建設提案依頼の注意点
建設提案依頼、別名RFPは、建設業界で最も正式な依頼の種類です。 RFPは、特定のプロジェクトや問題があるときに最もよく使用されます。 提案書を要求する企業は、実行する必要がある作業の範囲を概説し、ベンダーは、その作業を実行する方法とコストを詳述した上で回答します。 よく構成された RFP は、面積やコストなど、プロジェクトの範囲に関する確かな理解を提供する一方で、請負業者が競合他社と差をつけるための柔軟性を持たせることを目的としています。
よく構成された RFP は、混乱を避け、貴重な時間とお金を節約するのに役立ちます。 成功する RFP の構成要素をよりよく理解するために、建設提案依頼書の「やるべきこと」と「やってはいけないこと」をいくつか見ていきましょう。
やること…
Describe the Organization, Requirements, and Stakeholders
Each construction request for proposal should clearly describe the organization, requirements and project stakeholders. RFPがこれらの領域を十分に明確に記述していない場合、回答者は、より良い洞察力を持ち、プロジェクトのニーズを理解できるように、より多くの情報を要求すべきです。
Establish Expectations
曖昧なRFPは、明確さの欠如による誤解を引き起こす可能性があります。 うまく構成されたRFPは、混乱を避けたいのであれば、明確な期待を確立する必要があります。 不明瞭な期待がある場合、回答者は明確にするよう求めなければなりません。 さらに、RFPは、回答者が提案書をどのように構成すべきかを概説する必要があります。 これにより、提案書の相互比較が容易になります。
Clarify Cost Qualifications
優れたRFPは、プロジェクトの範囲を定性的にも定量的にも定義しています。 請負業者が RFP への応答を準備するとき、コストの条件を明確にすることが非常に重要です。 これには、開催される会議の量、レビュー手順、図面やレポートの数などの見積もりが含まれます。 できるだけ多くのハードコストとソフトコストを計算することで、プロジェクトは予算オーバーを避けることができます。
妥当なスケジュールの設定
建設RFPは高度なコラボレーションを必要とします。 良い仕事上の関係を育むために、RFPはプロジェクトに関わるすべての人のために現実的で達成可能な日程を設定する必要があります。
Be Flexible
RFPプロセスでは、柔軟性を保つことが不可欠です。 依頼者が回答者を評価しているのと同様に、回答者も依頼者を評価しているのです。
Don’t…
Assume
RFP は、回答者が期待を知っていると決して仮定してはいけません。 期待を明確に述べ、定義する必要があります！
Ignore Feedback
RFPプロセスは、すべての関係者にとって厄介なものになる可能性があります。 請負業者と所有者の両方が、互いから学び、貴重なフィードバックを提供することができます。 お互いにコミュニケーションをとることで、RFPプロセスを双方から改善することができます。
非現実的な締め切りを設定する
RFPへの回答は時間がかかります。 回答者が質の高い提案を作成できるようにするため、RFPは現実的な納期を設定する必要があります。
RFPプロセスは、双方が質の高い要求と回答を作成するために時間をかけなければ、厄介なことになります。 幸いなことに、要求者と回答者の両方が、少し余分に努力することで、混乱を避けることができます。 柔軟性と明瞭性に焦点を当てることで、質の高いRFPリクエストと回答を作成するための正しい道を歩むことができます。