Le cose da fare e da non fare per le richieste di proposte di costruzione
Le richieste di proposte di costruzione, altrimenti note come RFP, sono il tipo più formale di richiesta nel settore delle costruzioni. Una RFP è più spesso usata quando c’è un progetto o un problema specifico. L’azienda che richiede una proposta delinea la portata del lavoro che dovrà essere eseguito, e un fornitore risponde specificando come eseguirebbe il lavoro e quanto costerebbe. Un RFP ben costruito mira a fornire una solida comprensione della portata di un progetto, come la metratura e i costi, consentendo anche la flessibilità per gli appaltatori di distinguersi dalla concorrenza.
Un RFP ben costruito può aiutarvi a evitare confusione e a risparmiare tempo e denaro prezioso. Per capire meglio i componenti di una RFP di successo, esaminiamo alcune cose da fare e da non fare nelle richieste di proposte di costruzione.
Le cose da fare…
Descrivere l’organizzazione, i requisiti e le parti interessate
Ogni richiesta di proposta di costruzione dovrebbe descrivere chiaramente l’organizzazione, i requisiti e le parti interessate al progetto. Se una RFP non descrive abbastanza chiaramente queste aree, gli intervistati dovrebbero richiedere più informazioni in modo da poter avere una visione migliore e capire le esigenze del progetto.
Stabilire le aspettative
Le RFP vaghe possono causare incomprensioni a causa della mancanza di chiarezza. Un RFP ben costruito deve stabilire aspettative esplicite se si vuole evitare la confusione. Se ci sono aspettative poco chiare, l’intervistato deve chiedere chiarezza. Inoltre, le RFP dovrebbero delineare come gli intervistati dovrebbero strutturare la loro proposta. Questo rende più facile confrontare le proposte tra loro.
Chiarire le qualifiche di costo
Una buona RFP definisce lo scopo di un progetto qualitativamente e quantitativamente. Quando un appaltatore sta preparando una risposta ad una RFP, è cruciale che chiarisca le qualifiche dei costi. Questo include la stima della quantità di riunioni che si terranno, le procedure di revisione, il numero di disegni e rapporti, e così via. Calcolando il maggior numero possibile di costi hard e soft, i progetti possono evitare di sforare il budget.
Fissare un programma ragionevole
La costruzione RFP richiede un alto grado di collaborazione. Per favorire un buon rapporto di lavoro, la RFP deve fissare date realistiche e raggiungibili per tutti coloro che sono coinvolti nel progetto.
Essere flessibili
Stare flessibili durante il processo di RFP è essenziale. Gli intervistati stanno valutando i richiedenti tanto quanto i richiedenti stanno valutando gli intervistati. Se entrambe le parti adottano un approccio più flessibile, è più probabile che si raggiunga un risultato positivo!
Don’ts…
Assumere
Le RFP non dovrebbero mai dare per scontato che i rispondenti conoscano le aspettative. Devono dichiarare e definire le aspettative in modo esplicito!
Ignorare il feedback
Il processo RFP può essere difficile per tutte le parti coinvolte. Sia gli appaltatori che il proprietario possono imparare l’uno dall’altro e fornire un prezioso feedback. Comunicando l’uno con l’altro, è possibile migliorare il processo RFP da entrambe le parti.
Fissare scadenze irrealistiche
Le risposte alle RFP richiedono tempo. Per permettere agli intervistati di elaborare proposte di qualità, le RFP dovrebbero consentire un tempo di risposta realistico. Quando i richiedenti esaminano le proposte, dovrebbero anche concedersi una quantità realistica di tempo per valutare e confrontare le risposte.
Il processo RFP può diventare disordinato se entrambe le parti non si prendono il tempo di elaborare richieste e risposte di qualità. Fortunatamente, sia i richiedenti che i rispondenti possono evitare il disordine con un piccolo sforzo in più. Concentrandosi sulla flessibilità e la chiarezza, sarete sulla strada giusta per creare richieste e risposte RFP di qualità.