Non lavoro in un ufficio – un vero ufficio – dal 2008. Allora avevo un cubicolo tappezzato di note adesive e una sedia da scrivania di discutibile valore ergonomico. Facevo riunioni nella sala conferenze, pranzavo alla mia scrivania. Avevo colleghi nei cubicoli vicini per consigli e pettegolezzi. Avevo dei topi che lasciavano le piccole prove delle loro visite notturne nei cassetti della mia scrivania.

Ora la mia scrivania si affaccia su un muro coperto di note adesive e la mia sedia è ancora di discutibile valore ergonomico – ma quella scrivania è a casa mia. Le mie riunioni sono al telefono o su Skype, e la maggior parte degli scambi sono via e-mail o testo. È tranquillo. Non perdo tempo a fare il pendolare, e posso anche buttare dentro un carico di bucato quando ne ho la possibilità.

Più persone, non solo i freelance come me, stanno scegliendo di lavorare in remoto. Un sondaggio del 2018 di un fornitore di spazi per uffici alternativi ha riferito allegramente che il 70% dei lavoratori in tutto il mondo lavora in remoto almeno una volta alla settimana. Alcune persone stanno suggerendo che le startup non dovrebbero preoccuparsi di avere uno spazio per l’ufficio. Recentemente ho intervistato i due fondatori di un’azienda produttrice di app, uno dei quali viveva a New York e l’altro in Georgia. Si incontravano raramente faccia a faccia.

Quindi, se io non ho bisogno di un ufficio, e se il 5% degli americani che lavora solo in remoto non ha bisogno di un ufficio, e se il 70% delle persone che già lavora in remoto per qualche tempo non ne ha bisogno, e se le startup non ne hanno bisogno, allora chi ne ha bisogno? A cosa serve effettivamente un ufficio?

Progettare per la produttività

L’ufficio aziendale come lo conosciamo è un’invenzione relativamente nuova. Nella prima parte del 20° secolo, gli uffici erano fabbriche di scartoffie – file di scrivanie, riempite da file di impiegati; i più alti avevano uffici privati, spesso circondando il pavimento della fabbrica. Gli sforzi della metà del secolo introdussero metriche di efficienza al mix, ma nessuno era in grado di quantificare realmente la produttività. Il piano aperto, un discendente della fabbrica di scartoffie, fu sostenuto da architetti come Frank Lloyd Wright per promuovere la collaborazione e per abbattere i muri, sia letteralmente che socialmente. Alla fine degli anni ’60, il cubicolo fu inventato come un tentativo futuristico di sposare il modo in cui le persone lavoravano effettivamente con l’efficienza che si supponeva venisse da un piano aperto.

Per quanto pensiamo che gli uffici siano cambiati dall’inizio del XX secolo, in realtà non è così. Il fidato open space è ora il design d’ufficio più comune negli Stati Uniti, ma è anche il più odiato: è rumoroso, manca di privacy e manda segnali sbagliati sulla fiducia. E non riesce proprio in quello che dovrebbe fare: ispirare la collaborazione. Uno studio del 2018 che ha monitorato l’interazione dei dipendenti in due uffici aziendali aperti di nuova concezione ha scoperto che l’interazione faccia a faccia è diminuita di circa il 70% in entrambi, e anche le e-mail e altre forme di comunicazione digitale sono diminuite. “L’architettura aperta sembrava innescare una naturale risposta umana a ritirarsi socialmente dai compagni d’ufficio”, hanno concluso gli autori.

Giustificare il pendolarismo

Per buona parte della vita dell’ufficio, i dipendenti dovevano usarli. Ora non lo fanno, e questo mette molta pressione sui dirigenti per giustificare gli uffici. “Un’idea era che forniva un’interazione che non si poteva avere al di fuori di essi”, Nikil Saval, autore di Cubed del 2014: A Secret History of the Workplace, mi ha detto. Nel 2013, quando Saval stava lavorando al suo libro, la parola d’ordine nel design degli uffici era serendipità: essere in un ufficio significava avere le riunioni non pianificate che portano alla creatività, all’innovazione e alla collaborazione.

