Proprio un business? Probabilmente anche tu hai bisogno di gestire un sacco di posta. Semplificare la gestione della posta avendo tutti i pacchetti &posta ordinaria inoltrata e gestita online.

Gestire una piccola impresa non è mai un compito facile; a seconda di quale settore e clienti si sta approvvigionando, si ha a che fare con operazioni complesse, HR, regolamenti statali (e la lista continua.) Ciò che è più, è che ci sono diversi compiti amministrativi che richiedono l’attenzione di un proprietario già molto occupato.

Al momento di scrivere questo blog, Covid-19 si è imposta come una nuova realtà. I posti di lavoro a distanza, l’allontanamento sociale e gli ordini di restare a casa, hanno sconvolto letteralmente ogni attività. Quelli che sono stati in grado di andare online, sono stati in grado di superare la tempesta e operare in nuove circostanze. Le imprese locali come i ristoranti che non erano pesantemente investiti su alternative digitali, non hanno avuto altra scelta che chiudere.

Essere in grado di ritirare la posta è diventato fondamentale; con tutti che lavorano da casa, chi va in ufficio solo per ritirare la posta? Molto scomodo e un grande ammazza-tempo.

Che cos’è l’inoltro della posta?

Quando normalmente ricevi la posta nella tua sede aziendale, con l’inoltro della posta, stai notificando all’USPS di reindirizzare la consegna della posta e invece di inviare alla tua precedente sede, inoltra tutta la posta a quella nuova. Il modo migliore per pensare a questo, è se un’azienda si trasferisce: cosa succede a tutti i contatti che conoscono solo il tuo vecchio indirizzo? Dovresti passare attraverso la lista di tutti gli amici, soci d’affari & clienti, per informarli dell’indirizzo (qualcosa di per niente pratico.)

Con l’inoltro della posta, tutta la tua posta viene reindirizzata dalla tua vecchia sede alla tua nuova sede. Tutto quello che dovete fare per avviare questo processo, è completare un cambio di indirizzo con l’USPS. Ed entro pochi giorni, sei pronto a partire.

Come inoltrare la posta aziendale

Ora, prima di passare al modo migliore per iniziare a inoltrare la posta aziendale (cioè iscrivendosi a un servizio di casella postale virtuale), diamo un’occhiata a come usare semplicemente il servizio postale degli Stati Uniti per cambiare il tuo indirizzo di inoltro aziendale.

La prima opzione che l’USPS offre è aprire una casella postale. Quindi, senza ulteriori indugi, entriamo subito nei dettagli.

Casse postali per affari

Le caselle postali sono offerte in molti uffici postali locali e possono essere utilizzate sia per uso personale che per affari. Sono sicure, accessibili e facili da aprire online. Ma, vale la pena notare che si deve ancora visitare l’ufficio postale una o due volte a settimana per raccogliere tutto ciò che è arrivato; per alcuni, questo è sufficiente a farli desistere.

Prima di prendere una decisione, daremo un’occhiata ai pro e ai contro dell’utilizzo di una casella postale come servizio di inoltro della posta per affari.

I pro delle caselle postali

• È un modo sicuro di ricevere la posta quando non sei in ufficio.
• Non devi preoccuparti dei pacchi sulla tua porta.
• È facile mantenere documenti confidenziali sicuri e privati.
• Puoi recarti alla tua casella postale quando ti conviene.
• Alcuni sono aperti 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana.

I contro delle caselle postali

• Non hai altra scelta che andare alla casella fisica una, due o tre volte alla settimana.
• Non è sicura come una cassetta postale virtuale perché è proprio accanto alla casella di tutti gli altri.
• Se il tuo ufficio si sposta lontano, dovrai cambiare la tua casella postale perché non si sposta con te.

USPS Business Mail Pickup

Questa opzione è per quelli di voi che ricevono molta posta (o numerosi pacchi e pacchetti che sono troppo grandi per la casella postale più grande).

Come funziona?

L’ufficio postale riceverà tutte le spedizioni del vostro indirizzo di lavoro quando il vostro ufficio si è spostato o avete iniziato a lavorare da casa a tempo pieno. Poi, si concorda un orario per raccogliere tutte le lettere, i pacchi e i pacchetti, ci si presenta, li si raccoglie e tutto è pronto!

Come si comincia?

Se sei interessato (anche se ti consigliamo di controllare i pro e i contro qui sotto prima di decidere), ecco come impostare il ritiro della posta aziendale. Non ci vorrà molto, dovrai solo fornire due forme di carta d’identità e compilare un modulo.

