Se lavori nelle ammissioni, iscrizioni o comunicazione in una scuola privata o indipendente K-12, allora sai più di chiunque altro quanto sia stata dirompente la pandemia.

Non solo la vostra scuola ha dovuto passare rapidamente all’apprendimento a distanza questa primavera e costruire una serie di piani di emergenza per l’autunno, ma i tipici eventi che normalmente ospitate per attirare nuovi genitori e famiglie sono stati cancellati a causa del rischio di infezione virale.

Le case aperte di persona, in particolare, hanno probabilmente costituito un pezzo centrale della vostra strategia di iscrizione. Ha solo senso: Un open house vi dà l’opportunità di portare i genitori e gli studenti nella vostra scuola e nel vostro campus, dove potete iniziare a costruire la fiducia e a spingerli a presentare un’iscrizione. Con questo pezzo chiave del puzzle ora mancante, è facile sentirsi incerti e preoccupati su come riempire i posti aperti nella vostra scuola.

La nostra risposta: Ospitando una casa aperta virtuale.

Ripensando a cosa significhi ospitare una casa aperta per la tua scuola, puoi attrarre famiglie adatte alla tua missione e riempire le lacune che ancora esistono per l’autunno.

Cos’è una casa aperta virtuale?

Una casa aperta virtuale è esattamente quello che sembra: Una casa aperta che una scuola ospita a distanza, virtualmente, attraverso una sorta di software di videoconferenza.

Il termine può anche essere applicato ad altri tipi di eventi di iscrizione alla scuola, come sessioni di domande e risposte, drop-in, walk-in e altro.

In luogo di una casa aperta di persona, una casa aperta virtuale dà ai professionisti delle iscrizioni e delle ammissioni di una scuola l’opportunità di connettersi con le famiglie che stanno attivamente considerando la scuola. Creare questa connessione permette alla famiglia di dare un nome, un volto e una voce alla scuola, il che rende più facile per la scuola costruire un rapporto di fiducia che può essere sfruttato durante tutto il processo di ammissione.

Mentre le case aperte virtuali si sono dimostrate essenziali durante la pandemia di coronavirus, è probabile che ci sia un caso per loro anche dopo che il rischio di trasmissione virale è passato. Le famiglie che non possono partecipare a un evento di persona a causa di obblighi di lavoro, così come le persone che si stanno trasferendo in un nuovo distretto scolastico ma che non sono ancora locali, possono trovare gli eventi virtuali particolarmente utili.

Cosa ti serve per ospitare un open house virtuale

Sei interessato a organizzare un open house virtuale per la tua scuola? Prima di iniziare a lavorare attraverso i passi che delineiamo di seguito, è necessario assicurarsi di avere accesso ad alcune cose:

• Una piattaforma per la comunicazione virtuale: Questa è la piattaforma su cui si svolgerà l’open house virtuale. Raccomandiamo Zoom, perché la piattaforma è eccezionalmente facile da usare, si integra con molti altri strumenti e ti permette di adattare l’esperienza virtuale in modo che corrisponda al tuo marchio scolastico. Detto questo, anche altre soluzioni come Skype o GoToMeeting possono funzionare bene.
• Una piattaforma per creare pagine e moduli di registrazione: L’intero scopo di ospitare una casa aperta virtuale è quello di raccogliere le informazioni di contatto per le famiglie che stanno considerando la tua scuola. Per fare questo, avrete bisogno di una piattaforma che vi permetta di costruire una landing page di marca progettata per promuovere l’evento e incoraggiare la registrazione, che conterrebbe un modulo di registrazione incorporato. Noi raccomandiamo HubSpot per questo scopo (e spieghiamo perché più avanti).
• Una piattaforma per la comunicazione via email: Una volta che hai catturato le informazioni di contatto delle famiglie interessate, puoi iniziare a fare marketing per email. Di nuovo, raccomandiamo HubSpot per questa funzionalità.
• Un profilo aziendale su Facebook: Questo ti permetterà di eseguire annunci su Facebook e Instagram, che si rivelerà una parte importante per convincere le famiglie interessate ad iscriversi alla tua open house.

La Guida tattica, passo dopo passo, per ospitare una Open House virtuale per la tua scuola

Determina il formato del tuo evento.

Una casa aperta virtuale può assumere diverse forme, ognuna delle quali è probabilmente adatta ai genitori in diverse fasi del loro processo di selezione della scuola. Il tuo primo passo è quello di determinare il formato che il tuo evento seguirà, in modo che tu possa creare un linguaggio che parli a quel formato.

