última hora el día del evento.

Consejo: Descubra más consejos de planificación de eventos sin ánimo de lucro sobre la gestión de sus voluntarios aquí.

Cree un evento accesible

La accesibilidad de los eventos no es sólo una cuestión de cumplimiento. Hacer que su evento sea más accesible amplía su alcance y hace que sus asistentes se sientan bienvenidos. Y lo que es más importante, crea un entorno de inclusión, diversidad y positividad, los ingredientes perfectos para una recaudación de fondos sin ánimo de lucro.

Comienza por asegurarte de que tu evento tiene suficiente espacio reservado para las personas que utilizan sillas de ruedas, tienen problemas de audición, tienen discapacidades visuales o necesitan espacio para sus animales de servicio. Asegúrese también de utilizar una señalización accesible con tipos de letra grandes y legibles a varias alturas.

Consejo: Para obtener más ideas sobre la creación de un evento accesible, consulte nuestra guía.

Utilice la tecnología de eventos adecuada para recaudar fondos

Tener la tecnología adecuada a mano puede marcar una gran diferencia en la planificación, promoción y ejecución de su evento.

Eventbrite, por ejemplo, potencia los eventos sin ánimo de lucro con herramientas gratuitas como invitaciones personalizadas por correo electrónico, intercambio social incorporado y recomendaciones de eventos dirigidos. Y como cumplimos con la normativa PCI, puedes recaudar fondos de forma segura.

¿Listo para poner en marcha tu recaudación de fondos hoy mismo? Comienza tu próximo evento sin ánimo de lucro con Eventbrite.