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Come influisce questo cambiamento sul modo di usare FreshBooks? Per la maggior parte, no. Continuerai a svolgere attività come creare fatture, tracciare il tempo e ricevere pagamenti come hai sempre fatto. Ma i tuoi registri contabili hanno una nuova e solida struttura che fornisce una registrazione più strutturata e una migliore comprensione delle tue finanze. In particolare, FreshBooks ora ha una Carta dei conti e una Contabilità generale; due nuovi conti, Altre entrate e Costo del venduto (COGS); riconciliazione bancaria; e due rapporti finanziari standard aggiuntivi (Bilancio di prova e Stato patrimoniale).

FreshBooks non ha ancora incorporato tutti gli strumenti che si trovano in FreshBooks Classic, ma ne ha portato uno grande quest’anno: il monitoraggio dell’inventario. Ha anche aggiunto un nuovo ruolo utente (manager), il monitoraggio automatico del chilometraggio nell’app iOS, e i link di checkout (i clienti possono effettuare pagamenti senza essere fatturati). Gli appaltatori possono tracciare il proprio tempo, e i manager hanno un maggiore controllo sui rapporti. Ci sono due nuove schede in Progetti: Fatture e Spese. FreshBooks ha anche aggiunto numerosi miglioramenti alle fatture e al flusso di lavoro generale. Per esempio, c’è una nuova scheda Anteprima. Le fatture ora mostrano il tempo e le spese non fatturate. Il messaggio del cliente è personalizzabile e i clienti possono anche effettuare pagamenti parziali. FreshBooks ha fatto più miglioramenti (sia grandi che piccoli) al suo servizio di qualsiasi altro sito che ho esaminato.

Un’interfaccia utente efficace

FreshBooks ha anche migliorato il suo processo di inserimento. Prima chiede alcune domande di base sulla tua attività (come cosa fai e come fatturi). Tu fornisci le informazioni di contatto e sei incoraggiato a invitare i membri del tuo team a impostare gli account. Poi, Freshbooks ti fa entrare nel sito principale, dove incontri una casella con tre passi di configurazione. Uno di questi è quello di personalizzare le tue fatture (le opzioni sono limitate a due modelli, logo, colore di sfondo e due font). Ho avuto qualche problema ad aggiungere il mio logo. La maggior parte dei siti chiede solo un file grafico e posiziona il logo sul modulo di vendita. FreshBooks prende il tuo file e lo usa per riempire una scatola oblunga. Quindi, sono stato in grado di includere solo una parte del mio logo.

Quando chiudi il box di configurazione, ti ritrovi sulla Dashboard del sito, senza ulteriori indicazioni su come iniziare. Wave e Xero offrono strumenti di onboarding molto migliori che ti guidano attraverso numerosi passaggi di configurazione.

Il Dashboard ti dà una rapida panoramica dello stato finanziario della tua azienda. Ci sono cinque grafici. Outstanding Revenue ti dice chi ti deve dei soldi e chi è indietro con i pagamenti. Total Profit, naturalmente, ti dà un numero in tempo reale per il tuo attuale profitto o perdita. Puoi cambiare l’intervallo di date per questo grafico. Spesa visualizza le tue spese per categoria. L’anno scorso FreshBooks ne ha aggiunti altri due: Flussi di entrate e Tempo non fatturato.

In basso a destra appaiono i link al supporto e a una pagina che descrive le novità di FreshBooks. I link in alto a destra ti portano alle pagine dove puoi invitare i membri del team (incluso un contabile) a vari livelli di autorizzazione e creare nuovi record e transazioni. Sfortunatamente, devi scorrere molto per vedere i grafici, e non c’è una lista di cose da fare, come in GoDaddy Bookkeeping.

Un pannello verticale a sinistra del cruscotto mostra i link di navigazione alle aree principali dello strumento: Dashboard, Clienti, Fatture, Pagamenti, Spese, Stime, Monitoraggio del tempo, Progetti, Il mio team, Integrazioni, Rapporti, Contabilità e Componenti aggiuntivi. Fai clic sul link sopra questo elenco, accanto al nome della tua azienda, e si apre un elenco di impostazioni del sito. Qui puoi, per esempio, aggiungere altre aziende, contattare il supporto, creare record di articoli e servizi e integrare app di terze parti (ora ce ne sono più di 100).