Alcuni esempi di formati che potreste considerare includono:

• Un semplice Q&Una sessione in cui i partecipanti possono fare domande al consulente per le ammissioni, agli studenti o alla facoltà
• Una discussione o presentazione basata su slide-deck
• Un tour virtuale della tua scuola e del campus

Potresti anche decidere di voler includere più tipi di questi eventi in modo da essere sicuro di aver risposto a tutte le possibili domande che le potenziali famiglie potrebbero avere.

Inoltre, dovrete decidere chi del vostro team sarà coinvolto nell’open house. Saranno i consulenti delle ammissioni? I membri del team di comunicazione? Il preside o il direttore della scuola? Gli insegnanti? Avrai bisogno di questi dettagli prima di iniziare.

Determina il tuo programma.

Per promuovere efficacemente il tuo evento e costruire tutte le risorse di back-end di cui avrai bisogno, dovrai stabilire il tuo programma. Scegli le date e gli orari per ciascuna delle case aperte virtuali che intendi ospitare, e poi vai avanti e programmale nello strumento che userai per ospitare l’evento (per esempio, Zoom).

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Non sai quando ospitare i tuoi eventi? Ti consigliamo di offrire una serie di orari e giorni della settimana in modo che i genitori abbiano più opzioni per adattarsi ai loro impegni.

Potresti, per esempio, offrire un evento durante il giorno in modo che i genitori che lavorano di notte possano partecipare, e un evento di notte in modo che i genitori che lavorano durante il giorno possano partecipare. Potresti anche offrire un evento durante la settimana e un secondo nel fine settimana, sempre per garantire che tutti coloro che vogliono partecipare ne abbiano la possibilità.

Costruisci l’imbuto di conversione.

L’imbuto di conversione è l’elenco completo delle risorse con cui un potenziale genitore o una famiglia interagiranno quando decideranno di iscriversi alla tua casa aperta virtuale. I componenti più importanti sono il modulo, la pagina di destinazione, la pagina di ringraziamento e le chiamate all’azione (CTA).

Costruire il modulo

I moduli sono il modo in cui catturerete le informazioni di contatto di tutti i partecipanti, che dovrete avere se avete intenzione di seguire o commercializzare queste persone. Come minimo, il vostro modulo dovrebbe chiedere il nome dei partecipanti, l’indirizzo e-mail e il numero di telefono, ma potrebbe anche avere senso chiedere altre informazioni pertinenti, come ad esempio:

• Il nome del loro bambino
• Il grado attuale del loro bambino
• Il nome della scuola attuale del loro bambino
• Eventuali domande che il partecipante può avere

Se offrirai più eventi, il tuo modulo dovrebbe anche chiedere al partecipante di selezionare l’evento a cui desidera partecipare. Questo vi permetterà di avere un solo modulo e una sola pagina di destinazione per più eventi – e chi non ama l’efficienza?

Qualunque strumento usiate, vi raccomandiamo di usare un modulo che vi permetta di a.) attivare un’e-mail di conferma inviata automaticamente al registrante e b.) reindirizzare il registrante a una pagina di conferma che lo ringrazi per il suo interesse e lo indirizzi verso ulteriori risorse da esplorare. Se la tua attuale piattaforma CMS non include questa capacità, l’aggiunta di una soluzione come il Form Builder gratuito di HubSpot può avere molto senso.

Progettazione della tua Landing Page

La tua landing page dovrebbe essere progettata con un unico obiettivo in mente: convincere il tuo lettore a fare il passo successivo desiderato. In questo caso, vuoi che compili il modulo e si iscriva per partecipare alla tua casa aperta virtuale.

Per fare questo, la tua landing page dovrebbe introdurre molto rapidamente la casa aperta e spiegare il valore che la persona riceverà partecipando. Puoi anche spendere un po’ di tempo per educarli sulla tua scuola e comunità. Dovrebbe poi includere tutti i dettagli pertinenti e il modulo. Punti bonus per includere immagini aspirazionali dei tuoi studenti felici che imparano, che possono aiutare il lettore a costruire una connessione emotiva con la tua scuola.

Componenti chiave:

• Una proposta di valore
• Dettagli sul tuo evento
• Dettagli sulla tua scuola e comunità
• Il modulo

È importante notare che la tua landing page dovrebbe essere molto focalizzata. Dovrebbe avere solo una chiamata all’azione: Iscriversi alla vostra casa aperta virtuale. Includere più CTA non farà altro che diluire il tuo messaggio.

