Richiesta di acquisto:

Ci sono vari dipartimenti in un’organizzazione. I dipartimenti possono richiedere determinati materiali o servizi. Il dipendente appartenente al dipartimento ha bisogno di sollevare una richiesta di acquisto o una richiesta di acquisto. Questa richiesta di acquisto deve avere informazioni come il nome del materiale/servizi, la quantità, la data di consegna prevista e il prezzo previsto. La richiesta di acquisto può anche aver bisogno di essere approvata dal capo del dipartimento prima di avviare l’approvazione del dipartimento finanziario. Una volta che il funzionario dell’ufficio finanziario approva la richiesta di acquisto, il gruppo di acquisto crea l’ordine di acquisto per l’ufficio acquisti che agisce su di esso.

Ordine di acquisto:

Una volta creato l’ordine di acquisto, l’ufficio acquisti inizia il processo di approvvigionamento. L’ufficio acquisti dà l’ordine di acquisto al fornitore; il fornitore fornisce i beni o i servizi all’azienda e fattura l’azienda di conseguenza.

Un ordine di acquisto ha informazioni come: Tipo di ordine, fornitore, materiale/servizi, quantità, prezzo di acquisto, data di consegna, termini di pagamento ecc.

Ricevimento merci (GR):

Quando l’organizzazione riceve le merci, il ricevimento merci (GR) viene registrato in Sap utilizzando il codice T: MIGO

La seguente scrittura contabile è registrata in sap

DR. Conto inventario

CR. GR/IR conto

Ricevimento fattura (IR):

Quando l’organizzazione riceve la fattura dal fornitore, il ricevimento fattura (IR) viene registrato in sap utilizzando il codice T: MIRO

Il documento contabile per la fattura del fornitore viene registrato in Sap come segue

CR. Venditore

DR. GR/IR

Il debito (conti passivi) viene creato per pagare il fornitore.

Pagamento del fornitore:

Il fornitore deve essere pagato in tempo. (L’organizzazione può avere un gran numero di fornitori con un gran numero di fatture da pagare. Quindi, fornisce la funzionalità per automatizzare il processo di pagamento).

Il programma di pagamento automatico (APP) viene eseguito. Prende le fatture da pagare e le elabora per il pagamento.

La seguente voce contabile viene registrata come risultato di APP:

DR. Venditore

CR. Conto corrente bancario

Una volta che l’organizzazione riceve l’estratto conto online, l’estratto conto viene caricato in Sap e avviene la riconciliazione bancaria automatica che porta al seguente documento contabile:

DR. Conto corrente bancario

CR. Conto corrente bancario principale

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