Puoi anche impostare due connessioni che sono fondamentali per le operazioni di FreshBooks. Se inserisci le tue credenziali di accesso per le istituzioni finanziarie presso le quali hai dei conti, allora FreshBooks si collega ai loro siti web e importa le transazioni dei tuoi conti. E iscrivendoti a FreshBooks Payments o Stripe, puoi iniziare ad accettare carte di credito. Infine, la piccola icona a forma di campana in alto a sinistra ti porta agli aggiornamenti sui tuoi clienti, sui membri del team e su altre questioni aziendali.

In generale, FreshBooks ha la visualizzazione dello schermo più semplice, più intuitiva e più attraente di tutti i servizi che ho esaminato di recente. È più facile da leggere a colpo d’occhio di Kashoo, per esempio. Tuttavia, può richiedere un po’ di tempo per un utente della vecchia interfaccia di FreshBooks per orientarsi. Fortunatamente, FreshBooks offre un sacco di guida, tra cui un database di aiuto ricercabile e supporto via e-mail e telefono.

Creazione di fatture in FreshBooks

Clicca sulla scheda Fatture nella barra degli strumenti per aprire una schermata che ti dice tutto quello che devi sapere sullo stato dei tuoi conti attivi (anche se il sito non usa questo termine contabile). Con la scheda “da me” evidenziata (“a me” apre una pagina per le fatture che hai ricevuto da altri utenti di FreshBooks), vedrai i totali in dollari per le fatture che sono in ritardo, in sospeso e in fase di bozza. Qui sotto ci sono i link alle tue fatture aggiornate più di recente. Un elenco di tutte le fatture e dei modelli ricorrenti appare in basso.

La pagina delle fatture di FreshBooks fornisce molte informazioni sulle tue fatture recenti e storiche.

FreshBooks supporta due ulteriori tipi di transazioni: stime e proposte, che possono entrambe essere convertite in fatture. Una proposta è una versione molto più dettagliata di un preventivo che può essere firmata dal cliente al momento dell’accettazione (FreshBooks permette la firma elettronica). Può includere testo descrittivo e tabelle e può estendersi su diverse pagine. Nessuno strumento concorrente offre un’opzione così avanzata. Una novità rispetto alla nostra ultima recensione è la possibilità di creare fermi, che puoi usare quando stai impostando un rapporto d’affari continuativo con un cliente che potrebbe richiedere una fatturazione più complessa.

Per iniziare qui, clicca su Nuova fattura. Un modello di fattura si apre con le tue informazioni di contatto e il tuo logo, la data corrente e la data di scadenza, e un numero di fattura compilato. Completa il resto selezionando gli articoli o i servizi e inserendo le quantità. Se hai già creato le aliquote dell’imposta sulle vendite, allora dovrebbe essere assegnata quella corretta. Si può aggiungere uno sconto, cosa che molti siti permettono. Ma si può anche richiedere un deposito e impostare un piano di pagamento. Quest’ultimo è unico per FreshBooks. Una volta completato, puoi salvarlo o inviarlo.

FreshBooks ti dà un certo controllo sull’aspetto delle tue fatture.

Un avvertimento qui: Le tariffe di FreshBooks si basano sul numero di clienti che designa come attivi. Se aggiungi un nuovo cliente durante il processo di fatturazione e in precedenza avevi cinque clienti attivi (che è il limite superiore del livello di prezzo iniziale), FreshBooks ti fatturerà al costo più alto a partire dalla prossima data di pagamento.

I tuoi clienti possono effettuare pagamenti utilizzando la funzione di pagamento di FreshBooks (che in realtà è un rebranded del servizio di elaborazione dei pagamenti WePay). Costa il 2,9% più 30 centesimi per transazione, che è effettivamente lo standard del settore. Puoi anche accettare pagamenti tramite Stripe.

FreshBooks ti mette a disposizione le impostazioni delle fatture più comunemente usate quando stai lavorando su una fattura.

Puoi anche impostare le tasse sulle vendite direttamente dalle tue fatture. C’è un link Aggiungi tasse direttamente sotto la tariffa di ogni articolo. Cliccando su di esso, si apre una piccola finestra dove puoi definire più tasse di vendita. Puoi selezionare una casella per applicare quelle imposte a tutte le voci della fattura o assegnarle individualmente. FreshBooks non si integra direttamente con un servizio di tasse sulle vendite come il gold standard Avalara, ma anche senza questo, gestisce le tasse sulle vendite come la maggior parte dei concorrenti. Il rapporto Riepilogo delle imposte sulle vendite ti aiuterà a compilare tutti i rapporti correlati necessari.

