Come organizzarsi a casa e al lavoro

Il farsi organizzare è un passo fondamentale per raggiungere i propri obiettivi. Non è un segreto. Allora perché sopportiamo il disordine cronico a casa, al lavoro e nella nostra vita personale?

Judith Kolberg suggerisce che è una questione di perfezionismo: Non siamo in grado di fare ciò che serve per organizzarci anche solo un po’ di più perché ci preoccupiamo di non diventare perfettamente organizzati. E come Kolberg, autore di Conquering Chronic Disorganization, sottolinea, non esiste una cosa come l’organizzazione perfetta – in particolare per coloro che vivono con un disturbo da deficit di attenzione (ADHD o ADD). La vita è capricciosa, e le strategie che funzionano bene oggi possono rivelarsi inutili domani.

La buona notizia, dice Kolberg, presidente di FileHeads Professional Organizers, è che apparentemente piccoli cambiamenti possono portare grandi miglioramenti nella vostra vita – meno disordine, meno problemi e maggiore tranquillità – e tutti noi possiamo imparare come organizzarci.

Organizzare in 33 passi facili

1. Impostare limiti di tempo per il processo decisionale.

Gli individui con ADHD possono passare giorni ad agonizzare su decisioni che altri prendono in pochi minuti. Accelerate il processo fissando un limite di tempo o di budget. Se state scegliendo un campo estivo per vostro figlio, per esempio, fissate una scadenza, e fate la migliore scelta possibile entro quella data. Se state decidendo quale nuovo telefono cellulare comprare, scegliete un limite di prezzo e ignorate i telefoni più costosi.

Individuate sempre il fattore più importante da considerare nel prendere qualsiasi decisione, che sia il prezzo, la convenienza, l’estetica, la praticità o altro. Concentrati solo su quel fattore quando consideri la tua decisione.

2. Combatti la tendenza a impegnarti troppo.

Per ogni nuovo impegno che prendi, rinuncia a uno vecchio. Se accettate di unirvi al comitato per la raccolta di fondi della scuola, per esempio, rinunciate al comitato di sorveglianza del quartiere. Gli adulti con ADHD tendono a sparpagliarsi troppo.

3. Mantieni le tue liste di cose da fare brevi.

Utilizzando lettere grandi e in grassetto, fai una lista di cose da fare di non più di cinque compiti su una scheda. (Una volta che hai fatto queste cinque cose, fai riferimento al retro della carta per creare una nuova lista di cose da fare – e butta via la vecchia. Realizzerai di più, ti sentirai meno frustrato e gestirai meglio il tuo tempo.

4. Combatti l’iperfocus.

Imposta una sveglia, un timer da cucina o un allarme per il computer – o fai in modo che qualcuno di affidabile ti chiami a una o più ore specifiche. Se tendi a perderti su eBay per ore, hai bisogno di questo tipo di aiuto.

5. Usare un “doppio corpo”

Si tratta di un amico o un membro della famiglia che si siede con te mentre affronti faccende banali, come far quadrare un libretto degli assegni, compilare una domanda di lavoro o rivedere i rendiconti finanziari. Il tuo sosia creerà un’atmosfera produttiva stando seduto in silenzio e svolgendo un compito discreto, come apporre francobolli alle buste o ritagliare ricette da una rivista.

6. Tieni a portata di mano dei farmaci extra.

Ogni volta che riempi una ricetta, scrivi nella tua agenda la data in cui dovrai rinnovarla (o imposta il tuo computer per emettere un avviso o generare un promemoria via e-mail in quella data). Chiedi al tuo farmacista se può chiamarti per ricordarti quando è il momento di rinnovare. La tua “data di rinnovo” dovrebbe essere almeno una settimana prima della data in cui finirai le medicine.

7. Inserisci la socializzazione nel tuo programma.

In questo modo, i tuoi desideri di incontrare nuove persone, avere conversazioni interessanti e stare al passo con gli amici vengono soddisfatti automaticamente. Segui un corso, unisciti a un club del libro o a una serie di conferenze, o inizia una cena di gruppo.

