Sai che un’azienda utilizza i documenti per comunicare, condurre affari e valutare la sua produttività? Questi documenti variano da brevi messaggi di posta elettronica a complicati contratti legali. Qui di seguito ci sono semplici passi per fare un documento in modo efficace. Ecco come!

Identifica il tuo pubblico

Prima di tutto, conosci il tuo pubblico e indirizzalo al tuo scritto. Considera se il tono del tuo documento è adatto al tuo mercato di riferimento. Gli esperti di scrittura professionale saranno utili a questo scopo. Se non sei sicuro di chi sia precisamente il tuo pubblico, chiediti per chi stai scrivendo e chi è più probabile che tragga beneficio dal tuo scritto.

Conosci i bisogni dei tuoi lettori

Considera attentamente le informazioni che il lettore vorrà o di cui avrà bisogno. Riconosci e includi questi dati nel tuo documento dopo aver riconosciuto il tuo pubblico. Cerca di affrontare qualsiasi argomento o problema potenziale che i lettori possono avere e cerca di rispondere a quelli.

Organizza il tuo scritto

Mettiti nella posizione del lettore e poniti le seguenti domande: Cosa c’è in questo articolo? Perché devo leggerlo? Dopo averlo letto, cosa devo fare? Devi anche controllare se il tuo articolo di business è scritto in modo coeso e se il processo è emozionante, chiaro e istruttivo. Segui la struttura tradizionale del tipo di documento, sia che si tratti di una lettera, posta, e-mail, rapporto riassuntivo, curriculum, pubblicità, panoramica del progetto o altre comunicazioni.

Evitare di usare gerghi

Utilizzare tutti i tipi di gergo tecnico e acronimi sciccosi per riempire il tuo documento potrebbe forse farti sentire preparato e ben istruito. Ma sta solo ingombrando il vostro documento. Anche se siete sicuri che il vostro documento sarà usato internamente al vostro ufficio, stare lontano da troppo gergo è comunque intelligente. A lungo termine, è sempre più sicuro dire quello che vuoi dire in modo specifico e semplice.

Tenilo breve

Secondo un’analisi, il tempo di attenzione di un umano medio è solo otto secondi. Avete la possibilità in otto secondi o meno di rendere il vostro documento completamente digeribile? Forse no. Ma, anche così, dovete fare il vostro obiettivo di mantenere le cose il più brevi possibile quando fornite tutti i dati necessari. Ricordatevi di fare un tentativo per rendere il vostro documento semplice da scremare. Se possibile, usate paragrafi brevi, intestazioni e punti del pallottoliere. Più è strutturato e facile da guardare, più è semplice catturare l’attenzione delle persone.

Assicurati che il tuo documento appaia professionale

Non importa quanto sia buona la qualità del tuo documento, forse, se non sembra professionale, sarà facilmente perso. Tieni a mente che il tuo pubblico osserverà prima come è disposto sulla carta. La prima impressione è veramente importante.

Correggi tutto

Dopo aver usato un correttore ortografico e grammaticale, prenditi un momento per controllare e correggere il tuo file. Cercate frasi omesse, nomi errati e punteggiatura errata. Controlla che non ci siano errori grammaticali. Assicurati che il documento sia chiaro, succinto e privo di errori. Prima di produrlo, può essere utile avere un collega, un compagno di lavoro, o anche uno scrittore o un redattore esperto per rivedere il tuo lavoro.

Quali sono i diversi tipi di moduli solitamente impiegati in un’azienda?

Un’organizzazione lavorativa usa una serie di documenti diversi per servire una varietà di scopi. La categorizzazione può essere fatta in base ai lettori, l’intento, la serietà, il mittente, ecc. Per elencare alcuni documenti che sono comuni in qualsiasi contesto professionale sono:

• Minuti di riunioni
• Piani d’affari
• Accordi operativi
• Termini d’uso online
• Accordi di non divulgazione(NDA)
• Statuto aziendale per le società
• Accordo di lavoro
• Politica sulla privacy online
• Memorandum of Understanding(MOU)

Oltre a questi, ci sono un milione di altri tipi di documenti che un’azienda utilizza quotidianamente. Questi si adattano alle loro esigenze e al loro processo di meccanismo. Per conoscere i documenti utilizzati da un’azienda, è necessario monitorare da vicino come operano e svolgono il loro lavoro. La lista di cui sopra è solo per nominarne alcuni. A template.net, abbiamo preparato tutti gli esempi di documenti e moduli menzionati, e molto di più per la vostra facilità professionale.