もしあなたが入学試験に従事しているのなら、その仕事は何ですか？ 私立や独立系の幼稚園や小学校の入学手続きやコミュニケーションに携わっている方なら、パンデミックがいかに破壊的であるか、誰よりもよくご存じでしょう。

あなたの学校では、この春、通信教育に急速に移行し、秋に向けて多数の緊急時対応計画を立てる必要があっただけでなく、新しい保護者や家族を惹きつけるために通常開催されるはずの典型的なイベントが、ウイルス感染のリスクのために中止されました。 それは理にかなっています。 そのため、このような事態が発生したのです。 このパズルの重要な部分が欠落している今、どのように学校の空席を埋めるかについて、不確かで心配になるのは簡単です。

学校のオープンハウスを開催することの意味を再考することで、適切な、使命にふさわしい家族を引きつけ、秋にまだ存在するギャップを埋めることができます。

バーチャルオープンハウスとは何ですか？ この用語は、質疑応答、ドロップイン、ウォークインなど、他のタイプの学校入学イベントにも適用できます。

対面式のオープンハウスの代わりに、バーチャル・オープンハウスは、学校の入学担当者と入学担当者に、その学校を積極的に検討している家族とつながる機会を与えます。 このつながりを作ることで、家族は学校に名前、顔、声を伝えることができ、学校は入学プロセスを通じて活用できる信頼関係を築きやすくなります。

仮想オープンハウスはコロナウイルスの流行中に不可欠であることが証明されていますが、ウイルス感染のリスクが去った後でも、そのようなケースがある可能性があります。

What You’ll Need to Host a Virtual Open House

あなたの学校のバーチャル オープン ハウスに興味はありますか?

• バーチャル・コミュニケーション用のプラットフォーム。 これは、仮想オープンハウスが行われる上のプラットフォームです。 とはいえ、Skype や GoToMeeting などの他のソリューションもうまく機能します。
• 登録ページやフォームを作成するためのプラットフォーム。
• 登録ページやフォームを作成するプラットフォーム：バーチャル・オープンハウスを開催する目的は、あなたの学校を検討している家族の連絡先を集めることです。 これを行うには、イベントを宣伝し、登録を促すために設計されたブランドのランディングページを構築できるプラットフォームが必要で、これには登録フォームが埋め込まれています。 この目的にはHubSpotをお勧めします（その理由は後述します）。
• Eメールコミュニケーション用のプラットフォームです。 興味のある家族の連絡先情報を取得したら、Eメールによるマーケティングを開始します。 この機能については、HubSpotをお勧めします。
• Facebookのビジネスプロフィール。 これは、興味のある家族があなたのオープンハウスにサインアップするために重要な部分を証明する、FacebookやInstagramの広告を実行できるようになります。

The Tactical, Step-by-Step Guide to Hosting a Virtual Open House for Your School

あなたのイベントのためのフォーマットを決定して下さい。

バーチャル オープンハウスは複数の異なる形式を取ることができ、それぞれが学校選択プロセスの異なる段階にいる保護者に適していると思われます。 最初のステップは、イベントが従う形式を決定することで、その形式に対応した言葉を作ることができます。

検討すべき形式の例としては、以下のものがあります。

• シンプルなQ&参加者が入学カウンセラー、学生、または教員に質問できるセッション
• スライドデッキに基づいたディスカッションまたはプレゼンテーション
• 学校とキャンパスのバーチャルツアー

これらのイベントを複数種類行い、受験生の家族が持つであろうすべての質問について回答したと確認することも可能でしょう。

さらに、あなたのチームの誰がオープンハウスに関わるかを決める必要があります。 入学カウンセラーでしょうか？ コミュニケーション・チームのメンバーでしょうか。 校長または学校長ですか？ 先生方ですか？ 始める前にこれらの詳細が必要です。

Determine your schedule.

効果的にイベントを宣伝し、構築する必要のあるバックエンド資産のすべてを構築するために、スケジュールを確定する必要があります。

私たちの無料のワークシートをダウンロードして、あなたの学校のブランドの声を特定し、微調整してください！

いつあなたのイベントをホストするかわからないですか？

例えば、夜間に働いている保護者が参加できるように日中に1回、日中に働いている保護者が参加できるように夜間に1回、イベントを開催することをお勧めします。

Build the conversion funnel.

