Chiaro, conciso, persuasivo e che attira l’attenzione – ecco come scrivere un riassunto esecutivo. È l’unica parte del tuo rapporto che tutti leggeranno, e per la maggior parte delle persone, potrebbe essere l’unica cosa che leggono.

Che cos’è un executive summary?

Un executive summary è, per sua stessa natura, un riassunto di informazioni, che serve come introduzione a una proposta, l’executive summary spesso contiene brevi dichiarazioni che descrivono ciò che sarà ulteriormente dettagliato nella proposta successiva.

In una proposta media, l’executive summary offre solo brevi informazioni in modo rozzo. Ma un sommario eccezionale presenta un riepilogo dell’intera proposta in un modo che coinvolge il cliente e lavora per VENDERE.

Dove va un sommario esecutivo?

Tipicamente, vorrete includere il sommario esecutivo all’inizio del vostro documento commerciale. Questo perché l’unico scopo del riassunto esecutivo è quello di fornire una panoramica del seguente documento – simile a un abstract in un documento accademico.

Cosa dovrebbe essere incluso in un riassunto esecutivo?

Qui ci sono alcune cose da fare e da non fare da tenere a mente quando si scrive un riassunto efficace + il nostro modello gratuito per aiutarti!

Do’s

Scrivi un paragrafo introduttivo brillante

Secondo una moltitudine di fonti internet, c’è una lunghezza specifica a cui un riassunto esecutivo dovrebbe aderire. Questo non è il caso. Mentre un riassunto esecutivo non dovrebbe essere eccessivamente lungo, dovrebbe essere una dichiarazione completa della proposta complessiva.

Il riassunto esecutivo deve avere un brillante paragrafo introduttivo. Se i potenziali clienti scremano solo la tua proposta, vuoi assicurarti che la prima cosa che probabilmente leggeranno sia la parte più forte della tua intera proposta.

Questo paragrafo introduttivo deve attirare l’attenzione fin dall’inizio. È saggio portare gli attributi impressionanti della vostra azienda, ma siate specifici e non generici. I potenziali clienti vorranno vedere prove reali di abilità dimostrate e capacità uniche. Usate questa sezione per evidenziare i riconoscimenti dell’azienda o dei dipendenti.

Lo scopo di ogni proposta, e per estensione del riassunto esecutivo, è di vendere. Date un pugno veloce, facendo una vendita sicura al cliente. Questo viene fatto fornendo un approccio unico al problema/alla questione/al bisogno a portata di mano.

Fornisci un obiettivo ponderato al tuo pubblico

Quando stupisci il tuo lettore con una vendita emozionante e un’introduzione drammatica, vorrai pensare a come orientare la proposta e l’executive summary specificamente al tuo pubblico. Anche quando si utilizza un modello, una proposta dovrebbe essere adattata alle esigenze e ai problemi unici di ogni cliente.

Il riassunto esecutivo è un luogo ideale per iniziare a puntare in modo ponderato al tuo pubblico di riferimento. Qui puoi identificare ulteriormente il problema che il cliente deve affrontare – come la necessità di una nuova strategia di marketing, la perdita di vendite, l’importanza di un sito web riprogettato, ecc.

Una volta che questo problema è stato identificato, offri informazioni ben studiate e comprovate su questo problema. Fatti, cifre e dettagli rilevanti sono importanti per il cliente e vi aiuteranno a configurarvi come un esperto che conosce molto bene i problemi specifici della loro azienda.

Dopo che il problema è stato nominato, continuate l’obiettivo incentrato sull’azienda mostrando come la vostra soluzione proposta sarà un successo. Un metodo eccellente è quello di presentare i fatti riguardanti i problemi, seguiti rapidamente da soluzioni pratiche ma uniche che sono progettate particolarmente per il cliente.

3. Offrire un obiettivo identificabile

Un potenziale cliente deve essere in grado di vedere cosa voi e la vostra azienda potete fare per loro. Mentre le soluzioni e i metodi sono una parte fondamentale del vostro executive summary e della proposta in generale, ciò che conta di più per i clienti è quali saranno i risultati di queste soluzioni.

Dimostrate al vostro cliente quali grandi ritorni otterranno dalla vostra proposta. Ancora una volta, citare cifre generate da una ricerca forte e specifica per il cliente è la chiave del successo in questo caso.

