Che cos’è un Sistema Contabile?

Imparare e tenere una traccia delle tue entrate è di fondamentale importanza per qualsiasi azienda. Anche se ci possono essere diversi sistemi di contabilità, a seconda della struttura di un’azienda, va da sé che mantenere aggiornati i libri contabili è l’attività più importante in un business. I punti in comune tra tutti i sistemi di contabilità delle aziende sono: gestire le attività finanziarie di un’azienda, come le entrate, le spese e le passività. In questa era digitale, la maggior parte dei contabili usa sistemi sofisticati con promemoria per i pagamenti in ritardo, capacità avanzate di reporting, backup automatico dei dati e altro ancora.

Prima che i sistemi di contabilità diventassero automatizzati, si praticava la contabilità manuale, che non era solo un compito ingombrante, ma anche soggetto a imprecisioni e richiedeva tempo. La contabilità computerizzata è riuscita a togliere ulteriore carico agli imprenditori e ai contabili, rendendo la contabilità semplice e affidabile. I sistemi di contabilità aiutano a calcolare i salari pagati e da pagare ai dipendenti, a registrare le transazioni, a controllare i rapporti di turnover del credito e a elaborare i dati relativi alle vendite, al libro paga, all’inventario e ad altri aspetti chiave del tuo business.

Tipi di software di contabilità

La scelta di un sistema di contabilità dipende dal tuo budget, dalle preferenze e dalle dimensioni del tuo business. I quattro tipi principali di sistemi di software finanziario includono:

• Sistemi a singola entrata
• Sistemi a doppia entrata
• Sistemi di contabilità manuale
• Sistemi di contabilità computerizzata

Questi possono essere ulteriormente suddivisi in molte altre categorie, come: software di contabilità personalizzati, software di pianificazione delle risorse aziendali, software commerciale off-the-shelf e altro. Le moderne soluzioni software come Tally offrono varie capacità che rendono i tuoi compiti contabili quotidiani una passeggiata.

I sistemi ad entrata singola sono l’opzione più semplice. Come suggerisce il nome, registrano ogni transazione con una singola voce nel giornale contabile. Questo metodo è facile da usare e non richiede alcuna competenza tecnica nella contabilità. Si rivolge alle piccole aziende con un basso volume di transazioni. Tuttavia, l’aspetto negativo è che è soggetto a errori e non tiene traccia dei crediti, dei debiti, delle passività e altro. Così, la maggior parte dei sistemi software finanziari ora, compresi quelli progettati per le piccole imprese, usano la contabilità a partita doppia. Questo significa che ogni transazione coinvolge almeno due conti, il che permette un reporting più accurato e l’individuazione tempestiva degli errori.

Esempio

Guardiamo un semplice esempio per spiegare il sistema della partita doppia per aiutarti a capire meglio questo sistema contabile! Es: Un produttore di merci acquista a credito dei camion per le consegne. L’acquisto totale a credito è di INR 50.00.000. Tutti i nuovi camion saranno usati nelle operazioni commerciali quotidiane e non saranno venduti per i prossimi 10 anni. La vita stimata dei camion è di 10 anni. Ecco come funzionerà il sistema a doppia entrata per registrare questa transazione.

Siccome, questo è un acquisto a credito di camion, per questa transazione, ci saranno due attività, una è l’acquisto a credito dei camion e un’altra è un’aggiunta nel nuovo inventario. Le voci sono prima registrate nei rispettivi libri contabili. Dato che l’azienda ha accumulato i beni, verrà fatta una registrazione a debito nell’inventario con INR 50.00.000. Poiché questo è un acquisto a credito, una registrazione con un importo uguale deve essere fatta a credito nella contabilità dei debiti. Vediamo che l’entrata a debito aumenta il saldo attivo dell’inventario e l’entrata a credito aumenta il saldo passivo dei conti passivi con lo stesso importo.

Le doppie entrate possono anche interessare la stessa classe di conti. Se il produttore di merci avrebbe comprato i camion in contanti, allora si deve fare una registrazione a credito nel conto di cassa e una registrazione a debito nel conto dell’inventario. Indipendentemente da ciò, il risultato in bilancio sarà lo stesso.

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