Gli ultimi due mesi dell’anno sono già abbastanza frenetici per molti creatori di eventi. Aggiungete “nonprofit” al vostro titolo, e avrete un ulteriore strato di stress. Ora è il momento per la vostra organizzazione di fare il punto sui suoi obiettivi di raccolta fondi e su come raggiungerli al meglio se non sono all’altezza.

Se avete un ultimo evento di raccolta fondi in arrivo a novembre o dicembre, dovete competere con tutte le altre feste, raccolte di fondi ed eventi natalizi che si svolgono in questo periodo dell’anno. Ma è possibile con un piano a prova di bomba – a partire da questa guida.

Continua a leggere per scoprire le 10 migliori pratiche per raccogliere fondi in eventi non profit.

Trova un formato e un tema dell’evento che attiri i donatori

Le persone sono entusiaste di sostenere una causa, ma vogliono anche divertirsi. Ricorda: “Raccogliere soldi” non è un tema – “serata di beneficenza per single” lo è. Per attirare i donatori, proponi un’idea divertente e unica a cui saranno entusiasti di partecipare (e di ricapitolare sui loro social media).

Suggerimento: dai sfogo alla tua creatività con questa lista di 100 idee uniche per la raccolta di fondi.

Fissa un budget realistico per l’evento

Avrai bisogno di raccogliere fondi oltre all’importo che spenderai. Un budget ti aiuterà a mantenere i costi in prospettiva e ad ottenere di più per i tuoi soldi. Assicurati che includa ogni singolo dettaglio – dalla sede al catering ai parcheggiatori.

Lascia sempre un po’ di spazio nel tuo budget per gli imprevisti. Meglio superare i tuoi obiettivi che averli divorati da spese impreviste.

Suggerimento: Controlla i consigli tattici in questo post per padroneggiare il budget del tuo evento – e spendere più soldi per la causa.

Scegli un luogo adatto al portafoglio

Alcuni luoghi potrebbero essere disposti a fare sconti o a donare il loro spazio per essere associati a una buona causa. Se hai un po’ di flessibilità con la tua data, può aiutarti ad assicurarti una sede ad un costo inferiore. Tieni a mente, però, che la tua sede dovrebbe infondere il tuo evento con stile.

Suggerimento: usa questa lista di domande per esaminare la tua sede prima di firmare un contratto.

Trova sponsor di eventi di beneficenza

La sponsorizzazione è un’industria da miliardi di dollari. Se puoi ottenere una fetta di quella torta, più del denaro che la tua no-profit raccoglie può essere usato per cause benefiche invece che per il catering.

Anche se può sembrare senza cuore, la sponsorizzazione non è filantropia. E certamente non è la stessa cosa della pubblicità. Gli sponsor avveduti si aspettano che voi esercitiate l’influenza del vostro evento in persona per dare loro una calda introduzione al pubblico del vostro evento.

Se volete costruire una relazione strategica con gli sponsor, conoscete meglio i vostri partecipanti e come il vostro evento può aiutarli a raggiungere i loro specifici obiettivi commerciali. Più potete dimostrare che i partecipanti al vostro evento sono il loro mercato di riferimento, più entrate potete generare dagli sponsor.

Suggerimento: Controlla questa struttura in tre fasi per le sponsorizzazioni no-profit per saperne di più.

Vendi biglietti e registrazioni online

Il progresso nella tecnologia degli eventi ha reso più facile per le persone trovare eventi e acquistare un biglietto o una registrazione. Lo stesso vale per la tua raccolta fondi – senza un sito web dell’evento e un processo di registrazione online, specialmente uno ottimizzato per i dispositivi mobili, perderai i partecipanti – e i fondi.

Se non hai un partner per la biglietteria o la registrazione, assicurati di sceglierne uno che dia a te e al tuo staff preziose informazioni su partecipanti e donatori. Eventbrite, per esempio, fornisce strumenti per monitorare le vendite dei biglietti e le donazioni in tempo reale da qualsiasi dispositivo. Con questi rapporti e dati a portata di mano, puoi ottenere di più per i tuoi soldi.

Suggerimento: Scopri le nuove regole della vendita di biglietti online in questa guida.

