Le funzioni del management nelle imprese e nelle industrie possono essere categorizzate in quattro categorie principali – pianificazione, organizzazione, guida e controllo. Si possono anche intendere come le quattro funzioni di base che i manager devono svolgere. Tradizionalmente, dirigere e controllare sono stati gli aspetti più visibili dei compiti manageriali. Tuttavia, i primi due compiti di un manager sono ugualmente importanti. Mentre il quadro POLC può non descrivere accuratamente tutte le dimensioni del ruolo di un manager, è ancora sufficiente per capire il ruolo dei manager nelle organizzazioni aziendali. Il quadro è utile in termini di comprensione del ruolo dei manager e delle attività quotidiane che svolgono per raggiungere gli scopi e gli obiettivi organizzativi.
Cornice POLC: Quattro funzioni del management
Pianificazione:
Molte pianificazioni avvengono quotidianamente nelle organizzazioni. La pianificazione è considerata un importante passo preliminare prima di iniziare un nuovo progetto o fissare un nuovo obiettivo. La pianificazione comporta principalmente la definizione di obiettivi e poi la determinazione del percorso per raggiungere questi obiettivi. I manager dovrebbero rimanere consapevoli del loro ambiente industriale e fare previsioni basate sui dati e le informazioni disponibili riguardo al futuro del loro business. Tuttavia, la pianificazione non è così semplice come sembra, perché i manager devono essere buoni decisori per pianificare con successo. Mentre la pianificazione include più passi, inizia con la scansione dell’ambiente. I manager devono prima fare una scansione del loro ambiente per conoscere il loro ambiente industriale, l’ambiente economico generale, il livello di concorrenza, e i bisogni e le preferenze dei clienti.
Dopo aver raccolto informazioni su tutti questi fattori e aver completato un’analisi, i manager devono cercare di fare previsioni basate sui risultati. Le previsioni fatte dai manager sono la base per la pianificazione. Gli obiettivi sono dichiarazioni che delineano i risultati da raggiungere e il periodo di tempo per raggiungere i risultati. I manager devono fissare gli obiettivi come parte del processo di pianificazione. Oltre a stabilire il percorso per raggiungere questi obiettivi, i pianificatori dovrebbero anche stabilire percorsi alternativi per raggiungere gli obiettivi delineati. Prima di decidere il corso d’azione finale, i manager devono considerare i vari corsi d’azione e selezionare il corso d’azione migliore. Dopo aver selezionato il miglior corso d’azione, i manager devono formulare i passi necessari per l’implementazione del piano e anche assicurarsi che il piano sia implementato efficacemente. Come ci sono vari tipi di piani, ci sono anche vari tipi di pianificazione. Nella gestione aziendale, ci sono principalmente tre tipi di pianificazione (basati sul termine del piano) che includono la pianificazione strategica, tattica e operativa.
La pianificazione strategica è il processo di analizzare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce di un’azienda e poi pianificare il posizionamento competitivo e una crescita più rapida sulla base dell’analisi. Il più delle volte il top management è coinvolto nella pianificazione strategica e i piani strategici hanno un lungo periodo di tempo come tre o cinque anni. La base principale della pianificazione strategica nella maggior parte dei casi è la dichiarazione di missione dell’azienda che spiega la ragione fondamentale della sua esistenza.
La pianificazione tattica a livello organizzativo supporta la pianificazione strategica ed è principalmente condotta per implementare il piano strategico con successo. È una pianificazione a medio raggio e a breve termine rispetto alla pianificazione strategica.
La pianificazione operativa è una pianificazione a breve termine e supporta i primi due tipi di piani all’interno dell’organizzazione. Si concentra principalmente sullo sviluppo di passi e azioni che possono aiutare l’implementazione di successo dei piani strategici e tattici. La pianificazione strategica e la pianificazione tattica considerano gli obiettivi a lungo termine, ma la pianificazione operativa si concentra sul successo dei primi due tipi di piani a breve termine. Il termine per la pianificazione operativa è generalmente meno di un anno come la pianificazione mensile o semestrale.
Organizzazione:
Un’azienda può utilizzare completamente le sue risorse sia finanziarie, operative o umane solo se sono organizzate correttamente. L’organizzazione è la funzione della gestione che è considerata con lo sviluppo di una struttura organizzativa e poi l’allocazione delle risorse umane in modo efficiente per realizzare gli obiettivi organizzativi. La struttura organizzativa che è generalmente rappresentata attraverso un organigramma fornisce principalmente il quadro per coordinare gli sforzi a livello organizzativo.