コンバージョン ファネルとは、見込みのある親や家族がバーチャル オープン ハウスにサインアップするときにやりとりする資産の完全なリストです。 その最も重要なコンポーネントは、フォーム、ランディングページ、サンキューページ、およびコールトゥアクション (CTA) です。

フォームの構築

フォームは、すべての参加者の連絡先情報を取得する方法で、これらの個人にフォローアップまたはマーケティングする予定であれば、必要な情報です。 最低限、参加者の名前、電子メール アドレス、および電話番号を尋ねる必要がありますが、次のような他の適切な情報を尋ねることも意味があるかもしれません。

• 子供の名前
• 子供の現在の学年
• 子供の現在の学校名
• 参加者が持つ質問

複数のイベントを提供する場合、フォームには参加者が参加したいイベントを選択するよう促すことも必要でしょう。 これにより、1 つのフォームと 1 つのランディング ページで複数のイベントに対応できるようになり、効率性を重視することができます。 現在の CMS プラットフォームにこの機能がない場合、HubSpot の無料のフォーム ビルダーなどのソリューションを追加することは、非常に理にかなっていると言えます。 このような場合、「このような場合は、次のステップに進むように」と、読者を説得する必要があります。 この場合、あなたは彼らがフォームに記入し、仮想オープンhouse.

に参加するためにサインアップしたい、あなたのランディングページは非常に迅速にオープンハウスを紹介し、人が参加することによって受け取る価値を説明する必要があります。 また、あなたの学校やコミュニティについてそれらを教育する時間のほんの少しを費やすことができます。 その後、関連するすべての詳細とフォームを含める必要があります。 これは、読者があなたの学校との感情的なつながりを構築するのに役立つ長い道のりを行くことができます。

Key components:

• 価値提案
• イベントに関する詳細
• 学校とコミュニティに関する詳細
• フォーム

あなたの着陸ページが非常に集中すべきであることに留意することは重要である。 それはちょうど1コール-トゥ-アクションを持っている必要があります。 あなたのバーチャルオープンハウスにサインアップする。 複数のCTAを含めると、メッセージ性が薄れます。

サンキューページで付加価値をつける

フォームを送信すると、読者はインラインでサンキューメッセージを受け取るか（つまり、フォームを送信したことを確認するメッセージを画面上で見る）、サンキューページにリダイレクトされるかのどちらかです。 それ自体は必要ではありませんが、私たちは常にサンキュー ページのルートを選択することをお勧めします。

バーチャル オープン ハウスの場合、お礼のページには、イベントがいつ開催されるのか、ユーザーがどのようにログインできるのかについての詳細を最低限含める必要があります。 しかし、学校に関するパンフレットや、学資援助に関するページ、その他価値のありそうな資産をダウンロードするためのリンクを含めることで、より価値を高めることができます。 ブログを開設している場合は、そのコンテンツへのリンクを掲載することもできます。 そしてもちろん、応募する準備ができている人が次のステップに進めるように、応募へのコールトゥアクションを含めることができます。

CTAの構築

他のすべてを構築したら、Webサイト全体で活用できる一連のコールトゥアクションも設計および構築する必要があります。 これらのCTAは、それらをクリックした人をランディングページに導き、そこで彼らはあなたのevent.

にサインアップすることができますリード育成メールを書くevent.

あなたは今まで誰かが話をする約束をし、彼らが現れなかったために持っていますか？ それは彼らが忘れたから、彼らが興味を失ったから、彼らが突然忙しくなったから、または他の理由の範囲のためであるかどうか、それはあなたが思うよりも頻繁に起こります。

良いニュースは、誰かがあなたの仮想オープンハウスにサインアップし、その後出席しないのリスクを減らすために、メールを使用することができるということです。 シンプルな一連のメールは、a.) イベントを思い出させ、b.) あなたの学校やコミュニティについて興奮させる、非常に効果的な方法となりえます。

最低でも、出席者には2通のメールを送るべきです。

• 参加者が申し込んだ直後に、オープンハウスの詳細を確認し、ダイヤルイン情報を提供するメール1通
• イベントの前日（または当日朝）に、イベントについて知らせるメール1通

この2つのメールの間に、あなたの生徒や学校コミュニティについて話したり、保護者がよく抱く質問に答えるメッセージを1～2通考えてもいいかもしれませんね。

家族をファネルに引き込む。

イベントが予定され、ファネルが構築されたら、イベントに申し込む適切な家族を引き込んで、ファネルを満たす必要があります。 上記のコールトゥアクションは、すでにWebサイトにアクセスしている人々を捕捉するための重要な方法の1つです。

あなたの学校がFacebookのビジネスプロファイルを持っている限り、あなたはFacebookとInstagramで広告を実行する能力を持っています。 これは、あなたがあなたのターゲットareadience.