Promuovi la tua raccolta fondi attraverso il web

Per un evento di beneficenza o una raccolta fondi, spargere la voce è cruciale – influenza direttamente la tua capacità di raggiungere i tuoi obiettivi. I modelli tradizionali includono inviti postali, banche telefoniche e posta diretta. Oggi, però, ci sono molte opzioni digitali da utilizzare, tra cui:

• Email marketing: In ogni fase del tuo ciclo di vita delle vendite, dovresti attingere al tuo database di e-mail per condividere un invito, uno sconto o un’anteprima del tuo evento – e far sentire speciali i tuoi attuali partecipanti. Leggi questi consigli per inviare email migliori.
• Pubblicità sui social media: I social network come Facebook e LinkedIn hanno strumenti potenti che ti permettono di inviare promozioni mirate al pubblico giusto. Ma non sparpagliarti troppo. Fai questo rapido quiz per scoprire quali social network hanno senso per i tuoi eventi non profit.
• Siti di scoperta di eventi: La maggior parte dei frequentatori di eventi ha dei siti web di scoperta di eventi a cui si affida per fare piani. E se usi Eventbrite, puoi distribuire automaticamente i tuoi eventi sui siti di scoperta sul web. Questi includono Bandsintown, Goldstar, Songkick, Eventful – e, naturalmente, Facebook Events.

Suggerimento: porta le tue abilità al livello successivo con il nostro corso e certificazione Event Marketing.

Sfrutta la tua comunità per raccogliere fondi

Stai sfruttando la tua comunità di sostenitori per raccogliere fondi? Con CrowdRise, per esempio, puoi permettere agli acquirenti di biglietti di creare le loro pagine di raccolta fondi per sostenere la tua causa. Improvvisamente, le loro reti sono un nuovo pubblico che raccoglie fondi per la tua causa.

Suggerimento: Incentiva la condivisione della tua causa sui social media con un omaggio di biglietti.

Recluta, addestra e gestisci i tuoi volontari

Quale evento di beneficenza di successo non si basa sull’entusiasmo e il sostegno dei suoi volontari? Il posto migliore per cercare volontari è tra i tuoi partecipanti, comprese le persone sulla tua mailing list o che si sono registrate in passato. Puoi anche fare un appello alla tua rete per i volontari.

È importante scegliere volontari affidabili – sai, quelli che si presenteranno e non daranno ai donatori un motivo per lamentarsi su Twitter. Usa queste tre tattiche per eliminare i volontari inaffidabili e assicurarti che i tuoi sforzi siano fruttuosi.

• Pre-qualifica i volontari: Assicurati di non trovare solo persone che vogliono fare volontariato, ma quelle che possono effettivamente fare il lavoro. Quando si iscrivono, chiedi ai potenziali volontari quali altri eventi hanno organizzato come volontari, qual è stato il loro ruolo e perché vogliono fare i volontari per il tuo evento.
• Crea un programma di orientamento: Che sia di persona o online, fai una panoramica di ciò che i volontari devono aspettarsi il giorno dell’evento e di ciò che ci si aspetta da loro.
• Designa un responsabile dei volontari: Il tuo responsabile dei volontari sarà responsabile di mettere i volontari al corrente di tutto, dalla logistica alla tecnologia in loco. Prevedete un ampio margine di tempo per formare i volontari in modo che non ci sia confusione o stress dell’ultimo minuto il giorno dell’evento.

Tip: Scopri altri consigli per la pianificazione di eventi non profit sulla gestione dei volontari qui.

Crea un evento accessibile

L’accessibilità degli eventi non è solo un problema di conformità. Rendere il tuo evento più accessibile amplia il tuo raggio d’azione e fa sentire i tuoi partecipanti i benvenuti. Soprattutto, crea un ambiente di inclusività, diversità e positività – gli ingredienti perfetti per una raccolta di fondi senza scopo di lucro.

Inizia assicurandoti che il tuo evento abbia abbastanza spazio per le persone in sedia a rotelle, con problemi di udito, con disabilità visive o che abbiano bisogno di spazio per i loro animali di servizio. Assicuratevi anche di usare una segnaletica accessibile con caratteri grandi e leggibili a diverse altezze.

Suggerimento: Per altre idee su come creare un evento accessibile, dai un’occhiata alla nostra guida.

Utilizza la giusta tecnologia per eventi per raccogliere fondi

Avere la giusta tecnologia a portata di mano può fare un’enorme differenza nella pianificazione, promozione ed esecuzione del tuo evento.

Eventbrite, per esempio, consente agli eventi no-profit di avere strumenti gratuiti come inviti e-mail personalizzati, condivisione sociale integrata e raccomandazioni mirate sugli eventi. E poiché siamo PCI Compliant, puoi raccogliere fondi in modo sicuro e protetto.

Sei pronto a far partire oggi la tua raccolta fondi? Inizia il tuo prossimo evento non profit con Eventbrite.