1. Trova il modulo PS 1093-C online.
2. Stampalo.
3. Compila la sezione “Application for Post Office Caller Service”.
4. Porta il tuo modulo compilato e due tipi di identificazione statunitense approvati dal governo. Per il tuo modulo principale, puoi usare uno dei seguenti (assicurandoti che siano federali, statali o tribali):
   1. Patente di Stato
   2. Carta d’identità non
   3. Carta d’identità del conducente
   4. Carta d’identità del servizio uniforme
   5. Carta delle forze armate americane
   6. Identificazione aziendale
   7. Passaporto americano
   8. Carta del passaporto americano
   9. Identificazione universitaria americana
   10. Carta di residenza permanente americana
   11. Carta d’identità rilasciata dall’United States Citizenship and Immigration Services
   12. Certificato di naturalizzazione o cittadinanza
   13. Carta d’identità tribale

Per il tuo documento d’identità secondario, puoi portare uno dei seguenti:

1. Contratto di locazione
2. Contratto di mutuo
3. Deed of trust
4. Tessera di registrazione del votante
5. Polizza di assicurazione della casa
6. Tessera di registrazione del veicolo
7. Fattura del servizio pubblico
8. Formula I-94
9. Polizza di assicurazione del veicolo
10. Decidete quale opzione di servizio volete. Questo potrebbe essere 1 anno o 6 mesi.
11. Paga la tassa. Si assicuri di farlo nell’ufficio postale dove si trova il servizio. Puoi pagare con una carta di credito o di debito, contanti, assegno o vaglia.
12. Ritira la tua posta aziendale ogni volta che ne hai bisogno.

I pro del ritiro della posta aziendale

• Puoi ricevere oggetti di grandi dimensioni senza preoccuparti se entreranno nella tua casella postale.
• Se non ci sono caselle postali disponibili, questa è la tua occasione per ottenere un servizio ancora migliore.
• Puoi ritirare la tua posta quando è conveniente.
• Il tuo business può facilmente scalare senza paura che non sia in grado di far fronte all’afflusso di posta.

I contro di Business Mail Pick Up

• Potresti non voler pagare per un servizio di posta che dura un anno o 6 mesi, soprattutto se sei una start-up in quanto ti limita ad una sola posizione.
• Devi ancora viaggiare in un luogo specifico per ricevere la tua posta.
• Potrebbe essere abbastanza lungo a seconda del tempo di viaggio.

Ok, ora che si ha familiarità con la posta inoltro servizi di indirizzo aziendale che l’USPS offre, è il momento di mostrarvi dove si dovrebbe davvero mettere i vostri soldi!

Perché la vostra piccola impresa bisogno di inoltro della posta?

Ci sono un sacco di motivi per cui la vostra piccola impresa ha bisogno di inoltro della posta! Stiamo per andare attraverso ciascuno di essi a sua volta, ma, se non hai molto tempo, basta scoot giù alla fine di questa sezione dove troverete una lista quick-glance.

Quindi, se siete ancora con noi, saltiamo direttamente in tutti i benefici che raccoglierete una volta che si imposta un servizio di inoltro posta virtuale.

Convenienza

Quando un pacchetto viene spedito a voi, e richiede che siate in giro a prenderlo, può essere problematico se vi capita di essere fuori ufficio, visitare un cantiere o semplicemente troppo occupato per ricevere il vostro pacco. Quello che gli imprenditori finiscono per fare è iscriversi a una casella postale per ricevere tutti i pacchi e la posta. Questo fa nascere un nuovo problema: è necessario assegnare un certo giorno della settimana per guidare fino all’ufficio postale locale, fare la fila e ricevere la posta. Ma cosa succederebbe se tu avessi qualcuno che firma per il tuo pacco solo con la tua autorizzazione, e alla frazione del costo di farlo fare alla tua segretaria? E se poteste richiedere che il pacco venga spedito su richiesta alla vostra sede, con uno sconto fino all’80% sulle tariffe di spedizione tipiche? Il vantaggio in termini di risparmio di tempo e costi di spedizione è piuttosto ovvio.

Sicurezza della posta

Quando ricevi la posta presso la tua sede, di solito può essere accessibile da chiunque voglia metterci le mani sopra. Dal furto di identità, al furto di posta e tutto il resto, avere la posta in una sede senza supervisione o mentre si è assenti, non è probabilmente l’idea migliore. Quando hai la tua posta in outsourcing, tutti i pacchetti sono conservati in un magazzino con sistemi di sorveglianza 24/7 e personale di sicurezza in loco. Non c’è posto più sicuro per conservare la vostra posta ordinaria che in una struttura di spedizione della posta.