を設計する際に慎重である場合は特に、あなたのファネルを埋めるの非常に効果的な方法であることができますあなたが詳細な親または学生のペルソナを構築するプロセスを経てきた場合は、おそらくあなたの理想の家族がどのように見えるかの良い感覚を持っています。 この情報に基づいて、たとえば、特定の年齢で、特定の郵便番号に住んでいる人をターゲットにすることができます。 これらの個人は、あなたの広告を見ることになります。

特定の状況下では、データベースから連絡先のリストをアップロードして、これらの個人をターゲットにすることも可能です。

また、積極的にsearch.Searchに従事する家族を引き付けるためにGoogleで有料検索広告を実行して検討するかもしれません

Host a test-run for your event.

This probably goes not saying, but we’re still going to say it.それは、私たちは、あなたのイベントのためにテストランを実行しなければなりません。 初めてバーチャル オープン ハウスを開催する前に、教職員を含むテスト実行を実施し、実際のイベント前に問題を特定して解決できるようにしましょう。 初めてウェビナーを開催する人が避けるべき10の一般的な間違い

チームのメンバーに、ランディングページとフォームの送信から始まるプロセスを最初から最後まで説明させる。 その後、試合当日を想定して、実際にイベントを開催してください。 これは、いじらなければならないかもしれないソフトウェア コントロールを理解するのに役立ち、また、考慮しなかったかもしれないオーディオやビデオの問題を修正する時間を与えることができます。 あなたの仮想オープンハウスは本当に対面イベントと変わりません – それはちょうどビデオを経由して行われています。 あなたが複数のイベントをホストしている場合は、継続的にdevelopment.

Don’t forget about followup.

あなたの仮想オープンハウスを完了したら、それはあなたの仕事が完了したと思うことは容易である。 結局のところ、興味を持った家族は次のステップに進み、自分たちで申し込むでしょう？

実のところ、彼らの連絡先情報を入手し、彼らが少なくともあなたの学校に多少なりとも興味を持っていることを知った今、彼らにマーケティングを続け、出願に向けて彼らを育て、最終的にはあなたの学校に入学させることができますし、そうすべきです。 また、学資援助に関する情報、重要な期限、在校生のプロフィール、または学校のユニークな点を強調するその他のメッセージも送ることができます。 これは、HubSpot のようなプラットフォームで、パーソナライズされながらも完全に自動化された方法で行うことができ、チームの負担を軽減します。

入試チームからの直接、パーソナライズされた電話での働きかけも確かに問題ないでしょう。 質問がないことを確認し、イベントの感想を聞くために電話することを検討してください。

Making It Happen

Clearly, pulling off an effective virtual open house requires juggling a lot of moving pieces.これは、効果的なバーチャル オープン ハウスを成功させるためには、多くの可動部品を扱う必要があります。 データベースを管理し、ファネルを構築し、アウトリーチを調整するために、複数の異なるシステムやツールを使用している場合、それはあなたが圧倒されるかもしれないと感じることは理解できる。 しかし、これらのステップをすべて実行できる単一の統合ツールを導入すれば、この作業（そしてあなたの人生）をずっと楽にすることができるのです。

Pepperlandでは、HubSpotというツールを推奨しており、これを使用することができます。

• 連絡先とリードのデータベースを管理する
• ファネル全体でリードキャプチャ用のフォームを構築する
• コンバージョン率の高いランディングページ、サンキューページを設計・構築する

  Pepperlandが推奨するツールはHubSpotです。 マーケティングおよびリードナーチャリングメールの作成と送信

• FacebookおよびInstagram広告の管理
• すべてのマーケティング活動をリアルタイムで分析し、何が有効かを確認
• その他

HubSpotはZoomと統合されているので、バーチャルオープンハウス、Webinar、その他のリモートイベントを検討している人には特に有用なツールとなっています。

そして何より、メールワークフローとシーケンスを使用することで、バックエンドのコミュニケーションの多くを自動化することが可能です。

Preparing your school for the Future of Enrollment

バーチャル オープンハウスは、入学希望者が実際に学校を訪問して見ることによって得られる価値に完全に代わることはありませんが、バーチャル入学イベントやその他のバーチャル入学イベントを受け入れることは2020年とその先の入学目標に向けた重要な一要素になります。

パンデミックが終わり、「通常」に戻った後でも、一部の保護者や家族は、バーチャルイベントに慣れ親しんでいるため、バーチャルイベントを好む可能性があります。

圧倒的に思えるかもしれませんが、新しいことに挑戦する勇気とそれを実現する計画がある限り、それは可能なのです。 私たちがどのようにお手伝いできるのか、喜んでお話させていただきます。 詳細はこちらをご覧ください。