Se avete moduli W-2 da depositare per i rapporti annuali sui salari dei dipendenti, il modo più semplice per depositarli è online. Ecco cosa devi sapere.
La scadenza per i moduli W-2
Fai i moduli W-2 con la Social Security Administration (SSA), non con l’IRS.
La scadenza per presentare i moduli W-2 alla SSA è il 31 gennaio dell’anno successivo. Per i W-2 del 2020, la scadenza è il 31 gennaio 2021. Il cambiamento è stato fatto nel 2015 per aiutare a prevenire le frodi fiscali, e la data si applica sia agli invii cartacei che a quelli online. I tuoi invii saranno considerati in tempo se sono presentati entro questa data.
Devi dare copie dei moduli W-2 ai dipendenti non più tardi del 31 gennaio dell’anno successivo all’anno fiscale. E’ una buona idea dare i moduli W-2 completati ai tuoi dipendenti all’inizio di gennaio, in modo che possano esaminarli e tu possa fare le correzioni necessarie prima della scadenza.
La differenza tra i moduli W-2 e i moduli W-3
I moduli W-2 sono usati per riportare gli stipendi dei dipendenti alla Social Security Administration. La SSA condivide le informazioni con l’IRS per scopi di imposta sul reddito.
Devi emettere un modulo W-2 per ogni dipendente da cui hai trattenuto le tasse FICA (Federal Insurance Contribution Act), che sono le tasse di Social Security e Medicare, così come le tasse sul reddito federale e statale. Dovete anche emettere un modulo W-2 a chiunque avrebbe dovuto trattenere l’imposta sul reddito ma non l’ha fatto per qualche motivo.
I W-3 sono moduli di trasmissione che devono accompagnare i W-2. Riassumono le informazioni su tutti i moduli W-2 che Lei invia all’SSA. Se lei compila online i suoi moduli W-2 con la SSA usando il portale Business Services Online (BSO), questo genererà automaticamente il suo modulo W-3, così lei non ha bisogno di compilare il modulo.
Quando è richiesto il deposito online
Se lei compila 250 o più moduli W-2 durante un anno solare, deve compilarli elettronicamente a meno che l’IRS le conceda una deroga. Le può essere addebitata una penalità se non deposita i moduli elettronicamente quando richiesto.
Le penalità sono valutate per ogni modulo non depositato o depositato in modo errato. Le sanzioni dipendono dal ritardo con cui il modulo viene depositato presso la SSA o consegnato ai dipendenti e variano a seconda delle dimensioni della sua azienda. Potete considerare di presentare una richiesta di estensione, e poi presentare i moduli il più presto possibile per minimizzare le sanzioni.
Il Taxpayer First Act ha cambiato il requisito per la presentazione online di alcune informazioni annuali (inclusi i moduli W-2 per i dipendenti e i moduli 1099-MISC per i non dipendenti).
- A partire dall’anno fiscale 2021, dovete presentare la dichiarazione online se la vostra azienda ha 100 W-2 da presentare
- Per gli anni fiscali dopo il 2021, dovete presentare la dichiarazione online se la vostra azienda ha 10 o più W-2 da presentare
Ci sono anche regole speciali per le partnership che presentano le W-2 online:
- Per il 2019, una partnership deve presentare i W-2 online se ha 150 o più membri
- Per il 2020, una partnership deve presentare i W-2 online se ha 100 o più membri
- Per il 2021, una partnership deve presentare i W-2 online se ha 50 o più membri
Puoi iniziare a presentare tutti i W-2 online in qualsiasi momento per assicurarti di soddisfare i requisiti.
Come depositare online
Puoi depositare online i moduli W-2 sul sito web Business Services Online della SSA. È gratuito e sicuro, ed è il metodo preferito dalla SSA rispetto all’invio di documenti cartacei.
Il BSO offre due opzioni. Potete creare fino a 50 di questi moduli e stamparne delle copie da dare ai vostri dipendenti. Oppure, se usate un software per il libro paga, potete caricare un rapporto salariale da usare per generare i moduli.
I vantaggi della compilazione elettronica dei moduli W-2
La compilazione elettronica fa risparmiare tempo e fatica e aiuta a garantire la precisione. Non dovete calcolare e presentare un modulo di trasmissione W-3 perché la Social Security Administration genererà automaticamente un W-3 quando presenterete i vostri W-2.
Potete anche presentare i moduli W-2c (W-2 corretti) al sito BSO per correggere un errore se fate un errore in uno o più moduli W-2 dopo averli presentati.
Potete anche usare il sito BSO per verificare i numeri di sicurezza sociale ai fini della dichiarazione dei salari. Il sito offre un tutorial, manuali, una lista di controllo, e altre informazioni utili per aiutarvi a presentare questi moduli per via elettronica.
Prima di presentare i moduli per via elettronica
Per poter presentare i moduli W-2 online dovete prima registrarvi sul sito BSO della Social Security Administration. Una volta che si è registrato, può creare e salvare i suoi moduli W-2 usando uno speciale formato di file e inviarli sul sito web.
Può visualizzare i file caricati e vedere i rapporti di errore dopo che i file sono stati inviati, compresi i nomi e i numeri di sicurezza sociale non corrispondenti. Questo vi permette di fare tutte le correzioni necessarie.
Potete anche rivedere lo stato del vostro invio per vedere se il file è stato accettato.