Come l’ambiente sanitario continua a diventare più competitivo e complesso, gli ospedali e i sistemi sanitari stanno scoprendo che per avere successo devono fornire costantemente cure di alta qualità al paziente, mentre gestiscono i costi. Fondamentale per questo successo è il Dipartimento di Emergenza (ED), che spesso serve come punto di ingresso chiave per i pazienti che entrano in ospedale. Poiché ha un impatto sulla reputazione di un ospedale e rappresenta una parte sostanziale delle entrate attraverso i ricoveri, è fondamentale avere un ED completamente ottimizzato. Inoltre, il miglioramento della produttività del pronto soccorso è stato stabilito come un’iniziativa chiave per la qualità da molti leader del settore, tra cui The Joint Commission, The Advisory Board e l’Institute for Healthcare Improvement.

Se molti anni fa, era sufficiente che i dipartimenti di emergenza utilizzassero cartelle cartacee e una lavagna per il monitoraggio dei pazienti, i tempi sono cambiati, e così la tecnologia. I Sistemi Informativi del Dipartimento di Emergenza (EDIS), comunemente chiamati anche EHR del Dipartimento di Emergenza, sono stati sviluppati negli anni ’90 per sostituire i sistemi manuali e cartacei.

Che cos’è l’EDIS o un Sistema Informativo del Dipartimento di Emergenza?

Secondo l’American College of Emergency Physician’s (ACEP) Policy on Health Information Technology, un Emergency Department Information System è un sistema EHR esteso progettato specificamente per gestire i dati e semplificare i processi a sostegno della cura dei pazienti del Dipartimento di Emergenza e delle operazioni.

L’ambiente del Dipartimento di Emergenza è immensamente diverso da quello degli ambienti ambulatoriali e ospedalieri. Mentre gli ambienti ambulatoriali e di ricovero si concentrano sulla cura longitudinale, gli ambienti di cura dell’emergenza sono episodici e generalmente più complessi. I pazienti arrivano al pronto soccorso in circostanze imprevedibili, e tipicamente richiedono cure mediche immediate e urgenti. Sia la velocità che l’accuratezza sono critiche durante l’incontro al pronto soccorso – dal check-in e il triage, alla documentazione e all’elaborazione degli ordini, alla comunicazione con il resto del personale ospedaliero, fino alla dimissione. Numerosi passi operativi devono essere compiuti in condizioni di tempo limitato e a volte di sovraffollamento.

A causa di queste differenze, utilizzare semplicemente la stessa tecnologia EHR per l’ambulatorio e il ricovero non è consigliabile ed è come cercare di inserire un piolo quadrato in un buco rotondo. Per esempio, molti hanno scoperto che il loro sistema HIS o enterprise EHR a livello ospedaliero non offre le caratteristiche avanzate, le funzionalità o le personalizzazioni necessarie per i dipartimenti di emergenza. E con il numero di pazienti del Dipartimento di Emergenza che continua a crescere anno dopo anno, molti ospedali si sono resi conto della crescente necessità di fornire un’assistenza migliore ottimizzando i processi, il flusso di lavoro e il rendimento attraverso l’utilizzo di un sistema informativo per il Dipartimento di Emergenza (o un EHR specifico per il Dipartimento di Emergenza).

Caratteristiche fondamentali del sistema informativo del dipartimento d’emergenza

Alcune delle caratteristiche chiave dei sistemi informativi del dipartimento d’emergenza includono:

• Il monitoraggio dei pazienti è un must per automatizzare il flusso di lavoro nel dipartimento d’emergenza, coordinando e accelerando il flusso dei pazienti. La scheda di monitoraggio del paziente è tipicamente codificata a colori e dovrebbe essere facile da leggere a colpo d’occhio in modo che i medici possano tenere meglio traccia delle informazioni pertinenti del paziente, compreso lo stato e la posizione del paziente durante l’incontro. Idealmente, le informazioni dovrebbero essere dinamiche e in tempo reale (gli utenti non dovrebbero aggiornare lo schermo per avere informazioni aggiornate). Dovrebbe anche essere adattato dal fornitore per integrarsi strettamente nel flusso di lavoro dell’ED utilizzando le migliori pratiche. Alcuni fornitori di EDIS offrono anche schermate uniche come il triage o la visualizzazione fast-track che possono essere configurate per visualizzare solo i dati che volete vedere.

• La documentazione clinica è più impegnativa in un ambiente frenetico del Dipartimento di Emergenza dove deve essere fatta con maggiore velocità e precisione. Questo significa che medici e infermieri hanno bisogno di un sistema di documentazione intuitivo, facile da imparare, veloce e accurato che riduca al minimo i clic. I grafici delle visite precedenti disponibili automaticamente per supportare le decisioni di cura del paziente, la possibilità per più persone di documentare allo stesso tempo, il riconoscimento istantaneo della pressione dei tasti con salvataggio automatico, la possibilità di utilizzare una varietà di modelli e meccanismi (voce, touchscreen, scrittura a mano), e la capacità di testo libero in qualsiasi punto sono solo alcune delle funzionalità disponibili per massimizzare l’utilizzo e ridurre al minimo la fatica e il burnout dell’EHR.

