Tutte le ore devono essere inserite in Workday attraverso il Workday Time Worklet o in Kronos. I dipendenti non esenti sono pagati per le ore di lavoro straordinario oltre le 40 ore nella settimana lavorativa (domenica – sabato). I dipendenti non esenti guadagnano gli straordinari FLSA ogni volta che le ore effettivamente lavorate in una settimana lavorativa superano le 40. Il FLSA può essere guadagnato solo per le ore lavorate. I permessi retribuiti, come le ferie e le assenze per malattia retribuite, e le festività non contano nel determinare le ore di straordinario FLSA. Questo non è un numero di ore proporzionale; i dipendenti part-time non esenti devono lavorare più di 40 ore in una settimana lavorativa prima di essere pagati per gli straordinari o di accumulare tempo compensativo (comp time). Dato che la Texas A&M University è un’istituzione pubblica, possiamo concedere il tempo compensativo federale al posto del pagamento degli straordinari. Il tempo compensativo per gli straordinari ha un limite massimo di accumulo, che normalmente è di 240 ore, tranne per i dipendenti che lavorano nella pubblica sicurezza, nella risposta alle emergenze o in attività stagionali. Questi dipendenti possono accumulare 480 ore. Qualsiasi lavoro straordinario svolto oltre questi limiti deve essere pagato fino a quando la banca del tempo compensativo può essere ridotta.
Il tempo compensativo statale (state comp time) viene assegnato se un dipendente non ha lavorato più di 40 ore, ma il totale delle ore lavorate e le ore di ferie pagate o la retribuzione delle vacanze superano le 40 ore. Il tempo compensativo statale è 1 ora di tempo per ogni ora oltre le 40 (lavoro combinato e assenza pagata) in una settimana lavorativa.
È importante notare che lo straordinario si basa sul numero di ore lavorate nella settimana lavorativa, non sul periodo di paga. Le ore che non sono effettivamente lavorate (vacanze, malattia, ferie, ecc.) non contano per il calcolo dello straordinario. Lo straordinario FLSA è costituito dalle ore effettivamente lavorate oltre le 40 in una settimana lavorativa. Il tasso di lavoro straordinario FLSA è di 1 ora e mezza di tempo libero o 1 volta e mezza il tasso regolare di retribuzione. La Texas A&M University è tenuta a rispettare la norma FLSA e deve pagare gli straordinari indipendentemente dalla fonte di finanziamento. I regolamenti FLSA stabiliscono che devi pagare gli straordinari ai dipendenti non esenti anche se lo straordinario non è stato pre-approvato. È importante controllare da vicino le presenze di un dipendente a ore.
La legge federale non permette a un dipendente di rinunciare al suo diritto a un compenso adeguato per tutte le ore lavorate. Un dipendente non esente che si offre volontario per fare gli straordinari deve essere pagato per quel tempo perché gli viene “permesso o subìto” (nel linguaggio dei regolamenti FLSA) di lavorare a beneficio dell’Università. Per assicurarsi che il dipartimento non abbia “subito o permesso” il lavoro straordinario, il supervisore deve istruire il dipendente a non fare straordinari senza previa approvazione; continuare a lavorare ore di straordinario non autorizzate da un dipendente può diventare un problema disciplinare.
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