Non essere troppo generico quando offri soluzioni e risultati, comunque. Dire semplicemente al tuo cliente che i tuoi metodi “aumenteranno le vendite” non è abbastanza buono.

Utilizza ricerche e proiezioni basate su un potenziale di mercato realistico e su esempi di successo passati, e dai risultati probabili descrittivi e attraenti. I clienti amano vedere quali guadagni il vostro lavoro porterà loro, e una ricerca approfondita è così importante per esplorare e determinare quali saranno questi guadagni.

4. Prestare molta attenzione ai dettagli

Seguendo da vicino l’ultimo elemento, l’attenzione ai dettagli è fondamentale in tutto l’executive summary. Niente rovina il duro lavoro su una proposta più di un’attenzione sciatta ai dettagli. Gli errori stupidi possono e devono essere evitati.

Il tuo obiettivo è quello di essere l’azienda di maggior successo a presentare una proposta al tuo potenziale cliente. Pareggiare il campo di gioco controllando e ricontrollando eventuali errori. Aiuta avere un paio di occhi freschi che rileggano il tuo documento per te. Questo è un elemento fondamentale per il successo. Una volta che questo è in atto, è possibile aggiungere gli elementi di cui sopra per andare oltre, e si spera di ottenere il prossimo affare.

Utilizzare un modello per farlo più rapidamente

PandaDoc ti offre molti, molti modelli di business gratuiti creati dal nostro team di fiducia di commercialisti, avvocati e proprietari di piccole imprese che utilizzano questi documenti ogni giorno.

Che tipo di modelli possono aiutarti con come scrivere un riassunto esecutivo?

• Un modello di business plan campione o uno dei nostri modelli di business plan specifici per il settore.
• Un modello di proposta di vendita campione o uno dei nostri modelli di proposta commerciale specifici per il settore.

Oppure puoi andare avanti e creare i tuoi modelli da riutilizzare, inviare online e tracciare facilmente!

Don’ts

1. Una facile trappola in cui cadere quando si crea un riassunto esecutivo, o qualsiasi parte di una proposta, è quella di parlare con generalizzazioni radicali o dichiarazioni stereotipate. Questo dovrebbe essere evitato perché queste idee ripetitive e spesso sentite hanno l’effetto di mettervi insieme ai vostri concorrenti inferiori.

Si tratta di offrire informazioni uniche e preziose al vostro cliente. Valutazioni oneste e promesse veritiere sono ciò che vende, non idee abusate, riciclate e affermazioni vuote.

È importante rivedere il tuo riassunto – e la tua proposta commerciale completa – ripetutamente, riscrivendola e lucidandola per ottenere un lavoro creativo e professionale che sarai orgoglioso ed entusiasta di condividere con i potenziali clienti.

Non diventare tecnico

C’è un tempo e un luogo per tutto. Il tuo elevator pitch, che è essenzialmente ciò che è il tuo executive summary, non è il posto per farlo. Come regola generale, le spiegazioni tecniche e approfondite appartengono al corpo principale del vostro rapporto. Il riassunto esecutivo del vostro business plan, proposta o rapporto è progettato per catturare l’attenzione del vostro lettore e renderlo entusiasta di ciò che verrà nel documento più grande.

Il vostro lancio, indipendentemente da quanto sia tecnico il rapporto più lungo, dovrebbe essere scritto per la comprensione di un profano di ciò che state per offrire. Già che ci siete, abbandonate il gergo. Un linguaggio chiaro, conciso e inequivocabile è quello che dovresti usare.

Non lasciarti trasportare

Per quanto tu possa essere eccitato dalla prospettiva di ottenere ulteriori finanziamenti o capitale iniziale per la tua azienda, ricorda – vacci piano con la lunghezza. L’idea è quella di incuriosire il lettore sul resto del vostro business plan, rapporto o proposta.

Un riassunto esecutivo di una pagina, che cattura i punti importanti evidenziati nel documento più lungo, sarà sufficiente per un rapporto di 20 pagine. Come regola, i riassunti esecutivi non dovrebbero essere più del cinque per cento del documento complessivo.

Lascia la storia della tua azienda nel passato

Non la chiamano “storia” per niente. Il riassunto esecutivo non è il posto per dare la storia del viaggio della vostra azienda dalle umili origini alla stella splendente che è oggi. La storia dell’azienda non dovrebbe mai apparire da nessuna parte nel documento a meno che non sia esplicitamente richiesto. Il lettore non è interessato a tutto ciò.