Tuttavia, la funzione organizzativa del management non si limita solo a sviluppare l’organigramma ma coinvolge anche la progettazione dei singoli lavori. Si tratta anche di decidere i compiti e le responsabilità relative alle singole posizioni e come
questi compiti vengono svolti. A livello organizzativo, organizzare significa dividere le operazioni organizzative in funzioni separate. Le organizzazioni eseguono le loro operazioni commerciali su varie basi. Per esempio, a volte, oltre ad essere divise in funzioni, le operazioni commerciali possono essere effettuate su una base geografica, o sulla base di segmenti di prodotto. Le organizzazioni internazionali usano generalmente più basi per segmentare le loro operazioni. Molte organizzazioni usano anche la segmentazione dei clienti per organizzare efficacemente le loro operazioni. A livello di unità o di lavoro, l’organizzazione implica come progettare i lavori per allocare le risorse umane in modo efficace.
Condurre:
Nell’ambiente industriale di oggi, i manager devono anche essere leader efficaci per ispirare i loro seguaci ad eseguire i loro compiti con successo. Se i manager possono guidare efficacemente, motivano i loro subordinati a fare sforzi per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Mentre i leader sono diversi dai manager, un po’ di leadership è sempre coinvolta nel lavoro di un manager. Significa che alcuni tratti di leadership nei manager li aiutano ad essere più efficaci nel loro lavoro. Secondo Kotter, le abilità di leadership possono essere acquisite e affinate proprio come le abilità di gestione.
L’organizzazione aziendale di oggi è caratterizzata da molta complessità e cambiamento in cui i manager aziendali non possono avere successo senza abilità di leadership. Il lavoro di un manager comporta anche la motivazione dei suoi subordinati ad esercitare gli sforzi in modo che i compiti possano essere portati a termine nei tempi richiesti. A causa dell’alto livello di ambiguità e incertezza nell’ambiente attuale, i manager d’affari devono pensare e agire come leader. Hanno bisogno di comunicare le priorità in modo che la loro organizzazione possa rispondere più velocemente. Si è accumulata una grande quantità di ricerche che mostrano che per avere successo i manager devono pensare come leader.
Controllo:
Il controllo è anche una funzione di gestione cruciale che assicura che la performance organizzativa sia in linea con gli standard stabiliti e che gli obiettivi vengano raggiunti. Ci sono tre passi coinvolti nel controllo che includono la definizione degli standard, il confronto delle prestazioni rispetto a questi standard, e poi l’adozione di azioni correttive quando richiesto. A livello organizzativo gli standard di performance sono generalmente fissati in termini finanziari o operativi. Gli standard di performance possono essere finanziari come le entrate nette, il reddito netto e i costi operativi totali o non finanziari come le unità nette prodotte, il livello di qualità del prodotto e il livello di servizio al cliente. I manager usano varie scale per misurare le performance, compresi i rendiconti finanziari, i rapporti sulle vendite, le valutazioni delle performance, i risultati delle indagini sulla soddisfazione dei clienti. In una certa misura i manager di tutti i livelli all’interno di un’organizzazione sono coinvolti nella funzione di controllo.
Tuttavia, molte volte il controllo viene confuso con il controllo personale dei manager sui loro subordinati. Controllare non significa manipolare il comportamento o la personalità dei dipendenti. Invece, il controllo implica che i manager prendono le azioni necessarie per assicurare che gli sforzi dei loro subordinati siano coerenti con gli obiettivi organizzativi e dipartimentali.
Tuttavia, per un controllo efficace, è necessaria una pianificazione efficace. Oltre a questo i manager hanno anche bisogno di capire dove risiede la causa principale della deviazione dagli standard. Gli audit di bilancio e gli audit delle prestazioni sono due meccanismi di controllo tradizionali. Un audit di bilancio permette di ottenere una comprensione di dove e come il budget pianificato viene speso. Allo stesso modo, un audit delle prestazioni permette di capire se le cifre riportate riflettono le prestazioni effettive o meno. Mentre il controlling è pensato principalmente in termini finanziari, i manager dovrebbero applicarlo anche alla produzione, ad altre aree operative e alle politiche aziendali.
Anche se il quadro POLC è stato criticato per non descrivere completamente e accuratamente le responsabilità dei manager, è ampiamente considerato il miglior quadro per descrivere i lavori che i manager svolgono all’interno delle organizzazioni. Mentre i ruoli dei manager sono cambiati molto con i tempi che cambiano, ci si aspetta ancora che i manager di tutto il mondo svolgano queste quattro funzioni di base. Il ruolo dei manager è diventato molto più complesso perché l’ambiguità e l’incertezza nell’ambiente industriale ha continuato a crescere nel tempo, le responsabilità lavorative dei manager includono ancora queste quattro funzioni di base. Ci sono anche altri quadri di riferimento per capire le funzioni del management, compreso quello dato da Henry Fayol.