- Come i cambiamenti della legge fiscale influiscono sulle spese di guida?
- I chilometri di pendolarismo sono deducibili?
- Posso dedurre le miglia di viaggio come pubblicità?
- Sono deducibili i chilometri da un Home Based Business?
- Cosa dovrei usare – la deduzione standard o le spese effettive?
- Le stime sono accettabili?
- Posso dedurre il chilometraggio per una macchina non aziendale?
- Cosa succede se non uso molto la mia auto per lavoro?
- Cosa succede se affitto un’auto per la mia attività?
Come i cambiamenti della legge fiscale influiscono sulle spese di guida?
Questo articolo è stato aggiornato per includere le informazioni sugli ultimi cambiamenti della legge fiscale – il 2017 Tax Cuts and Jobs Act.
Il cambiamento chiave che colpisce i dipendenti che guidano per motivi di lavoro è l’eliminazione della deduzione per le spese aziendali non rimborsate dei dipendenti. In passato, si poteva dedurre qualsiasi spesa di guida non pagata dal datore di lavoro sulla propria dichiarazione dei redditi personale. A partire dall’anno fiscale 2018, fino all’anno fiscale 2025, i dipendenti non possono dedurre queste spese sulla Tabella A.
I chilometri di pendolarismo sono deducibili?
Q: Ero un imprenditore indipendente l’anno scorso. Ho viaggiato per prendere mio figlio, che ha lavorato sul lavoro con me. Posso dichiarare il chilometraggio per prenderlo e lasciarlo come spesa chilometrica?
A: No, non puoi dichiarare il chilometraggio per prendere tuo figlio che lavora per te. La distanza tra casa e lavoro è considerata pendolarismo. Tutti devono andare al lavoro, quindi l’IRS non considera queste spese come spese aziendali. Se decidi di voler percorrere lunghe distanze ogni giorno per fare il pendolare, o vuoi andare fuori strada per andare a prendere un collega, questo è ancora pendolarismo finché sei a casa ogni sera.
Posso dedurre le miglia di viaggio come pubblicità?
Q: Se metto il logo della mia azienda sulla mia auto, posso dedurre le mie miglia di viaggio come pubblicità?
A: No, un logo aziendale sulla tua auto non la rende un veicolo aziendale.
La spesa pubblicitaria in questo esempio è il costo di mettere il logo sulla macchina. Guidare l’auto in giro non è pubblicità; è solo guidare. L’IRS dice, “Mettere il materiale di visualizzazione che pubblicizza la vostra attività sulla vostra auto non cambia l’uso della vostra auto da uso personale a uso aziendale.”
Sono deducibili i chilometri da un Home Based Business?
Q: Se lavoro da casa mia come appaltatore indipendente, posso rivendicare il chilometraggio verso i luoghi di lavoro e ritorno a casa? Posso dedurre i viaggi fatti alla banca e all’ufficio postale? Cosa succede se faccio dei viaggi legati al lavoro dal mio ufficio a casa e mi fermo anche per fare delle commissioni personali?
A: Se la tua casa è la tua casa fiscale (come definita dall’IRS) puoi dedurre il costo della guida da casa tua ai luoghi di lavoro (come l’ufficio di un cliente o il negozio di forniture per ufficio) come una spesa aziendale. La tua casa fiscale è il luogo dove fai regolarmente affari. Questo può essere la vostra casa di famiglia se fate affari in una zona specifica della vostra casa.
Sì, il tuo chilometraggio verso i luoghi di lavoro e ritorno sono miglia di lavoro che devono essere supportate da una documentazione scritta di dove sei andato e quante miglia di lavoro hai percorso. Anche i viaggi alla banca e all’ufficio postale si qualificano come miglia aziendali se documentati.
Lo scopo aziendale dovrebbe essere il motivo del viaggio e dovrai avere eccellenti registrazioni sullo scopo per documentare la deduzione. Dovete separare la guida personale da quella d’affari, tenendo registrazioni contemporanee (al momento dell’evento). Per ogni viaggio d’affari, dovete mostrare gli scopi aziendali.
Il risultato finale delle vostre registrazioni dovrebbe essere miglia aziendali per l’anno (con un registro scritto di backup) e le miglia totali che avete guidato per l’anno. Per documentare il totale delle miglia percorse, prendete la lettura del contachilometri all’inizio e alla fine dell’anno. L’IRS spesso guarda la lettura del contachilometri sulle fatture di riparazione auto per vedere se le tue miglia totali sono ragionevoli.
Per rendere più facile il monitoraggio del chilometraggio, considera un’applicazione di monitoraggio del chilometraggio. Alcune ti permettono di separare le miglia aziendali da quelle personali.
Cosa dovrei usare – la deduzione standard o le spese effettive?
D: Come faccio a sapere se prendere la deduzione standard o usare le spese effettive?
A: Dovresti provare sia la deduzione standard del chilometraggio che il metodo delle spese effettive per vedere quale metodo ti dà la maggiore deduzione. Più grande è la deduzione a cui si ha diritto, più si risparmia in tasse.