• La gestione degli ordini include CPOE (Computerized provider order entry) per procedure, test, farmaci, flebo e consulti, così come la visualizzazione dei risultati. Gli elementi fondamentali della gestione degli ordini includono: la capacità di specificare e personalizzare gli ordini e le serie di ordini, il supporto integrato per le decisioni cliniche, il supporto per i valori di routine e critici, l’autodocumentazione e la marcatura temporale delle informazioni sui risultati e le revisioni dei risultati, nonché l’invio istantaneo degli ordini al laboratorio e/o alla radiologia per il completamento.

• Un rimborso accurato e tempestivo è essenziale per garantire che gli ospedali non perdano le entrate per le spese consentite per la DE. Per ottimizzare le entrate, un sistema deve fornire: l’acquisizione completa e accurata degli addebiti per il livello di servizio E&M, i codici CPT e i codici di servizio; l’acquisizione integrata degli addebiti che cattura automaticamente i tempi di inizio e fine e gli addebiti per le spinte, le iniezioni e le procedure di idratazione; e le modifiche immediate delle normative e delle procedure per la codifica delle strutture e dei medici (in modo da eliminare i rifiuti legati alla codifica).

• La gestione del rischio/supporto decisionale clinico (CDS) sono promemoria, avvisi e strumenti di supporto decisionale che aiutano i medici a decidere se accettare possibili rischi esistenti o modificare l’attuale piano di trattamento del paziente. Gli avvisi su farmaci e farmaci/allergie, gli avvisi di riconciliazione dei farmaci, gli avvisi del calcolatore di dosaggio dei farmaci basati su dosi minime/massime, l’acquisizione obbligatoria dei dati e i mandati statali rientrano tutti nell’ombrello del supporto decisionale clinico. Idealmente, dovrebbe essere altamente configurabile (per esempio per permettere differenze in ogni sito), e dovrebbe avere una facile funzionalità on/off per gli avvisi.

• La gestione dei dati/analitica permette agli amministratori e agli ospedali di calcolare, tracciare e infine migliorare le prestazioni. La raccolta dei dati dovrebbe essere integrata nel flusso di lavoro con punti di dati (strutturati e non strutturati) catturati automaticamente in background. Dovrebbe includere non solo dati clinici, ma anche dati finanziari e operativi.

• La pianificazione della dimissione include istruzioni per la dimissione, diagnosi finali, educazione del paziente, gestione del follow-up, ecc. Dovrebbe accelerare il processo di dimissione e dare l’opportunità ai medici di rivedere/confermare tutte le informazioni e gli ordini prima del rilascio del paziente dall’ED.

• L’integrazione, anche se elencata per ultima qui, non è certamente la meno importante. È fondamentale avere un EDIS costruito su un’architettura scalabile e flessibile che gli permetta di integrarsi bene con le piattaforme EHR e HIS, HIE, così come laboratorio, radiologia, farmacia, PAC, cardiologia, fatturazione e altri sistemi ausiliari. Dovrebbe anche fornire un unico punto di accesso per le informazioni cliniche.

Benefici e risultati attesi

Ci sono molti benefici nell’investire in un sistema informativo per il dipartimento di emergenza. Alcuni dei più comuni includono:

• Miglioramenti di produttività ed efficienza: Attraverso i processi automatizzati, ci sono maggiori efficienze nel flusso dei pazienti e nella produttività dei medici. Utilizzando vari componenti dell’EDIS, molti ospedali sperimentano una riduzione dei tempi di attesa, delle fughe e del triage, così come una diminuzione della durata complessiva della degenza (LOS).

• Migliore qualità della cura, sicurezza e soddisfazione del paziente: Gli ospedali senza un EDIS hanno generalmente tempi di attesa più lunghi che possono risultare in una minore soddisfazione del paziente e in risultati peggiori per il paziente. Con un EDIS in atto, quando il flusso di lavoro è ottimizzato e le giuste informazioni sono rese disponibili per aiutare i medici a prendere decisioni in modo più efficace, allora generalmente la cura del paziente, la soddisfazione e gli esiti migliorano.

• Aumento delle entrate: Questo potrebbe prendere in considerazione una migliore cattura degli addebiti, il monitoraggio dei tempi di inizio e fine delle infusioni, e/o strumenti in tempo reale che offrono capacità di codifica professionale E&M – tutte cose che possono aiutare a migliorare le entrate. Una diminuzione degli errori medici e delle responsabilità è un beneficio aggiunto, poiché avrebbero un impatto negativo sulle entrate.

• Risparmio di tempo: Per l’inserimento degli ordini, la documentazione, la prescrizione elettronica, le istruzioni di dimissione, ecc. Una diminuzione del tempo di turnover dei clinici alla fine del turno potrebbe anche tradursi in un minor pagamento degli straordinari.

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