Aggiungi valore con una pagina di ringraziamento

In seguito all’invio del modulo, il lettore riceverà un messaggio di ringraziamento in linea (cioè, vedrà il messaggio sullo schermo che conferma che ha inviato il modulo) o sarà reindirizzato a una pagina di ringraziamento. Anche se non è necessario di per sé, raccomandiamo sempre di optare per il percorso della pagina di ringraziamento.

Perché? Perché una pagina di ringraziamento aggiunge un valore immediato all’utente, e vi dà l’opportunità di coltivarlo ulteriormente lungo il percorso.

Nel caso di una casa aperta virtuale, la pagina di ringraziamento dovrebbe come minimo includere dettagli su quando l’evento avrà luogo e come l’utente può accedere. Ma puoi aggiungere più valore includendo un link per scaricare una brochure sulla tua scuola, o una pagina sugli aiuti finanziari, o qualsiasi altra risorsa che hai che potrebbe essere preziosa. Se hai un blog attivo, puoi includere link a quel contenuto. E, naturalmente, puoi includere una call-to-action per fare domanda, in modo che chiunque sia pronto a farlo possa fare il passo successivo.

Costruire CTA

Una volta che hai costruito tutto il resto, dovresti anche progettare e costruire una serie di call-to-action che puoi sfruttare in tutto il tuo sito web. Queste CTA dovrebbero portare chiunque clicchi su di esse alla landing page, dove possono iscriversi al tuo evento.

Scrivi email di lead nurturing fino all’evento.

Hai mai avuto qualcuno che ha preso un appuntamento per parlare, solo per non presentarsi? Che sia perché si sono dimenticati, perché hanno perso interesse, perché sono improvvisamente occupati, o per una serie di altri motivi, succede più spesso di quanto si possa pensare.

La buona notizia è che è possibile utilizzare le e-mail per ridurre il rischio che qualcuno si iscriva alla vostra casa aperta virtuale e poi non partecipi. Una semplice serie di e-mail può essere un modo incredibilmente efficace di a.) ricordare alla persona l’evento e b.) farla entusiasmare per la vostra scuola e comunità.

Come minimo, dovresti inviare al partecipante due email:

• Una email subito dopo che si sono iscritti, confermando i dettagli dell’open house e fornendo le informazioni per il dial-in
• Una email il giorno prima (o la mattina dell’evento) per ricordarglielo

Tra queste due email, però, puoi considerare uno o due messaggi che parlano dei tuoi studenti e della comunità scolastica, o che rispondono a domande comuni che i genitori spesso hanno.

Attraete le famiglie nel vostro imbuto.

Dopo che l’evento è stato programmato e l’imbuto è stato costruito, avrete bisogno di riempire quell’imbuto attirando le famiglie adatte ad iscriversi all’evento. Le chiamate all’azione di cui sopra sono un modo importante per catturare le persone che sono già sul vostro sito web. Ma che dire di coloro che non stanno attivamente considerando la vostra scuola, o coloro che non hanno nemmeno pensato di cambiare scuola?

Finché la vostra scuola ha un profilo Facebook Business, avete la possibilità di eseguire annunci su Facebook e Instagram. Questo può essere un modo molto efficace di riempire il tuo imbuto, soprattutto se sei attento nel progettare il tuo pubblico mirato.

Se sei passato attraverso il processo di costruzione di personas dettagliate di genitori o studenti, allora probabilmente hai un buon senso di ciò che la tua famiglia ideale assomiglia. Armati di queste informazioni, potete, per esempio, mirare a individui che hanno una certa età e che vivono in un certo codice postale. Questi individui sono quelli che vedrebbero i tuoi annunci.

Potresti anche essere in grado di caricare un elenco di contatti dal tuo database per indirizzare questi individui, in determinate circostanze.

Potresti anche prendere in considerazione l’esecuzione di annunci di ricerca a pagamento su Google per attirare le famiglie attivamente impegnate nella ricerca.

Organizza una prova per il tuo evento.

Questo probabilmente va da sé, ma lo diciamo comunque: Prima di provare ad ospitare la tua prima open house virtuale, dovresti condurre una prova che coinvolga la tua facoltà e il tuo staff in modo da poter identificare eventuali problemi e risolverli prima dell’evento effettivo.