Il concetto esiste da decenni. La prodigiosa produzione dei Bell Labs è stata attribuita ai lunghi corridoi del campus, che costringevano gli ingegneri, i chimici e i ricercatori a serendipitose collisioni nei corridoi. Anche se il lavoro a distanza era in aumento, Marissa Mayer, allora capo di Yahoo, lo vietò nel 2013. “Alcune delle migliori decisioni e intuizioni provengono dalle discussioni nei corridoi e nelle caffetterie, dall’incontro con nuove persone e dalle riunioni improvvisate del team”, si leggeva nel memorandum ai circa 11.500 dipendenti di Yahoo.

Questa serendipità era la ragione dell’esistenza degli uffici. Kristen Conry, un amministratore delegato dello studio di architettura e design Gensler, con sede a San Francisco, ha spiegato in una e-mail che i progettisti stanno ancora cercando di produrre serendipità con “percorsi di circolazione attentamente considerati.”

Secondo Lisa Reed, project manager della HOK, uno studio di architettura, ingegneria e pianificazione urbana con sede a St. Louis, la serendipità può essere favorita da ambienti che fanno sentire le persone al sicuro. “Vedo un desiderio di ambienti ‘resimmerici’, dove stiamo portando le qualità residenziali sul posto di lavoro – che si tratti di una sala riunioni in stile soggiorno o di una sala pausa che sembra una cucina accogliente, è più probabile che si abbassi la guardia, si sia aperti alla conversazione e ci si prenda qualche momento per esplorare dove andrà la discussione in questi tipi di ambienti”, ha detto Reed.

Quantificare i risultati

Ma funziona? Le aziende che investono nell’ottimizzazione dei loro spazi di lavoro per la serendipità e il benessere possono ora raccogliere dati per giustificare le loro scelte, anche se questo ha alcune implicazioni inquietanti. Humanyze, un’agenzia di consulenza con sede a Boston, utilizza badge identificativi sociometrici, che contengono microfoni per determinare se le persone stanno parlando e accelerometri che monitorano il loro movimento fisico. Taemie Kim, cofondatore e capo scienziato di Humanyze, ha detto che i dati possono essere sorprendenti. Per esempio, un’azienda cliente di Humanyze aveva diverse piccole sale per la pausa, ognuna delle quali ospitava una caffettiera “schifosa”. “Nessuno era davvero contento del caffè”, ha detto Kim, e peggio ancora, c’erano troppe macchine, che “non davano alle persone la possibilità di scontrarsi tra loro per prendere il caffè”. Humanyze ha consigliato di investire in una macchina di qualità superiore, collocata in una posizione centrale. Non solo le persone erano più felici, ma la mossa “ha aumentato enormemente la quantità di incontri imprevisti con altre persone in altre squadre”, ha detto Kim. C’è stato anche un aumento del numero di e-mail interne all’ufficio inviate e degli eventi del calendario programmati.

C’è poca prova empirica che più riunioni portino a più creatività, ma uno studio del 2012 che ha usato badge sociometrici ha scoperto che le persone in entrambi gli ambienti accademici e industriali erano, secondo una scala di valutazione creativa standardizzata, più creative quando si incontravano di persona.

Risolvere il puzzle della produttività

Quindi l’ufficio del futuro è solo un calcolo tra il costo degli immobili e i benefici della flessibilità? Alcune grandi aziende come Bank of America e IBM hanno ridimensionato o eliminato le loro opzioni di lavoro a distanza; IBM lo ha fatto anche dopo aver riferito nel 2009 che il 40% dei suoi dipendenti globali lavorava a distanza, permettendole di vendere quasi 2 miliardi di dollari in immobili. Questo indica che le grandi aziende stanno reinvestendo in spazi più piccoli e si aspettano che le relazioni faccia a faccia siano redditizie per una forza lavoro ridimensionata.

Progettare l’innovazione e la serendipità è solo una parte della soluzione del puzzle della produttività; progettare per gli esseri umani è tutto. Alcune persone vorranno quell’ambiente “resimmerico”; altre vogliono una grande macchina per il caffè, o una porta per chiudere fuori il rumore. Ammetto liberamente che per tutta la mia attuale produttività, mi manca l’ufficio: le persone, soprattutto, così come la possibilità di fare semplicemente una domanda a qualcuno di persona. Dopo un decennio a casa, probabilmente non mi dispiacerebbero nemmeno i topi.