企業がコミュニケーション、ビジネス取引、生産性を評価するのに文書を利用しているか知っていますか? これらの文書は、短い電子メールメッセージから複雑な法的契約まで、さまざまです。 以下は、効果的にドキュメントを作成するための簡単な手順です。 ここではその方法をご紹介します！
Identify Your Audience
まず最初に、自分の読者を知って、文章に誘導しましょう。 文書のトーンがターゲット市場に合っているかどうかを検討しましょう。 このためには、プロのライティング専門家が役に立ちます。 読者が誰なのか正確にわからない場合は、誰のために書いているのか、あなたの文章から利益を得る可能性が最も高いのは誰なのかを自問してみましょう。
Know the Needs of Your Readers
読者が欲しい、または必要とするであろう情報を慎重に検討します。 読者を認識した上で、そのデータを文書に盛り込みましょう。 4623>
Organize Your Writing
読者の立場に立って、次のような質問を投げかけてみましょう。 この記事はどうなのか？ なぜそれを読まなければならないのか。 読んだら、どうすればいいのか？ また、ビジネス記事がまとまっているか、プロセスがエキサイティングで明確、かつ有益であるかどうかをチェックする必要があります。 手紙、郵便物、電子メール、要約レポート、履歴書、広告、プロジェクトの概要、その他のコミュニケーションなど、従来の文書タイプの構造に従ってください。
Avoid Using Jargons
Using all kinds of technical jargon and swanky acronyms to fill your document could perhaps make you feel trained and well educated.Why ?専門用語を使い、派手な略語を駆使して文書を埋め尽くすと、おそらく訓練され、よく教育された気分になるでしょう。 しかし、それはあなたの文書を乱雑にしているだけです。 たとえ、あなたの文書が社内で使用されると確信していたとしても、専門用語を使いすぎないことが賢明です。 長い目で見れば、具体的かつシンプルな方法で言いたいことを言う方が常に安全です。
Keep it Short
ある分析によると、平均的な人間の注意持続時間はわずか8秒だそうです。 8秒以内に、あなたの文書を完全に消化できるようにするチャンスはあるでしょうか。 おそらくないでしょう。 しかし、そうであっても、必要なデータをすべて提供するときには、できるだけ簡潔さを維持することを目標としなければなりません。 読み飛ばしやすいように工夫することを忘れないようにしましょう。 可能であれば、短い段落、ヘッダー、箇条書きのポイントを使用します。 より構造化され、見やすいほど、人々の注目を集めることができます。
Make Sure Your Document Appears Professional
Regard of how good your document’s quality, maybe, if it doesn’t look professional, it will be easily missed.これは、あなたのドキュメントの品質がいかに優れているかに関係なく、プロフェッショナルに見えない場合、それは簡単に見逃されるでしょう。 聴衆はまず、紙面にどのようにレイアウトされているかを観察することを心に留めておいてください。 第一印象は本当に大切なのです。
Proofread Everything
スペルチェッカーと文法チェッカーを使用した後、ファイルをチェックし校正する時間をとりましょう。 省略されたフレーズ、間違った名前、間違った句読点を探してください。 文法的な間違いがないかを確認する。 文書が明確で、簡潔で、間違いがないことを確認する。 あなたがそれを作成する前に、それはあなたの仕事を確認するために同僚、仕事仲間、あるいは熟練した作家や編集者を持つことが有用であるかもしれません。
通常企業で採用されるフォームの異なるタイプは何ですか？
作業組織は、様々な目的を果たすために、多くの異なる文書を使用しています。 分類は、読者、意図、重大性、送信者などに基づいて行うことができます。 どんな専門的な背景でも共通するいくつかの文書を挙げると、次のようになります。
- Meeting minutes
- Business plans
- Operating agreements
- Online terms of use
- Non->Business plan
- Online terms of use
- Non->Business plan
- Business plan618NDA）
- 法人向け会社内規
- 雇用契約
- オンライン・プライバシーポリシー
- 覚書（MOU）
これら以外には、。 企業が日常的に利用するドキュメントは、ほかにもたくさんあります。 これらは、その要件や仕組みのプロセスに適しています。 企業が使用するドキュメントを知るには、彼らがどのように動作し、彼らの仕事について行くかを密接に監視する必要があります。 上記のリストは、ほんの一例です。 テンプレート.netでは、あなたの専門的な使いやすさのために、すべての言及された文書のサンプルとフォーム、および大いに多くを用意しています。