8. Unisciti a un gruppo di supporto ADHD.

I gruppi di supporto forniscono più di un sostegno emotivo. Per esempio, i membri possono riunirsi online quando è il momento di affrontare compiti noiosi, come compilare le dichiarazioni dei redditi o archiviare: Uno alla volta, ogni persona lascia il computer, dedica 15 minuti al compito in questione, poi torna alla messaggistica istantanea – per scherzare, commiserare e congratularsi l’un l’altro.

9. Porta con te un portafoglio colorato.

È più difficile smarrire un portafoglio rosso che uno normale nero o marrone. Lo stesso vale per il tuo libretto degli assegni.

10. Compra esperienze, non oggetti.

Non c’è niente di male in una piccola “terapia di vendita al dettaglio” per ricompensarti dei tuoi successi. Ma pensaci due volte prima di comprare qualche nuovo oggetto (che potrebbe diventare solo un altro pezzo di disordine nella tua casa). Invece, usa i tuoi soldi per comprare un’esperienza piacevole, come un massaggio o una serata fuori con gli amici.

11. Smettila di agonizzare su oggetti insignificanti.

Cosa fare con i biglietti d’auguri che hai ricevuto, batterie di dubbia potenza, cavi non identificati, viti orfane, e così via? Gettateli in un “cassetto della maturazione”. Una volta che il cassetto è pieno, smistatelo rapidamente. Usate quello che potete e scartate il resto. Poi ricominciate il processo da capo.

12. Prendi un “compagno di disordine”.

Questo è un amico (non giudicante) o un membro della famiglia che ti aiuterà a sbarazzarti di tutte le cose che stanno ingombrando la tua casa. Un paio di volte all’anno, tu e il tuo compagno dovreste ordinare il tuo disordine in quattro pile: “tenere”, “gettare”, “donare” e “invecchiare”. Scartare subito gli oggetti “da buttare” – prima che tu abbia la possibilità di cambiare idea. Metti gli oggetti “donare” in sacchi della spazzatura pesanti e portali al più vicino bidone della spazzatura. Mettete gli oggetti “invecchiati” in una scatola di cartone contrassegnata da una data a tre mesi di distanza. Nel tuo calendario, segna la stessa data come il momento di “rivedere gli oggetti più vecchi”. Quando quella data si avvicina, dai un’altra occhiata a quegli oggetti. Se vi sentite a vostro agio a scartarli, fatelo. Altrimenti, rinnovate la data per altri tre mesi.

13. Combattere il sovraccarico di dichiarazioni finanziarie.

È davvero necessario tenere estratti conto mensili? Chiedete al vostro commercialista se potete cavarvela tenendo solo gli estratti conto trimestrali o annuali e buttate il resto.

14. Non lasciare che le riviste non lette si accumulino.

Se il prossimo numero arriva prima che tu abbia letto l’ultimo, metti l’ultimo in un piccolo cestino (che misuri non più di sei pollici di altezza e due di larghezza della rivista). Una volta che il cestino si riempie, passa al setaccio le riviste. Leggi quello che puoi, e scarta o ricicla il resto. (Potresti lasciare le riviste migliori in un ospedale o in un rifugio per donne.)

Se sei abitualmente incapace di stare al passo con i numeri di una particolare rivista, annulla l’abbonamento.

15. Sfrutta i minuti “sprecati”.

Non aspettare di trovare lunghi blocchi di tempo ininterrotto per affrontare le faccende organizzative. In un minuto, puoi smistare la posta, rimuovere la lanugine dall’asciugatrice o innaffiare le piante. In cinque minuti, puoi svuotare la lavastoviglie o scrivere un’e-mail. Mentre aspettate che il bucato si asciughi, potete accoppiare i calzini e raccogliere i vestiti per il lavaggio a secco.