Lettura consigliata: 10 Common Mistakes to Avoid for First-Time Webinar Hosts

Fate in modo che un membro del vostro team segua il processo dall’inizio alla fine, cominciando dalla landing page e dall’invio del modulo. Poi, ospita effettivamente l’evento come intendi fare il giorno della partita. Questo ti aiuterà a capire i controlli del software che potresti aver bisogno di armeggiare, e può anche darti il tempo di risolvere eventuali problemi audio o video che potresti non aver considerato.

Organizza l’evento effettivo.

E divertiti mentre lo fai! La tua casa aperta virtuale non è davvero diversa da un evento di persona – è solo condotta via video. Se stai ospitando più eventi, cerca di imparare da ogni evento che fai in modo da poter essere in continuo sviluppo.

Non dimenticare il follow-up.

Una volta che hai completato la tua casa aperta virtuale, è facile pensare che il tuo lavoro sia finito. Dopo tutto, le famiglie interessate faranno il passo successivo e faranno domanda da sole, giusto?

La verità è che ora che hai ottenuto le loro informazioni di contatto e sai che sono almeno in qualche modo interessati alla tua scuola, puoi e devi continuare a fare marketing con loro e a nutrirli verso l’applicazione e, infine, l’iscrizione alla tua scuola.

Un modo semplice per farlo è quello di inviare loro una serie di email di marca che rispondono alle domande comuni che sai che i genitori hanno sul processo di applicazione. Potreste anche inviare loro informazioni sugli aiuti finanziari, scadenze importanti, profili di studenti attuali, o altri messaggi che evidenziano ciò che rende unica la vostra scuola. Questo può essere fatto in modo personalizzato ma interamente automatizzato con una piattaforma come HubSpot, limitando l’onere sul tuo team.

Diretto, personalizzato per telefono dal tuo team di ammissioni certamente non può fare male. Considera di chiamare per confermare che non hanno domande e per sapere cosa pensano dell’evento. Si potrebbe anche inviare un’e-mail personale per 1-1 come follow-up.

Fare in modo che accada

E’ chiaro che realizzare un’efficace open house virtuale richiede un sacco di pezzi in movimento. Se stai usando diversi sistemi e strumenti per gestire il tuo database, costruire il tuo imbuto e coordinare il tuo lavoro, è comprensibile che tu possa sentirti sopraffatto. La buona notizia è che puoi rendere il compito (e la tua vita) molto più facile implementando un singolo strumento integrato in grado di eseguire tutti questi passaggi.

Qui alla Pepperland, lo strumento che consigliamo è HubSpot, che potete usare per:

• Gestire il tuo database di contatti e lead
• Costruire moduli per la cattura dei lead in tutto il tuo funnel
• Progettare e costruire landing page ad alta conversione, pagine di ringraziamento, e CTA
• Crea e invia email di marketing e lead nurturing
• Gestisci i tuoi Facebook e Instagram Ads
• Conduci un’analisi in tempo reale di tutti i tuoi sforzi di marketing per vedere cosa sta funzionando
• E più

Perché HubSpot si integra con Zoom, lo strumento è particolarmente utile per chiunque stia considerando open house virtuali, webinar o altri eventi a distanza.

Meglio di tutto, utilizzando flussi di lavoro e sequenze di e-mail, è possibile automatizzare gran parte della comunicazione back-end, il che significa che anche se sei un team di iscrizione o comunicazione di una sola persona, puoi sentirti sicuro della tua capacità di tirare fuori un open house virtuale.

Preparare la tua scuola per il futuro delle iscrizioni

Sebbene una casa aperta virtuale non potrà mai sostituire completamente il valore che un potenziale genitore o studente riceve visitando effettivamente la tua scuola e vedendola di persona, abbracciare questi e altri eventi di ammissione virtuali è un elemento critico per raggiungere i tuoi obiettivi di iscrizione nel 2020 e oltre.

Anche quando la pandemia sarà finita e le cose torneranno alla “normalità”, è probabile che alcuni genitori o famiglie possano preferire un evento virtuale, essendosi abituati ad esso. Gettare le basi ora può aiutarti a soddisfare la domanda futura e a distinguere la tua scuola dalle altre nella tua zona.

Può sembrare travolgente, ma puoi farcela, a patto che tu abbia il coraggio di provare qualcosa di nuovo e un piano per farlo accadere.

Sei interessato ad iniziare ad ospitare la tua prima casa aperta virtuale? Siamo felici di parlare di come possiamo aiutarti. Prenota un po’ di tempo per saperne di più.