Pagare le tasse sui salari è una delle attività meno divertenti di qualsiasi azienda con dipendenti. Ma le tasse sono un fatto della vita oggi, quindi è meglio pagare le tasse e basta. Ma quali tasse sui salari devono essere pagate, e quando?

In questo articolo, passerò in rassegna alcune delle vostre principali responsabilità per le tasse sui salari, comprese le ritenute sul reddito federale e le tasse di Social Security/Medicare, inviando queste tasse all’IRS, e pagando altre tasse sul lavoro come la tassa di disoccupazione.

Cosa sono le tasse sui salari?

Tasse sul libro paga (sono quelle tasse che devi considerare quando paghi i dipendenti, quindi dipendono dal tuo libro paga. Alcune di queste tasse sono trattenute dalla paga dei dipendenti, e altre sono di vostra responsabilità come datore di lavoro. Il termine “trattenuta” significa che stai detraendo questi pagamenti dalle buste paga dei dipendenti, in base a leggi e regolamenti che richiedono che questi pagamenti siano fatti.

Queste tasse includono:

• Ritenere le tasse federali, statali e locali sul reddito dalle buste paga dei dipendenti
• Ritenere le tasse FICA dalle buste paga dei dipendenti e pagare un importo uguale come datore di lavoro.
• Pagare le tasse di disoccupazione sulla base della paga dei dipendenti.
• Pagare importi ai fondi statali e federali di compensazione dei lavoratori, basati sulla paga dei dipendenti.

Nel caso te lo sia chiesto, i termini “payroll taxes” e “employment taxes” sono fondamentalmente gli stessi. L’IRS usa il termine “tasse sull’occupazione”.

Le vostre responsabilità aziendali per le tasse sui salari

Come azienda con dipendenti, avete alcune importanti responsabilità relative alle tasse sui salari.

La vostra responsabilità di trattenere, segnalare e pagare queste tasse sui salari è stabilita dalla legge. Non pagare queste tasse può risultare in multe e sanzioni estreme.

Avere una comprensione di queste responsabilità vi aiuterà a fare in modo di rispettare la legge. Tutti i datori di lavoro devono:

• Raccogliere informazioni dai dipendenti su un modulo W-4 quando il dipendente viene assunto, in modo da poter trattenere le tasse sul reddito federale come il dipendente dirige. Non è tua responsabilità come datore di lavoro assicurarti che il dipendente abbia l’importo “corretto” trattenuto.
• Trattenere (togliere) le tasse appropriate dai dipendenti. Queste tasse includono le tasse federali, statali e locali sul reddito che i dipendenti devono pagare, le tasse FICA trattenute dai dipendenti e anche pagate da te come datore di lavoro. Tu come datore di lavoro devi trattenere le tasse sul reddito come il dipendente ha designato in un modulo W-4; le tasse FICA sono detratte come una percentuale della paga lorda.
• Metti da parte i fondi per queste tasse sui salari, comprese entrambe le porzioni di Social Security/Medicare del datore di lavoro e del dipendente, e le responsabilità del datore di lavoro per le tasse di disoccupazione e la compensazione dei lavoratori. Questi fondi sono chiamati tasse del fondo fiduciario, il che significa che sono tenuti in custodia fino a quando devono essere pagati.
• Pagare le tasse all’agenzia appropriata. Questo include sia le tasse dei dipendenti che quelle del datore di lavoro. Per esempio, pagherete all’IRS sia la ritenuta dell’imposta federale sul reddito che gli importi di Social Security/Medicare. Devi anche pagare le tasse FICA che hai raccolto dai dipendenti, insieme alla tua parte di tasse FICA come datore di lavoro.
• Segnala le tasse dovute alle agenzie appropriate e ai dipendenti, come specificato dalla legge. Questi rapporti includono il modulo 941 – Rapporto trimestrale sul salario e le imposte del datore di lavoro, e il modulo 940 – Rapporto sull’imposta di disoccupazione.
• Fornire altri rapporti alle agenzie federali, statali e locali come richiesto. Per esempio, è necessario segnalare lo stato di occupazione di tutti i nuovi dipendenti.

Responsabilità personale per le imposte sui salari

Avere un business, anche una società, non solleva i dipendenti della società, i dirigenti o i proprietari dalla responsabilità personale se le imposte sui salari non vengono pagate. Per esempio, se siete una LLC con un solo socio, siete l’unico proprietario del business e avete la responsabilità personale per queste tasse. Tu come proprietario sei ancora responsabile.

Se il tuo business è una società, la responsabilità personale è di solito data a un alto dirigente, che ha il compito di assicurarsi che i pagamenti e i rapporti siano inviati in tempo.

Sanzioni per il mancato pagamento delle imposte sui salari

L’IRS dice:

I datori di lavoro che non rispettano le leggi sull’imposta sul lavoro possono essere soggetti a sanzioni penali e civili per aver volontariamente omesso di pagare le tasse sul lavoro.

Le multe e le sanzioni per la mancata segnalazione e archiviazione sono ripide, anche se l’omissione non viene determinata come intenzionale.

Come assicurarsi di soddisfare le proprie responsabilità in materia di tasse sui salari

Il modo migliore per assicurarsi che le tasse sui salari siano trattenute, contabilizzate, riportate e pagate è quello di impostare un sistema che funzioni automaticamente.

Prima di tutto, istituite un conto bancario separato per il libro paga, in modo da poter tenere separati i pagamenti e le entrate relative al libro paga dalla vostra contabilità aziendale generale.

Poi trovate qualcuno che faccia il vostro libro paga:

• Usate un software di contabilità del libro paga. La maggior parte dei sistemi di contabilità aziendale hanno un sistema di contabilità salariale aggiuntivo. Trovane uno che funzioni per il tuo business.
• Esternalizza il libro paga ad un servizio. Il tuo contabile può essere in grado di fornire questo servizio, oppure puoi trovare una persona o un’azienda che gestirà personalmente il libro paga della tua azienda, creando le buste paga, mettendo i soldi in un apposito spazio. Alcuni
• Utilizzano un’applicazione online stand-alone per la contabilità delle paghe, come Gusto o Paychex.

Anche un’azienda molto piccola con pochi dipendenti può beneficiare dall’avere qualcun altro che si prenda cura delle responsabilità fiscali del libro paga. Basta ricordare che chiunque faccia il libro paga e si occupi delle tasse sui salari, la responsabilità è in definitiva tua come proprietario dell’azienda.