Impostazioni sensibili al contesto

Quando lavori sulle fatture, FreshBooks visualizza i collegamenti alle impostazioni sensibili al contesto. Questo è unico in FreshBooks. Altri strumenti hanno una sezione gigante in cui si definiscono tutte le impostazioni. Questa sensibilità al contesto è una grande caratteristica, che fa risparmiare tempo e ti ricorda costantemente le opzioni disponibili. Qui puoi, per esempio, passare a un diverso stile di fattura. Puoi anche fare in modo che la fattura si ripeta ad intervalli specifici, automaticamente o manualmente, e impostare i pagamenti online. Ulteriori impostazioni sensibili al contesto appaiono dopo aver salvato una fattura.

Se stai usando qualsiasi versione di FreshBooks tranne la Lite, puoi inviare promemoria a intervalli prestabiliti e addebitare spese in ritardo, cosa insolita in questo gruppo di strumenti. Puoi anche riaprire qualsiasi fattura salvata e modificarla, o cliccare sul pulsante Altre azioni per compiti aggiuntivi, come inviare il modulo via e-mail, applicare un pagamento o creare un file PDF. Puoi anche visualizzare la cronologia della fattura.

Contatti e spese in FreshBooks

Quando crei un nuovo record cliente in FreshBooks, fondamentalmente fornisci solo le informazioni di contatto. Ma la pagina iniziale del cliente alla fine si popolerà di informazioni. I record dei clienti visualizzano i loro contatti come una sorta di biglietti da visita digitali. Contengono campi per il nome di ogni cliente, indirizzi postali ed email e numeri di telefono. Un grafico accanto alla scheda cliente mostra quante entrate in sospeso sono associate a quel cliente, e le suddivide in bozze di fatture, credito disponibile, tempo non fatturato e spese non fatturate. Sotto c’è una tabella che mostra gli elenchi di fatture, acconti, credito, spese, stime, monitoraggio del tempo, progetti e rapporti per quel cliente. Puoi passare da uno all’altro facendo clic sulle schede.

Mentre registri le spese individuali in FreshBooks, puoi cambiare alcune impostazioni al volo e allegare una ricevuta.

Clicca la scheda Relazioni nella parte superiore dello schermo per vedere la cronologia delle transazioni. Questo è un set di schermate formidabile e completo che non ha eguali in questo gruppo di siti web.

Se hai collegato uno o più conti bancari a FreshBooks, vedrai un elenco di transazioni recenti quando fai clic sulla scheda Spese nel pannello verticale sinistro. FreshBooks cerca di categorizzarle automaticamente (con scelte come Servizi professionali, Forniture, Pasti & Intrattenimento, Personale e così via) quando le porta dentro, ma non sempre fa centro. All’inizio devi allenarlo correggendo le categorie imprecise, cosa che dovresti assolutamente fare, dato che queste informazioni sono molto importanti per l’uso nei rapporti e nelle tasse.

Se inserisci una spesa manualmente o ne modifichi una che hai importato, puoi aggiungere o modificare molti dettagli. Le cinque spese aggiornate più di recente appaiono in cima alla schermata Spese; assomigliano a strisce di nastro per registratori di cassa. I singoli record di spesa nella lista sottostante contengono campi per il fornitore, la categoria, la data, la fonte, il cliente/progetto/descrizione e l’importo/tassa/stato. È possibile allegare un file, trascinare e rilasciare l’immagine di una ricevuta, contrassegnare la spesa come fatturabile a un cliente specifico, cambiare la valuta e designarla come costo delle merci vendute (COGS). Nessun concorrente in questo gruppo offre registrazioni di spese così complete. Ma FreshBooks non stima i pagamenti trimestrali delle imposte sul reddito, come fanno Intuit QuickBooks Self-Employed e GoDaddy Bookkeeping.

Semplici strumenti di gestione dei progetti

FreshBooks offre una funzionalità di gestione dei progetti più ricca dei suoi concorrenti. Per iniziare, dai un nome al tuo progetto e assegna i membri del team come amministratori, manager, dipendenti o appaltatori (ogni ruolo ha le sue restrizioni di accesso). Puoi assegnarlo a un cliente esterno se stai facendo il progetto per qualcun altro, in modo che possa collaborare ed essere fatturato, e inserire un budget orario e una data finale. Hai due opzioni di fatturazione: tariffa oraria o forfettaria per il progetto. Se selezioni la tariffa oraria, puoi scegliere tra una singola tariffa oraria o tariffe per membro del team o servizio.

