従業員の年次賃金報告用にW-2フォームを提出する場合、最も簡単な方法はオンラインで提出する方法です。

W-2フォームの提出期限

W-2フォームはIRSではなく、Social Security Administration（SSA）に提出することになります。 2020年のW-2については、期限は2021年1月31日です。 この変更は、税金詐欺を防ぐために2015年に行われ、この日付は紙とオンラインの両方の提出に適用されます。 この日付までに提出されていれば、あなたの提出は期限内とみなされます。

W-2 フォームと W-3 フォームの違い

W-2 フォームはソーシャルセキュリティ局に従業員の賃金と給料を報告するために使用されます。 SSAは所得税のために、その情報をIRSと共有します。

あなたは、FICA（連邦保険料負担法）税（ソーシャル・セキュリティ税、メディケア税、および連邦・州所得税）を源泉徴収した各従業員にW-2フォームを発行しなければなりません。 また、所得税を源泉徴収すべきであったが、何らかの理由で徴収しなかった人にもW-2フォームを発行しなければなりません。

W-3 は、W-2 に添付しなければならないトランスミッタルフォーム（送付状）です。 これは、あなたがSSAに送ったすべてのW-2フォームの情報を要約したものです。 ビジネスサービスオンライン（BSO）ポータルを使ってSSAにW-2フォームをオンラインで電子ファイルする場合、W-3フォームは自動的に生成されますので、フォームを提出する必要はありません。

オンラインでの提出が必要な場合

暦年中に250以上のW-2フォームを提出する場合、IRSが免除を与えない限り電子ファイルする必要があります。

The Taxpayer First Actは、特定の年次情報申告書（従業員のW-2フォームや非従業員の1099-MISCフォームなど）をオンラインで提出するための要件を変更しました。

• 2021年の課税年度から、あなたのビジネスで提出するW-2が100枚の場合、オンラインで提出しなければなりません
• 2021年以降の課税年度では、あなたのビジネスで提出するW-2が10枚以上の場合オンラインで提出しなければなりません

またパートナーシップの場合W-2をオンラインで提出する特別規定も設けられています。

• 2019年、パートナーシップは150人以上のメンバーがいる場合
• 2020年、パートナーシップは100人以上のメンバーがいる場合
• 2021年、パートナーシップは50人以上のメンバーがいる場合

要件を満たすようにいつでもすべてのW-2のオンライン提出を開始することが可能です。

オンラインでの提出方法

SSAのビジネスサービスオンラインのウェブサイトからW-2フォームをオンラインでe-fileすることができます。 これは無料で安全であり、紙の記録を提出するよりもSSAによって好まれる方法です。

BSOは2つのオプションを提供します。 これらのフォームを50枚まで作成し、従業員に渡すためにコピーを印刷することができます。 または、給与計算ソフトを使用している場合は、フォームの作成に使用する賃金報告書をアップロードすることができます。

W-2 フォームを電子ファイルする利点

電子ファイルにより、時間と労力を節約し、正確性を確保することができます。 W-2を提出すると社会保障庁が自動的にW-3を作成するので、W-3送信フォームを計算して提出する必要はありません。

また、提出後に一つまたは複数のW-2フォームに間違いがあった場合、BSOサイトでW-2c（訂正W-2）フォームを提出して誤りを訂正できます。

Before You Submit the Forms Electronically

W-2 Formをオンラインで提出する前に、まず社会保障庁のBSOウェブサイトで登録しなければなりません。 一度登録すると、特別なファイル形式を使ってW-2フォームを作成・保存し、ウェブサイト上で提出することができます。

アップロードされたファイルを閲覧したり、名前や社会保障番号の不一致など、ファイル提出後にエラーレポートを見ることができます。 これにより、必要な修正を行うことができます。

また、ファイルが受理されたかどうか、提出状況を確認することもできます。