Per il metodo delle spese effettive, determinare la percentuale di utilizzo aziendale basata sulle miglia aziendali documentate divise per le miglia aziendali totali percorse per l’anno. Applicare quella percentuale alle spese effettive di possedere e operare il veicolo; incluso benzina, olio, pneumatici, manutenzione e riparazioni, assicurazione, riparazioni, assicurazione, tasse di registrazione e licenze, autolavaggi, pagamenti di leasing o deprezzamento se si possiede l’auto.
Per il tasso di chilometraggio standard, moltiplicare le miglia aziendali totali per il chilometraggio standard per l’anno.
Ci sono alcune restrizioni sull’uso di questi due metodi. Per usare la deduzione standard, dovete usarla nel primo anno, poi potete scegliere uno dei due metodi negli anni successivi. Se noleggiate l’auto e usate la deduzione standard il primo anno, dovete usarla per l’intero periodo di leasing.
Per usare la tariffa chilometrica standard, dovete possedere o affittare l’auto e:
- Non puoi usarla per operazioni di flotta (cinque o più auto allo stesso tempo)
- Devi usare il metodo di ammortamento lineare se vuoi ammortizzare l’auto
- Puoi richiedere la detrazione per ammortamento speciale o la sezione 179, e
- non puoi richiedere le spese effettive dopo il 1997 per un’auto in leasing.
Le stime sono accettabili?
Q: Ho guidato circa 8.000 miglia l’anno scorso per il mio lavoro a casa. Ho alcune ricevute, ma non ho registrato tutte le miglia. Va bene una stima? Posso ancora prendere la deduzione se non ho tutte le informazioni di supporto?
A: No, le miglia di lavoro stimate non sono permesse per sostenere la tua deduzione sul chilometraggio.
L’IRS è molto chiaro su questo, dicendo: “Non puoi dedurre importi che hai approssimato o stimato.”
Ecco un esempio di cosa può succedere se si stima:
Il tribunale delle imposte ha disconosciuto le spese auto nel 2009 per il proprietario di una società di intermediazione immobiliare e il suo dipendente in Engle v. Commissioner. Il contribuente ha ammesso che i loro importi di chilometraggio segnalati erano stime. In un’opinione sommaria, la Corte ha ritenuto che a causa della mancanza di prova i contribuenti non avevano diritto alla deduzione auto.
Se, come in questo caso, le vostre deduzioni sono disconosciute, il vostro business può essere soggetto a multe e sanzioni per il pagamento delle tasse.
Posso dedurre il chilometraggio per una macchina non aziendale?
Q: Sto usando l’auto di mia madre per la mia guida aziendale. Pago il gas, la manutenzione e l’assicurazione. Posso dedurre l’uso dell’auto come spesa aziendale?
A: Può dedurre le spese effettive che paga e a condizione che tenga una documentazione contemporanea (al momento) per queste spese. Devi avere la prova che paghi il gas, la manutenzione e l’assicurazione e hai bisogno di registrazioni sostanziali per sostenere il tuo uso aziendale. Assicurati di togliere il tuo uso personale e l’uso personale di tua madre; solo il tuo uso lavorativo è deducibile.
Mentre puoi richiedere deduzioni chilometriche su un’auto che non possiedi, non puoi ammortizzare il veicolo come spesa aziendale.
Cosa succede se non uso molto la mia auto per lavoro?
Q: Sto usando la mia auto personale per il mio lavoro, ma lavoro da casa e non la uso molto. Posso ancora dedurre le spese chilometriche e ammortizzare l’auto?
A: Se usi la tua auto al 50% o meno per scopi lavorativi, puoi ancora dedurre il chilometraggio standard o i costi effettivi, in base alla tua percentuale di utilizzo dell’auto per lavoro.
Ai fini del deprezzamento, si applicano regole speciali se non si usa l’auto al 50% o meno per scopi commerciali:
- Non si può prendere una deduzione dalla sezione 179 o una detrazione speciale per il deprezzamento
- Si deve calcolare il deprezzamento usando il metodo a linea retta in cinque anni.
Cosa succede se affitto un’auto per la mia attività?
Q: Ho deciso di noleggiare un’auto per la mia attività. Posso ancora dedurre il chilometraggio e ammortizzare l’auto?
A: Se hai un veicolo in leasing, puoi ancora usare il chilometraggio standard o il metodo effettivo per calcolare le tue spese di guida deducibili. Se usate il metodo effettivo, potete dedurre la parte dei pagamenti del leasing che sono per l’uso dell’auto nella vostra attività.
Ci sono alcune regole speciali complicate per calcolare il deprezzamento e il valore del veicolo in leasing (“importi inclusi”). Vedi IRS Publication 463 e parla con il tuo professionista fiscale prima di cercare di includere i costi per questo veicolo nella tua dichiarazione dei redditi aziendale.
Disclaimer: Le informazioni fornite qui sono solo per scopi informativi generali; non sono intese come consigli fiscali o legali. Ogni situazione aziendale è specifica; parlate con il vostro fiscalista prima di preparare la vostra dichiarazione dei redditi aziendale.