FreshBooks ti permette di documentare accuratamente le ore e le spese del progetto. Fornisce una panoramica dettagliata del progetto.

Per specificare i servizi per un progetto, clicca sul pulsante Aggiungi servizio e digita un nome descrittivo. FreshBooks aggiunge ciascuno di essi a un elenco di tutti i servizi che hai aggiunto, che visualizza ogni volta che crei un nuovo progetto. Quando è il momento di iniziare ad aggiungere voci di tempo per il tuo progetto, hai due opzioni: avviare e fermare un timer o inserire le ore manualmente compilando i campi in una piccola finestra. Puoi anche aggiungere delle spese qui, e segnare sia queste che le voci di tempo fatturabili.

Ogni progetto ha la propria home page, dove puoi rivedere le tue voci e aggiungerne altre, così come scambiare messaggi con i membri del tuo team.

I modelli di fattura non includono un campo per Progetto, ma puoi, naturalmente, fatturare ai clienti le ore lavorate e le spese sostenute. Quando selezioni un cliente in una fattura che ha uno di questi elementi, li vedrai nella lista che scende. Clicca su Aggiungi per includerlo nella fattura e si apre una nuova finestra che mostra il tempo e le spese non fatturate. Puoi selezionare quelle che vuoi includere e appariranno come voci di linea quando tornerai alla fattura. Sia le voci di tempo che i progetti possono essere convertiti automaticamente in fatture.

Applicazioni mobili di FreshBooks

FreshBooks offre applicazioni Android e iOS che sono in gran parte simili tra loro. Le app sono abbastanza facili da usare, ma non offrono l’eccezionale esperienza utente che si ha sul sito principale. Sono piuttosto semplici. L’app FreshBooks si apre su un cruscotto che contiene tre grafici fondamentali: Entrate in uscita, Profitto totale e Spesa totale. Le icone nella parte inferiore dello schermo ti portano alle aree di lavoro dello strumento, dove è possibile visualizzare, aggiungere e modificare i dati contenuti nelle fatture, spese, monitoraggio del tempo, stime e record dei clienti. C’è molto che non si può fare sulle applicazioni mobili, come lavorare con i progetti e i rapporti, ma è possibile accedere alle caratteristiche principali del sito che è più probabile utilizzare lontano dall’ufficio.

Non puoi fare tutto quello che puoi fare sulle app mobili di FreshBooks sul tuo browser, ma puoi aggiungere, visualizzare e modificare i dati fondamentali.

L’app per iOS ha una nuova funzione che ho visto solo sulle app QuickBooks Online e QuickBooks Self-Employed: il monitoraggio automatico del chilometraggio. Esegui l’app con i servizi di localizzazione attivati, e FreshBooks traccia il tuo chilometraggio mentre guidi. Puoi registrare i viaggi come personali o di lavoro e tornare indietro e aggiungere viaggi se ne hai dimenticato uno.

Ricerca del premio

Se non hai mai usato FreshBooks prima, non dovresti avere molti problemi a imparare come funziona la versione attuale. Il design di FreshBooks è eccezionale e i suoi strumenti di navigazione sono intuitivi. Ti consigliamo di verificare con l’azienda prima di passare da FreshBooks Classic, però, per assicurarti che le tue caratteristiche indispensabili siano presenti.

I liberi professionisti che sperano di gestire in modo efficiente il loro denaro hanno bisogno dei migliori strumenti di fatturazione e di monitoraggio del tempo, della gestione delle spese e dei record dei clienti e dei rapporti disponibili. Hanno bisogno di entrare e uscire dal sito rapidamente per fare il loro lavoro, e non fa male se l’interfaccia utente del sito e gli strumenti di navigazione sono anche i migliori della classe. FreshBooks offre tutto questo e molto di più. È il nostro vincitore Editors’ Choice per la contabilità per le imprese individuali, i liberi professionisti e le imprese molto piccole di nuovo.

Mentre FreshBooks è una scelta eccezionale per i liberi professionisti e gli appaltatori indipendenti, manca un sacco di funzionalità che le imprese più grandi e complesse hanno bisogno. Intuit QuickBooks Online vince il nostro Editor’s Choice per la contabilità online delle piccole imprese.

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