Sembra nitido

Come azienda, non c’è niente di peggio che sembrare poco professionale, giusto? Bene, se sei un’azienda online, o hai semplicemente deciso di registrarla sotto una casella postale o il tuo indirizzo di casa, questo comporta una serie di problemi.

Non solo ci sono ulteriori problemi di sicurezza che devi considerare (clienti arrabbiati che conoscono il tuo luogo di residenza ecc,) ma la tua azienda non sembra affatto professionale. Un’attività registrata con una casella postale, sicuramente non ha lo stesso aspetto di un’attività registrata con un vero indirizzo fisico.

Privacy della casa

Abbiamo già toccato un po’ questo argomento, ma quando decidi di usare il tuo indirizzo di casa per la posta aziendale, stai esponendo quell’indirizzo a letteralmente ogni persona malintenzionata online. Clienti arrabbiati, impiegati o investitori, possono sapere dove si trova la tua famiglia con una semplice ricerca su Google. Registrando il tuo business con un indirizzo fisico reale che non sia il tuo indirizzo di casa, mantieni la tua privacy e la tua famiglia protette.

Indirizzo permanente

Cosa succede se decidi di spostare la sede del tuo business? Devi continuare ad aggiornare tutte le tue informazioni di contatto, informare i clienti di un trasloco, e completare i moduli di cambio di indirizzo con l’USPS. Quando ti registri per un indirizzo virtuale, questo indirizzo è tuo per tutta la vita, indipendentemente da dove ti trovi fisicamente. Pensaci: cambi il tuo numero di telefono ogni volta che ti trasferisci? Perché dovreste quindi cambiare il vostro indirizzo postale quando lo fate?

Gestione semplificata della posta

Quando ti iscrivi a un indirizzo aziendale virtuale, tutti i dipendenti sono in grado di gestire digitalmente la posta in arrivo. Non c’è bisogno che qualcuno sia sul posto, e virtualmente, dalla comodità del proprio ufficio o casa, possono fare pochi click e gestire la posta online.

I pro e i contro di una rapida occhiata

Per tutti voi coniglietti impegnati che non avete tempo ora per la nostra conversazione completa, ecco un rapido riassunto di tutto ciò di cui abbiamo parlato sopra.

Pronto? Andiamo!

I pro di Quick Glance

• Convenienza – non hai bisogno di essere in giro per ritirare il tuo importante documento o pacchetto, un esperto addetto alla posta lo farà per te.
• Sicurezza della posta – tutta la tua posta sarà tenuta in una struttura sicura completa di video sorveglianza 24 ore su 24 e altro. Non troverete un posto più sicuro di questo!
• Siate eleganti – avere il vostro indirizzo di casa come indirizzo aziendale non è molto professionale. Con una cassetta postale virtuale, questo problema è risolto.
• Privacy domestica – usare il tuo indirizzo di casa per gli affari può diventare un problema. Clienti arrabbiati, investitori infelici e dipendenti furiosi saranno in grado di trovare te e i tuoi cari incredibilmente
• Permanente – non dovrai mai passare attraverso la seccatura di cambiare il tuo indirizzo postale ogni volta che cambi ufficio!
• Gestione della posta ottimizzata – tutti i tuoi dipendenti possono accedere alla posta del tuo ufficio da una app per smartphone o dal loro computer. Nessuno ha bisogno di essere sul posto.

Ok, allora quali sono i contro? Tutto ha un lato negativo, giusto?

Beh, sì, ma i vantaggi di firmare per un servizio di inoltro della posta virtuale superano drasticamente i potenziali svantaggi. Indipendentemente da ciò, parleremo brevemente delle cose che non sono così buone di un sistema di casella postale virtuale. (Suggerimento: quando abbiamo detto “cose” intendevamo “cosa”, dato che c’è solo un potenziale svantaggio)!

Il rapido sguardo contro

• Costo extra – questo vale soprattutto per le start-up. Abbiamo scoperto che molte nuove aziende non vogliono sostenere il costo extra che l’inoltro dell’indirizzo aziendale propone. Tuttavia, è importante ricordare che una casella postale virtuale vi porterà un enorme ritorno sul vostro investimento (guardando i vantaggi di cui sopra vi dirà che!).

La linea di fondo