16. Crea una “rampa di lancio” vicino alla porta d’ingresso.

Questo è il posto dove nascondere le cose di cui i membri della famiglia hanno bisogno ogni volta che escono di casa – ombrelli, zaini di scuola, valigette, portafogli, chiavi, sciarpe e così via. La rampa di lancio potrebbe avere armadietti, pioli, ganci, contenitori – qualsiasi cosa che renda facile trovare e prendere le cose quando si esce dalla porta.

17. Ogni sera, svuota le tue tasche, il portafoglio, la borsa e la valigetta di tutte le ricevute dei bancomat e degli scontrini. Mettile con la tua pila di bollette da pagare e rendiconti finanziari da rivedere.

Troppi spiccioli? Se le monete si accumulano sul tuo comò, prendi un barattolo in cui metterle. Alla fine del mese, avrai circa 15 dollari in più da spendere – una ricompensa per aver tenuto le tue tasche libere dal disordine.

18. Semplifica il tuo guardaroba.

Più vestiti hai, più difficile è decidere cosa indossare ogni mattina. Quindi elimina continuamente i vestiti in più. Se compri una nuova camicia, per esempio, considera di sbarazzarti di quella vecchia. In primavera ed estate, coordina tutti i tuoi vestiti intorno a due soli colori, più il bianco. In autunno e in inverno, coordina tutti i tuoi vestiti intorno a due altri colori, più il nero. Vi sentirete liberati dall’avere meno abiti tra cui scegliere – e risparmierete soldi sui vestiti.

19. Pre-assembla i tuoi vestiti in abiti completi.

Appendili su robuste grucce nel tuo armadio. Ti vestirai più velocemente ogni mattina, con meno confusione e ripensamenti. Questa strategia funziona sia per gli uomini che per le donne, ed è particolarmente utile per organizzare l’abbigliamento da lavoro. Le donne possono infilare un sacchetto con i gioielli corrispondenti sulla gruccia. Per gli articoli che aiutano a organizzare i vestiti e i giocattoli dei bambini, date un’occhiata a questo organizzatore di armadi per i giorni della settimana.

20. Prendete un progetto alla volta.

Dovendo affrontare diversi grandi progetti in una volta è stressante per le persone con ADHD. Stabilite una priorità e portatela a termine, sistemando tutte le questioni in sospeso prima di passare a un nuovo progetto. Per esempio, prendi dei nuovi occhiali da vista prima di pulire le grondaie. O porta la tua auto in manutenzione prima di rivedere il tuo curriculum.

21. Se sei spesso distratto dalle interruzioni – come molti con ADD – rendi facile tornare al compito in questione una volta che l’interruzione è finita. Come? Tenete con voi una scorta di note adesive, e annotate dove riprendere. Per esempio, se devi rispondere a una telefonata mentre leggi, metti una nota sul testo che dice: “riprendi a leggere qui”. Quando la chiamata è finita, saprai esattamente cosa fare.

22. Raddoppiate i compiti.

Se potete prendere l’abitudine di fare due piccole cose di concerto, farete di più. Per esempio, potreste resettare i vostri orologi e cambiare le batterie dei vostri rilevatori di fumo alla fine dell’ora legale ogni autunno. Potreste cambiare l’olio e bilanciare i vostri investimenti lo stesso giorno. O riorganizzare il tuo portafoglio ogni volta che innaffi le piante.

23. Organizza il tuo garage come un professionista.

Questo significa separare la tua roba in “zone” del tipo che vedi nei negozi di articoli per la casa: “attrezzi”, “forniture per la pittura”, “forniture per il giardinaggio”, “attrezzature sportive”, “automotive” e così via. Se questo lavoro è troppo grande da affrontare da soli, non siate riluttanti a chiedere aiuto.

24. Ripensate il vostro sistema di archiviazione.

Gli adulti con ADHD spesso hanno problemi con l’archiviazione perché creano troppe categorie. Meglio mantenere le vostre categorie ampie, e usare le sottocartelle dove necessario. Per esempio, si potrebbe etichettare una cartella “assicurazione” e riempirla con cartelle di sottocategorie per l’assicurazione sulla vita, l’assicurazione auto e l’assicurazione sanitaria.