Definire il problema, definire l’obiettivo, affrontare le questioni e proporre una soluzione. Tutto il resto al di fuori di questo ambito è solo una perdita di tempo sia per te che per il tuo pubblico.

Non lasciarlo per ultimo

Ora, questo probabilmente va contro tutto quello che hai imparato finora sulla scrittura di relazioni, ma c’è una buona ragione per questo.

Per quanto possa essere allettante lasciare il riassunto esecutivo come ultima cosa da aggiungere al tuo rapporto, non farlo. C’è sempre il rischio di dover rielaborare tutto se si cambia idea su alcuni aspetti del suo contenuto.

È necessario essere molto chiari fin dall’inizio sulla linea di condotta che si vuole che i lettori prendano. Iniziando con il riassunto, si cementa per prima cosa, nella propria mente, ciò che si vuole che il documento raggiunga. Se non altro, sapere dove si sta andando con esso rende più facile e veloce la compilazione dell’intero documento.

Come scrivere un executive summary

Curiosi di sapere come creare un executive summary per il vostro documento specifico? Ecco alcuni casi d’uso comuni e come approcciarli.

Come scrivere un executive summary per un business plan

Quando stai sviluppando un business plan, i potenziali investitori o altre parti interessate vorranno spesso vedere un executive summary all’inizio per avere una visione a 360 gradi del piano.

Vorrete distillare l’intero piano in pochi paragrafi di riassunto concreto con i punti principali, supportati da informazioni contestuali che sono importanti per capire l’idea proposta.

Sommario esecutivo per un business startup

Per le imprese startup, l’obiettivo è quello di acquisire capitale. Questo potrebbe essere sotto forma di finanziamento azionario, sovvenzioni governative o prestiti d’affari da banche, la Small Business Administration (SBA) e altri istituti di credito. Indipendentemente dalla fonte di finanziamento che si sceglie, è necessario fare un caso solido per il vostro business. Ecco come scrivere un executive summary per le startup.

1. Descrivi l’opportunità di business – Nel primo paragrafo, fornisci una breve panoramica della lacuna che hai identificato nel mercato.
2. Spiega come la tua startup sfrutta l’opportunità – Dovrai spiegare come la tua attività serve il mercato.
3. Descrivi il tuo mercato di riferimento – Fornisci una panoramica della tua base di clienti di riferimento.
4. Discuti il tuo modello di business – Delinea i tuoi prodotti/servizi, e spiega perché si rivolgono al tuo mercato di riferimento.
5. Delinea la tua strategia di vendita e di marketing – Descrivi brevemente i piani di marketing che hai per i tuoi prodotti/servizi.
6. Descrivi la concorrenza – Definisci la tua strategia per ottenere una fetta della torta delle quote di mercato e il vantaggio competitivo che offri.
7. Analisi finanziaria – Fornisci un riassunto del tuo piano finanziario e includi alcune proiezioni già che ci sei.
8. Descrivi il team di gestione – Dai una breve panoramica delle loro competenze uniche e il valore che portano alla tua impresa.
9. Fornisci un piano di implementazione – Evidenzia alcuni punti chiave su ciò che è necessario per portare il tuo business dalla sua attuale fase di pianificazione al punto di far entrare i clienti dalla porta.

Sommario esecutivo per un business stabilito

Il sommario esecutivo per aziende stabilite ha un approccio leggermente diverso. Si concentra sul fornire informazioni sui piani di crescita dell’azienda, i risultati, le prospettive, ecc.

1. Dichiara la missione dell’azienda – Qual è lo scopo dell’azienda?
2. Fornire alcune informazioni sull’azienda – Descrivere i prodotti/servizi offerti, le sedi commerciali e le statistiche chiave in forma elencata
3. Evidenziare i successi – Delineare l’evoluzione e la crescita dell’azienda negli anni in termini di base di clienti, quota di mercato, redditività, valutazione, e reddito
4. Includi un riassunto finanziario – Questa sezione è importante soprattutto se l’obiettivo del business plan completo è quello di cercare finanziamenti
5. Descrivi gli obiettivi futuri dell’azienda – Fornisci una panoramica delle prospettive dell’azienda

Come scrivere un riassunto esecutivo per una proposta di marketing

L’obiettivo di una proposta di marketing è quello di aiutare il potenziale cliente a capire non solo quali tattiche di marketing impiegherete e quanto costeranno i vostri servizi ma come funzionerà il quadro generale.

Questo è ciò di cui dovresti parlare nel tuo riassunto esecutivo per una proposta di marketing: quali risultati dovrebbe aspettarsi il cliente e come sarà lavorare con te?

Ecco come scrivere un riassunto esecutivo per una proposta di marketing, insieme ai sottotitoli che puoi usare nel tuo documento.

1. Introduzione – Spiega il progetto e l’obiettivo del piano di marketing
2. Informazioni sull’azienda – Fornisci un breve background sulla tua azienda, la sua struttura e la base di clienti
3. Team di gestione del progetto – Elenca gli attori chiave del team di gestione insieme alle loro competenze e ai rispettivi ruoli nel raggiungimento degli obiettivi di marketing
4. Analisi di mercato – Fornisci una panoramica del mercato per i tuoi prodotti/servizi, un elenco di punti elenco che descrivono in dettaglio le tendenze che li influenzano, e i fattori chiave coinvolti
5. Prodotti e servizi – Delinea le USP dei tuoi prodotti/servizi e il loro vantaggio competitivo sul mercato
6. Strategia di marketing – Descrivi il pubblico target e i metodi che saranno impiegati per raggiungerlo
7. Pianificazione finanziaria e proiezioni – Fornisci informazioni relative alle attività di marketing a breve e lungo termine, budget, ROI previsto e metriche correlate
8. Obiettivi – Riassumere gli obiettivi della campagna di marketing e le strategie che saranno impiegate per raggiungerli

Come scrivere un riassunto esecutivo per un rapporto

Un altro caso d’uso comune per il riassunto esecutivo è quello di includerlo come prefazione al documento di un rapporto. Offrirà al lettore la prospettiva di come il seguente rapporto e le informazioni hanno un impatto sul caso aziendale più ampio.

Così, armate il lettore con un riassunto dell’obiettivo del rapporto, della metodologia e dei risultati chiave in modo che non abbia bisogno di collegare i punti mentre legge il rapporto completo. Ecco come scrivere un riassunto esecutivo per un rapporto.

1. Scrivi una dichiarazione di apertura – Fornisci un breve background sullo scopo della relazione
2. Spiega lo scopo della ricerca – Questo ha a che fare con l’obiettivo dello studio
3. Evidenzia la metodologia – Descrivi i metodi di accertamento dei fatti utilizzati per acquisire informazioni e le tecniche di analisi impiegate
4. Delinea i risultati principali – Spiega quali sono stati i risultati dello studio e le principali conclusioni che vuoi che i lettori conoscano
5. .Descrivere i metodi di ricerca utilizzati per acquisire informazioni e le tecniche di analisi impiegate
6. Delineare i risultati chiave – Spiegare quali sono stati i risultati dello studio e il risultato chiave di cui vuoi che i tuoi lettori siano consapevoli
7. Descrivere le tue raccomandazioni – A questo punto puoi anche includere una giustificazione

Questo dovrebbe coprire tutto quello che hai bisogno di sapere sui riassunti esecutivi. Se sei interessato a saperne di più su come PandaDoc può aiutarti a semplificare, snellire e potenziare il tuo intero flusso di lavoro, dai un’occhiata alle nostre caratteristiche qui.

FAQ

Qual è la lunghezza di un executive summary?

Un executive summary dovrebbe essere una sintesi completa dell’intero documento. L’idea è che chiunque lo legga, possa trarne informazioni significative, senza dover necessariamente leggere l’intero documento.

Come regola generale, un riassunto esecutivo efficace dovrebbe essere il 5-8% dell’intero documento. Se il rapporto completo è di 50 pagine, per esempio, puntate a un riassunto esecutivo di 3-4 pagine.

Qual è la differenza tra riassunto esecutivo e introduzione?

Il riassunto esecutivo è la prima sezione del rapporto, piano o proposta. Appare prima dell’introduzione e dopo l’indice. Un riassunto esecutivo è essenzialmente una variante compressa dell’intero rapporto, che potrebbe essere lungo più di 20 pagine.

Un’introduzione, d’altra parte, è semplicemente una breve spiegazione di ciò che ci si deve aspettare nel documento più grande e il motivo di questo. Un riassunto esecutivo vi darà il succo dell’intero documento; un’introduzione no.

Originariamente pubblicato il 20 giugno 2013, aggiornato il 10 febbraio 2021