Il rivenditore online www.addconsults.com offre una varietà di fantastici prodotti per l’organizzazione, compreso uno progettato specificamente per tenere traccia dei manuali del proprietario, delle garanzie dei prodotti, delle polizze assicurative e simili.

25. Creare un “punto caldo” per i documenti.

Questa è una cartella rossa e trasparente per i documenti importanti e sensibili al tempo. In questa cartella, che dovrebbe essere tenuta sulla tua scrivania, dovresti mettere i documenti che rappresentano fino a cinque diversi compiti che devono essere seguiti entro le prossime 24 ore – una fattura in ritardo, un file cliente, un messaggio telefonico da restituire, e così via.

Pulisci il tuo hot spot ogni giorno. I documenti attivi che non sono ancora urgenti dovrebbero essere tenuti in cartelle trasparenti disposte verticalmente in un portadocumenti. Un hot spot è un ottimo strumento per affrontare il problema “lontano dagli occhi, lontano dal cuore”.

26. Blocca il flusso della posta spazzatura.

Aggiungi il tuo nome alla lista “non inviare” mantenuta dalla Direct Mail Association.

27. Elaborate la posta ogni giorno.

Questo vi impedirà di sentirvi sopraffatti. Buttate via immediatamente la posta spazzatura. Il resto della posta dovrebbe essere tenuto in un posto, con un cestino nelle vicinanze. Le bollette da pagare dovrebbero essere messe dentro il tuo libretto degli assegni o – se usi l’online banking – sulla scrivania accanto al computer. Mettete la posta di tutti gli altri negli armadietti, nelle fessure o negli scaffali vicini, con i loro nomi sopra.

28. Programmate una revisione trimestrale degli investimenti – con voi stessi.

Scrivete la data e l’ora di questa revisione sul vostro calendario o nella vostra agenda, ed esaminate i vostri conti bancari, i conti di investimento e i piani di pensionamento.

29. Passa all’online banking.

Quanto tempo passi ogni mese a scrivere assegni, indirizzare buste e affrancare (per non parlare della spedizione degli assegni)? È più veloce fare le tue operazioni bancarie online – soprattutto perché puoi impostare le bollette ricorrenti da pagare automaticamente – e non dovrai pagare le spese postali.

Se sei intimidito dal lavoro di computer necessario per aprire un conto online, chiedi a un amico esperto di computer o a un familiare di aiutarti.

30. Usa un solo conto corrente.

Tieni il tuo libretto degli assegni nella tua borsa o valigetta e rimettilo lì immediatamente dopo averlo usato. Tieni il tuo registro degli assegni e qualche assegno di emergenza (ma non un altro libretto di assegni!) in un altro posto, nel caso tu perda il tuo libretto di assegni.

31. Tenere la plastica al minimo.

Più carte di credito hai, più estratti conto e ricevute dovrai affrontare. Meglio attenersi a una o due carte principali ed evitare le carte dei negozi e del gas ad alto interesse. Considerate le offerte di nuove carte solo se i termini della carta sono chiaramente superiori a quelli delle vostre attuali carte.

32. Prendi una carta di debito.

Tenila nel tuo portafoglio, e usala al posto di un assegno personale quando possibile. Ogni volta che usi la carta, fai una registrazione nel tuo registro degli assegni come se avessi scritto un assegno. In questo modo il tuo conto corrente rimane in equilibrio.

33. Tieni qualche soldo in più a portata di mano.

Metti diverse centinaia di dollari in un sacchetto di plastica impermeabile e mettilo in un posto sicuro ma facile da individuare (magari il tuo congelatore). In questo modo, non sarai sorpreso a mani vuote se una tempesta, un’interruzione di corrente o qualche altro disastro naturale o causato dall’uomo rende impossibile utilizzare i bancomat. Per saperne di più sulla preparazione a un disastro, vai su www.redcross.org.

Aggiornato il 7 febbraio 2021